Formas de pago a proveedores: ventajas e inconvenientes de tus opciones como empresa

Hace unos años, le preguntabas a cualquier empresa que cómo pagaba a sus proveedores y la respuesta no se salía del ABC.

¿Con un cheque?

¿Con una transferencia bancaria?

¿Ingresando dinero en efectivo?

Y es tu responsabilidad como líder financiero saber lo que hay, para elegir la opción que mejor se adapte a tu empresa.

Ya sabes qué viene a continuación, ¿no?

Correcto: formas de pago a proveedores.

¿Vamos?

Vaaaamos ✊

La importancia de elegir un método de pago a proveedores adecuado

Con «adecuado» nos referimos a que encaje con tu empresa.

Porque cuando te haces la pregunta de cómo pagar a proveedores, las respuestas son muchas más que las de hace tiempo.

Es la tecnología; qué le vamos a hacer 😬

Tienes que elegir, y debes hacerlo bien.

¿Por qué?

Pues porque el fraude financiero es cada vez más común en nuestros tiempos, y según los tipos de pago a proveedores que elijas... podrías exponerte demasiado.

Y porque oye, también es importante que las transacciones se den sin problemas, el proveedor reciba el dinero cuando lo necesite y tú lo entregues cuando puedas.

Pero claro, también puede pasar que tu empresa no pague a tiempo.

Porque no ha prevenido el riesgo financiero de quedarse sin efectivo en la caja, por ejemplo.

O porque a la persona responsable se le ha pasado el pago.

En ese caso, ojito, que la Ley de Morosidad, actualizada en 2022, indica que tu empresa puede verse sometida a pagar intereses.

Pero cómo, ¿intereses? 😖

Así es.

Si no lo haces, tu proveedor podrá pedirte intereses por demora, aunque por miedo a que se rompan los acuerdos comerciales, estas reclamaciones no suelen darse.

Decíamos, por cierto, que en 2022 la ley sufrió una modificación interesante para las empresas.

Desde el momento de su publicación, en su página 92 indica que tu empresa está obligada a pagar en esos 60 días iniciales el 90 % de todas las facturas, cuando antes era el 100 %.

Un poco más de margen para hacer malabares financieros 👏

Formas de pago a proveedores: tus opciones como empresa

Ya hemos visto que sí, que elegir una forma adecuada de pago de facturas a proveedores es importante.

Vamos a sumergirnos un poco más en esto de la gestión de pagos a proveedores y a ver y analizar tus opciones.

Agárrate, que vienen curvas.

#1 Pago a proveedores en efectivo

El más clásico de entre los clásicos: pagar con dinero en efectivo.

Consiste en ir a una entidad bancaria con los billetes en la mano e ingresar en la cuenta del proveedor el importe de su factura.

Sobre el papel puede sonar bien, pero ojito, porque en España están prohibidos los pagos en efectivo de más de 1.000 €, con el fin de evitar la morosidad.

Y es que, lógicamente, los pagos en efectivo son una fuente tremenda de fraudes y desviaciones de dinero.

La antítesis de la transparencia 😕

Aún la hay cuando haces el ingreso por el banco porque queda un registro, pero si hicieras los pagos en efectivo a tus proveedores directamente... apaga y vámonos.

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: es una forma de pago muy económica, muy rápida y relativamente segura, ya que el riesgo únicamente está en el momento de ir por la calle con el dinero encima
• Desventajas: no puedes hacer pagos de más de 1.000 €, no es nada transparente, tampoco es cómoda y requiere de una contabilidad al milímetro para evitar los fraudes y desviaciones de dinero

Para empresas en las que se hacen pagos grandes, esta forma de pago de facturas queda completamente descartado.

#2 Pago a proveedores por transferencia bancaria

Otro clásico que se puso muy de moda en cuanto se expandió el uso de la banca digital.

Consiste en hacer transferencias de dinero de una entidad bancaria a otra sin salir de la pantalla del ordenador o del teléfono móvil.

El dinero no llega al instante —salvo que el banco sea el mismo—, pero queda constancia y hoy en día también es un sistema muy económico.

Eso sí, si estamos hablando de transacciones internacionales... ojito, que el coste se dispara.

Para terminar, otro aspecto importante es el de la alta probabilidad de cometer errores. Si no se introduce bien el IBAN, el tiempo que pasa hasta que el proveedor reciba el dinero en su cuenta puede alargarse mucho.

Entre que te dice que no recibe el dinero, revisáis por qué, se lo decís al banco, os devuelve el importe y lo volvéis a transferir, échale unas semanitas extra ☹️

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: transparencia absoluta, comodidad, flexibilidad —se pueden programar—, seguridad, rapidez en el cobro y coste, solo cuando son nacionales
• Desventajas: coste —en transferencias bancarias internacionales— y alta probabilidad de error y demora en el pago final

La transferencia bancaria es uno de los métodos de pago a proveedores más seguros y, por ende, extendidos hoy en día.

#3 Pago a proveedores por cheque

Otra forma de pago a proveedores fuente de problemas 😅

Consiste en que tu empresa emita un cheque con información de la compañía, del proveedor, de la cantidad a cobrar, la firma y el número de referencia.

El proveedor va al banco, cobra el cheque y listo.

A lo largo del proceso pueden pasar varias cosas: que el cheque lo cobre quien no debe, que no haya fondos en la cuenta y el cheque no se pueda cobrar, que se falsifique el cheque...

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: es un método transparente, pues el cobro queda registrado, y te da flexibilidad como empresa porque puedes elegir la fecha a partir de la cual cobrarlo
• Desventajas: se puede falsificar, puede generar una experiencia pésima al proveedor si va a cobrarlo y no puede por la falta de fondos... y la seguridad, al reflejar los datos bancarios y llevarlos en un papel físico

#4 Los pagos digitales

Los cheques han ido cediendo terreno con el paso del tiempo en favor de los pagos digitales.

