Automatización de facturas de proveedores: beneficios y cómo hacerlo
Ay de las facturas de los proveedores, ¡ay!
Tema delicado donde los haya, especialmente porque los proveedores de tu empresa son una de las claves para que los objetivos se cumplan y todo marche.
Y si tienes problemas de facturación con ellos, olvídate.
Tienes que asegurar un proceso fluido en todo lo relativo a la facturación de proveedores; eso es así.
¿Y cómo lo logras?
Pues tomando cartas en el asunto, que como líder estratégico es tu responsabilidad dar ese paso.
¿Nuestra sugerencia?
Que lo des en dirección a la automatización, tu mejor aliada —de largo— para la gestión de facturas de proveedores.
Qué, ¿nos ponemos al lío?
Automatización de facturas de proveedores, allá vamos.
Los problemas de llevar la gestión de facturas de proveedores manualmente
Vamos a empezar por el lado contrario a la automatización: el de realizar el proceso manualmente.
Hablamos de gestionar la factura del proveedor de este producto o aquel servicio de forma completamente manual.
El proveedor envía la factura, alguien de tu empresa la recibe, se la pasa a la persona responsable, la valida, aprueba el pago, emite una orden para hacerlo... y ya solo queda contabilizar la factura del proveedor.
Dicho así, en un parrafito, está muy bien. Parece simple.
Pero no, no lo es ni de lejos.
¿Qué dices del coste que lleva implícito este proceso? Coste de tiempo y, por ende, económico, lo que repercute en el flujo de caja.
¿Y del hecho de que tus diferentes proveedores te hagan llegar las facturas desde distintos medios y estas tengan, cada una, su propio diseño y estructura?
Ojo con eso: si os envían ocho facturas al mes por email, dos vía fax y tres se han de descargar desde la web del proveedor (por ejemplo, si se trata de suscripciones a SaaS), ¿podrás reunirlas todas sin dejarte ninguna?
¿Y si hablamos de 90 facturas al trimestre y añadimos al listado de fuentes los correos electrónicos de varias personas?
Oooojo con eso. Y claro, si son facturas de proveedores diferentes, lo normal es que sean distintas. Los datos aparecerán de otra forma... que no pasa nada, pero es obvio que habría que dedicar algo más de tiempo.
Un tiempo que no dedicas automatizando las facturas de tus proveedores.
Sin esa automatización, también careces de control: en los gastos, en las cuentas por pagar, en el flujo financiero... y el control —de facturas, de gastos, de todo— es algo esencial para un líder financiero o CFO.
Oye, ¿y la visibilidad? Cuando se gestionan las facturas manualmente, para revisarlas o consultarlas hay que hacer un esfuerzo extra, pueden aparecer facturas duplicadas o, peor, pagos a proveedores a destiempo.
Y eso son sanciones.
¡Horrorrrrr!
El procesamiento automático de facturas de proveedores
Sí, gestionar las facturas de proveedores a mano es un deporte de riesgo.
Correos, adjuntos, aprobación de facturas, errores en la introducción de datos… y un sinfín de pasos que consumen tiempo y reducen la visibilidad del gasto.
El procesamiento automático de facturas nace precisamente para eliminar ese caos.
En lugar de depender de tareas humanas repetitivas, el sistema reconoce, clasifica y contabiliza cada factura de tus proveedores de manera automática, desde su recepción hasta el pago final.
¿Qué es la automatización de facturas, entonces?
Es el proceso mediante el cual la empresa sustituye la gestión manual por un flujo digital: el sistema detecta las facturas entrantes —de tus proveedores en este caso—, extrae sus datos y los integra en el software contable o de gestión de gastos.
Así, los responsables solo supervisan y aprueban, en lugar de picar datos línea por línea.
Esta digitalización de facturas de proveedores no solo ahorra tiempo: permite mantener una trazabilidad completa del gasto, evita errores humanos y crea una base de datos centralizada que puedes consultar o auditar en segundos.
