E-sourcing: el mejor aliado para las compras a proveedores

¿Te has dado cuenta de que la era digital ha llegado a todas y cada una de las cosas que conoces?

En tu vida ya no haces nada sin tecnología 🤔

No necesitas salir a comprar el periódico para estar a la última; con tu teléfono y conexión a Internet es suficiente.

Tampoco necesitas más que un reloj inteligente para monitorear tus horas de sueño o para saber cuánto has caminado hoy.

Pues con las compras de tu empresa puede ocurrir lo mismo.

La tecnología ha llegado para facilitarte las cosas, también con tus proveedores.

Sí, sabemos que el sourcing —sin la «e» delante— es un viejo conocido para ti.

Es el proceso que se utiliza para decidir a quién comprarle, cuándo, cuánto y cómo. 

Pero el e-sourcing va mucho más allá, automatizando y optimizando todo este proceso gracias a la tecnología. 

¿Todavía no sabes a qué nos referimos?

Al lío 💪

Entonces, ¿qué es el e-sourcing?

¿Para qué? 

Para que consigas el mejor precio, valor, términos y condiciones por el mismo bien, servicio o producto 😌

Y lo importante… ¿cómo?

Cambiando por completo la forma que tienes de relacionarte con tus proveedores y de tomar decisiones con respecto a ellos.

Y ofreciéndote —masticada— tal cantidad de información valiosa sobre proveedores, costos, disponibilidad y riesgos financieros y operativos, que te dará ventajas significativas para negociar.

Además, también te ayuda si el mercado cambia —que lo hace—, para que puedas adaptarte a una velocidad de vértigo.

Ojo, no vayas a confundirlo con el e-procurement 🧐

Este se ocupa de la compra de bienes y servicios de manera electrónica, simplificando el proceso de adquisición y de pago.

El e-sourcing, sin embargo, se centra en la gestión integral de los proveedores antes del momento de compra para mejorar todos tus indicadores.

¿Cuánto?

Según los datos de una encuesta realizada a ejecutivos de compras por McKinsey & Company, podrías ahorrar hasta un 40 % anualmente, reducir el tiempo en las transacciones de compra entre un 30 % y un 50 % y disminuir la pérdida de valor hasta un 50 % con e-sourcing.

Unos datos brutales, aunque sabemos que no son aplicables a todas las empresas en la misma medida.

A lo mejor en la tuya son superiores 😏

Ya hemos visto el e-sourcing en términos numéricos; ahora vamos a ver cómo se traducen en la práctica.

Las mil y una funciones del e-sourcing

¿Qué hace un buen software de abastecimiento para transformar la adquisición de mercancías y servicios?

Bienvenido a la chicha del asunto; ahí te va una retahíla de funciones del e-sourcing.

• Gestiona la base de datos de proveedores —con su correspondiente identificación, evaluación y calificación— y también es capaz de seleccionar otros proveedores potenciales, para que no se te escape nada
• Te ayuda a gestionar las solicitudes de propuestas (RFP) y las solicitudes de información (RFI)
• Facilita todo el proceso de envío, recepción y creación de ofertas
• Puede hacer subastas electrónicas en tiempo real entre los proveedores que estén interesados en darte servicios o venderte productos —si quieres—
• Y si no quieres subastar, el e-sourcing te ayuda a hacer un análisis y evaluación de las ofertas que tengas publicadas y a elegir teniendo en cuenta toda la información
• Una vez elijas un proveedor y firmes el CLM —el contratito—, el e-sourcing se ocupará del seguimiento para comprobar que se cumplan los acuerdos que tienes con tus proveedores
• El análisis del desempeño de tus proveedores se hará con base en métricas predefinidas por ti, para poner el foco donde lo necesitas

Una verdadera maravilla.

Teniendo delante de ti justamente los datos que necesitas será muy fácil ver dónde mejorar o tomar decisiones estratégicas 😉

¿Aún no te hemos convencido?

Pues mira a Procter & Gamble —los del H&S y Ariel, entre otros—.

Antes llevaban a cabo sus procesos de forma manual y con muchas dificultades en la identificación de proveedores, con largos ciclos de licitación y falta de visibilidad en los costos.

Después de implementar un software para compras y abastecimiento, lograron una visibilidad cristalina de la cadena de suministro, mejoraron la eficiencia en la selección de proveedores y ahorraron mucho dinero.

¿Por qué no puede hacerlo tu negocio?

Pero espera, que todavía no hemos acabado. 

Queda el plato fuerte del e-sourcing: las ventajas y beneficios de utilizarlo en tu empresa.

Vamos con ellos ✊

Beneficios y ventajas del e-sourcing

Son muchos, por lo que vamos a hacerte una síntesis rapidita. 

#1 Ahorrar tiempo y dinero

¿Qué es exactamente lo que hace que ahorres?

• Evaluar a muchos proveedores en un mismo lugar evitando búsquedas manuales
• Comparar ofertas de manera automática, rápida y eficiente
• Interactuar con tus proveedores y negociar en tiempo real a través de plataformas donde quedará todo registrado, y la comunicación se hará sin burocracia ni esperas
• Minimizar los procesos manuales y hacer, en definitiva, menos papeleos —solicitudes, propuestas, contratos, etc.— así como interconectar el sistema de compras propio con el de los proveedores para transmitir más rápido pedidos y facturas
• Recibir bienes y valores de forma monitoreada, de modo que, con un simple código de respuesta rápida —QR— o cualquier otra técnica quede identificado y procesado todo aquello que compres

En resumidas cuentas: ahorro garantizado con una buena gestión de los proveedores ✌️

#2 Más transparencia en la negociación con los proveedores

Con esto del e-sourcing reina la transparencia, tanto dentro de la empresa como con tus proveedores.

