Automatización de facturas de proveedores: beneficios y cómo hacerlo

Ay de las facturas de los proveedores, ¡ay!

Tema delicado donde los haya, especialmente porque los proveedores de tu empresa son una de las claves para que los objetivos se cumplan y todo marche.

Y si tienes problemas de facturación con ellos, olvídate.

Tienes que asegurar un proceso fluido en todo lo relativo a la facturación de proveedores; eso es así 😌

¿Y cómo lo logras?

Pues tomando cartas en el asunto, que como líder estratégico es tu responsabilidad dar ese paso.

¿Nuestra sugerencia?

Que lo des en dirección a la automatización, tu mejor aliada —de largo— para la gestión de facturas de proveedores.

Qué, ¿nos ponemos al lío?

Automatización de facturas de proveedores, allá vamos ✊

Los problemas de llevar la gestión de facturas de proveedores manualmente

Vamos a empezar por el lado contrario a la automatización: el de realizar el proceso manualmente.

Hablamos de gestionar la factura del proveedor de este producto o aquel servicio de forma completamente manual.

El proveedor envía la factura, alguien de tu empresa la recibe, se la pasa a la persona responsable, la valida, aprueba el pago, emite una orden para hacerlo... y ya solo queda contabilizar la factura del proveedor.

Dicho así, en un parrafito, está muy bien. Parece simple.

Pero no, no lo es ni de lejos 😑

¿Qué dices del coste que lleva implícito este proceso? Coste de tiempo y, por ende, económico, lo que repercute en el flujo de caja.

¿Y del hecho de que tus diferentes proveedores te hagan llegar las facturas desde distintos medios y estas tengan, cada una, su propio diseño y estructura?

Ojo con eso: si os envían ocho facturas al mes por email, dos vía fax y tres quedan disponibles en las webs de los SaaS... ¿podrás reunirlas todas sin dejarte ninguna?

¿Y si hablamos de 90 facturas al trimestre y añadimos al listado de fuentes los correos electrónicos de varias personas? 

Oooojo con eso. Y claro, si son facturas de proveedores diferentes, lo normal es que sean distintas. Los datos aparecerán de otra forma... que no pasa nada, pero es obvio que habría que dedicar algo más de tiempo.

Un tiempo que no dedicas con la automatización de procesos a las facturas de tus proveedores.

Sin ella, también careces de control: en los gastos, en las cuentas por pagar, en el flujo financiero... en todo, y el control de facturas y gastos es algo esencial para todo CFO.

Oye, ¿y la visibilidad? Cuando se gestionan las facturas manualmente, para revisarlas o consultarlas hay que hacer un esfuerzo extra, pueden aparecer facturas duplicadas o, peor, pagos a proveedores a destiempo.

Y eso son sanciones.

¡Horrorrrrr! 😱

La importancia de la automatización de facturas de proveedores

Ahora enseguida profundizamos en las bondades de la automatización del proceso de gestión de facturas de proveedores viendo sus beneficios.

Pero antes, muy a grandes rasgos, ¿por qué es importante que tu empresa se sume a esto de la automatización?

Pues porque te sirve para evitar lo que acabas de leer, evidentemente, que no es poco.

La automatización trae productividad, lo que trae hacer más en menos tiempo, lo que significa ahorro en salarios, que implica que tu empresa gaste menos.

Es decir, la automatización impacta directamente en la rentabilidad de la empresa reduciendo costes, disminuyendo el tiempo que hay que invertir en ciertas tareas y aumentando la productividad 🙌

Siempre comparando con hacer el proceso manualmente, claro.

¿Nos sumergimos un poco más?

Beneficios y ventajas de la automatización de la facturación de proveedores

Agárrate, que vamos con uno de los platos fuertes.

¿Qué ventajas y beneficios tiene la automatización del proceso de facturas de proveedores?

Pues que ganas en visibilidad durante todo el proceso. Es decir, sabes exactamente cuánto gasto implica, si se han hecho ya los pagos o no... y esa información te ayuda a reducir el riesgo financiero de quedarte sin flujo de efectivo.

También en agilidad durante el proceso de validar la factura, aprobarla o rechazarla.

Evitas, asimismo, pagar a destiempo; si lo haces, cumplido el plazo de vencimiento, te la juegas a que tu proveedor te pida intereses —aquí te hablamos sobre control de pago a proveedores—... y lo que sí que pasa seguro es que la relación se resiente.

