Marchando una de gastos de representación

Cenas con clientes, regalos de empresa y estancias para proveedores: ¿sabes qué tienen en común?

Si te manejas en temas contables y la cuenta 627 no te suena a película de acción sabrás que son lo que se conoce como gastos de representación, de los que conviene saber unas cuantas cosas para no caer en irregularidades con la Agencia Tributaria.

¿Qué son los gastos de representación? 

En pocas palabras: los gastos de representación son aquellos derivados de mejorar la imagen de una empresa ante clientes y proveedores.

Pero hace falta matizar, porque hoy en día hay una confusión tremenda sobre qué nos podemos deducir como gastos de representación y qué no. La línea que marca el límite es muy fina, y estamos aquí precisamente para hacerla bien visible.

Vamos a ponernos el traje práctico. 

Supongamos que eres una startup logística decidida a renegociar las comisiones con tu proveedor estrella. 

En vez de llamarle o enviarle un email comentando la jugada, le has invitado a que vaya a negociar a tu terreno. Y para ello le has reservado un vuelo en primera clase, lo alojas en un buen hotel y los restaurantes durante esos días de viaje corren a cuenta de tu empresa.

Pues bien, los gastos de esos vuelos, ese alojamiento y esos restaurantes los puedes contabilizar como gastos de representación, porque comparten un objetivo común: mejorar la imagen de tu empresa y la relación con tu proveedor principal, que ha aceptado vuestra propuesta sin problema tras los “mimos”.

Ahora pongamos que es tu startup la que envía a tres personas de la plantilla a las oficinas del proveedor, al que en este caso solo invitáis a cenar un par de noches.

¿El coste de vuestros vuelos y hotel son deducibles como gastos de representación? No, no lo son. Pero sí el coste de las cenas, al buscar en ellas esa reducción de la comisión que cobra a vuestra empresa.

Sabemos que es un poco lioso. 

La cena en sí está directamente relacionada con mejorar las condiciones del acuerdo y obtener beneficio, mientras que los desplazamientos y alojamientos son solo la vía mediante la cual los empleados y empleadas pueden desempeñar su labor de agradar al proveedor… con la cena.

Y aquí está la cosa: hay que diferenciar qué son gastos de representación y qué no para poder incluirlos correctamente en la contabilidad de la empresa, por lo que vamos a ello.

¿Qué NO son los gastos de representación? 

Decíamos que los de representación son aquellos gastos que buscan el beneficio directo de la empresa en forma de —valga la redundancia— representación, promoción, consolidación y mejora de su imagen ante clientes y proveedores.

¿Y qué no son? Pues no son ni los gastos suplidos ni los de viaje. 

Los suplidos son gastos que se hacen en nombre del cliente, de ahí que muchas veces se confundan con los gastos de representación: porque de algún modo se está representando al cliente, que no a la propia empresa, ojo. 

Son mucho más frecuentes en el mundo de los autónomos que en el de la gestión de gastos de empresa y, como ves, no tienen absolutamente nada que ver con los gastos de representación, así que los dejamos a un lado.

Los que sí se merecen una mención especial porque se confunden fácilmente, y con razón, son los gastos de viaje. Veamos cómo los puedes diferenciar.  

Gastos de viaje vs gastos de representación

Los gastos de viaje son los generados por las actividades de un trabajador o trabajadora en un lugar de trabajo distinto al habitual, como el ejemplo de los representantes que se desplazan para mejorar la percepción de la startup que tenía el proveedor.

Si tu empresa manda a un empleado o empleada a otro lugar a realizar una formación, más de lo mismo: aunque el objetivo final sea mejorar los beneficios de un modo u otro, la conexión está ahí pero no es directa, por lo que todos esos gastos no podrías contabilizarlos como de representación.

Los gastos de viaje se tratan de forma distinta a nivel contable de los de representación, que se localizan en la famosa cuenta 627.

Pero no nos adelantemos, que vamos a ver los tipos de gastos de representación más comunes y algún ejemplo sencillo.

Tipos de gastos de representación y ejemplos rápidos

Ahora que tenemos claro qué son, vamos a ver los tipos. 

A grandes rasgos, los gastos de representación que te puedes deducir de cara a la Agencia Tributaria son estos:

• Pago de estancias a clientes y proveedores, como las noches de hotel o el alquiler temporal de pisos para empresas. 
• Invitaciones a restaurantes a clientes y proveedores, durante una comida o una cena.
• Inscripciones de clientes y proveedores en cursos, talleres, conferencias y formaciones, como por ejemplo si les invitas a un congreso.
• Entradas para acudir con clientes y proveedores a espectáculos y eventos de todo tipo, como si os los lleváis al campo a ver un partido de fútbol en directo.
• Sesiones de cuidado y bienestar, como por ejemplo una sesión de 30’ en un spa.
• Regalos de empresa, como podría ser un set de productos propios.

Vamos ahora con los que no están permitidos:

• Gastos relacionados con el juego: si los llevas a un casino, ese gasto no podríamos deducirlo como de representación.
• Donativos a clientes y proveedores: los simples y llanos donativos sin recibir nada a cambio tampoco sirven como gasto de representación.
• La retribución de fondos propios, tampoco.
• Cualquier tipo de operación o transacción encuadrada en el marco de algún paraíso fiscal, imposible.

