Control de pagos a proveedores: cómo gestionarlos de forma eficiente
Trabajar con un único proveedor es sencillito.
Le haces el pedido, te lo envía, le pagas la factura, la contabilizas y hala, a otra cosa.
Pero si lo haces con varios a la vez, ojito, que la dificultad aumenta.
Harás varios pedidos a lo largo del mes, recibirás en distintas fechas, abonarás facturas como puedas y lo mismo con su contabilización.
La importancia del control de pagos a proveedores
Evitar el drama en realidad es solo el primero de los beneficios.
¿Quieres más razones por las que dedicarle algo de tu tiempo a gestionar los pagos a los proveedores de la empresa?
- Mantiene la tesorería equilibrada y evita problemas de liquidez.
- Permite aprovechar descuentos por pronto pago y mejores condiciones, si así lo has negociado con tus proveedores
- Fortalece la relación con tus proveedores y mejora la reputación de la empresa
- Evita retrasos que puedan interrumpir la cadena de suministro
- Ofrece una visibilidad más clara sobre cuánto se debe y cuándo hay que pagarlo, lo que te permite gestionarte mejor
- Facilita la planificación financiera y la toma de decisiones informadas
- Si se automatiza el proceso, reduce errores y tareas manuales
- Aumenta la eficiencia operativa y ahorra tiempo administrativo
¡Tooooma ya!
¿Conviene centrarse en esto o no?
Pues venga, a ello.
Lo primero es lo primero: crea las políticas de pago a proveedores
En el proceso de pago a proveedores es habitual que intervengan varias personas.
La que emite la orden, generalmente del departamento de compras.
La que confirma la recepción de la mercancía.
La que comprueba la factura y la paga.
La que la contabiliza.
Como el procedimiento de pago a proveedores en una empresa es tan largo e intervienen tantos factores, lo suyo es que quede reflejado en unas políticas.
Unas políticas de pago a proveedores que determinen cómo debe actuar toda persona implicada en el procedimiento.
¿Qué se hace con la factura cuando se recibe?
¿Qué plazos hay para pagar la factura una vez recibida?
¿Qué pasos hay que dar para que se apruebe un pago antes de emitirse?
¿Quién aprueba cada pago?
¿Quién hace seguimiento de los proveedores y las facturas pendientes de recibir?
En definitiva: ¿cómo se gestionan los proveedores y todo lo relativo a los pagos?
Plasma toda esa información y reglas... y protégete bien de cualquier riesgo financiero relacionado con los proveedores que te aceche.
Control de pagos a proveedores: 13 consejos para hacerlo de diez
Con las políticas definidas, vamos a los consejitos para ver cómo organizar el pago a proveedores.
Toma nota.
#1 Registra todas las facturas
Hacemos hincapié en el «todas».
Todas, todas.
A la que se escape una, problemas:
- No la pagarás
- El proveedor se quejará de no cobrar
- La pagarás tarde y, con suerte, no la pagarás dos veces
- Y la contabilizarás fuera de plazo, seguramente
Las facturas de los proveedores son el justificante de pago que necesitas para optimizar gastos y terminar pagando menos impuesto de sociedades.
El control de facturas de tus proveedores te ayudará a organizar el control de los pagos, claro.
Si decides emplear una plantilla de Excel para el control de pago a proveedores, puedes determinar la regla de que si no hay factura, no se anota ningún registro.
La gestión de facturas es control, ¡controooool! 🙌
#2 Automatiza los procesos relativos a los pagos
La automatización de procesos es una realidad en el control de pagos a proveedores, afortunadamente.
Puedes automatizar el registro de las facturas, por ejemplo.
O la emisión de cada pago.
O la validación de los datos.
Con ello, ganarás en productividad y eficacia, reduciendo tanto el tiempo dedicado a cada tarea como los errores típicos que luego siempre son un incordio para solucionar.
Y sí que hay herramientas para automatizar, sí. Al final te contamos alguna; sigamos por ahora.
#3 Valida las facturas antes de pagarlas
Con validar nos referimos a comprobar que todo está bien: los datos, cantidades, fechas... todo eso, sí.
El mejor momento para hacerlo es al recibir la factura, en ese mismo instante. Si te esperas y la revisas una vez la estés registrando, corres el riesgo de despistarte y propagar el error.
Si empleas tecnología para reconocer y registrar los datos, lo que tendrás que revisar son esos datos una vez consten en el registro. Antes de aprobarlos, a ser posible.
Si no, te tocará corregir más adelante, con el consiguiente tiempo que conlleva. Algo que va totalmente en contra de la productividad que buscamos con este control de pagos a proveedores, por cierto.
#4 Establece recordatorios de pago de las facturas
El recordatorio de pago para las facturas de tus proveedores es una medida tan sencilla como impactante en la gestión financiera de la empresa.
