Escanear facturas para contabilizar: cómo digitalizar facturas para mejorar el proceso contable

Hacer la contabilidad de la empresa con facturas en papel, ¿bien o mal?

Mal no, fatal: la intervención humana en una tarea tan tediosa deriva en errores seguro. Y los errores traen sanciones, tiempo para enmendarlos y disgustos 🫤

Pasamos a la siguiente opción: hacer la contabilidad de la empresa con facturas digitales, ¿qué tal?

Pues algo mejor, pero solo algo: si la factura digital no es más que un PDF y hay que pasar todos sus datos a los libros contables a mano, mal asunto por lo mismo de antes 😕

La tercera alternativa es la buena: tienes las facturas en digital, pero cuentas con un sistema para leer sus datos y que estos pasen a formar parte de la contabilidad.

Y tú, como mucho, solo tienes que revisar que todo el proceso haya ido bien.

Sí, esa es la mejor opción, de largo. No hay gasto que se escape, ni pie a cometer errores y el ahorro de tiempo es considerable.

Lamentablemente, esa tercera opción requiere que tengas todas las facturas de tus gastos en digital, como si fueran facturas electrónicas.

¿Y si a alguien de tu equipo le dan un ticket en un restaurante al invitar a cenar a un cliente?

¿Cómo incluyes ese gasto de representación en tu contabilidad «a lo pro», donde la intervención humana sea mínima?

Pues contando con un método efectivo para escanear facturas... y contabilizarlas llegado el momento, toooodo de forma automática, con un software.

Y justo de eso vamos a hablar: de lo genial que es escanear facturas con programas homologados para ello y combinarlos con software de contabilidad.

Y de cómo deberías proceder en caso de querer subirte al carro, claro; aquí sieeempre prácticos 🤗

Vamos allá, venga.

La importancia de escanear y digitalizar facturas

¿Y si... y si no lo hicieras?

¿Y si esa factura en papel la tienes que procesar a la antigua?

Y aunque fuera una factura digital en PDF por alguna herramienta que pagas, ¿qué pasaría si tuvieras que pasar todos los datos a mano a tu software de contabilidad?

Que la productividad de tu equipo estaría por los suelos, porque los procesos serían de todo menos ágiles.

Leer tickets, teclear números en el ordenador, bases imponibles, IVA... y el IVA en España ojo, que puede darte más trabajo en función del tipo que sea.

Y luego la factura en papel, a ver dónde la guardas, ¿no? 

¿En una carpeta, esperando a que pasen unos años y puedas deshacerte de ella? 

¿Y si quieres consultarla en un momento dado para hacer una proyección financiera?

No, no y no: la digitalización de facturas te regala productividad, eficacia por la ausencia de errores, agilidad en la responsabilidad de todas las personas implicadas y la posibilidad de consultar datos en tiempo real desde cualquier parte del mundo. 

Pues al loro, que al avanzar hacia la integración de esos datos extraídos en la contabilidad de tu empresa... subimos la apuesta 👌

Los beneficios de escanear facturas para la contabilidad

El premio gordo está aquí, cuando unes lo más primitivo —datos en un papel físico o un PDF— con el proceso más tedioso conocido por tu equipo: la contabilización de facturas.

¿Cómo contabilizar una factura?

Ya sabes: generando asientos, rellenando columnas de «debe» y «haber» como si no hubiera un mañana y cuadrando números hasta el último céntimo 🥱

Automatizar eso, insistimos, es toda una bendición para los equipos de contabilidad y finanzas de las empresas. Y lo sabes.

Obviamente, porque la integración de datos a mano te la ahorras gracias a una maravilla tecnológica conocida como OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que lee la información alfanumérica de las facturas digitales con precisión en cuestión de segundos.

Con esa angustiosa primera parte de la contabilidad automatizada, los «extras» son coser y cantar.

Como el cálculo de impuestos, el control de gastos, o la elaboración de reportings financieros, que obtendrás en apenas unos clics.

¿Y al final de los finales?

Pero de los finales de verdad: con los datos contabilizados de forma automática, los impuestos presentados sin errores y la información dispuesta para ti en un programa de contabilidad.

Pues ahí ya solo queda darle un aplauso a los beneficios definitivos: la optimización del Impuesto de Sociedades, del IVA deducible y de la rentabilidad de la empresa.

¡Viva el escaneo y la contabilización automática de facturas! 🫶

Cómo escanear facturas para contabilizar

Cuando contabilizas tienes que declarar lo que ganas y lo que gastas.

Lo que ganas lo facturas, y en 2026 como tarde estarás haciéndolo con la factura electrónica, por lo que de esa parte nos olvidamos.

Ya tendrás los datos de tus facturas emitidas metidos en un programa —te pedirán que utilices un software homologado por Hacienda—, y con eso... a contabilizar de forma ágil y sin errores con tu programa de contabilidad.

Pero vamos a los gastos, que es ahí donde está la carnaza 😂

¿Qué tipo de justificantes de pago puedes recibir cuando tu equipo tiene algún gasto de viaje, por ejemplo?

Pues tienes de dos tipos: las facturas con formato estructurado —XML, EDIFACT y todo eso, que solo pueden leer cierto tipo de programas y tecnología— y las que lo tienen sin estructurar, que vienen a ser los PDF de toda la vida.

Y los tickets físicos, claro, que escaneas para convertir en una de las dos opciones anteriores.

Los formatos estructurados ya los puede leer el software de contabilidad, así que tu objetivo es llegar a ellos a partir de papeles físicos o documentos digitales sin estructurar.

¿Y cómo lo haces?

Escaneando con la tecnología de digitalización OCR para facturas que te decíamos antes.