En términos más amplios, el proceso de automatización de facturas conecta estos tres pasos:
- La recepción de las facturas —por correo, PDF o formato electrónico—
- La extracción automática de los datos relevantes —proveedor, concepto, IVA deducible, importe...—
- La aprobación y contabilización dentro del sistema financiero, sin intervención manual
Es decir, un sistema automatizado transforma la gestión de facturas en un flujo inteligente, donde la tecnología hace el trabajo repetitivo para que tu equipo se pueda centrar en el análisis y la estrategia financiera.
Beneficios de la automatización del proceso de facturación de tus proveedores
Agárrate, que vamos con uno de los platos fuertes.
¿Qué ventajas y beneficios tiene la automatización del proceso de facturación de tus proveedores?
Pues que ganas en visibilidad durante todo el proceso. Es decir, sabes exactamente cuánto gasto implica, si se han hecho ya los pagos o no... y esa información te ayuda a reducir el riesgo financiero de quedarte sin flujo de efectivo.
También en agilidad durante el proceso de validar la factura, aprobarla o rechazarla.
Evitas, asimismo, pagar a destiempo; si lo haces, cumplido el plazo de vencimiento, te la juegas a que tu proveedor te pida intereses —aquí te hablamos sobre control de pago a proveedores—... y lo que sí que pasa seguro es que la relación se resiente.
¿Y los pagos duplicados qué? Ya sabes: llega una factura y la reciben dos personas de tu equipo, y como no tenéis el proceso bien automatizado, termináis haciendo el pago dos veces.
Por ejemplo, ¿eh? Que situaciones en las que se pueden pagar dos veces una factura hay muchas.
Otro gran gran graaaan beneficio: la ausencia de errores.
Ya sabes: los típicos errores leyendo datos o picando tecla al pasarlos a tu sistema de gestión de gastos. La automatización hace ese traslado de datos por su cuenta, así que los errores desaparecen.
Que te tocará hacer una revisión y validación rápida, sí, pero el resultado queda libre de errores terribles que acaben afectando a la contabilidad.
Y no queremos tener a la Agencia Tributaria llamando al timbre, ¿no?
También te dará completamente igual el formato en el que te envíen la factura, así como el canal.
¿Por email? ¿Por fax? Sea como sea, automatizar el proceso —te lo contamos enseguida— te permite centralizar la recepción y extraer la información exacta sin apenas intervención humana.
Sin importar la estructura del documento; si la información está en la factura, el sistema la extrae y te la presenta en bandeja.
Eso, obviamente, dispara los niveles de productividad del equipo financiero, algo en lo que también influye el hecho de poder acceder a las facturas en cualquier momento, desde cualquier lugar.
En tiempo real, además.
¿Ves como era un plato fuerte?
Como son tantos, aquí van bien listaditos los grandes beneficios de la automatización del proceso de gestión de facturas de proveedores:
- Mayor visibilidad y control del flujo de caja
- Procesos más ágiles y sin errores manuales
- Cumplimiento de plazos y políticas internas sin esfuerzo
- Prevención de pagos duplicados y errores contables
- Centralización de toda la información en un único sistema
- Más productividad de tu equipo
- Trazabilidad en tiempo real
Sigamos.
El proceso de gestión de facturas de proveedores
¿Qué buscamos?
¿Y más concretamente?
Automatizar todo el proceso relacionado con las facturas y gestión de pagos a tus proveedores.
¿Y este cuál es?
En términos generales, podríamos decir que el proceso de gestión de facturas de tus proveedores es este:
- El proveedor le envía la factura en el formato que sea a tu empresa, por el canal que sea también
- Alguien de la empresa la recibe y la deriva a la persona competente
- Esta se encarga de validar la factura y de registrar los datos en el sistema, así como de almacenarla
- Entonces, se envía a la persona que aprueba el pago y se da la orden de pago
- Y otra persona lo ejecuta
- Y quizás otra lo contabiliza como gasto en los libros de la empresa
Ya ves: son varios los procesos y las personas implicadas.
¿Y todo por pagarle una factura a un proveedor y contabilizar el gasto?
Pues sí, pero si automatizas ese proceso... lo gestionas en tiempo récord.
Mira, mira cómo se hace.
Cómo automatizar las facturas de proveedores
Ya sabemos cómo es el proceso de facturación de los proveedores y que automatizarlo es una buenísima idea.
¿Vemos cómo hacerlo paso a paso?