Todos tendrán acceso a las mismas ofertas e información.

Además, el e-sourcing deja un rastro detallado de estas ofertas y de las interacciones; este registro facilita las auditorías y el cumplimiento normativo y de política empresarial.

Y no solo eso: también te permite negociar con tus proveedores de forma fácil y sencilla, pero sobre todo rápida, casi tanto como enviar un WhatsApp.

#3 Adiós barreras geográficas, hola más oportunidades comerciales

Puedes acceder a un mercado más amplio; a proveedores de todo el mundo, si quieres.

Obligas a los proveedores a competir, a ofrecer condiciones más atractivas para ganar contratos, y esto te beneficia en términos de precios y calidad.

#4 Reduce los riesgos y aumenta el control con tus proveedores

La evaluación de proveedores y su gestión es más efectiva con el e-sourcing, y esto hace que la relación con ellos sea más sólida y colaborativa a largo plazo.

Por lo tanto, menos riesgo 🤨

Además, te proporciona una trazabilidad más precisa de los gastos; es decir, control total para que puedas seguir tomando decisiones financieras.

Y te ofrece muuucha más info, para que tomes decisiones informadas de principio a fin.

Por ejemplo, si tienes dos proveedores que ofrecen un mismo producto —un camión— pero uno lo hace a precio más bajo que el otro, a priori puedes pensar que con el más barato sales ganando.

Pero ojo 👀

El más económico quizá no incluya mantenimiento, consuma más o tenga menos vida útil.

O peor aún, se fabrica sobre pedido y va a tardar una eternidad en llegar si es que llega…

Todas estas variables puedes tenerlas controladas con el e-sourcing para que ni el TCO (coste total de lo que compras) ni las condiciones específicas de los contratos jueguen en tu contra.

Por no hablar de que el e-sourcing te da datos clave para evaluar el desempeño de los proveedores. 

¿Cumplen sus acuerdos?

¿Mantienen la calidad que te prometieron? 

Con el e-sourcing todo está bajo control.

#5 Optimiza los procesos de compra

A veces, contestar a la propuesta de un proveedor puede llevar su tiempo.

Entre que la analizas, la comparas con las demás, negocias algún aspecto concreto, evalúas los riesgos y tomas la decisión final, pasa una eternidad.

Tenemos que reconocer que el e-sourcing agiliza y optimiza todos los procesos de negociación.

Mucho, mucho 😌

Al automatizar y digitalizar la mayor parte de las tareas que antes se llevaban a cabo de forma manual como la recopilación de ofertas y la comparación de propuestas, se reducen tiempos, se minimizan errores y se mejora la productividad.

Bien por ti, bien por tus proveedores.

Software para abastecimiento: las mejores plataformas de e-sourcing

¿Ya tienes claras las ventajas del e-sourcing?

Merece la pena, ¿no? 😏

Ahora bien, para implementar el e-sourcing en tu empresa hay que evaluar de cabo a rabo las necesidades de tu negocio.

Definir los objetivos que pretendes lograr con su uso.

Y buscar, analizar y ver cuál de las herramientas y softwares para compras y abastecimiento que hay en el mercado encaja mejor con tus necesidades.

Nosotros te traemos una lista, pequeña pero selecta, de tres plataformas de e-sourcing.

Software e-sourcing #1: Precoro

Una herramienta empresarial diseñada para optimizar y simplificar la adquisición de bienes y servicios en todo el proceso.

Se conecta con todas tus herramientas de contabilidad y ERP y está diseñada para usarse sea como sea tu empresa, ya que se adapta a tu flujo de trabajo.

Software e-sourcing #2: GEP SMART

Un todoterreno provisto de IA.

Te ayuda a optimizar procesos de punta a punta sin dejarse ningún resquicio de por medio.

Proporciona análisis más avanzados en comparación con otras soluciones.

Mejora la toma de decisiones y también ofrece una visibilidad completa de los gastos mientras crea, personaliza y gestiona informes y datos de proveedores.

Tiene muchas opciones de adaptabilidad para que personalices y configures los procesos de compra como gustes 🙌

Software e-sourcing #3: Proqura

Está más orientado a pequeñas y medianas empresas, aunque también es un cañón.

Si destaca por algo es por su capacidad para centralizar, optimizar y analizar procesos de compra.

Una herramienta que permite tener controlados los costos y tomar decisiones estratégicas con datos precisos. 

Desde la automatización de procesos y la racionalización de los flujos de trabajo hasta el procesamiento de facturas, la creación y aprobación de solicitudes de compra o la licitación electrónica.

Se encarga de todo.

Además, es muy fácil de utilizar, reduciendo así la curva de aprendizaje de tu equipo.

E-sourcing y Pleo, grandes aliados empresariales

¿Te ha dado tiempo a analizar cuál es el impacto del e-sourcing para tu departamento de compras y para ti como CFO?

Uno muy graaaande.

Pero para darse cuenta de ello hay que dedicarle tiempo, y no invertirlo en hacer pagos a proveedores, contabilizar facturas, tickets y demás historias.

Pues mal 😒

Deja que haga todo eso por ti una herramienta de gestión de gastos como Pleo.

Desde pagos a tus distintos proveedores hasta registrar las facturas para que no se te escape ninguna —menos facturas extraviadas, más IVA deducible—.

Además, Pleo te ayuda a controlar el flujo de efectivo y está ahí, trabajando solo, para que tengas datos actualizados siempre y puedas tomar decisiones informadas.

No le des más vueltas: transforma tu departamento de compras con e-sourcing y deja que Pleo te ayude con la gestión de gastos 😎