7 claves y desafíos para optimizar el flujo financiero de tu empresa

Cuando un amigo te debe un Bizum de la última cena, confías y no pasa nada. Total, es dinero que va a acabar llegando y cuentas virtualmente con él.

Pero cuando se trata de la salud financiera de una empresa, la línea entre el dinero virtual y el dinero real sí es trascendental. 

En esta realidad empresarial, el flujo financiero no es solo una cuestión de que te deban dinero, sino una fuerza vital que impulsa la continuidad y el crecimiento. 

De hecho, en las empresas hace falta flujo financiero para pagar a tu equipo, a los proveedores, para desarrollar estrategias, invertir y hacer frente a todo tipo de gastos.

Si los pagos fallan porque directamente no hay flujo financiero, la operativa corre el riesgo de pararse, y con ella, la producción. Y sin producción no entran ingresos, y vuelta al principio del proceso, pero esta vez más grave, sin capacidad de producir.

El flujo financiero, en efecto, es uno de los recursos más importantes para las empresas. Mantener siempre dinero en la caja para poder afrontar todo lo que se ponga por delante debe ser uno de tus objetivos financieros perennes, que no caducan nunca.

Y para eso estamos aquí: para hablar del flujo financiero. De los desafíos para poder gestionarlo eficientemente, de sus beneficios y de claves para conseguirlo.

A qué nos referimos con flujo financiero y beneficios de una gestión eficiente

¿Qué es el flujo financiero de una empresa?

Hablamos de un concepto global que cuenta las cantidades de dinero que entran y salen de la empresa en un período dado.

Lo que pasa es que existe algo de confusión al respecto porque hay diferentes tipos de flujos:

• Está el flujo de caja operativo, que se refiere a los movimientos de dinero relacionados con las actividades diarias de tu empresa
• También el flujo de caja financiero, que se refiere a lo mismo, pero cambiando la actividad principal por las acciones de financiación de la empresa
• Y finalmente aparece el flujo de caja de inversión, que es el relacionado con las inversiones del negocio

Al final, la suma de los tres forma el flujo financiero total de tu empresa 👍

Un flujo financiero que también se conoce como flujo de caja, cash flow, flujo de tesorería o flujo de efectivo, aunque nosotros nos vamos a quedar con el concepto más global: flujo financiero.

¿Y qué beneficios tiene si lo gestionas eficientemente?

Toma nota, que no son pocos:

• Te aseguras tener liquidez 24/7/365, algo imprescindible en etapas tan volátiles económicamente como la que estamos viviendo
• Podrás tomar decisiones estratégicas basándote en datos reales, pues gestionar el flujo financiero de forma eficiente te dará información real sobre las finanzas de la empresa
• Mitigarás los riesgos financieros a los que está expuesta tu empresa, evitando así males mayores, y estarás en posición de aprovechar las oportunidades que se presenten
• También tendrás más poder a la hora de negociar con proveedores o inversores
• Cumplirás sin falta con las obligaciones fiscales de la empresa, evitando caer en sanciones económicas
• Y te permitirá realizar tu planificación financiera a largo plazo

¡Casi nada!

Apetece conseguirlo, ¿no? 😅

Los retos y desafíos en la gestión del flujo financiero

Pues aviso a navegantes: no es tan sencillo.

Todo ese chorro de beneficios no llega solo. El flujo financiero de una empresa hay que trabajarlo, para lo que tienes que hacer frente a desafíos como estos:

Subirte al tren de las nuevas tecnologías

Gestionar el flujo financiero de forma eficiente no se entiende, hoy en día, sin ayuda de la tecnología.

Porque la tecnología automatiza procesos y simplifica acciones complejas, como calcular el flujo de caja, los indicadores financieros en tiempo real o hacer predicciones basadas en datos.

O preparar la contabilidad de la empresa en segundos.

O gestionar todos los gastos y facturas desde el mismo sitio.

O generar informes en tiempo real en los que basarte al hacer el control presupuestario.

¿Te imaginas tener que hacer todo eso a mano? No, no: la tecnología está aquí para ayudar en forma de herramientas y soluciones para gestionar el flujo económico y financiero de tu empresa.

Oye, y de paso, automatizando también te ahorras todos los errores manuales que puedan haceros perder tiempo reparándolos 😶‍🌫️

Conseguir integrar y sincronizar los datos financieros

La actividad de la empresa genera procesos. Muchos. 

La maquinaria que hace que todo funcione es grande y sofisticada.

¿Tú sabes la cantidad de datos que se generan a diario?

Una venta por suscripción. 

Un gasto recurrente.

Un ahorro inesperado fruto de una renegociación con el proveedor principal.

Todos estos datos son necesarios para conocer los estados financieros y flujo de caja de la empresa; por lo tanto, es imperativo que sincronices las distintas fuentes de entrada e integres los datos en los medios que te permitan visualizarlos.

Solo así podrás tomar decisiones informadas de forma ágil y precisa.

