Cómo optimizar gastos en una empresa: áreas y formas de hacerlo

Inflación, pérdida de poder adquisitivo de los clientes, futuro incierto... y a ti, como CFO, te toca blindar la empresa y asegurar su prosperidad.

¿Dónde apuntan las miradas? 👀

Inevitablemente, antes o después, a los gastos.

Porque para crecer hay dos vías principales: ganar más o gastar menos.

Pero eh, ¿qué dices de la tercera opción?

No la de gastar menos, sino la de optimizar gastos.

Es una alternativa tan válida como las anteriores y oye, si sabes cómo, te será más fácil que ganar más o economizar los recursos reduciendo el gasto.

Pues te vamos a hablar de ese cómo, de principio a fin.

Veremos en qué consiste esto de optimizar gastos —pero por encima, que es un básico, básico, básico— y luego entraremos en materia listando varias opciones, para que sepas por dónde tirar.

¿Empezamos a dar respuesta a la cuestión de cómo optimizar costos y gastos en una empresa? 

El ABC de la optimización de gastos en empresas

Eso es así y no hay vuelta de hoja: tras la optimización sigues gastando, pero gastas lo justo y necesario para funcionar.

Y si gastas así, «gastas mejor» y mejora la rentabilidad; no hay otra.

A eso nos referimos con la optimización de costos en una empresa.

A identificar los que son innecesarios y a eliminarlos.

A revisar todos los procesos operativos de la empresa y ver dónde hay posibilidades de mejora.

A revisar los acuerdos con los proveedores y tratar de renegociarlos... o encontrar nuevas opciones más económicas pero igualmente eficientes.

Optimizar gastos va por ahí, sí, y no necesariamente por el hecho de reducirlos 👇

Diferencia entre reducir gastos y optimizar gastos

La reducción de costos es tal cual eso: gastar menos.

Menor cantidad. 

¿Cómo reducir costos? Si antes gastabas 20 €, pasas a gastar 18 € y mira, dos eurillos que te ahorras.

¿Un ejemplo? Seguir gastando los 20 €, sí, pero obtener más a cambio mientras además eliminas, por qué no, otro gasto menor de 4 €.

Ves la diferencia, ¿no?

Las alternativas que vamos a ver a continuación versan sobre la optimización de costes de una empresa, pero no necesariamente reduciéndolos.

Vamos allá ✊

Formas y áreas en las que optimizar gastos empresariales

Así a bote pronto, los costes de una empresa cualquiera se pueden optimizar de estas cuatro formas:

#1 Optimizar los gastos de la cadena de suministro

Primera parada: gestión de proveedores, compras e inventarios.

Sin pensarlo demasiado, ¿los costes de los proveedores impactan mucho o poco en las finanzas de la empresa?

Nos aventuramos a decir que bastante, por lo que son un primer elemento perfecto para tratar de optimizar gastos 😊

¿Qué puedes hacer?

• Tratar de renegociar con tus proveedores actuales y conseguir o bien una rebaja en el precio, o una mejora del acuerdo. Como aval, cuentas con toda una serie de pagos puntuales hechos hasta la fecha, lo que otorga un plus de confianza en la empresa.
• También puedes negociar con proveedores nuevos, intentando conseguir unos márgenes óptimos ya de buenas a primeras.

Si avanzamos un poco en la cadena de suministro llegamos a las compras y a los inventarios, donde también hay margen para optimizar gastos.

¿De qué manera?

Pues dando con aquellos productos que se venden más o, mejor aún, aquellos que suponen un impacto mayor —y menor— en la rentabilidad de la empresa.

Una vez lo tengas, podrías reducir el catálogo de productos o servicios en venta y, con él, los gastos asociados.

Esos gastos pueden ir desde comprar menos materiales o hacer menos pedidos a proveedores hasta los asociados con el almacenamiento de las existencias, que eso también cuesta dinerito 💸

#2 Optimizar los gastos operativos del negocio

Aquí se trata de que primero hagas un zoom hacia arriba y veas con perspectiva cómo conseguís la facturación que tenéis.

¿Cómo haces con el transporte de las mercancías?

