Contratación de proveedores: tipos de contratos y el proceso de contratación
Tener proveedores top en tu empresa es más importante de lo que pueda parecer en un primer momento.
De no tenerlos, la relación con tus clientes podría resentirse, tus finanzas sufrirían y la cadena de suministro funcionaría entre mal y fatal.
Pero si das con proveedores con los que firmar un buen acuerdo y que lo respeten a rajatabla, alegría:
- Optimizas el rendimiento operativo de tu empresa y reduces el riesgo financiero
- Te aseguras la compra de productos y servicios específicos, para que no te falten en ningún momento
- Mejoras el compliance legal, tributario y financiero
¿Y cómo aseguras esta maravilla de beneficios?
Pues manejando al dedillo el proceso de contratación de proveedores.
No se hace de cualquier manera, no. Que lo fácil es buscar cuando tienes una necesidad, elegir la opción más barata y hala, a ver si sale bien.
Eso es tentar mucho a la suerte.
Para que salgan bien las cosas, vamos a hablarte tranquilamente de la contratación de proveedores.
De por qué deberías cuidar mucho tu relación con ellos, qué deberían incluir los contratos que firmes, los tipos de contratos que hay y el proceso de contratación de proveedores dentro de la cadena de suministro.
La importancia de cuidar la relación con tus proveedores
No lo decimos por decir; lo cierto es que la relación con tus proveedores es una variable directa de control financiero.
¿Que no?
Cuando trabajas con proveedores con los que hay claridad, confianza y reglas bien definidas, el día a día fluye mucho mejor. Los plazos se cumplen, las incidencias se resuelven antes y sobre todo, tienes más visibilidad sobre lo que va a pasar antes de que pase.
Esto resume la importancia de la relación en tres puntos críticos.
El primero es la previsibilidad.
Un proveedor con el que existe una buena relación avisa antes de cambios en precios, plazos o disponibilidad.
Eso te permite anticiparte, ajustar tus decisiones y evitar sobresaltos en la gestión de tesorería o en la planificación de pagos.
El segundo es la reducción de la fricción operativa.
Cuando hay confianza y los acuerdos están completamente claros, no necesitas renegociar cada detalle ni perder tiempo discutiendo condiciones que ya estaban pactadas.
Menos correos, menos llamadas y menos bloqueos internos.
Y el tercero es el riesgo.
Una relación cuidada no elimina los problemas, pero sí reduce mucho su impacto.
Ante una incidencia, tienes margen para renegociar, reprogramar entregas o ajustar pagos sin que la relación salte por los aires.
Ahora bien, una buena relación con proveedores no se basa en la buena voluntad. Se construye con contratos claros, expectativas bien definidas y procesos que no dependan de la memoria de nadie.
Por eso, cuidar la relación con tus proveedores empieza mucho antes del primer pago. Empieza en cómo negocias, qué dejas por escrito y cómo gestionas esos acuerdos a lo largo del tiempo.
Y ahí es donde el contrato con proveedores deja de ser un mero trámite legal y pasa a ser toda una herramienta de control.
¿Nos sumergimos en la contratación, comenzando por los contratos?
¿Qué debe incluir el contrato con proveedores?
Cuando te sientas a negociar y llegas a un acuerdo, ¿qué debe reflejar el contrato con proveedores que firmas?
Son varias cosas, que generalmente dependerán del contrato que estés firmando.
Habrá unas cláusulas en unos que no aparezcan en otros, porque no es lo mismo un contrato con proveedores de materia primera que un contrato de proveedor de servicios.
O que el contrato de un proveedor de productos.
Dicho esto, lo lógico y normal es que el contrato entre proveedor y cliente que firmes contenga esto:
- El objeto del contrato
- Los derechos y obligaciones de ambas partes
- Las condiciones
- Las garantías
- Los mecanismos de seguimiento y revisión del acuerdo
El objeto se refiere a qué puede esperar cada parte de la otra, en términos generales.
Tu empresa, obviamente, el servicio del proveedor. Y el proveedor, pues el pago. Todo bajo ciertas condiciones que se detallan a continuación.
No tiene mucho misterio, ¿no?
Los derechos y obligaciones son cláusulas que reflejan los compromisos de ambas partes.
¿Qué va a hacer el proveedor por ti, de forma específica? ¿Y qué va a hacer tu empresa por él?
Por ejemplo, las obligaciones del proveedor podrían ser las de entregarte los productos con un estándar de calidad determinado, y las tuyas consistirían en validarlos para proceder al pago.
Esos pequeños detalles son los que vienen definidos en las condiciones, que vendría a ser la letra pequeña.
¿Con qué plazo tienes que hacer un pedido?
¿Qué plazo tiene el proveedor para enviártelo?
¿Y tú para revisarlo? ¿Y para hacer el pago a proveedores?