¿Y los pagos duplicados qué? Ya sabes: llega una factura y la reciben dos personas de tu equipo, y como no tenéis el proceso bien automatizado, termináis haciendo el pago dos veces.

Por ejemplo, ¿eh? Que situaciones en las que se pueden pagar dos veces una factura hay muchas. 

Otro gran gran graaaan beneficio: la ausencia de errores 🤟

Ya sabes: los típicos errores leyendo datos o picando tecla al pasarlos a tu sistema de gestión de gastos. La automatización hace ese traslado de datos por su cuenta, así que los errores desaparecen.

Que te tocará hacer una revisión y validación rápida, sí, pero el resultado queda libre de errores terribles que acaben afectando a la contabilidad.

Y no queremos tener a la Agencia Tributaria llamando al timbre, ¿no? 😂

También te dará completamente igual el formato en el que te envíen la factura, así como el canal.

¿Por email? ¿Por fax? Sea como sea, automatizar el proceso —te lo contamos enseguida— te permite centralizar la recepción y extraer la información exacta sin apenas intervención humana.

Sin importar la estructura del documento; si la información está en la factura, el sistema la extrae y te la presenta en bandeja.

Eso, obviamente, dispara los niveles de productividad del equipo financiero, algo en lo que también influye el hecho de poder acceder a las facturas en cualquier momento, desde cualquier lugar.

En tiempo real, además.

¿Ves como era un plato fuerte? 😅

Tras hacer un minirrepaso al proceso de gestión de facturas, nos ponemos con el segundo: cómo lograrlo.

El proceso de gestión de facturas de proveedores

¿Qué buscamos?

Automatizar facturas 👌

¿Y más concretamente?

Todo el proceso relacionado con las facturas y gestión de pagos a tus proveedores.

¿Y este cuál es?

En términos generales, podríamos decir que este:

1. El proveedor le envía la factura en el formato que sea a tu empresa, por el canal que sea también
2. Alguien de la empresa la recibe y la deriva a la persona competente
3. Esta se encarga de validar la factura y de registrar los datos en el sistema, así como de almacenarla
4. Entonces, se envía a la persona que aprueba el pago, se aprueba y da la orden de pago
5. Y otra persona lo ejecuta
6. Y otra lo contabiliza como gasto en los libros de la empresa

Ya ves: son varios los procesos y las personas implicadas.

¿Y todo por pagarle una factura a un proveedor y contabilizar el gasto? 😫

Pues sí, pero si automatizas ese proceso... lo gestionas en tiempo récord.

Mira, mira cómo se hace.

Cómo automatizar las facturas de proveedores

¿Vemos el paso a paso?

#1 Digitalízate si no lo estás ya

Lo primero de todo es comprender que los beneficios de la automatización se dan gracias a la digitalización.

¿Tu proveedor te envía las facturas en papel?

Pues te las apañas para escanearlas, pero al final siempre tienes que trabajar en digital.

Digitalización de procesos, lo llaman, donde la factura electrónica es la clara protagonista.

Es más: entre vosotros —empresa y proveedor—, sí o sí necesitáis trabajar con factura electrónica, al menos desde algún momento de 2026.

¿Qué más puedes hacer para digitalizarte?

• Pues pasarte a un software de contabilidad online que trabaje en la nube
• Pasarte a los pagos digitales
• Llevar el control de gastos con una solución digital
• Comunicarte por canales digitales, como WhatsApp, correo electrónico, Zoom, etc.
• Hacer seguimiento de los KPIs financieros de forma digital también
• ...

Todo lo digitalizable tiene que estar así, digitalizado.

Y entonces, solo entonces, hablemos de automatización de facturas de proveedores.

#2 Establece un sistema de validación, aprobación, etc.

Cuando un proveedor envíe su factura, ¿dónde debe hacerlo? 

Has de definir todo el proceso: quién recibe la factura, cómo procesa sus datos en función del formato, quién los valida, quién aprueba el pago, quién paga, quién almacena la factura, quién contabiliza... tooooodo.

Y cuanto más fluido, mejor: evita implicar a muchas personas, que va en contra de la agilidad 🤚

#3 Busca una manera de leer datos de las facturas

Esto sí que es inevitable: si tus proveedores quieren seguir trabajando en papel, es lo que hay.