¡Ah! Y si te da por pagar multas y sanciones penales y administrativas que pongan a tus clientes y proveedores, tampoco podrás deducirlas como gastos de representación. 

Así que, siguiendo con nuestro ejemplo de la startup que invita al proveedor a su terreno, mejor pagarles un taxi que ponerles coche propio y de paso te ahorras la posibilidad de alguna multa tonta de aparcamiento.

Si metes alguno de estos puntos en la cuenta 627 podrías verte en problemas, así que mucho cuidado.

Tratamiento fiscal y límite de los gastos de representación

Nos ponemos ahora el traje de la legalidad.

Los gastos de representación se regulan de acuerdo a la Ley 27/2014 del 27 de noviembre del Impuesto sobre Sociedades, que dice que se deben meter en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad, el relativo a las compras y gastos del negocio.

El subgrupo 62 engloba los servicios exteriores y, más específicamente, la cuenta 627 —dedicada a la publicidad, propaganda y relaciones públicas— es la encargada de albergar la contabilidad de los gastos de representación.

La cuenta 627, sí. 

¿Y existe un límite? ¿Hay tope para deducirse gastos de representación?

Lo hay: en cualquier caso, los gastos de representación no pueden superar nunca el 1 % de los ingresos netos de la empresa en el ejercicio en el que se quieran incluir, de acuerdo al artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Cómo controlar y contabilizar los gastos de representación: MUY fácil 

Para que cualquier gasto de representación sea debidamente contabilizado necesita ir acompañado sí o sí de una factura y, además, de un motivo que justifique dicho desembolso.

Pero ciñéndonos al papeleo, ¿te imaginas la de tickets, facturas y líos y demás que se puede generar en un viaje de empleados y empleadas en representación de tu empresa?

Que si es solo una cena está bien, pero cuando a la cena le añades desplazamientos, alojamientos, comidas en hoteles, cenas en restaurantes, espectáculos y trayectos en taxi, al final la cosa se complica y en contabilidad se sufre para hacer las cosas bien y cumplir la ley.

Desde luego, lo ideal sería poder registrar al instante el gasto, llevar la contabilidad en tiempo real y olvidarse de mantener papeles cuya tinta podría jugar más de una mala pasada.

Bueno, pues con Pleo llevar la contabilidad de los gastos de representación es un coser y cantar. Es más fácil, de hecho, que lo de coser no se nos da especialmente bien. Ni cantar, para qué engañarnos 😅

Volvamos al ejemplo inicial, el del proveedor al que has invitado para renegociar con él la comisión.

En la empresa habéis decidido encomendar esta tarea a María y a Carlos, del equipo de ventas, que de relaciones públicas van genial y creéis que pueden hacer un buen papel. 

Y como os gusta lo sencillo y práctico, todos lleváis encima una tarjeta Pleo para gestionar los gastos de empresa. María y Carlos también, claro. 

María es la encargada de pagar el taxi de ida al aeropuerto para recoger al proveedor y el de vuelta hacia el hotel en el que se hospedará. Al finalizar la carrera, le pide al taxista el ticket y en cosa de 8 segundos ya lo tiene registrado en la app. 

Dan al cliente un rato para relajarse y después se van a cenar. Se repite el proceso anterior, pero esta vez es Carlos quien saca su tarjeta Pleo para pagar; nada más recibe el ticket, le hace una foto y lo registra en la app.

Tras una cena memorable en un buen restaurante de la ciudad, Carlos se ofrece para pagar la cuenta, para deleite del proveedor. Pide la factura a nombre de la empresa y, de nuevo, le hace una foto y la registra en cuestión de segundos.

Al día siguiente, el proceso se repite poco más o menos: esta vez toca masaje con aceites esenciales en un centro de aromaterapia y comida en un Estrella Michelin.

A cada ticket o factura que reciben, María y Carlos sacan el móvil, hacen una foto y se deshacen del papel.

Cuando el proveedor vuelve a su tierra, con una maravillosa sensación de sentirse valorado, no duda en decir que sí al nuevo acuerdo propuesto en una reunión mantenida antes de la comida y el masaje.

¿Y qué se lleva tu empresa?

• La contabilidad hecha, pues los gastos de representación se han registrado automáticamente gracias a las tarjetas y la app de Pleo, desde donde puedes exportarlos a tu sistema contable.
• Un nuevo acuerdo económico con el proveedor, que se traduce en una perspectiva de mejora de los beneficios para los próximos ejercicios económicos del 4 %. Esto es precisamente lo que justifica contabilizar los gastos en la cuenta 627.
• La seguridad y tranquilidad de que no estás cometiendo ninguna irregularidad con la Agencia Tributaria.

Que no es poco, ¿no?

Los gastos de representación no deberían ser fuente de ningún problema, ni para el departamento financiero, ni para cualquier otra persona de la plantilla. 

Empieza a sacarles partido sin la menor complicación, que hemos escrito este post, diseñado las tarjetas Pleo y creado una prueba gratuita precisamente para eso 😊