No se trata solo de evitar los famosos recargos o intereses por retraso, sino de mantener una relación fluida y profesional con tus proveedores, algo fundamental para garantizar el suministro constante de bienes y servicios.
Además, los recordatorios permiten organizar mejor el flujo de caja, anticipar con acierto las salidas de dinero y evitar sorpresas desagradables para la tesorería.
Y sin excusas, ¿eh?
Que con herramientas digitales, estos recordatorios se pueden automatizar.
#5 Digitaliza las facturas y los pagos
De cabeza.
Busca la manera de digitalizar todas las facturas que recibas.
¿Los proveedores te envían la factura electrónica? Genial, pues la procesas eficientemente y a otra cosa.
¿Te la envían en papel por correo, paloma mensajera o fax? Digitaliza el documento y gestiona esa factura junto al resto, todas digitalmente.
Si lo haces y te pasas a la gestión digital, te será sencillo comprobar datos, hacer seguimiento de los pagos, almacenar los documentos y demás.
¿Y qué decir de los pagos?
Aquí la digitalización de procesos también ha jugado su papel.
Los pagos digitales son rápidos, eficaces, precisos y seguros; ya te hablamos de ello cuando comentábamos sobre las distintas formas de pago a proveedores.
#6 Ojito con las facturas electrónicas
La factura electrónica obligatoria está al caer y, con ella, el control sufrirá cambios.
¿Por qué?
Porque no queda otra: tú, empresa. Tu proveedor, otra empresa o un profesional. La factura, por tanto, tendrá que ser electrónica y su gestión, también.
Todo quedará registrado en el programa de factura electrónica que utilicéis.
Así, podrás centralizar el control desde ahí.
Y si se te pasa el pago, cuidado, que Hacienda será plenamente consciente de ello en tiempo real.
#7 Controla el inventario… y controlarás los pagos
¿Por qué?
Porque la gestión del inventario óptima te ayuda a conocer.
¿Conocer qué?
Conocer cuánto tienes y, por ende, cuánto necesitas. Y cuándo lo necesitas, y cuándo podrás pagarlo sin comprometer las cuentas de la empresa.
#8 Emplea órdenes de compra
Crear órdenes de compra no es solo un trámite burocrático; es una práctica genial para mantener la trazabilidad de las compras en una empresa.
Al generar una orden de compra antes de llevar a cabo cualquier adquisición, se establece por escrito lo que se va a comprar, a qué precio, en qué cantidad y con qué condiciones.
Esto, obviamente, evita malentendidos con los proveedores y facilita la validación de facturas que hemos visto antes.
#9 Controla también los ingresos y las facturas pendientes
Aunque el control de pagos a proveedores suele centrarse en lo que se debe, también es importante que hagas seguimiento a las facturas pendientes de cobro.
Ese control te dará una visión más real de la tesorería y, con ella, evitarás los desequilibrios financieros y podrás tomar decisiones basándote en todos los datos sobre la mesa.
Porque de eso se trata, ¿no?
Cuando una empresa no cobra a tiempo, su capacidad para cumplir con sus propios pagos —incluidos los pagos a los proveedores— se ve comprometida.
Y esto… ya sabes cómo sigue: puede generar una cadena de retrasos, afectar la reputación comercial y provocar tensiones en la relación con los proveedores.
Además, el seguimiento activo de las facturas pendientes permite detectar incidencias antes de que sea demasiado tarde y reclamar de forma proactiva.
Y si automatizas este control con las herramientas adecuadas, apenas te llevará tiempo o esfuerzo, como en tantos otros consejos.
#10 Y si no queda otra, financia las cuentas por pagar
No, dejar de pagar no es una opción por todo lo que hemos visto, a lo que añadimos que aumentará el período medio de pago a proveedores.
Y como este aumente más de los 60 días permitidos… sabes que te expones a explicar qué vas a hacer para evitarlo, ¿no?
Por eso, si no queda otra alternativa, te tocará financiar los pagos a proveedores.
Porque sí, resulta que hay entidades que compran las facturas de tus proveedores, las liquidan y luego a ti te piden solo un pequeño interés a cambio.
¿Es peor pagar ese poquito de más o generar tensiones con tus proveedores, de los que tu cadena de suministro depende completamente?
Ahí queda.
#11 Mejora la comunicación con tus proveedores
Una comunicación clara, fluida y transparente con tus proveedores evita todo tipo malentendidos, reduce errores en los pedidos y agiliza enormemente la resolución de incidencias.
Cuando tus proveedores saben que pueden contar con respuestas rápidas y transparencia, se genera confianza, lo que a menudo se traduce en unas mejores condiciones, más flexibilidad y prioridad en el servicio.
Y eso a la gestión de pagos a los proveedores le va de cine 👏
#12 Emplea métricas para mejorar el control de pagos a proveedores
Pero cómo, ¿KPIs financieros aquí también?
Pues claro que también.