¿Cómo envías los productos?

¿Cómo prestas los servicios?

¿Cómo te reúnes con los clientes y proveedores?

Por ejemplo, pudiera ser que los costes de transporte de productos para el abastecimiento sea algo desmesurado si echas un ojo al mercado y ves alternativas más económicas.

O exactamente lo mismo para los productos que enviáis vosotros.

Analiza cada proceso individualmente y busca opciones de optimización que, como decimos, también puede venir desde la reducción de costes 🙃

Aquí algunas ideas rápidas:

• El transporte, tanto cuando recibes productos como cuando los envías, puede marcar la diferencia porque según los volúmenes que manejes puedes obtener descuentos importantes
• La gestión del inventario también es clave, ya que a menudo tiende a sobrar espacio, un «por si acaso» que juega en contra de la optimización del gasto
• Los viajes de trabajo, si son numerosos, también afectan de lo lindo. Gastos de locomoción, alojamiento, dietas... pon el foco en los gastos de viaje, que seguro que encuentras varios frentes que optimizar
• Prueba a emplear servicios profesionales independientes para procesos que no veas particularmente rentables; te ahorras la Seguridad Social, la gestión interna y probablemente más de un dolor de cabeza. ¿Optimizando el SEO de la web, por ejemplo?

Lo dicho: foco, análisis y a optimizar gastos operativos.

#3 Optimizar gastos administrativos y de gestión

Vamos con otro tipo de gastos de empresa que no tienen tanto que ver con la producción.

Hablamos de los gastos de gestión y administrativos, que también se pueden optimizar.

Libretas, agendas, bolígrafos, grapadoras... marchaaaando una de optimización de gastos de oficina 🤟

Las ofertas de las compañías de telefonía móvil son cada vez mejores, por lo que por los números de empresa de tu equipo seguro que también puedes intentar el ahorro de costos.

El alquiler de la oficina va a ser complicado que os lo bajen, pero oye, por probar... que no quede, ¿no?

Los suministros —luz, agua, gas—, en cambio, sí que son candidatos a ser gastos optimizados, ya que la irrupción de las placas solares está dando mucho juego, y encima están parcialmente financiadas.

Otro aspecto que probablemente te venga a la mente: el papeleo.

Facturas, tickets, recibos, faxes, documentos impresos... ¿es necesario?

Vivimos en la era de la digitalización de procesos; ¿no podemos aprovecharla para optimizar gastos asociados al consumo de papel, por ejemplo?

Puedes empezar adoptando la factura electrónica si no lo has hecho ya. 

Y ojo, que de no hacerlo caerás en el incumplimiento normativo y hala, multaza y optimización de gastos por los aires 🤯

Esta digitalización, por cierto, nos viene genial para introducir otra alternativa para optimizar gastos: hacer uso de la tecnología.

#4 Invertir en tecnología y optimizar los procesos de pagos y cobros

La tecnología financiera no es gratis, pero te va a parecer que lo es en cuanto la pruebes y compruebes su eficacia 😂

Sin salir del tema de las facturas, ¿qué te parecería digitalizar la experiencia de pago... y de cobro?

Es decir, pagar las facturas de tus proveedores cómoda, rápida y eficazmente y recibir los pagos de tus clientes de la misma manera.

Afortunadamente, los pagos digitales llegaron a la vida empresarial para quedarse y ya no es estrictamente necesario recibir dinero en efectivo, por cheque al portador o mediante transferencias.

Hay formas de pago en las que el dinero sale y llega instantáneamente, tanto cuando pagas como cuando cobras.

Si eres tú quien cobra por los productos y servicios:

• Puedes poner un botón en tu web que enlace con la pasarela de pago digital, de modo que tus clientes paguen con tarjeta en un segundito
• O emplear una herramienta que procese los cobros recurrentes de productos o servicios que vendas en modo suscripción
• O utilizar una pasarela de pago que trabaje con distintas divisas y facilite las transacciones a tus clientes extranjeros
• O facilitar el seguimiento de las transferencias digitales, exigiendo el envío del comprobante y de una referencia que el pagador deberá incluir como concepto
• O tirar de otra herramienta online que registre cada pago recibido

Si haces todo eso, reducirás al mínimo el tiempo dedicado al procesamiento y seguimiento de cobros, lo que también se traduce en menos horas dedicadas por tu equipo 👌

Cambiemos el sentido ahora y vamos a los pagos.

