Aprobación de facturas: cómo optimizar el proceso con un workflow y tecnología
Gestionar las facturas que recibe una empresa puede ser sencillo si el volumen es pequeño, pero en cuanto este crezca... caos ☠️
¿Cómo se validan 300 facturas que llegan por distintos canales?
¿Y cómo se pagan?
¿Y almacenan?
Lo suyo es que pasen por un proceso interno, a veces algo engorroso, que implica validaciones, revisiones y autorizaciones.
Se conoce como proceso de aprobación de facturas, y si no está bien gestionado puede generar retrasos, errores en los pagos o incluso incumplimientos legales.
Vamos a ver cómo funciona, cómo optimizarlo y por qué un buen workflow y el uso de tecnología financiera marcan la diferencia en tu gestión financiera.
¿A qué nos referimos con el proceso de aprobación de facturas?
Es el conjunto de pasos que sigue una factura desde que llega a la empresa hasta que se autoriza su pago.
Fácil, ¿no?
No es lo mismo que el proceso de facturación de una empresa, que es el que se sigue al emitir facturas, ojo.
En el proceso de aprobación hablamos de procesar facturas recibidas de proveedores, y validarlas antes de ejecutar ningún pago.
Gestionar correctamente este proceso es esencial para garantizar que no se aprueban facturas duplicadas o con errores. También permite controlar mejor los gastos, cumplir con los plazos de pago y mejorar la relación con los proveedores.
En entornos con mucho volumen de negocio, automatizar o estructurar el procesamiento de facturas no es solo recomendable, sino más que necesario.
El proceso de aprobación de facturas, paso a paso
Obviamente, el proceso completo de aprobación de facturas varía en función de las necesidades de cada empresa, pero en términos generales, los pasos más comunes son estos:
- Recepción de la factura: puede llegar por correo electrónico, programa de facturación o incluso en papel. Es aquí donde empieza el proceso de recepción de facturas en todas las empresas.
- Registro en el sistema: se introduce en la herramienta de contabilidad o ERP. Si se hace de forma manual, ojito, que ya se pueden generar cuellos de botella.
- Validación: se revisa que la factura no tenga fallos, el importe pactado, los impuestos bien aplicados, etc. Si no, cuidado con el IVA deducible.
- Aprobación interna: uno o varios responsables dan el visto bueno. En empresas más grandes, este paso suele implicar varios niveles jerárquicos, lo que se traduce en más posibilidades de generar atascos.
- Contabilización y archivo: una vez aprobada, la factura se contabiliza en el sistema. Ya forma parte del proceso contable y queda lista para pago.
- Pago: se emite el pago dentro de los plazos establecidos, cerrando así el proceso de pago de facturas.
Y aquí tenemos que hacer un pequeño inciso, porque... ¿qué va a pasar con la aprobación de facturas... si hablamos de la nueva factura electrónica?
La aprobación de facturas y la llegada de la nueva factura electrónica obligatoria
La entrada en vigor de la nueva factura electrónica obligatoria en España, impulsada por la Ley Crea y Crece, va a suponer un cambio estructural para las empresas en sus procesos administrativos y financieros.
Ya no será cuestión de enviar o recibir facturas en PDF: hablamos de formatos estructurados, automatización de facturas y una trazabilidad total.
En algún momento de 2027, todas las empresas tendréis que emitir y aceptar facturas electrónicas en formato estructurado a través de plataformas habilitadas en acuerdos B2B.
Este cambio afecta de lleno a tu proceso de recepción de facturas y a la forma en que las organizaciones deben gestionarlas y aprobarlas internamente.
Hasta ahora, muchas empresas dependían de correos electrónicos, archivos adjuntos, validaciones manuales y procesos cero homogéneos.
