Prevención de fraude: cómo la tecnología ayuda a detectar y evitar el fraude financiero

La incertidumbre y la volatilidad de los mercados hacen que las empresas tengan que aplicarse a fondo para imponerse y conseguir ese aumento de rentabilidad soñado.

Como si no fuera difícil la cosa, además, la tecnología ha provocado que el fraude financiero esté más a la orden del día que nunca 🫤

Y claro, ese fraude… pues como que juega en contra del aumento de la rentabilidad, y hay que saber prevenirlo.

Si lo consigues, genial: evitas pérdidas financieras y daños en la reputación de la empresa.

Si no, mal: la rentabilidad cae, así como la reputación, que a su vez provocará un nuevo descenso de la rentabilidad. Mal no, fatal 😢

¿Y cómo se hace la prevención del fraude?

¿Cómo consigues que tu empresa se blinde ante las crecientes amenazas potenciadas por las posibilidades tecnológicas de nuestros días?

El remedio, en este caso, coincide con la causa de la enfermedad: la tecnología.

Sí, la tecnología es la mejor aliada para la prevención del fraude empresarial y fiscal, y es lo que vamos a ver a lo largo de las próximas líneas.

Por cierto, una aclaración conceptual: el fraude financiero es genérico y tiene que ver con dinero. Es poner gastos de más en una nota de gastos o desviar dinero de una empresa a tu propia cuenta, por ejemplo.

El fraude fiscal es un tipo de fraude financiero, y es el que tiene que ver con los impuestos. Defraudar impuestos no pagándolos, vamos.

Y ahora sí, vamos allá. 

Importancia de la prevención y las consecuencias del fraude financiero

La importancia de contar con un plan de prevención de fraude nace de las desastrosas consecuencias que tiene el sufrir uno.

¿Qué pasa si en un momento dado una empresa sufre un fraude financiero, sea interno o externo?

• Que su reputación queda dañada, lo que a su vez puede llevar a la pérdida de confianza de inversores, empleados, socios, etc.
• Que puede venir acompañado de sanciones legales y multas por parte de los organismos regulatorios; muestra de ello, la Ley de Prevención de Fraude Fiscal
• Que los clientes y proveedores podrían sufrir pérdidas financieras también

Y todo eso, al final, deriva en lo peor de lo peor: la pérdida de rentabilidad 😭

Así que sí, confirmado: la prevención del fraude es importante no, esencial, para salvaguardar el presente y futuro de tu empresa.

Pero empecemos por el principio: ¿qué tipos de fraudes financieros existen?

Tipos y técnicas de fraude financiero

Los fraudes financieros los podríamos dividir en dos: los internos y los externos.

Los internos son los llevados a cabo por el propio personal de la empresa: trabajadores, responsables, directivos, etc.

Los externos los perpetrados por personal no perteneciente a las empresas.

Ambos tipos de fraudes son dañinos, porque el efecto es prácticamente el mismo.

Dicho esto, ¿cuáles son los fraudes más comunes?

Pues mira, por un lado tienes los fraudes en las transacciones, en los que hay un robo de los datos de la tarjeta de crédito y esta se usa para comprar lo que sea.

Conseguir los datos de una tarjeta no es excesivamente complicado; a poco que haya sido utilizada para pagar por algo, los datos pueden haber sido expuestos, robados y vendidos a través de la deep web 😮

Otro fraude muy común es el del robo de identidad. Consiste en hacerse pasar por una empresa y actuar en nombre de la misma emitiendo facturas o solicitando líneas de crédito, por ejemplo 😮

También tenemos el fraude financiero de las facturas; se trata de cambiar los datos de una factura, para que el pago se haga a una cuenta que no corresponde con la real 😮 

En este fraude, el defraudador debe conocer la relación entre la empresa y el pagador, por lo que suele darse en personal interno.

Aunque para fraude financiero interno típico, el de los gastos. Se da cuando un trabajador hincha los valores de la nota de gastos, añade gastos que en realidad no ha pagado o gastos que son compartidos 😮

Como cuando un trabajador de repente incluye cenas y comidas de más, cuando en realidad no eran de trabajo o directamente no existieron porque las tuvo en su propia casa.

Si la empresa no pide justificantes de pago y se lo cree, reembolsará esa cantidad de dinero al trabajador, que será puro beneficio para él.

Y los fraudes fiscales, claro 

Hablamos del fraude más conocido, el que está directamente relacionado con evadir impuestos.