Es decir, ahora es tu empresa la que paga, presumiblemente a proveedores y por gastos derivados de, por ejemplo, viajes.

¿Qué puedes hacer al respecto para optimizar los gastos asociados?

Lamentablemente, aquí los márgenes son algo más ajustados 😐

Vas a tener que ceñirte a lo que te pida el proveedor, por ejemplo.

Si te dice que solo acepta pagos mediante transferencia bancaria, es lo que hay y toca pasar por ahí, aunque claro... la tecnología te ayuda a optimizar esa forma de pago a proveedores también.

Enseguida te hablamos de una, pero pasemos a otros gastos más del día a día.

Un viaje de trabajo, por ejemplo, con sus gastos de representación asociados.

¿Cómo paga tu equipo la cena con el cliente?

Si adelanta dinero de su propio bolsillo, tendrá que hacer un registro en la nota de gastos, guardar la factura simplificada, dársela a contabilidad, esperar a que sea revisada y luego cobrar.

Ahí pierde tiempo todo el mundo, lo que se traduce en pérdidas de dinero también 👎

Y eso no es lo que buscamos al optimizar gastos, ¿no?

¿Qué puedes hacer en ese caso?

Pues adelantar dinero de la empresa a tu equipo, para que pague por esa cena con el cliente.

El problema es que el proceso casi al completo se repite, a excepción del reembolso: pago, factura, comprobación, registro... mal de eficiencia.

¿Entonces?

La solución tiene nombre: tarjetas de empresa 🙌

Para optimizar gastos, nada como las tarjetas Pleo y el control que otorgan

Las tarjetas de empresa son ideales para optimizar los procesos relacionados con los gastos de empresa.

¿Cómo optimiza los procesos?

Pues en el caso de antes de la cena con el cliente, se emplea la tarjeta de empresa para hacer el pago y evitar esto:

• Que tu equipo invierta tiempo pidiendo dinero en efectivo por adelantado a finanzas
• Que tu equipo invierta tiempo solicitando permiso para acometer un gasto
• Que tu equipo invierta tiempo rellenando la nota de gastos
• Que tu equipo invierta tiempo llevándole la factura a contabilidad
• Que en contabilidad inviertan tiempo registrando el gasto y contabilizándolo

Ahí hay mucho tiempo ahorrado, ¿eh? 😅

Las tarjetas de empresa, si son como las de Pleo, llevarán un límite de gasto configurado, para que ningún empleado gaste de más y evites ese riesgo financiero.

A lo que íbamos: un miembro de tu equipo emplea la suya para pagar la cena, por lo que se ahorra el tiempo para solicitar dinero y el permiso.

Dos por uno ✌️

Además, de la nota de gastos se puede despedir porque al pagar con la tarjeta, solo necesitará hacerle una foto al ticket para que este se registre en el sistema bien categorizadito.

Podrá desechar también la factura, ya que Pleo es una solución de gastos homologada por Hacienda y esa foto sirve como justificante ante la Agencia Tributaria.

Menos esfuerzo conservando papeleo 😌

Y contabilidad no tendrá que comprobar notas de gasto o facturas con la tinta borrada.

Y ojo, que con un par de clics ese gasto se exporta al programa de contabilidad de la empresa. Si multiplicas ese pequeño ahorro por todos los gastos del ejercicio... ves el ahorro masivo de tiempo, ¿no?

Además, Pleo cuenta con un panel interactivo que facilita tu control, para que puedas hacer un seguimiento en tiempo real de todos los gastos de la empresa.

Pues ahí lo tienes: Pleo es automatización, eficacia, eficiencia, control y muuuchas facilidades en la gestión de gastos empresariales.

Y eso sí que es optimizar gastos, sí.

Lo tienes en la gestión de gastos con Pleo; a por ellooooo 🫶