Pero este nuevo escenario exige:
- El procesamiento automático de facturas desde su entrada hasta su archivo
- Que cada factura se registre automáticamente en el sistema, sin intervención manual
- Que se garantice la integridad y autenticidad del documento electrónico durante todo su ciclo de vida
- La existencia de un workflow definido y auditable, donde quede constancia de cada intervención: quién la recibe, quién la valida, quién la aprueba...
Además, al estar centralizadas en los programas de factura electrónica, Hacienda tendrá visibilidad total sobre el estado de los pagos y la trazabilidad del proceso.
Aunque el cambio pueda parecer complejo, lo cierto es que es una oportunidad enorme para digitalizarse de verdad. Implementar un sistema de procesamiento automático de facturas no solo te ayudará a cumplir con la ley, sino a reducir errores, mejorar la eficiencia y tener un mayor control financiero.
La clave está en adelantarse y preparar desde ya los sistemas de recepción, validación y aprobación de facturas electrónicas.
Las empresas que lo hagan con tiempo ganarán en agilidad, competitividad y tranquilidad cuando el cambio sea obligatorio para todos... así que ya sabes.
El papel del workflow de facturas
No te asustes, que suena a técnico, pero para nada.
En esencia, se refiere a algo muy sencillo: una secuencia de pasos definidos que permiten gestionar un proceso de forma estructurada, repetible y controlada.
En el caso de la gestión de facturas, un workflow de aprobación indica quién debe revisar, validar o autorizar cada documento, en qué orden y en qué condiciones.
Y tú dirás... ¿por qué es tan importante contar con un workflow bien diseñado?
Pues porque evita que las facturas se pierdan por el camino, se queden olvidadas en una bandeja de entrada o dependan del seguimiento manual de un único responsable, que al final ya sabes lo que entraña: cuello de botella.
También impide que se paguen facturas con errores o aún peor, que no deberían haberse aprobado.
Que sí, que sí, que los workflows son una maravilla y en el proceso de facturación no iba a ser menos.
Batería final de ventajas para acabar: ¿qué más permite un buen workflow de facturas?
- Establecer rutas claras según el tipo de gasto, proveedor o importe
- Configurar alertas y recordatorios automáticos para que no se acumulen aprobaciones
- Asignar responsabilidades por equipo, y no necesariamente por persona
- Trazar cada acción: quién ha aprobado, cuándo y con qué comentarios.
Además, un workflow no tiene por qué ser complejo.
Puede empezar siendo una estructura sencilla tipo «facturas menores de 500 €, las aprueba directamente el responsable del equipo; mayores de 1.000 €, pasan por el área financiera; más de 5.000 €, requieren doble validación».
Pero el rendimiento de verdad llega cuando este workflow se automatiza con tecnología.
Con ella, el workflow deja de ser un esquema en un papel o una política interna, convirtiéndose en un sistema activo que guía, registra y agiliza cada paso del proceso.
Al final, el objetivo no es solo pagar facturas a tiempo, sino hacerlo con control, transparencia y sin desgastar al equipo en tareas administrativas.
Y ahí es donde el workflow de facturas, combinado con tecnología financiera, marca la diferencia entre una gestión normalita y una estrategia financiera sólida.
Cómo optimizar el proceso de aprobación de facturas y reducir el tiempo
Optimizar la aprobación de facturas no solo implica revisar menos, sino revisar mejor.
Es cuestión de reducir tareas repetitivas, ganar visibilidad y evitar los terribles cuellos de botella que tanto afectan a los procesos de aprobación, ralentizándolos hasta la eternidad.
¿Y cómo lo haces mejor?
Va, vamos con unos consejos o claves para mejorar el proceso que hemos visto antes.
Establece responsables claros
Una de las principales causas de retraso es la indefinición: nadie sabe bien quién debe aprobar qué.
Define con claridad los roles y niveles de autorización según el importe, proveedor o tipo de gasto asociado a la factura.
Así evitarás que las facturas se estanquen en correos olvidados y deriven en algo peor.