O si son de enviarte la factura en PDF, pues has de pasar por ahí.

Sería genial que te enviaran solo facturas electrónicas con formato estructurado, pero todos sabemos que las empresas y profesionales apurarán hasta el final ante la obligación de adoptarlas.

Así que, para esos proveedores que trabajen aún en papel o envíen facturas en meros PDFs, tendrás que aprender a escanear facturas para contabilizar.

Estas aplicaciones incluyen un sistema de reconocimiento óptico de caracteres conocido como OCR.

¿Y qué hace?

Pues nada más y nada menos que leer el archivo —sea una factura digital, o una factura en papel escaneada— de forma precisa y extraer información.

Algo que solía hacer un ser humano cometiendo más errores de lo que nos gustaría, ahora lo hace un programa que solo necesita una pequeña validación por parte de la persona responsable.

Aquí te hablamos de aplicaciones para escanear facturas, por si necesitas inspiración 😉 

#4 Domicilia los pagos o busca una solución que te permita programarlos

Lo más cómodo para todos es que permitas a tu proveedor domiciliarle los pagos a tu empresa.

¿Es arriesgado? Sí, aunque siempre puedes devolver el recibo si pasa algo. 

Si estamos hablando de proveedores con los que tienes mucha confianza, pues como que podrás fiarte, ¿no?

O si no, plan B: hazte con una solución que te permita programar los pagos.

De ese modo, con el proceso definido y la solución disponible, la persona responsable de hacerlos podrá programar varios a la vez y olvidarse.

Porque habíamos dicho que esto era todo un plus de productividad, ¿no? 🙃

#5 Almacena las facturas en un solo lugar

El proceso debe considerar dónde guardar las facturas que recibas.

Preferiblemente en la nube, en un software de facturación online 🤗

La Agencia Tributaria te exige que las guardes durante 4 años antes de poder deshacerte de los archivos, así que ojo.

¿Discos duros? ¿Carpetas en papel? Eso, afortunadamente, ya quedó atrás.

#6 Contabiliza la factura del proveedor

De todos ellos, claro.

Es el paso final: declarar a Hacienda que has hecho un pago a un determinado proveedor.

Aquí la automatización también juega un papel diferencial, porque los libros contables ya están totalmente digitalizados.

Vamos, que tienes muchas opciones para llevar la contabilidad online.

¿Con un programa especializado, por ejemplo? Uno que añada asientos contables, que permita calcular los impuestos... Maravilla, ¿no?

Con todo ese proceso listo, estarás a prueba de cualquier empresa o profesional con el que trabajes tras hacer la selección de proveedores.

Las herramientas te ayudan en la automatización de facturas de proveedores

Pues ya lo has visto: hace falta una para escanear facturas, otra para registrar los gastos, otra para almacenar las facturas en la nube, otra para hacer la contabilidad...

O las hay que hacen de todo, como la tecnología financiera que recibe el nombre de ERP.

Pero nosotros queremos presentarte a una que hace de extra y que te va a ayudar un montón.

¿Conoces Pleo? 👋

Es una solución de gestión y control de gastos —también los relacionados con tus proveedores— fácil de usar que hará de herramienta de control perfecta para ti como CFO.

¿Y eso?

Repartes tarjetas Pleo, tanto físicas como digitales.

Cuando un proveedor envía una factura, con Pleo puedes programar la transferencia, para que te olvides de ella.

Pero además de eso, Pleo registra el gasto en el sistema. Un sistema que te ayudará a gestionar todos los gastos y te ofrecerá información útil como ninguna para el control presupuestario.

En tiempo real, además: el sueño de todo líder financiero.

¿Y las facturas?

Pleo cuenta con un módulo de gestión de facturas que revisa todos los correos electrónicos de la empresa y extrae las facturas que hayan podido quedarse olvidadas en cualquier bandeja de entrada.

Y las almacena en la nube, claro, después de que las hayas procesado.

¡Ah, por cierto! Si das con una factura en papel, Pleo sirve para escanearla y extraer sus datos. Y como es una solución homologada por Hacienda, podrás deshacerte del papel para siempre y no tendrás que conservarlo.

Aaaay 🥰

¿Entonces?

No hay mejor ejemplo y ayuda para la automatización de facturas de proveedores que la gestión de gastos «a lo Pleo» 🖖