Gestión de facturas de proveedores: cómo aumentar la eficiencia
La gestión de facturas siempre ha tenido su intríngulis para las empresas, así en términos generales.
Que si dónde está la de este gasto, que si esta otra de qué es, que si el IVA de esta es deducible...
Cuando hablamos de la gestión de facturas de proveedores, el asunto cobra especial importancia porque de no hacerlo bien, el drama puede ser mayúsculo.
Empezando por el hecho de que se puede resentir la relación con el propio proveedor, por ejemplo, y sin él... ¿cómo vas a prestar los servicios o vender los productos que dependen de él?
La gestión de sus facturas es algo que no deberías pasar por alto o dejarlo en plan «a ver qué pasa», desde luego.
Y te vamos a contar por qué con algo más de detalle, además de decirte cómo mejorar el procedimiento para la gestión de facturas de proveedores.
Vaaaaamos allá.
¿Gestión de facturas de proveedores? ¿Y eso qué es?
La gestión de facturas de proveedores no consiste solo en recibir un documento, guardarlo y esperar a que alguien lo pague.
Es todo un ciclo que empieza en el momento en que un proveedor emite la factura y termina cuando se aprueba, se paga y se refleja correctamente en la contabilidad y en la tesorería de la empresa.
Sobre el papel parece un proceso sencillo, pero en la práctica puede convertirse en todo un laberinto:
- Que si aprobaciones interminables
- Que si facturas duplicadas que pasan desapercibidas
- Que si retrasos que dañan la relación con los proveedores
- Que si correos que van y vienen para aclarar quién da el visto bueno...
Y os estáis jugando mucho, porque la gestión de facturas de proveedores es un elemento esencial de control.
Un control de facturas de proveedores adecuado garantiza una visibilidad total sobre el gasto real de la empresa, evita riesgos de fraude financiero, asegura el cumplimiento normativo y te permite anticipar problemillas de liquidez.
Cuando la gestión se hace regular tirando a mal, no solo pierdes tiempo: también comprometes los márgenes con recargos por demora, se deteriora la confianza de los proveedores y se complica la toma de decisiones financieras.
Por eso, hoy por hoy la gestión de facturas del proveedor se entiende como un proceso absolutamente estratégico y, como tal, fundamental.
Apostar por la digitalización y la automatización no implica solo reducir el papeleo: es ganar control, mejorar la eficiencia y liberar tiempo para que tu equipo pueda centrarse en lo que aporta valor de verdad.
Y esto es solo el principio...
La importancia de la gestión de facturas de proveedores
En efecto: si no gestionas bien las facturas, quizá de pronto se quede alguna por pagar y tu proveedor se mosquee. Y adiós confianza para, por qué no, conseguir un mejor acuerdo más adelante.
Pero eso es solo el principio 😐
Gestionar de forma óptima las facturas de tus proveedores te convierte en una empresa más eficiente y eficaz.
Agilidad y ausencia de errores, vamos.
Con ellos, en forma de un simple descuido fiscal, pagarías impuestos de más o podría caerte alguna sanción.
Atrás, ¡atrás! ⛔
Así que si le damos la vuelta a la tortilla, tenemos que con una gestión óptima de facturas de proveedores:
- Tu empresa no comete errores... ni invierte tiempo de más en subsanarlos
- Tu empresa es más eficiente... por lo que podrá hacer más en menos tiempo
- Tu empresa paga menos impuestos... por lo que contará con más efectivo para acometer otras acciones y evitará riesgos financieros
- Tu empresa evita las sanciones... por lo que no tendrá gastos inesperados de más que desestabilicen los presupuestos
- Tu empresa mantiene una relación sana con sus proveedores... con lo que podrá buscar mejores acuerdos cuando te lo propongas
- Tu empresa gana visibilidad sobre el gasto real... lo que le permite anticipar posibles tensiones de tesorería y planificar mejor el futuro
Y eso desemboca, de una forma u otra, siempre en lo mismo: en el aumento de la rentabilidad, tu meta final como CFO 🙌
Retos en la gestión de facturas de proveedores
¿Qué podría provocar esos descuidos o el hecho de convertir tu empresa en una cero eficiente?
Al menos en lo que se refiere a la gestión de facturas de sus proveedores, los problemas vienen, sobre todo, de los errores humanos.
Por parte de tu equipo, por ejemplo, que cuando recibe la factura de un proveedor tiene que registrar los datos en el sistema.
Puede equivocarse escribiendo un número del CIF y hala, adiós al IVA deducible y demás problemas que hemos visto antes.
O puede introducir mal el nombre, o la dirección, o la fecha.
Datos en los que también se puede equivocar el proveedor al generar la factura, ojo.
Como no está en tu mano que el proveedor deje de equivocarse, tendrás que implementar un sistema para validar los datos de la factura antes del registro.