Garantizar la seguridad de los datos financieros

Pues sí: durante la optimización del flujo financiero de tu empresa, vas a tener que asegurar los datos que muevas.

Ciberseguridad 🔒

Has de garantizar la privacidad de los datos, para que no caigan en manos indeseables y, con ello, que tu empresa sufra el riesgo de ser sancionada o de perder su reputación.

Es la cara B de la tecnología; si en la A se convierte en el recurso principal para gestionar el flujo financiero de la empresa, en la B es la que producen los riesgos digitales.

¿Visualización de datos de tarjetas de crédito?

¿Acceso a las finanzas en la nube?

¿Intercepción en un envío de información confidencial?

Cara A al rescate: con encriptaciones de datos, sistemas de gestión de contraseñas y programas que detecten comportamientos sospechosos, solucionado.

Estar al tanto y adecuarte a los nuevos cambios normativos 

El flujo financiero, como elemento fundamental de la estructura empresarial, puede verse afectado cada dos por tres por cambios normativos.

Y tú tienes que estar al tanto.

Mira, por ejemplo, las facturas electrónicas. 

Serán obligatorias en los negocios y para gestionarlas hará falta emplear programas homologados que cumplan ciertas características de transparencia, con el fin de evitar el fraude.

Si como líder financiero se te pasara por alto algo así, tu empresa caería en sanciones económicas severas de las que probablemente te costaría mucho levantarte.

¿Y qué dices sobre la regulación europea PSD2 a la hora de hacer pagos digitales para proteger al consumidor?

Más de lo mismo: debes estar al tanto de todas las novedades que puedan afectar en mayor o menor medida a tu empresa.

Y con este, acabamos la parte de los desafíos y nos ponemos con la más bonita de los flujos financieros.

7 claves para optimizar el flujo financiero de una empresa

Tecnología, automatización, datos en tiempo real, ciberseguridad y normativa... ¿Cómo aseguras una correcta gestión del flujo financiero de tu empresa en un marco así? 

Toma nota, que vamos con siete puntos:

#1 Haz previsiones de flujo de caja y presupuestos sólidos

La previsión de tesorería es el primer paso para optimizar el flujo financiero.

Cuentas con datos en tiempo real, con bagaje histórico y con herramientas tecnológicas que te ayudan a generar informes y hacer predicciones de lo que va a pasar.

Es todo lo que necesitas para tomar decisiones estratégicas basándote en datos, en realidades, dejando de lado el —a menudo traicionero— sesgo personal.

¿Y sabes qué?

Que dichas previsiones las puedes actualizar constantemente. De forma automática, claro, como hemos dicho antes.

Haz seguimiento de la previsión, actualízala y elabora presupuestos sólidos en los que basar tu planificación financiera a corto, medio y largo plazo, con objetivos financieros realistas que lleven a la empresa a metas más altas.

#2 Controla constantemente la liquidez de la caja

Si consigues asegurar que el flujo financiero siempre cuente con efectivo disponible, reducirás las amenazas al mínimo minimísimo.

¿Que se presenta un gasto inesperado? No pasa nada, que hay euros para hacerle frente sin desestabilizar el resto de la empresa.

¿Que en la gestión de proveedores uno ha subido sus exigencias porque las materias primas se han puesto por las nubes por la inflación? Se le paga mientras, si lo ves necesario, buscas otro proveedor. 

Para asegurar la liquidez no queda otra que implementar procesos de gestión.

Procesos y sistemas que te permiten definir presupuestos con acierto, calcular el flujo de fondos financieros y monitorizar constantemente qué entra, qué sale y las previsiones de entrada y salida en períodos determinados.

Otras técnicas como priorizar los pagos críticos, hacer proyecciones financieras a corto, medio y largo plazo o realizar una planificación fiscal también te ayudarán a asegurar el efectivo de la caja 👌

#3 Negocia condiciones favorables con proveedores... y clientes

Los proveedores siempre han jugado un papel fundamental en el flujo de los recursos financieros de las empresas.

Tienden a ser gastos más que considerables, los más importantes en ocasiones.

¿Y si...? 😏

¿Y si negociaras con ellos para mejorar las condiciones? Ojo, no hablamos necesariamente de pagar menos, sino de conseguir unas mejores condiciones de pago, como que te permitan retrasar el vencimiento.

De esa forma no ahorras dinero, pero sí que aseguras más liquidez en períodos previos al pago, algo que podría venirte bien.

¿Y si también buscaras condiciones favorables en los que se refiere a los clientes? 

Si vendes un servicio de suscripción, por ejemplo, podrías dar la opción de concentrar el pago de los 12 meses del año en un único desembolso, por adelantado, consiguiendo un plus de liquidez.

Al final se trata no solo de ahorrar —lo dicho: si consigues pagar menos por lo mismo a un proveedor, felicidades—, sino de contar con flujo financiero suficiente en todo momento. 