A su vez, son pagos muy seguros, ya que estas pasarelas y medios cuentan con protocolos de seguridad avanzados en busca de evitar el fraude.

Estos pagos también se pueden programar, lo que da flexibilidad a tu empresa para elegir cuándo saldrá el dinero.

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: seguridad, comodidad, flexibilidad, rapidez, transparencia, facilita los pagos internacionales y se reducen los errores manuales
• Desventajas: dependen de la tecnología y los datos de la transacción —aunque encriptados— se exponen una vez se emite el pago

Aquí te contamos más sobre pagos digitales.

#5 El pagaré como método de pago 

Consiste en que tu empresa emita un documento que la obliga al pago en una fecha determinada.

Tiene de bueno que puedes elegir la fecha de pago, lo que proporciona cierta flexibilidad, y que el compromiso de pago queda registrado, ideal para revisiones contables o auditorías.

¿Lo malo?

Pues que aunque el documento refleja una obligación, siempre puede pasarse el pago y generar un conflicto con el proveedor.

Y bueno, no queremos que pase, pero si tu empresa quiebra o se declara insolvente, tus proveedores las pasarán canutas para cobrar —si lo logran— los pagarés que hayas emitido previamente.

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: transparencia y flexibilidad en el pago
• Desventajas: como es un método basado en la confianza, si pasa cualquier cosa, la relación con el proveedor se deteriora; y tampoco es rápido porque depende de la fecha que elijas

#6 La domiciliación bancaria 

Terminamos con una versión «mejorada» de la transferencia bancaria: la domiciliación.

En una transferencia, la decisión de pagar cuando quieras la tiene tu empresa.

Lo bueno es que te olvidas del todo y solo tienes que esperar a que el proveedor ordene la domiciliación para autorizarla... y ya está. Con una vez que lo hagas, suficiente.

Se utilizan en los pagos recurrentes, lógicamente.

Son pagos transparentes y seguros, como las transferencias, aunque a cambio de darle esa iniciativa al proveedor corres el riesgo de no contar con líquido y generarle una mala experiencia.

Su parte menos favorable quizá sea la falta de control por tu empresa; al ser el proveedor el que emite el pago domiciliado, si las cantidades a cobrar son variables, te costará más controlarlas.

⚡ Pros y contras de esta forma de pago

• Ventajas: rapidez en el cobro, transparencia, seguridad, coste y comodidad
• Desventajas: falta de control, falta de flexibilidad y fuente de conflictos con proveedor si la domiciliación es rechazada por alguna razón

¿Y ya?

Pues en principio sí, pero vamos con tres alternativas en caso de que necesites mucha flexibilidad 👇

Confirming, factoring y letra de cambio como alternativas

¿Tienes problemas de liquidez y no quieres que la relación con tus proveedores se deteriore?

Pues al loro con estas tres alternativas, ajenas a los clásicos créditos:

• Confirming: es cuando llegas a un acuerdo con el banco para que pague una factura por ti, adelantando el dinero, a cambio de una comisión
• Factoring: es al revés que el confirming, pues consiste en que el banco le compra la factura al proveedor a cambio de un crédito más los intereses y las comisiones, y tu deuda pasa a ser con la entidad bancaria
• Letra de cambio: es un documento con validez jurídica con el que tu empresa se compromete a pagar al proveedor en una determinada fecha; si no lo haces, el proveedor podrá emprender acciones legales con una prueba —la letra de cambio— que asegure su éxito

En los tres consigues tiempo para pagar, sea de una forma u otra.

¿Lo malo?

Pues que en el confirming como pago a proveedores tendrás que hacer frente a un plus, así como en el factoring, mientras que la letra de cambio solo funcionará si el proveedor confía ciegamente en tu empresa.

La tecnología, clave en las formas de pago a proveedores

¿Sabes qué no falla nunca en las formas de pago a proveedores?

La tecnología.

Es infalible.

Resumiendo a la mínima expresión lo que acabas de leer, la tecnología te permite hacer pagos seguros a proveedores sacando la tarjeta, introduciendo sus datos en la pasarela de pago y pulsando un botón.

O entrando en la app del banco en tu teléfono, seleccionando un destinatario favorito y haciéndole una transferencia en cuestión de segundos, sin levantarte de la silla.

¿Magia?

No: tecnología 🤖

Y otro ejemplo de ella, relacionada con las formas de pago de una factura, es Pleo.

Pleo es una solución tecnológica que te ayuda enormemente con la gestión de proveedores o, al menos, la parte que tiene que ver con sus pagos.

¿Por qué?

Porque te proporciona tarjetas de empresa conectadas a tu banco, de modo que los pagos se van nutriendo de ahí.

Cuando llegue la factura de un proveedor, sea el método de pago que sea, con Pleo podrás sacarlo adelante fácilmente.

¿Quiere que le hagas una transferencia? La puedes ordenar desde Pleo.

¿Quiere que pagues a través de una pasarela de pago? Puedes emplear la tarjeta para llevarlo a cabo.

Ambas opciones te aportan la ventaja de llevarse el gasto a la app, donde podrás categorizarlo y controlarlo junto a los demás.

Así que no le des muchas vueltas, que la tecnología avanza y es nuestra responsabilidad sacarle partido.

Control, transparencia, seguridad, cuidas la relación con los proveedores... ¿qué más se puede pedir?

Ya sabes: para formas de pago a proveedores, pon la app para gastos de empresa de Pleo de tu lado y éxito total 🫶