Control de pagos a proveedores: cómo gestionarlos de forma eficiente

Trabajar con un único proveedor es sencillito.

Le haces el pedido, te lo envía, le pagas la factura, la contabilizas y hala, a otra cosa.

Pero si lo haces con varios a la vez, ojito, que la dificultad aumenta 😑

Las posibilidades de cometer errores, como pagar una misma factura dos veces o pasarte de los plazos acordados para el pago, crecen.

Sí, sin un sistema de control de pagos a proveedores, el drama se cierne sobre la empresa:

• Cuidado con cometer errores que se traduzcan en problemas fiscales y sanciones legales
• Mucho ojo con la contabilización en la cuenta de pago a proveedores
• Y que la relación con tus proveedores no se resienta, que los pagos fuera de fecha... pueden venirles fatal, que ellos también necesitan dinero en la caja

Definitivamente, hay que echarle un poco de tiempo a esto del control de pagos a proveedores, sobre todo cuando trabajas con varios o el volumen de pedidos es alto e irregular.

Pues mira, de eso queremos hablarte.

Te vamos a dar consejos para llevar un control excelente, que no te pase nada de lo que has leído ahí arriba y al final hablaremos de dos alternativas.

Una es el Excel —el control de facturas de proveedores en Excel es un clásico—, y la otra... nos la reservamos para cuando llegues 🙃

Vaaaaamos allá con el control y gestión de pagos a proveedores.

Lo primero es lo primero: crea las políticas de pago a proveedores

En el proceso de pago a proveedores es habitual que intervengan varias personas.

La que emite la orden, generalmente del departamento de compras.

La que confirma la recepción de la mercancía.

La que comprueba la factura y la paga.

La que la contabiliza.

Como el procedimiento de pago a proveedores en una empresa es tan largo e intervienen tantos factores, lo suyo es que quede reflejado en unas políticas.

Unas políticas de pago a proveedores que determinen cómo debe actuar toda persona implicada en el procedimiento.

¿Qué se hace con la factura cuando se recibe?

¿Qué plazos hay para pagar la factura una vez recibida?

¿Qué pasos hay que dar para que se apruebe un pago antes de emitirse?

¿Quién aprueba cada pago?

¿Quién hace seguimiento de los proveedores y las facturas pendientes de recibir?

En definitiva: ¿cómo se gestionan los proveedores y todo lo relativo a los pagos?

Plasma toda esa información y reglas... y protégete bien de cualquier riesgo financiero relacionado con los proveedores que te aceche 😌

Control de pagos a proveedores: 5 consejos para hacerlo de diez

Con las políticas definidas, vamos a los consejitos para ver cómo organizar el pago a proveedores.

Toma nota.

#1 Registra todas las facturas

Hacemos hincapié en el «todas».

Todas, todas.

A la que se escape una, problemas: 

• No la pagarás
• El proveedor se quejará de no cobrar
• La pagarás tarde y, con suerte, no la pagarás dos veces
• Y la contabilizarás fuera de plazo, seguramente

Las facturas de los proveedores son el justificante de pago que necesitas para optimizar gastos y terminar pagando menos Impuesto de Sociedades.

Y también te ayudarán a organizar el control, claro. 

Si decides emplear una plantilla de Excel para el control de pago a proveedores, puedes determinar la regla de que si no hay factura, no se anota ningún registro.

La gestión de facturas es control, ¡controooool! 🙌

#2 Automatiza los procesos relativos a los pagos

La automatización de procesos es una realidad en el control de pagos a proveedores, afortunadamente.

O la emisión de cada pago.

Con ello, ganarás en productividad y eficacia, reduciendo tanto el tiempo dedicado a cada tarea como los errores típicos que luego siempre son un incordio para solucionar.

Y sí que hay herramientas para automatizar, sí. Al final te contamos alguna; sigamos por ahora.

#3 Valida las facturas antes de pagarlas

Con validar nos referimos a comprobar que todo está bien: los datos, cantidades, fechas... todo eso, sí.

El mejor momento para hacerlo es al recibir la factura, en ese mismo instante. Si te esperas y la revisas una vez la estés registrando, corres el riesgo de despistarte y propagar el error.

Si empleas tecnología para reconocer y registrar los datos, lo que tendrás que revisar son esos datos una vez consten en el registro. Antes de aprobarlos, a ser posible.

Si no, te tocará corregir más adelante, con el consiguiente tiempo que conlleva. Algo que va totalmente en contra de la productividad que buscamos con este control de pagos a proveedores, por cierto 😮‍💨

#4 Digitaliza las facturas y los pagos

De cabeza.

Busca la manera de digitalizar todas las facturas que recibes.

¿Los proveedores te envían la factura electrónica? Genial, pues la procesas eficientemente y a otra cosa.