Centraliza la recepción de facturas
Cuando cada persona recibe las facturas por su cuenta, el control es complicadísimo.
Centralizar la recepción —ya sea a través de una bandeja de entrada única o un sistema integrado— permite gestionar mejor los tiempos, asignar tareas de forma ordenada y aplicar validaciones desde el primer paso del proceso.
Automatiza validaciones básicas
No necesitas que alguien revise si el NIF está bien, si falta el número de pedido o si el IVA está bien calculado.
Esas validaciones pueden automatizarse fácilmente, lo que liberaría a tu equipo de tareas muy mecánicas. Así, podrá concentrarse en los casos en los que sí se requiere su intervención.
Define reglas de aprobación simples y escalables
Por segunda vez: un buen workflow no tiene por qué ser complicado.
Basta con establecer reglas claras: por ejemplo, hasta 500 €, lo aprueba el jefe de equipo; entre 500 € y 2.000 €, pasa por finanzas y más de eso, requiere doble validación.
Lo importante es que el flujo se adapte al crecimiento de la empresa, sin volverse un laberinto en el que se pierda toda persona que participe en el proceso de aprobación de facturas.
Elimina el papel cuanto antes
Digitalizar no es solo escanear facturas para contabilizar.
Significa trabajar en entornos donde los documentos se reciben, validan, aprueban y archivan de forma íntegra dentro de un sistema completamente digital.
El papel ralentiza, se pierde y no deja ninguna trazabilidad.
Además, será insostenible con la entrada de la factura electrónica obligatoria cuando te facturen tus proveedores.
Integra el proceso con tu contabilidad
Los procesos se alargan mucho cuando trabajas con sistemas desconectados unos de otros.
Si tu workflow de aprobación no está integrado con el ERP o con tu programa de contabilidad, acabarás repitiendo tareas y el ahorro de tiempo será solo un espejismo.
La integración con esos programas permite que, una vez aprobada, la factura pase automáticamente a contabilidad y se contabilice correctamente sin necesidad de que intervenga nadie.
Y para muestra, un botón. Hemos elaborado un estudio en el que han participado más de 3.000 empresas europeas y adivina: los equipos financieros utilizan una media de 6,6 herramientas financieras, pero de ellas… no se integran casi la mitad.
Apóyate en la tecnología adecuada
La mejor manera de ganar agilidad en el proceso de aprobación es dejar de depender de las acciones manuales.
Afortunadamente, hoy en día hay herramientas que automatizan gran parte del proceso, desde la recepción hasta la aprobación y la integración con contabilidad.
Pásate por esta lista de herramientas financieras y elige.
Aunque si quieres la mejor de las mejores para optimizar el proceso de aprobación de facturas, vaaaaamos con ella 👇
Pleo, tu aliado en la aprobación de facturas
Si estás buscando una solución para simplificar de verdad el proceso de aprobación de facturas, la respuesta está en Pleo.
¿Pleo?
Mira, mira 👀
Desde el momento en que una factura entra en la empresa, Pleo se encarga de automatizar cada paso: recepción, categorización, asignación a responsables, aprobación y contabilización.
¿Quieres que una factura menor de 500 € la apruebe el jefe de equipo?
¿Y que otra, de mayor importe, pase por finanzas?
Puedes configurar el flujo como quieras, y el sistema se encargará de aplicarlo de forma automática.
Los responsables reciben notificaciones, aprueban desde la app o el ordenador y todo queda registrado, sin necesidad de perseguir a nadie por correo.
Además, la integración con tu software contable hace que las facturas aprobadas se contabilicen automáticamente. Sin duplicar tareas, sin errores y sin papel.
Todo esto te dará visibilidad sobre todos —todos, de verdad— los gastos, te facilitará el control presupuestario y evitará sorpresas desagradables.
¿Cómo lo ves?
¿Te animas entonces con la gestión de gastos a lo Pleo para la aprobación de facturas de tu empresa?