No se trata solo de saber si se paga a tiempo, sino de medir, analizar y mejorar continuamente cómo se gestiona el ciclo completo de pagos a tus proveedores.
Indicadores como el plazo medio de pago, el porcentaje de facturas pagadas fuera de fecha o el volumen de anticipos te ayudará a identificar cuellos de botella, incidencias y más que posibles riesgos financieros.
#13 Revisa con frecuencia y optimiza los pagos
¿Qué dicen los indicadores?
Cuando ya lleves un tiempo funcionando bien, tocará optimizar para ver si hay para rascar.
Rascar unas mejores condiciones, por ejemplo, que te den un margen más amplio para manejar la liquidez de la empresa.
O unos mejores precios, fruto de una negociación con proveedores exitosa.
La revisión regular es la manera perfecta de seguir optimizando los pagos a proveedores cada vez más y, así, también la rentabilidad.
Y hasta aquí los consejos.
¿Cuántas veces ha aparecido el Excel en tu idea de control de pagos a proveedores?
¿Es buena idea el control de pago a proveedores en Excel?
Si buscas por ahí, seguro que encuentras información relativa a cómo llevar un control de pagos a proveedores en Excel.
Al ser un sistema de celdas y tablas, es sencillo crear una tabla con toda la información relativa a los mismos y hacer seguimiento.
Nombre del proveedor, precios, productos, ubicación, logística, facturas... En fin, todo.
Pero aquí pasa lo mismo que al principio: se puede hacer fácilmente cuando manejas uno o dos proveedores a los que no haces demasiados pedidos, pero ¿qué pasa cuando son muchos proveedores y muchos pedidos? 🤯
Las posibilidades de cometer errores aumentan, porque cada proveedor tendrá su propia forma de funcionar.
¿La evaluación a proveedores será la misma siempre?
¿Y las condiciones de los acuerdos?
¿Y los tipos de productos?
¿Y los sistemas de facturación y pagos?
A ver cómo mezclas todo eso en una plantilla de Excel para que quede la información clara y accesible.
Si lo consigues, premio: podrás evaluar proveedores, comparar unos y otros, hacer seguimiento de los pedidos... todo bien, sí.
Pero si no, prepárate para sufrir; cuantos más pedidos y proveedores tengas, el riesgo de caos y errores aumenta 😣
¿Cómo organizar pagos a proveedores que se cuentan por decenas y decenas al mes? Pues eso.
¿Por qué no tiras de un sistema de e-procurement para gestionar los catálogos y los pedidos?
Por ejemplo, ¿eh? Es solo una de las opciones de la laaaarga lista que ofrece la tecnología financiera.
¿Y sabes cuál es otra?
Control de pago a proveedores y Pleo: el match total
La otra es Pleo, sí.
Se trata de una herramienta de control de gastos que, maravilla, también te permitirá controlar los relativos a los pagos tus proveedores.
¿Y eso?
Pues porque Pleo es una solución que consta de dos partes: la aplicación y las tarjetas inteligentes.
Puedes repartir tarjetas a cada miembro de tu equipo que participe en el procedimiento de pago a los proveedores y que estos las utilicen cada vez que quieran abonar una factura.
Cuando lo hagan, el registro constará en la aplicación, por lo que el control de los pagos se simplifica un montón.
Pero espera, que hay más 👇
¿Pleo permite la automatización de facturas de proveedores?
En lo que respecta al registro, categorización y almacenamiento de la factura digital, sin duda.
También te permitirá digitalizar las facturas que recibas en papel, ya que es una solución homologada por Hacienda y una simple foto a la factura desde la app ya sirve como justificante de pago.
Adiós papel y hola a todo el IVA deducible, hasta el último céntimo.
Pleo, además, te permitirá programar transferencias, para asegurarte de que no se te escapa ningún pago a proveedores. Y así evitas las reclamaciones, que también está muy bien; si te pasas del plazo estipulado por la ley —60 días—, podría reclamarte intereses y la legislación estaría de su lado.
Así pues, ¿qué tenemos?
Digitalización, automatización, pagos puntuales... ¿y el control?
La guinda del pastel del control viene con el panel de visualización de gastos, donde el de los proveedores será uno más.
Importante, claro, pero uno más, tan importante como los gastos de viaje o los gastos de representación.
¿Será por tipos de gastos en tu empresa?
Y con todos los gastos reuniditos, podrás visualizarlos a tu antojo en gráficos y diagramas para obtener la información que te interese, como qué proveedor supone un gasto mayor.
O con cuál merece la pena iniciar una negociación para mejorar las condiciones.
Y cuando esté el pago hecho, la contabilidad de la factura del proveedor se hace en un par de clics, porque Pleo se conecta con tu programa de contabilidad en cero coma.
Estamos de acuerdo entonces, ¿no?
Por una gestión de gastos eficiente; por una empresa más rentable desde el control de pago a proveedores: Pleeeeeeo