#1 Digitalízate si no lo estás ya
Lo primero de todo es comprender que los beneficios de la automatización se dan gracias a la digitalización.
¿Tu proveedor te envía las facturas en papel?
Pues te las apañas para escanearlas, pero al final siempre tienes que trabajar en digital.
Digitalización de procesos, lo llaman.
¿Qué puedes hacer para digitalizarte?
- Elegir programa de facturación
- Pues pasarte a un software de contabilidad online que trabaje las finanzas en la nube
- Pasarte a los pagos digitales
- Llevar el control de gastos con una solución digital
- Comunicarte por canales digitales, como WhatsApp, correo electrónico, Zoom, etc.
- Hacer seguimiento de los KPIs financieros de forma digital también
- ...
Todo lo digitalizable tiene que estar así, digitalizado.
Y entonces, solo entonces, hablemos de automatización de facturas de proveedores.
#2 Establece un sistema de validación, aprobación, etc.
Cuando un proveedor envíe su factura, ¿dónde debe hacerlo?
Has de definir todo el proceso: quién recibe la factura, cómo procesa sus datos en función del formato, quién los valida, quién aprueba el pago, quién paga, quién almacena la factura, quién contabiliza... tooooodo.
Y cuanto más fluido sea el proceso, mejor: evita implicar a muchas personas, que va en contra de la agilidad.
¿Sabes dónde fluiría mucho?
En los sistemas de gestión de facturas de proveedores y de cualquier otro tipo, así que enseguida te hablamos de tus opciones.
#3 Busca una manera de leer datos de las facturas
Esto es inevitable: si tus proveedores quieren seguir trabajando en papel, es lo que hay.
O si son de enviarte la factura en PDF, pues has de pasar por ahí.
Sería genial que te enviaran solo facturas electrónicas con formato estructurado, pero todos sabemos que las empresas y profesionales apurarán hasta el final ante la obligación de adoptarlas.
Así que, para esos proveedores que trabajen aún en papel o envíen facturas en meros PDFs, tendrás que aprender a escanear facturas para contabilizar.
Estas aplicaciones incluyen un sistema de reconocimiento óptico de caracteres conocido como OCR.
¿Y qué hace? ¿Qué logra un OCR para facturas?
Pues nada más y nada menos que leer el archivo —sea una factura digital, o una factura en papel escaneada— de forma precisa y extraer información.
Algo que solía hacer un ser humano cometiendo más errores de lo que nos gustaría, ahora lo hace un programa que solo necesita una pequeña validación por parte de la persona responsable.
Aquí te hablamos de aplicaciones para escanear facturas, por si necesitas inspiración.
#4 Domicilia los pagos o busca una solución que te permita programarlos
Lo más cómodo para todos es que permitas a tu proveedor domiciliarle los pagos a tu empresa.
¿Es arriesgado? Sí, aunque siempre puedes devolver el recibo si pasa algo.
Si estamos hablando de proveedores con los que tienes mucha confianza, pues como que podrás fiarte, ¿no?
O si no, plan B: hazte con una solución que te permita programar los pagos.
De ese modo, con el proceso definido y la solución disponible, la persona responsable de hacerlos podrá programar varios a la vez y olvidarse.
Porque habíamos dicho que esto era todo un plus de productividad, ¿no?
#5 Almacena las facturas en un solo lugar
El proceso debe considerar dónde guardar las facturas que recibas.
Preferiblemente en la nube, en un software de facturación online.
La Agencia Tributaria te exige que las guardes durante 4 años antes de poder deshacerte de los archivos, así que ojo.
¿Discos duros? ¿Carpetas en papel? Eso, afortunadamente, ya quedó atrás.
#6 Contabiliza la factura del proveedor
De todos ellos, claro.
Es el paso final: declarar a Hacienda que has hecho un pago a un determinado proveedor.
Aquí la automatización también juega un papel diferencial, porque los libros contables ya están totalmente digitalizados.
Vamos, que tienes muchas opciones para llevar la contabilidad online.
¿Con un programa especializado, por ejemplo? Uno que añada asientos contables, que permita calcular los impuestos... Maravilla, ¿no?