¿Te la envían en papel por correo, paloma mensajera o fax? Digitaliza el documento y gestiona esa factura junto al resto, todas digitalmente.

Si lo haces y te pasas a la gestión digital, te será sencillo comprobar datos, hacer seguimiento de los pagos, almacenar los documentos y demás.

¿Y qué decir de los pagos?

Aquí la digitalización de procesos también ha jugado su papel.

Los pagos digitales son rápidos, eficaces, precisos y seguros; ya te hablamos de ello cuando comentábamos sobre las distintas formas de pago a proveedores.

#5 Revisa con frecuencia y optimiza los pagos

Cuando ya lleves un tiempo funcionando bien, tocará optimizar para ver si hay para rascar.

Rascar unas mejores condiciones, por ejemplo, que te den un margen más amplio para manejar la liquidez de la empresa.

O unos mejores precios, fruto de una negociación con proveedores exitosa.

La revisión regular es la manera perfecta de seguir optimizando los pagos a proveedores cada vez más y, así, también la rentabilidad.

Y tú te preguntarás: a ver, ¿no servirá una plantilla Excel para el pago a proveedores?

¿Es buena idea el control de pago a proveedores en Excel?

Si buscas por ahí, seguro que encuentras información relativa a cómo llevar un control de pagos a proveedores en Excel.

Al ser un sistema de celdas y tablas, es sencillo crear una tabla con toda la información relativa a los mismos y hacer seguimiento.

Nombre del proveedor, precios, productos, ubicación, logística, facturas... En fin, todo.

Pero aquí pasa lo mismo que al principio: se puede hacer fácilmente cuando manejas uno o dos proveedores a los que no haces demasiados pedidos, pero ¿qué pasa cuando son muchos proveedores y muchos pedidos? 🤯

Las posibilidades de cometer errores aumentan, porque cada proveedor tendrá su propia forma de funcionar.

¿La evaluación a proveedores será la misma siempre?

¿Y las condiciones de los acuerdos?

¿Y los tipos de productos?

¿Y los sistemas de facturación y pagos?

A ver cómo mezclas todo eso en una plantilla de Excel para que quede la información clara y accesible.

Si lo consigues, premio: podrás evaluar proveedores, comparar unos y otros, hacer seguimiento de los pedidos... todo bien, sí.

Pero si no, prepárate para sufrir; cuantos más pedidos y proveedores tengas, el riesgo de caos y errores aumenta 😣

¿Por qué no tiras de un sistema de e-procurement para gestionar los catálogos y los pedidos?

Por ejemplo, ¿eh? Es solo una de las opciones de la laaaarga lista que ofrece la tecnología financiera.

¿Y sabes cuál es otra?

Control de pago a proveedores y Pleo: el match total

La otra es Pleo, sí.

Se trata de una herramienta de control de gastos que, maravilla, también te permitirá controlar los relativos a los pagos tus proveedores.

¿Y eso?

Pues porque Pleo es una solución que consta de dos partes: la aplicación y las tarjetas inteligentes.

Puedes repartir tarjetas a cada miembro de tu equipo que participe en el procedimiento de pago a los proveedores y que estos las utilicen cada vez que quieran abonar una factura.

Cuando lo hagan, el registro constará en la aplicación, por lo que el control de los pagos se simplifica un montón.

Pero espera, que hay más 👇

¿Pleo permite la automatización de facturas de proveedores? 

En lo que respecta al registro, categorización y almacenamiento de la factura digital, sin duda.

También te permitirá digitalizar las facturas que recibas en papel, ya que es una solución homologada por Hacienda y una simple foto a la factura desde la app ya sirve como justificante de pago.

Adiós papel y hola a todo el IVA deducible, hasta el último céntimo 🫶

Pleo, además, te permitirá programar transferencias, para asegurarte de que no se te escapa ningún pago a proveedores. Y así evitas las reclamaciones, que también está muy bien; si te pasas del plazo estipulado por la ley —60 días—, podría reclamarte intereses y la legislación estaría de su lado.

Así pues, ¿qué tenemos?

Digitalización, automatización, pagos puntuales... ¿y el control?

La guinda del pastel del control viene con el panel de visualización de gastos, donde el de los proveedores será uno más.

Importante, claro, pero uno más, tan importante como los gastos de viaje o los gastos de representación.

¿Será por tipos de gastos en tu empresa? 😅

O con cuál merece la pena iniciar una negociación para mejorar las condiciones.

Y cuando esté el pago hecho, la contabilidad de la factura del proveedor se hace en un par de clics, porque Pleo se conecta con tu programa de contabilidad en cero coma.

Estamos de acuerdo entonces, ¿no?

Por una gestión de gastos eficiente; por una empresa más rentable desde el control de pago a proveedores: Pleeeeeeo ✊