Luego, envías los datos de la factura a tu software de contabilidad y los integra en tus libros contables automáticamente.

Facilito, facilito, aunque seguramente te hayan surgido algunas dudas.

A ver si podemos resolverlas, va.

Requisitos de las facturas digitalizadas homologadas

Cuando tienes un ticket en papel o una factura en PDF, para llevártelo a tu software de facturación tienes dos opciones: escanear con un programa homologado o con uno que no lo está.

¿Quién homologa?

La Agencia Tributaria, que aquí mismo tiene un listado enorme de programas homologados entre los que elegir 🙃

Si usas una aplicación para escanear facturas homologada, lo bueno es que podrás deshacerte del documento original.

Si no lo haces, tendrás que conservar el documento original —en papel o digital—, porque Hacienda podría pedírtelo en alguna investigación.

Ojo con eso, así pues: digitaliza facturas de empresas que son gastos sieeeempre con un programa homologado de la lista.

Y como ese no era un requisito en sí, ¿cuáles hay realmente para el documento final?

• Que tenga un formato homologado: ISO 19005PDF/A, PNG, JPEG 2000, PDF a partir de la versión 1.4, o TIFF 6.0 o superior
• Que la resolución sea de un mínimo de 200 píxeles por pulgada
• Y que contenga una firma digital

Si una factura digitalizada no cumple con esos tres requisitos, no sirve.

Y si sí que cumple, pero no está digitalizada con un software homologado, el original tendrás que conservarlo a la fuerza. 

¿Escanear facturas a Excel? ¿A PDF?

Hablemos de formatos.

¿Es posible escanear facturas a Excel? Es decir, escanear una factura impresa y de pronto, tener una tabla de Excel con los datos.

Pues sí, se puede, aunque luego tendrás que ver qué haces con esa tabla de Excel, que ya sabemos que no es la mejor amiga de la productividad financiera 😐

Para escanear, puedes utilizar el teléfono móvil, haciendo el escaneo con la propia aplicación de Excel de Microsoft.

¿Y el PDF?

Un PDF lo obtienes escaneando una foto con cualquier programa de escaneo. 

Pero si recuerdas los requisitos, tienes que obtener una resolución mínima de 200 píxeles por pulgada, algo que dependerá de la calidad de la cámara del móvil.

Y tendrá que estar firmada digitalmente y, obviamente, tendrás que conservar el documento original, al no haber utilizado un software homologado 😞

¿Escanear con el móvil?

Cuando hablamos de escanear facturas para contabilizar lo primero que nos viene a la mente es el móvil.

¿Se puede escanear facturas con el teléfono móvil?

Pues claro, pero tendrás que gestionarlas después para que cumplan los requisitos en caso de hacerles una simple foto desde la cámara.

O eso, o puedes utilizar un programa homologado para el escaneo de facturas, que te dará resultados que necesariamente cumplen con los requisitos que veíamos antes.

Es una forma que tiene la Agencia Tributaria de asegurarse de que las facturas escaneadas aportadas cumplen con los requerimientos mínimos.

Así que olvídate de escanear facturas con una simple foto de la cámara, que eso de productivo no tiene naaaada por todo lo que hay que hacer después, y así nunca podrás deshacerte del documento original.

¿Y luego? ¿Cómo se integran los datos con el software de contabilidad tras el escaneo?

Damos por hecho que ya tienes la factura escaneada 😌

Cuentas con un documento que cumple con los requisitos y los datos están dispuestos para ser contabilizados.

¿Cómo lo haces?

Pues tendrás que elegir programa de contabilidad, registrarte e importar los datos de las facturas «homologadas».

O si quieres hacerlo más corto todavía, que eso ya es el no va más, puedes buscar una solución total homologada por Hacienda para escanear que se conecte con tu programa de contabilidad actual.

Así, en cuanto le des clic a «exportar», toooodos los datos se volcarán en tus libros contables. Los asientos se crearán en segundos y no tendrás que hacer nada de nada.

Bien así, ¿no? 👏

Pero para eso... tendrás que elegir un programa homologado para escanear que, además, ofrezca opciones de conectividad con softwares de contabilidad.

¿Los hay?

Los hay; mira, mira 👇

Aquí Pleo, ideal para escanear facturas para contabilizar

Recuperando la lista anterior de soluciones homologadas para escanear, en la página 7 llegas a Pleo.

Pleo es un programa de gestión de gastos de empresa que, además del escaneo, te regala productividad a raudales.

Si alguien de tu equipo se va de cena con un cliente, lo que tiene que hacer es pagar con la tarjeta de empresa de Pleo.

A continuación, le hace una foto al ticket que reciba empleando la app para escanear la factura simplificada.

Y como Pleo es una app homologada, tira el ticket a la basura —de reciclaje— y sigue a lo suyo 😊

Tu equipo de contabilidad registra el gasto en tiempo real, que pasa a estar disponible para ti en una plataforma en la que podrás visualizarlo a tu antojo.

¿Por categoría?

¿Por equipo?

Sea como sea, lo tienes a mano en tiempo real para tomar decisiones informadas... y tu equipo de contabilidad cuenta con él —y el resto de tipos de gastos— en el sistema.

Para llevárselos al software de contabilidad, ¡sorpresa!, Pleo se conecta con él y exporta los gastos en segundos, con un par de clics.

Porque Pleo se conecta con casi todo, haciendo que optimices tu calendario fiscal a partir de los gastos y lleves la rentabilidad hasta el infinito y más allá 🚀

Es más: ¿ha conectado contigo?

Pues es por aquí: escanear facturas para contabilizar y la gestión de gastos nunca dio taaanto de sí 🙌