En este caso, las personas o las empresas declaran menos impuestos de los reales y acaban pagando menos dinero en el ejercicio fiscal.

Los casos de fraude fiscal son muy sonados cuando afectan a famosos: «tal o cual ha evadido impuestos y la Agencia Tributaria le reclama 10 millones de euros»… ¿te suena? 

A grandes rasgos, esos son los fraudes financieros más comunes. Conocerlos es el primer paso de la gestión de fraude, para poder detectarlos primero y después, prevenirlos.

Tras estos ejemplos te contaremos cómo hacerlo.

Ejemplos de fraudes financieros

Según PWC, en los últimos dos años, tras el aumento del uso de la tecnología provocado por la pandemia mundial, el 51 % de las empresas encuestadas reconoció haber sufrido un mínimo de un fraude financiero.

Un 51%, ojo, que se dice pronto.

Ejemplo de ello fue CPC Commodities, que sufrió un fraude contable mediante la duplicación de facturas. 

Un contable de la empresa cambió la cuenta de destino de las facturas de algunos proveedores de la empresa y se embolsó 765.000 dólares en un período de 5 años.

Algo parecido sufrió KIA Motors; un empleado, con la ayuda de su familia, creó una identidad falsa y modificó los datos de la factura de un proveedor, que ascendía a 889.000 dólares, para que llegaran a la cuenta de la nueva persona falsa creada.

Otro ejemplo de fraude fiscal fue el sufrido por PACE Worldwide, por parte de una pareja de ejecutivos. Recurrieron al clásico fraude de gastos, declarando como gastos de empresa todos aquellos pagados con las tarjetas empresariales… aunque fueran gastos personales.

Y encima solicitaban los reembolsos dos veces: una a PACE Worldwide y otra a la sucursal europea, PACE Europe.

Se estima que en 7 años consiguieron reembolsos por un total de un millón de dólares.

En nuestro país también hay delitos de fraude, también 😐

De casos de fraude financiero en España tenemos, por ejemplo, el sonado Caso Sofico, cuyos directivos estafaron a unos 3.000 pequeños ahorradores antes de ser condenados por delitos de falsedad y estafa.

O los casos que implicaron al banco Banesto y al grupo inmobiliario Martinsa-Fadesa, cuyas gestiones fraudulentas provocaron pérdidas de más de 5.000 millones de euros.

Hala, ahí queda. El fraude financiero en grandes empresas, medianas y pequeñas existe, es más común de lo que parece y hay que tomar medidas de prevención 👇

Cómo detectar y prevenir el fraude financiero en las empresas: TEC-NO-LO-GÍ-A

Lo de siempre: prevenir es mejor que curar.

Saber cómo evitar fraudes financieros debe ser una de tus prioridades como CFO.

¿Cómo hacerlo?

¿Cómo aseguras la prevención del fraude, con todo lo que hemos visto?

La respuesta está en la tecnología. La misma causante del aumento del riesgo de fraude interno y externo es la solución.

Lo hace de estas maneras:

#1 Inteligencia artificial en la prevención de fraudes

Inteligencia artificial y análisis de datos.

Ahí está la clave, ahí.

La IA es capaz de analizar infinidad de datos financieros y cruzarlos con otras fuentes para detectar posibles fraudes. Facturas, documentos… la IA llega a todo.

Esto antes se hacía a mano, pero imagina el derroche de tiempo y recursos para dar con esas anomalías que, además, no aseguraban que alguien estuviera cometiendo fraude.

Un plus añadido, además, es que la inteligencia artificial en la prevención de fraudes trabaja en tiempo real, lo que también facilita la identificación del defraudador.

#2 Machine learning como medida de prevención y lucha contra el fraude fiscal y financiero

El aprendizaje automático es otro recurso estupendo para la prevención del fraude financiero.

Si tu empresa adopta una solución que haga uso de esta tecnología, analizará el comportamiento habitual de los empleados para ir aprendiendo sobre sus hábitos y costumbres de gasto.

Si alguien de tu equipo sufre el robo de los datos de su tarjeta y esta de repente empieza a utilizarse en Rusia para hacer compras a las cuatro de la madrugada, el aprendizaje automático notificará el uso irregular y podrás cortar el uso fraudulento.

Del mismo modo, el aprendizaje automático también puede detectar patrones anómalos que no sean tan exagerados como el que acabamos de contar. 

Como por ejemplo la aparición regular de pagos repentinos en la nota de gastos de algún trabajador. Uno que quiera cometer fraude reembolsándose más dinero del que le corresponde en realidad.