¿Qué precios se estipulan para un determinado número de unidades? ¿Hay un rango?
¿Qué procedimiento hay que seguir para hacer un pedido?
Pues toooodo eso va en las condiciones, que tanto tu empresa como los proveedores tendréis que garantizar de alguna forma.
¿Cómo?
Pues especificando qué ocurriría si no se respetaran, tanto esas condiciones como las obligaciones.
¿Un recargo por no pagar a tiempo?
¿Un descuento en el próximo pedido por entrega tardía?
Además, conviene dejar por escrito cómo se validan las facturas, qué documentación es necesaria y en qué momento se consideran aceptadas, para evitar bloqueos posteriores en la gestión de pagos.
Como ves, el contrato con proveedores tiene que incluir bastante información, por lo que no se llega a él en dos minutos.
Hay todo un proceso de negociación con proveedores previo, la única manera de garantizar un funcionamiento exitoso a corto, medio y largo plazo; qué le vamos a hacer.
Y ahora sí: ¿hablamos de los tipos de contratos?
Tipos de contratos con proveedores
La información que acabas de ver tendrás que incluirla en todos los contratos que firmes, pero los hay de tres tipos si atendemos a cómo remunerar el servicio prestado.
Elegir un tipo de contrato con proveedores u otro condicionará la previsibilidad del gasto, la visibilidad y el nivel de control que tendrás a lo largo de toda la relación con tu proveedor.
Contratos con proveedores de precio fijo
El primero es el de precio fijo, el más seguro para tu empresa.
Con un contrato así, antes de que pase nada ya sabes exactamente cuánto dinero le vas a pagar al proveedor. La gestión de pagos a proveedores se vuelve sencillita, sencillita.
Precisamente por esa previsibilidad, es el tipo de contrato que mejor encaja con presupuestos cerrados y sistemas de control de gasto.
Si luego hay un imprevisto y no se pueden cumplir las cláusulas por alguna razón, da absolutamente igual: tu empresa paga lo estipulado en el contrato sí o sí.
La ventaja de este tipo de contrato con proveedores es que para ti es seguro, lo que te ayuda a controlar los gastos más fácilmente. Nada de gastos grandes inesperados.
Eso sí, esta seguridad solo existe cuando el alcance está perfectamente definido y es medible.
La desventaja principal es que es posible que, a la larga, el precio que pagues no sea el óptimo.
¿Por qué?
Porque los proveedores con experiencia que se las saben todas pueden incluir contingencias por riesgos, al prevenir todos los cambios que puedas ir pidiendo. Y eso es un plus que se paga.
Otra desventaja es que formalizar la contratación de proveedores con estos contratos lleva tiempo. El alcance tiene que estar perfectamente definido, por lo que la elaboración del contrato te costará más que cuando no está tan claro.
¿Cuándo se suelen emplear estos contratos?
Pues cuando las especificaciones de los productos o servicios que contratas están muy, pero que muy bien definidas... y cuando, además, existe suficiente competencia en el mercado como para poder poner un precio razonable.
Como cuando quieres comprar ordenadores u otros materiales y equipamiento para la oficina, por ejemplo 🖥️
¿Es la mejor opción para tu empresa?
Espera a ver el resto de contratos... pero sí que es, definitivamente, la opción más segura.
Contratos con proveedores por costes reembolsables
Del contrato con proveedores más seguro nos pasamos el que menos lo es.
En un contrato por costes reembolsables, tu empresa pagará dos conceptos:
- Los gastos en los que incurra el proveedor para poder prestarte su servicio o venderte su producto
- Y sus propios honorarios por el trabajo realizado
Los gastos del proveedor son algo que no puedes prever ni controlar en tiempo real, por lo que corres el riesgo de que se disparen 💸
Sin mecanismos claros de seguimiento y validación, este tipo de contrato dificulta mucho la visibilidad del gasto.
Para suavizar el riesgo, una buena idea es que supervises tenazmente, en la medida de lo posible, todos sus trabajos y costes relacionados.
El segundo concepto, el de los honorarios, es una cantidad fija que acordaréis previamente a la contratación de proveedores, por lo que no tiene mayor trascendencia.
¿Entonces?
Pues que estos contratos con proveedores se utilizan cuando el alcance no está clarinete y no se pueden estimar los costes de forma exacta, algo que suele suceder con el desarrollo de software o proyectos de IT.
¿Qué ventajas tiene?
Pues la ventaja aquí la tiene sobre todo el proveedor, que sabe que todos sus costes los pagará tu empresa y además cobrará una cantidad pactada.
La principal ventaja para tu empresa viene desde la redacción del contrato; como el alcance no está nada claro, no tendrás que invertir demasiado tiempo preparándolo, algo diametralmente opuesto a lo que sucedía con el contrato de precio fijo.