Con todo ese proceso listo, estarás a prueba de cualquier empresa o profesional con el que trabajes tras hacer la selección de proveedores.
¿Ves? Automatizar no es tan complicado: consiste en dejar paso a la tecnología financiera, elegir con acierto y ya está.
Para automatizar las facturas de tus proveedores, tecnología
Llegados a este punto, es evidente que el secreto está en dejar que la tecnología haga el trabajo repetitivo por ti.
Y eso se consigue con un buen sistema de automatización de facturas de proveedores, capaz de integrar todos los pasos del proceso en un único entorno: recepción, lectura, aprobación, pago y archivo.
Estas soluciones, como hemos visto a lo largo del proceso, combinan varias funciones esenciales:
- Lectura automática de datos con OCR: gracias a la tecnología OCR para facturas de proveedores, el sistema interpreta al instante la información contenida en cada documento —importe, fecha, proveedor, concepto, impuestos—, sin que nadie tenga que escribir nada.
- Validación y flujo de aprobación digital: el software asigna responsables y automatiza los pasos de validación, reduciendo los cuellos de botella.
- Pagos automatizados: desde la misma plataforma puedes programar transferencias o vincular cuentas bancarias para ejecutar los pagos sin errores ni retrasos.
- Contabilización automática: los datos se sincronizan con tu ERP o programa de contabilidad, generando los asientos en tiempo real.
- Almacenamiento seguro en la nube: cada factura queda guardada en un espacio centralizado en la nube, accesible desde cualquier dispositivo.
Habrá que encontrar una, ¿no?
Herramientas de automatización de facturas de proveedores
El premio gordo se lo lleva la quinta, pero permítenos que también te hablemos muy brevemente de las otras que conforman la lista:
- Holded: ideal para pequeñas y medianas empresas, automatiza la recepción y contabilización de facturas, conecta con bancos y simplifica todo el flujo de aprobación y pagos desde un único panel.
- GetQuipu: centrada en pymes y autónomos, permite digitalizar facturas, extraer datos automáticamente con OCR y generar asientos contables en tiempo real.
- SerGroup (Doxis): orientada a grandes empresas, utiliza la IA financiera para el procesamiento automatizado de facturas a gran escala, con flujos de validación, auditoría y archivado seguro en la nube.
- SAP Concur: una de las soluciones más potentes para grandes empresas. Integra la gestión de gastos y facturas de proveedores con el ERP corporativo, ofreciendo trazabilidad total y análisis financiero avanzado.
- Pleo: la opción más completa para empresas modernas que buscan visibilidad y control. Automatiza todo el ciclo de vida de la factura del proveedor —desde su recepción hasta el pago y la contabilización— y centraliza la información en tiempo real a tu entera disposición.
Hablemos de Pleo, que en esto de la automatización de facturas de proveedores tiene mucho, muchííííísimo que decir.
No digas automatización de facturas de proveedores; di Pleo
¿Por qué Pleo?
Es una solución de gestión y control de gastos —también los relacionados con tus proveedores— fácil de usar que será perfecta para el control, un básico para ti como CFO.
¿Y eso?
Repartes tarjetas Pleo, tanto físicas como digitales.
Cuando un proveedor envía una factura, con Pleo puedes programar la transferencia, para que te olvides de ella.
Pero además de eso, Pleo registra el gasto en el sistema. Un sistema que te ayudará a gestionar los gastos de todo el equipo, incluyendo los de los proveedores. Y te ofrecerá información útil como ninguna para el control presupuestario.
En tiempo real, además: el sueño de todo líder financiero.
¿Y las facturas?
Pleo cuenta con un módulo de gestión de facturas que revisa todos los correos electrónicos de la empresa y extrae las facturas de los proveedores que hayan podido quedarse olvidadas en cualquier bandeja de entrada.
Y las almacena en la nube, claro, después de que las hayas procesado.
¡Ah, por cierto! Si das con una factura en papel, Pleo sirve para escanearla y extraer sus datos. Y como es una solución homologada por Hacienda, podrás deshacerte del papel para siempre y no tendrás que conservarlo.
Aaaay 🥰
¿Entonces?
No hay mejor ejemplo y ayuda para la automatización de facturas de proveedores que la gestión de gastos «a lo Pleo».