Si no, ya sabes lo que pasa: el error entra en el registro y hola problemas.
Más allá de los errores, una gestión de facturación se aleja de ser óptima cuando es leeeenta.
¿Cuánto tarda tu empresa en validar los datos de una factura? ¿Y en procesarla y registrarla? ¿Y en pagarla?
Hazlo sencillo, evita errores y darás con esa gestión deseada tan buena, algo para lo que te vamos a dar unos consejitos extra enseguida.
Las fases del proceso de gestión de facturas de proveedores y cuentas a pagar
Pero antes, ¿qué tal si vemos el proceso completo?
Ya sabes, todo lo que sucede desde que el proveedor te manda la factura y tú la guardas para justificarla si Hacienda te pregunta.
Podríamos decir que los pasos son estos:
- Recibes la factura por los productos o servicios del proveedor
- Compruebas sus datos y la validas
- Si está mal, lo hablas con el proveedor; si no, la apruebas y la registras en tu sistema de control de facturas y gastos
- Se ejecuta el pago a proveedores
- Contabilizas la factura en la cuenta por pagar a proveedores
- Y finalmente archivas el documento, por si te es requerido en un momento dado para justificar ese gasto
Este sería el flujo de trabajo tradicional: mucho papel, facturas en PDF que alguien introduce a mano, validaciones que van de mesa en mesa y correcciones antes de llegar al pago.
Cada paso añade tiempo y abre la puerta a cometer errores.
Hoy en día, afortunadamente, ese recorrido está cambiadísimo.
La gestión de facturas de proveedores más moderna es digital desde el minuto uno:
- Recepción en formato electrónico, pronto a través de los programas de factura electrónica
- Registro automático en la herramienta
- Aprobaciones configuradas con flujos mucho más rápidos.
Y eso deriva en menos errores, más trazabilidad y una visibilidad total e inmediata para el líder financiero.
¡Alegría!
¿Vemos cómo optimizar esa gestión más tradicional?
7 consejos para optimizar la gestión de facturas de proveedores
¿Quieres asegurar una gestión óptima?
Mira, mira.
#1 Lleva un registro al día
Es importante que la gestión se haga en tiempo real.
Nada de dejarlo de lado y en cierto momento del mes dedicarse a ello, que de un día a otro pueden pasar muchas cosas, especialmente en las empresas más grandes.
Se trata de contar con un sistema que te permita controlar las facturas de los proveedores conforme lleguen.
Así pagarás todas las facturas cuando debes, no te saltarás los acuerdos y conocerás los gastos derivados de los proveedores en tiempo real.
Y esa información para ti es oro, porque te permitirá manejar los hilos y evitar que la empresa se quede de repente sin efectivo en la caja.
Todo lo relativo a los gastos, tanto los que vienen de los proveedores como los que no, ya sabes: al día.
#2 Establece un sistema de validación de las facturas
Uno que te permita aprobar o desestimar rápidamente las facturas que recibes de tus proveedores.
¿Vienen con errores?
Las devuelves antes de que entren en el sistema.
¿Vienen correctamente?
Las procesas sin demora, haciendo el pago a tiempo y respetando el acuerdo que tienes con tus proveedores, que debería ser sagrado aunque la ley contemple 60 días para cada pago.
¿Sabes dónde podría quedar definido dicho sistema?
En efecto: en las políticas.
#3 Define unas políticas de gestión de proveedores
Que contenga los mandamientos de todo aquello relacionado con los proveedores:
- Cómo se comprueban y validan las facturas de los proveedores
- Cómo se registran en el sistema de control de gastos
- Cómo se aprueban y ejecutan los pagos
- Cómo se contabilizan los gastos y cómo se almacenan las facturas
- Cómo se hace la evaluación de proveedores
- ...
Defínelas con el fin de asegurar una gestión de proveedores óptima, siendo la gestión de facturas una parte muy importante de la relación.
#4 Automatiza los flujos de aprobación
No todas las facturas deben pasar por las mismas manos.
¿Cómo verías establecer algunas reglas de validación y aprobación de facturas?
Las pequeñas pueden aprobarse directamente en el departamento que las reciba, mientras que las de mayor importe quizá deban escalar hasta lo más alto de finanzas.
Configurar circuitos de validación automáticos permite que cada factura siga su camino sin bloqueos ni correos cruzados.
Así evitas cuellos de botella y aseguras que cada gasto recibe el nivel de control que corresponde.
#5 Integra la gestión de facturas con tu software contable o ERP
Que las facturas no vivan en un sistema aislado.
La integración con contabilidad y el software ERP evita duplicar registros, mantiene la información coherente en todas las áreas y facilita que los informes financieros reflejen la realidad al minuto.