¿Y las desventajas?
Para tu empresa son tres: que nunca sabes cuánto terminarás gastándote, que es fácil que termines pagando un poquito de más y que tendrás que echar tiempo a la revisión.
Este modelo exige más recursos internos de control, no solo más presupuesto.
Los proveedores menos profesionales no optimizarán sus gastos, ya que correrán a cargo de tu empresa... y tú no tendrás la seguridad de estar pagando lo mínimo.
Y claro, como vas a abonar todas las facturas, tendrás que dedicar tiempo a revisarlas una a una y a pagarlas, lo que también supone una buena cuota de uso de recursos.
No parece la mejor opción para una empresa sin un buen colchón de seguridad, ¿no?
A ver la tercera 👇
Contratos con proveedores por tiempos y materiales
Ojo, que este no tiene nada que ver con el anterior, aunque suene similar.
Este contrato depende de dos variables, una de ellas conocida... y la otra no.
¿Qué conocerás?
El precio que pagarás por las horas de trabajo de tu proveedor, también conocidas como «unidades».
¿Y qué no?
La cantidad de horas necesarias para sacar adelante el trabajo, o en general las «cantidades».
¿Cuándo se emplea?
Este tipo de contrato es bastante común cuando no se puede precisar la cantidad de trabajo que será necesaria para cumplir con la orden de compra, algo que suele darse en la prestación de servicios informáticos, jurídicos, etc.
Para servicios más puntuales, vamos.
También es un contrato utilizado cuando hay prisa por empezar, porque se define rápidamente y no cuesta nada tramitarlo, que es a su vez su ventaja más importante.
¿Y las desventajas?
Una para tu empresa es que no sabes cuánto terminarás pagando, claro, porque el coste final dependerá de una variable desconocida.
El riesgo no está en el precio por hora, sino en la falta de límites claros y métricas de seguimiento.
Y la segunda y más crítica: que tus proveedores ganarán más dinero conforme vayan necesitando más tiempo, por lo que los menos profesionales no tendrán ninguna prisa trabajando.
Afortunadamente, estos contratos suelen llevar una cláusula asociada de máximo de unidades, para que cambie de tipología del contrato una vez superado ese umbral y las finanzas de tu empresa no se resientan tanto.
Ese tope no es una formalidad, sino una herramienta básica de control.
Otros tipos de contratos con proveedores
Esos que hemos visto son, por así decirlo, las opciones que tienes como contrato principal, que definen cómo se remunera cada acuerdo.
¿Hay más contratos entre proveedor y cliente?
Aquí dos muy típicos:
- El contrato de confidencialidad de proveedores sirve para que tu proveedor no revele que tiene un acuerdo firmado con tu empresa
- El contrato de exclusividad del proveedor obliga a tu proveedor a que tu empresa sea su único cliente
Obviamente, no son contratos que tus proveedores estén obligados a firmar.
El de confidencialidad sí que es más común y no muestra resistencias porque no implica mucho para ellos.
Pero el de exclusividad... ojo. Le estás diciendo al proveedor que no puede tener otros clientes más allá de tu empresa, al menos en lo que se refiere al tipo de producto o servicio que te presta.
A cambio te va a pedir unas condiciones muy favorables para él, así que debes estar preparado cuando negocies.
Si lo consigues, eso sí, te aseguras de que tu proveedor trabaje en exclusiva para ti, privando a la competencia de su buen hacer.
Hazlo solo con proveedores que sepas que son lo mejor en lo suyo y no tengan competencia 🔝
Ambos contratos tienen impacto directo en la dependencia y el riesgo, por lo que conviene evaluarlos más allá de la necesidad puntual.
El proceso de contratación de proveedores y su papel en la cadena de suministro
Ya hemos visto qué incluir en cada contrato y qué opciones tienes disponibles.
¿En qué momento tendrías que negociar por ello a lo largo de toda la cadena de suministro?
Mira, aquí tienes el proceso de contratación de proveedores completo:
- Identificación de la necesidad: todo arranca cuando detectas qué necesitas comprar o contratar, con qué alcance y bajo qué requisitos. Cuanto más claro esté este punto, menos problemas aparecerán después.
- Búsqueda de proveedores potenciales: aquí entran en juego herramientas como las de e-procurement, comparativas, referencias y experiencia previa. No se trata solo de encontrar opciones, sino de filtrar las que realmente encajan con tus criterios.
- Evaluación y selección de proveedores: llega el momento de comparar propuestas, capacidades, precios, condiciones y riesgos. Esta fase es clave para elegir proveedores con los que puedas trabajar de forma estable y previsible.
- Negociación con proveedores y contratación: una vez seleccionado el proveedor, se negocian las condiciones y se formaliza el contrato con tus proveedores. Aquí se define el alcance, los plazos, las condiciones de pago, las garantías y todo lo que después tendrás que gestionar.
