Todo lo que no sea emplear un OCR para ayudarte con las facturas de tu empresa es inexplicable hoy en día.
Cierto es que se trata de una tecnología que todavía tiene margen de mejora, pero es tanto lo que puede hacer por ti que sería absurdo no darle una oportunidad.
¿Cómo llevas lo de la digitalización de facturas?
¿A la orden del día o se te resiste el asunto?
Es un proceso que ha cambiado bastante a lo largo de los últimos años gracias a los avances tecnológicos, así que ya no hay excusa.
Esos avances toman forma bajo el nombre de OCR, sistema o tecnología que te permite reconocer automáticamente datos de facturas —hayan sido papeles físicos previamente o no—, validarlos y llevártelos a tu contabilidad sin esfuerzo.
Sin esfuerzo, de verdad: solo tienes que validar los datos escaneados, hacer clic aquí y allá... y listo.
¿No sabes de qué hablamos?
¿Se te está nublando la vista con eso de «OCR»? 🤯
Pues venga, que no hay tiempo que perder: a por ello.
La digitalización de facturas y sus ventajas
Antes de entrar en la tecnología OCR como cuchillo en mantequilla, conviene definir a qué se refiere eso de digitalización de facturas.
Realmente puede ser dos cosas:
- El escaneo de las facturas en papel físico
- O la extracción de los datos de un documento digital, como una factura en PDF
¿Qué sucede?
Que hay cierta confusión al respecto cuando decimos «digitalización de facturas», porque puede referirse a escanear un papel y obtener un PDF... o a extraer los datos de uno.
Por cuestiones prácticas, cuando hablemos de digitalización de facturas, daremos por hecho que, vengan de un papel o de un documento digital, lo que hacemos es extraer los datos.
Es decir, la digitalización de facturas consiste en extraer sus datos, ya sea un papel físico o directamente un documento digital, ¿vale?
Entenderás, entonces, la de ventajas que lleva asociado del proceso, ¿no?
- Te permitirá ahorrar un tiempo precioso; ese tiempo que había que invertir picando datos a mano, del papel físico o del PDF digital al programa de contabilidad
- Tu contabilidad estará más organizada que nunca, porque todos los datos estarán en el mismo sitio y las molestas facturas en papel desaparecen —aunque si el programa para escanear facturas no está homologado por Hacienda, tendrás que conservarlas unos años, como veremos al final—
- Los datos estarán informatizados y centralizados, por lo que serán de fácil acceso para varias personas a la vez: ¡viva las finanzas cloud!
- Y claro, los datos estarán más a salvo en un entorno online protegido con protocolos de seguridad que en un cajón sin llave, ¿no?
Sí, la digitalización de facturas debe ser una prioridad para ti como CFO, sin duda alguna 😌
¿Y qué término lleva irremediablemente asociado?
Naturalmente: OCR.
¿Qué es un OCR para facturas y por qué te interesa tanto contar con uno?
El acrónimo OCR hace referencia a la expresión «Reconocimiento Óptico de Caracteres».
Se trata de una tecnología capaz de leer documentos de todo tipo —hojas con datos alfanuméricos, tablas de cálculo de Excel, capturas de pantalla, etc.—, reconocer la información automáticamente y extraerla para ser leída en el ordenador 💣
Si tuviéramos un libro e hiciéramos fotos a sus páginas, el lector OCR podría llevarse todo el texto a su sistema, de modo que pudieras hacer con él lo que quisieras: editarlo, añadir palabras, borrar... lo que se te ocurra.
¿Y un OCR para facturas?
Pues son sistemas OCR especializados en reconocimiento automático de datos de facturas; de ahí que esté tan unido al concepto «digitalización de facturas».
Los OCR de factura leen los documentos —digitales directamente o los digitalizados a partir de una factura física— y extraen sus datos útiles: fechas, número de factura, importes... todo.
Los software OCR hacen uso de la inteligencia artificial durante el proceso de reconocimiento. Sí, OCR e IA van de la mano también, con el objetivo de extraer información de la forma más precisa posible, como veremos luego.
Porque, y esto es algo que seguro que se perfecciona en el futuro, al escanear facturas con OCR puede haber pequeños fallos... que hacen indispensable que los programas OCR permitan la validación manual de los datos.