#4 Ten siempre una reserva extraordinaria de efectivo

Los depósitos de seguridad 🥰

Es laborioso alcanzarlos si vas construyéndolos poco a poco, pero una vez lo logras son gloriosos.

Consigas como los consigas, otra buena forma de asegurar el flujo financiero de tu empresa es contar con una cantidad de dinero para situaciones extraordinarias e inesperadas.

¿Y si luego no pasa nada?

Pues mejor, pero sigues teniendo esa reserva ahí.

Porque gastos, lo que se dice gastos, no van a desaparecer y cuando son imprevistos... pueden ser un auténtico drama ☠️

No queremos ser fatalistas, pero digamos que hay un incendio y el edificio se viene abajo.

El seguro paga, claro, pero ¿cuándo? ¿Cuánto tiempo tardaría tu empresa en cobrar?

Sin una cantidad importante de dinero en la caja, estás a expensas de que los trámites vayan rápido. Y a cada día que pasa sin actividad, no hay producción. No hay ingresos.

¿Hasta cuándo podrías estar así?

Si tu empresa, en cambio, tuviera una suma de dinero considerable como fondo para emergencias, podría recomponer el desastre sin necesidad de esperar la decisión del seguro.

Y oye, hemos dicho incendio, pero hay multitud de razones para necesitar dinero de forma extraordinaria: grandes sanciones económicas, caída abrupta de los mercados, cambios legislativos y un largo etcétera. 

Considéralo: reúne una buena cantidad de dinero y guárdala, que todo el mundo en la empresa dormirá con más tranquilidad.

¿De qué cantidad estamos hablando?

Si consigues el mínimo para que la empresa funcione unos cuantos meses sin ingresos, ¡conseguido! 👏

#5 Cuenta con planes de financiación favorables

Mientras consigues esa reserva extraordinaria, también deberías negociar con fuentes de financiación externas.

Hazlo cuando no te haga una falta imperial, que si no... 😑

Conseguirás unas condiciones mucho más favorables que si acudes al banco o a buscar líneas de crédito privadas con una deuda tremenda.

Ya lo decía el líder financiero de Flux cuando le preguntamos: «el mejor momento para conseguir dinero es cuando no lo necesitas».

Palabrita de CFO 😌

#6 Diversifica ingresos

Con el objetivo de no depender exclusivamente de un solo cliente o mercado.

Porque si pasa algo, adiós ingresos para el flujo financiero y hala, a consumir el fondo de emergencia o pedir dinero prestado.

Además de tu actividad principal, podrías buscar otras formas de ingresar: si tu empresa es un SaaS, además de vender el producto estándar podrías crear soluciones personalizadas para empresas.

Si vendes servicios, podrías pasarte a productos, y si son ventas puntuales quizá te interese sumarte a los negocios que venden por suscripción.

En fin: las posibilidades de diversificar son muchas. 

Identifica las opciones del modelo de negocio, que seguro que hay alternativas, y reduce la independencia —en caso de que la tengas— de tu cliente o mercado estrella.

#7 Lleva un control de gastos exhaustivo

La séptima y última clave para optimizar el flujo financiero de tu empresa es que te centres en los gastos.

Solo en los gastos esta vez, ojo.

Consiste en tener localizados todos los gastos del negocio. Hacer un análisis financiero y conocer cuándo se dan, de cuánto son y el impacto que suponen para la salud del flujo financiero de la empresa.

Y ese control, además, tienes que hacerlo en tiempo real. Al instante de que suceda.

Si Juan se va de viaje de trabajo y se deja 150 € en la noche de hotel, debes ser capaz de procesarlo rápidamente para que esté disponible en el próximo reporting financiero.

Nada de esperar a que Juan vuelva y pase la nota de gastos; no, no.

Los gastos, bien controladitos y con la información disponible en tiempo real.

¡Ah! Y las facturas, claro: porque los gastos, sin factura, no se pueden justificar ante Hacienda y el ahorro de dinero que trae según el calendario fiscal desaparece.

La suma de retos y claves para optimizar el flujo financiero deriva en esto: Pleo

Entre otras cosas, hemos visto que el flujo financiero depende de la tecnología y de la ciberseguridad. 

De obtener datos financieros en tiempo real para hacer previsiones de flujo de caja, de elaborar proyecciones financieras y de asegurar efectivo en la tesorería en todo momento.

Y que en todo ello los gastos son protagonistas.

Es como si pudiendo controlar y gestionar los gastos tuvieras mucho más fácil alcanzar el éxito con el flujo de efectivo, ¿no?

Pues ojo, que vamos: ¿conoces Pleo?

Una solución tecnológica y segura para controlar y gestionar gastos en tiempo real.

Y tenerlos bien controlados, indispensable en esto del flujo financiero.

Repartes tarjetas a tu equipo con límites individuales, todo el mundo se instala la app para gastos de empresa en el móvil... y a gastar con responsabilidad, sin poner el riesgo el flujo financiero de la empresa 🙃