- Solicitud de compra y ejecución: con el contrato firmado, se generan los pedidos y se ejecuta el servicio o la entrega del producto según lo acordado.
- Recepción, validación y facturación: compruebas que lo entregado coincide con lo contratado, validas la factura y verificas que cumple las condiciones pactadas.
- Pago y seguimiento: se realiza el pago a proveedores y se hace seguimiento del cumplimiento del contrato para detectar incidencias, renegociar condiciones o decidir si conviene mantener o cambiar de proveedor.
Cuando este proceso está bien definido y documentado, la gestión de proveedores deja de depender de la memoria de nadie o de cómo trabaja cada persona.
Ganas trazabilidad, coherencia y una visión mucho más clara de lo que está pasando en tu cadena de suministro.
Y ahí, la tecnología tiene mucho, muuuucho que decir.
La tecnología en la contratación de proveedores
Cuando la búsqueda y contratación de proveedores aumenta en volumen, lo suyo es que recurras a la tecnología.
Sí, hay tecnología estupenda para ayudarte con los proveedores.
Está, por ejemplo, la solución de gestión de contratos con los proveedores, o la plataforma de e-sourcing… en fin, aquí te hablamos más sobre herramientas de gestión de proveedores, que hay muchas y de muchos tipos.
Si afinamos un poco más, la tecnología aplicada a la contratación de proveedores suele agruparse en varios tipos de soluciones, según el momento del proceso que quieras reforzar.
Por un lado están los softwares de gestión de contratos para empresas ✅
Su función principal es centralizar contratos, controlar versiones, gestionar vencimientos y evitar que los acuerdos se pierdan en carpetas, correos o nubes desordenadas.
Son especialmente útiles cuando manejas muchos contratos activos y necesitas saber en todo momento qué está firmado y bajo qué condiciones.
También existen los softwares de contratación de proveedores ✅
Aquí entran softwares de gestión de contrataciones que ayudan a estandarizar el alta de proveedores, recopilar documentación, validar datos y reducir tareas manuales durante la selección y la negociación.
El objetivo no es solo ir más rápido, sino hacerlo con menos errores y más trazabilidad.
Un paso más allá están los CLM (Contract Lifecycle Management), que cubren todo el ciclo de vida del contrato: negociación, firma, seguimiento, renovaciones y renegociaciones ✅
Estas soluciones permiten aplicar buenas prácticas de forma consistente, detectar riesgos antes de que se conviertan en problemas y mantener el control incluso cuando los contratos se alargan en el tiempo.
A esto se suman herramientas y enfoques orientados a optimizar la contratación de servicios, donde el alcance no siempre está cerrado desde el inicio y el seguimiento cobra todavía más importancia ✅
Aquí, la tecnología ayuda a definir mejor expectativas, controlar desviaciones y evitar que los costes se disparen sin que nadie lo vea venir.
Y, por último, está todo lo relacionado con la digitalización de los procesos contractuales de las compras ✅
Nos referimos a digitalizar la gestión de contratos y su conexión con el resto del proceso de compras.
Es decir, que la información contractual no se quede aislada, sino que pueda convivir con pedidos, facturas, pagos y control del gasto, aportando contexto y visibilidad a lo largo de toda la relación con el proveedor.
Tu alianza con Pleo, ideal tras la contratación de proveedores
Acertar con la contratación de proveedores es lo más importante, no cabe duda.
Si consigues buenos acuerdos con grandes proveedores, tendrás las bases suficientes para aumentar la rentabilidad de tu empresa.
Algo que solo podrás hacer si no te pierdes en el proceso de gestión de proveedores, que implica aspectos tan incómodos como, por ejemplo, la gestión de facturas de proveedores.
O el control de pagos a proveedores.
¿Sabes quién te ayuda con todo eso?
Hemos dicho que la tecnología llega más allá que a la mera contratación de proveedores, ¿no?
Pues este es un ejemplo perfecto.
Pleo es nuestra solución de control de gastos, donde los proveedores son solo una categoría más del conjunto de tipos de gastos de tu empresa.
Mira, mira cómo te ayuda:
- Te das de alta y repartes tarjetas a tu equipo, tanto físicas como virtuales
- Cuando un proveedor te envíe una factura, programas una transferencia con Pleo y te aseguras de pagar dentro de la fecha y no caer en algún recargo indeseado
- Cuando hagas el pago, el gasto pasa al sistema, donde podrás controlarlo junto al resto de gastos de la empresa
- La factura podrás almacenarla cómodamente en la nube, y no se te escapará ninguna... por lo que optimizarás el calendario fiscal tributario
Automatización, rapidez, precisión, ahorro...
¿Quién da más que el combo contratación de proveedores + la gestión de gastos con Pleo?