Pero bueno: ¿qué te aporta esta tecnología tan potente?
Los beneficios de los OCR para facturas
Ya hemos visto un avance con la digitalización de facturas, pero hay más:
- Un sistema OCR para facturas te permite procesar rápidamente los gastos que va pagando tu equipo y, de esa forma, controlarlos en tiempo real
- También es un método fantástico para buscar información entre una pila de documentos y archivos, que de otra manera —manual— podría ser un auténtico martirio
- El programa OCR facilita, además, la validación de los datos extraídos porque es algo intrínseco en sus características: como pueden cometer errores, siempre exigirán una validación manual... que además se hace de forma rápida
- Esa agilidad también se ve reflejada al exportar los datos a tu sistema contable: una vez validados, los sistemas se conectan con las principales soluciones de contabilidad, generando los asientos contables automáticamente y facilitándole mucho el proceso a tu equipo
- Obviamente, si las validaciones funcionan, los errores se reducen al mínimo, así como el tiempo para subsanarlos
- Tu empresa gana mucho en productividad, al procesar más facturas y justificantes de pago en menos tiempo
- Aportarás un poco de sostenibilidad del mundo al contribuir a la desaparición del uso del papel
- Y tú, con toda la información en tiempo real que te aporte el programa OCR para facturas, tomarás decisiones más informadas que nunca, asgurando así el futuro estratégico de la empresa
¡Toma ya! 🙌
¿Acaso hacen falta más razones para convencerte de que un software OCR para facturas es la mejor idea de la última década?
Venga, vamos a ver cómo es el proceso.
¿Cómo funciona un OCR para facturas?
Ya hemos visto por encima cómo van, pero vamos a verlo más específicamente.
Lo primero es pasar la factura por el lector OCR.
El tratarse de un programa que trabaja en la nube, antes tendrás que subir un archivo de una forma u otra.
¿Es una factura física? Pues tendrás que escanearla o hacerle una foto y subirla.
¿Es una factura digital? Pues tendrás que subir el archivo al software OCR.
Lo siguiente es que el lector OCR se ponga en marcha con la IA y haga el reconocimiento —ahora enseguida te contamos qué datos reconoce—.
¿Y luego?
La validación 👌
Escanear facturas con OCR no es una ciencia exacta. Hay errores, al igual que los hay cuando pides ayuda a cualquier inteligencia artificial. No son softwares perfectos, desde luego.
Por eso, el sistema OCR te exige una validación de los datos que ha extraído antes de integrarlos en el programa contable al que lo conectes, generando los asientos contables correspondientes.
¿Y para acabar?
Solo falta almacenar la información. Lo hace en la nube, en un entorno seguro, para que puedas acceder a ella siempre que lo necesites, por mucho que tengas el ejercicio fiscal liquidado.
Tipos de datos que reconocen los OCR de facturas
Pero a ver, a ver.
Cuando subes una factura al lector OCR, ¿qué pasa con los datos que encuentra?
Por un lado, tiene los datos alfanuméricos con un sentido lógico. Números y letras. No tiene demasiado problema con ellos. El uso de la IA hace que las lecturas de unos datos se apoyen en otros para ir validándolos sobre la marcha.
Por ejemplo, si una cantidad es de 1.000 € y hay un IVA del 21 %, aunque no lea a la perfección los 210 € porque hay algún tipo de arruga en el documento o una marca de algo, el sistema OCR llega a la conclusión sin problema de que se trata de 210 €.
Claro, esto se complica cuando en una misma factura hay distintos tipos de IVA. O cuando el IVA no existe directamente por ser facturas extranjeras, como cuando hablamos de IVA intracomunitario.
En dichos casos los errores aumentan y la validación es más que necesaria.
Por otro lado, la inteligencia artificial también ayuda a validar algunos datos con fuentes externas.
Ya no es calcular que ese IVA a la fuerza tiene que ser de 210 € porque así lo dicta la ley y es lo que parece poner en el papel.
Es leer un CIF, por ejemplo, y validar automáticamente que el nombre de la empresa es uno u otro. Si esa información existe en alguna base de datos pública, el OCR se nutre de ella para validar y subir su porcentaje de acierto.