O también puede detectar fraudes potenciales antes de que sucedan, comparando comportamientos en el uso de la tarjeta con otros casos de fraude anteriores.

#3 Autenticación en dos factores: 2FA

Aquí una buena medida para evitar el fraude financiero que consiste en robar una identidad y suplantarla.

¿Te imaginas el daño que haría que alguien, de pronto, tuviera acceso a las cuentas bancarias de tu empresa? 😖

Por ejemplo, ¿eh?

Como es tan posible que te roben los datos de acceso —porque no depende solo de ti; si a tu proveedor le roban la información, tu empresa estará expuesta—, las autenticaciones en dos pasos ayudan a bloquear los accesos no deseados.

Consiste en emplear dos pasos independientes o capas para poder acceder a una cuenta.

La primera capa es la que te pueden robar, y generalmente consta de un dato de acceso —email, número de teléfono— y una contraseña.

La segunda capa es la independiente. Si inicias sesión con un email y una contraseña, consiste en que recibas, por ejemplo, un SMS para confirmar el acceso. 

O que te hagan una llamada y te den un código.

Para poder cometer fraude, necesitarías perder no solo los datos de acceso, sino también tu teléfono físico 😌

#4 Encriptación de datos para evitar el robo

Cuando se ejecuta una transacción electrónica, los datos de pago viajan por la red. Los de la tarjeta, por ejemplo.

Hasta que llegan a su destino, pueden caer en manos no deseadas. Con la encriptación de los datos te aseguras no sufrir las consecuencias fatales aunque se efectúe el robo.

Los datos encriptados son el pan de cada día de los pagos digitales, por cierto.

#5 La blockchain para prevenir los fraudes financieros en las transacciones

La tecnología blockchain se basa en descentralizar las transacciones. Es decir, en abandonar la estructura origen-nodo único-final para pasar a una de origen-nodo-nodo-nodo-nodo…-final.

El envío de información en la transacción ya no pasa por un único órgano central, sino por toda una serie de nodos conectados unos con otros en forma de cadena. Nodos que validan la recepción y envío de datos y dejan constancia y registro de ello.

¿En qué se traduce esto?

En que las transacciones pasan a ser totalmente transparentes, y en que robar la información se vuelve prácticamente imposible.

Como prevención del fraude en las transacciones es todo un seguro, sin duda.

#6 La biometría para evitar el robo de identidad

Otra medida para evitar los accesos indeseables es la biometría.

Consiste en emplear una característica o rasgo único en la persona para poder acceder.

Los iPhone, por ejemplo, tienen implementado el acceso biométrico mediante la lectura facial, y hay servicios bancarios como EVO que utilizan el reconocimiento de voz para validar operaciones antes de llevarlas a cabo.

#7 Software de prevención de fraudes

La solución definitiva: los software y programas de fraude. De prevención de fraudes, más bien.

Se trata de herramientas digitales provistas de las tecnologías anteriores para hacer análisis avanzados de datos en tiempo real y permanecer alerta ante patrones o comportamientos sospechosos.

Detectan usos fraudulentos de las tarjetas, fraudes en las notas de gastos, en las facturas y también accesos indebidos.

Es decir, ayudan a analizar los riesgos financieros asociados al fraude y mitigarlos, blindando tu empresa ante posibles intentos, ya sean externos o internos.

Ejemplos de estas herramientas de fraude —de prevención de fraude— son, por ejemplo, SEON o Nethone. 

Aunque Pleo también te facilita la prevención de fraudes

Sí, sí, como lo oyes.

No es un software especializado en ello, pero sí que te puede ayudar con la detección de fraudes, especialmente los que tienen que ver con los gastos y los controles internos.

Se trata de una solución basada en tarjetas de empresa para empleados. Pero el fraude interno será difícil por no decir imposible, porque cada gasto se revisa por parte de los managers y queda registrado en tiempo real.

No hace falta esperar a que llegue la nota de gastos, porque la homologación de Pleo por parte de la Agencia Tributaria posibilita que una foto de la factura simplificada sea suficiente como justificante de pago.

Y ese control en tiempo real es agua bendita para la prevención de fraudes 🤤

Por no decir que además de eso, podrás optimizar los impuestos al tener bajo control cada gasto, consiguiendo pagar el mínimo ejercicio tras ejercicio.

Así que ya sabes: súbete al tren de la gestión de gastos con Pleo para la detección y prevención del fraude… y llévate de paso ahorro, ahorro y más ahorro 🥰