Además, cuando tesorería, compras y contabilidad trabajan con los mismos datos, desaparecen las típicas discusiones sobre cuál es la versión correcta.
Un único sistema, una única verdad.
#6 Mide y mejora la experiencia de tus proveedores
No lo olvides: detrás de cada factura hay una relación.
Si tu proveedor cobra puntual y sin incidencias, confiará más en tu empresa y estará dispuesto a ofrecer mejores condiciones.
Por eso conviene medir aspectos como el período medio de pago a proveedores, el número de facturas devueltas o las incidencias en la validación.
Son indicadores o KPIs financieros sencillos que te dicen si tu gestión interna está afectando —para bien o para mal— la experiencia de tus proveedores.
#7 Súmate a la digitalización de las facturas de los proveedores
¿Qué es una factura de un proveedor? Según qué casos, puede ser un papel, un documento digital o incluso una factura electrónica.
Pronto todas tendrán que ser electrónicas.
¿Tienes proveedores que aún te envían las facturas en papel?
Mientras no se actualicen y se pasen a la factura electrónica, lo suyo es que cuentes con un sistema de digitalización.
Lo más básico es que introduzcas los datos en una plantilla propia, la generes en un documento digital y el papel lo conserves en un lugar seguro.
Eso te ayudará con el control, pero va totalmente en contra de la eficiencia que estamos buscando.
Lo ideal es que des con un sistema de digitalización automático que te ahorre tiempo y lleve los datos del papel al mundo digital... y te permita deshacerte del papel.
¿Eso existe?
Sí, existe, y te lo contamos enseguida, tras hablar de las automatizaciones.
La digitalización y automatizaciones, claves
Sí, la automatización propia de la digitalización de procesos es esencial para mejorar la eficiencia en la gestión de facturas.
¿Por qué?
Porque automatizar significa reducir al mínimo —por no decir eliminar en su totalidad— los errores humanos de los que hablábamos antes.
La automatización del proceso de gestión de facturas de proveedores te permite, por ejemplo:
- Registrar los datos de la factura en cuestión de segundos
- Programar el pago de las facturas de tus proveedores para que se haga de forma automática cuando decidas
- Exportar los gastos de los proveedores a tu programa de contabilidad
- Guardar la factura en un espacio online seguro también sin esfuerzo
- Hacer seguimiento de las facturas registradas: cuál está pagada, cuál no, fechas, etc.
Y todo esto es gracias a la tecnología, que lleva por bandera la automatización de procesos, entre ellos la automatización de facturas de proveedores.
Y la digitalización de la que hablábamos también se puede agilizar mucho... ¿vamos con ello?
Pleo, tu as en la manga para la gestión de facturas de proveedores
¿Cómo agilizas todo un proceso de digitalización de facturas de proveedores?
Tienes que registrar los datos de la factura tras validarla, contabilizarla y guardarla.
¿Cómo consigues que todo ese proceso de gestión y control de facturas fluya?
Con una herramienta como Pleo, uno de los sistemas de gestión de facturas de proveedores más cañón. De hecho, tu mejor pareja en esto del control de proveedores y sus facturas ✌️
¿Y eso?
Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria.
Si cuando recibes la factura de un proveedor en papel le haces una foto con la app del móvil, hágase la magia: el documento digital resultante cuenta como justificante de pago para Hacienda.
Y el papel lo puedes tirar al contenedor de reciclaje, que a Hacienda con esa foto le vale ♻️
¿Así de fácil?
Así de fácil, sí, y los gastos quedarán debidamente registrados, listos para ser parte del control presupuestario junto al resto de tipos de gastos de empresa.
Pleo también te permite automatizar los pagos de las facturas, por lo que eso también lo tienes asegurado.
¿Y la contabilización del gasto? También, porque Pleo se integra con tu software de contabilidad en un pispás y hala, cuentas a pagar actualizadas.
¿Y la gestión de la factura? ¿Dónde se almacena?
Eso también lo resuelve Pleo: con su módulo de gestión de facturas no te dejarás ninguna de camino y se conservarán en un espacio online seguro.
¡Pero bueeenooo! Pues vaya con Pleo, ¿no?
Al actualizar los registros de facturas en tiempo real, automatizando casi todo el proceso, al loro:
- Evitarás pagos duplicados
- Te aseguras de hacer los pagos cuando toca, evitando penalizaciones o que la relación con los proveedores se deteriore: la gestión de pagos a proveedores será impoluta
- Tienes una visibilidad total de los gastos relativos a tus proveedores, por lo que puedes tomar decisiones informadas
Y como ya hemos visto, el premio gordo viene tras asegurar todo eso: el aumento de la rentabilidad.
Ya sabes dónde es: en la gestión de facturas de proveedores con el software para control de gastos de Pleo.