También existen los datos con un formato predefinido, como las fechas o los números de pedido, que en muchas ocasiones comparten longitud. Sabiéndolo, la IA del OCR lo emplea para mejorar el porcentaje de reconocimientos correctos.
¿Qué datos dan más problemas?
Pues aquellos que no se pueden ni cotejar con otros del mismo documento o con fuentes externas. Datos que no tienen un formato predefinido.
Hablamos del número de factura, de los conceptos, o del número de albarán del proveedor cuando se trata de un pedido.
Sin un patrón universal en el que fijarse, las lecturas van sin «red de seguridad» y los errores aumentan.
Dicho esto, ¿qué datos, todos ellos con su consiguiente validación, extrae un sistema OCR de toda factura?
- La fecha de la factura
- La base imponible
- El impuesto
- La cantidad total
- El CIF del proveedor, así como sus datos
- El número de factura
- Los conceptos
- ...
Pues claro: con mayor o menor precisión, sí, pero al final extrae todos los datos que necesitas de la factura para deducirte el gasto en el próximo ejercicio fiscal.
Vaya apañados los sistemas OCR, ¿no? 🤟
Funciones de los programas OCR para facturas
¿Qué le puedes pedir a todo programa que incorpore la tecnología OCR para facturas?
Pues que reconozca, con mayor o menor precisión, los datos de la factura, y los extraiga para que tú luego los valides manualmente.
Esta característica, la de la validación manual, es imprescindible dado el número de errores que cometen actualmente las tecnologías de reconocimiento.
Asimismo, ¿qué hace el programa cuando lee los datos? Pues almacenarlos en la nube, claro, y dejártelos en bandeja de plata para que hagas un control de gastos como marcan los cánones.
Herramientas que incorporen la tecnología OCR para facturas con esas funcionalidades hay unas cuantas.
¿En qué deberías fijarte para decantarte por una o por otra?
Pues por ejemplo, en la rapidez de la lectura; si es un OCR lento, no procesará rápido los datos y la agilidad se perderá 🙁
Y la fiabilidad, claro. Sabiendo que todavía no existe la herramienta perfecta y que siempre habrá errores, es mucho mejor trabajar con un programa que cometa dos errores por factura que uno que se equivoque 20 veces, ¿no?
Ten en cuenta, además, que cuanto más preciso sea, más rápido harás el proceso de validación manual.
¿Y qué dices de la integración con los programas de contabilidad? Si consigues digitalizar los datos, pero no puedes llevártelos a tu software contable, vaya gracia 😣
¡Y la homologación, claro! Por parte de la Agencia Tributaria.
Si se trata de una aplicación para escanear facturas homologada, podrás mandar a la papelera el documento de la factura original —físico o digital—y olvidarte de él.
Si Hacienda algún día te pide la factura, con mostrarle los datos capturados por la tecnología OCR y almacenados en la nube por la herramienta será suficiente. Tienen validez legal.
Nada de conservar el papel o documento digital durante años, con el riesgo de que se pierda.
Pleo es una herramienta con OCR para facturas que lo cumple todo
Pues sí: hablamos de una herramienta para escanear facturas para contabilizar.
De una solución basada en la tecnología OCR que se puede emplear directamente desde el móvil.
De este modo, si alguien de tu equipo sale de viaje de trabajo, una foto a la factura hecha con la aplicación de Pleo será suficiente para capturar todos los datos, procesarlos y añadirlos al sistema tras la validación de la persona responsable.
Un sistema al que podrás acceder para controlar todos los gastos de tu empresa en tiempo real.
Todos, ¿eh? 👏
Además, Pleo se conecta con los principales programas de contabilidad, por lo que llevarás la tuya al día. Como el control presupuestario, pudiendo hacer del rolling forectast toda una realidad.
De ahí solo puede salir algo bueno.
¿Una empresa ágil?
¿Unas cuentas sanas?
¿Unas previsiones de gastos acertadas?
Y lo mejor: ¿una rentabilidad disparada?
Ya sabes dónde está: tras la gestión de gastos con Pleo, un OCR para facturas que te lo da todo
