Rolling forecast: navegando en tiempos de volatilidad e inflación

Marzo, 2020.

Tras un partido de fútbol entre la Atalanta y el Valencia en Bérgamo, el avión de vuelta a la capital del Turia que transportaba aficionados se trajo un regalito que iba a cambiar el presente y futuro del país 😷

En apenas unos días se ordenó un confinamiento general obligatorio que acabaría durando dos meses, aunque el famoso virus sigue dando que hablar mucho tiempo después.

¿Qué cambió?

Todo.

Determinado tipo de consumo no es que se redujera, es que paró en seco. Desapareció.

Cambió la forma de trabajar, de comprar, de comportarnos socialmente, de viajar... cambió todo, y el tejido empresarial, en términos generales, sufrió un golpe que acabó con miles de negocios, entre los que se encontraban «los que habían hecho los deberes».

¿Qué «deberes»?

Las previsiones anuales y los presupuestos. En enero, todas sus cuentas, objetivos y proyecciones financieras estaban claras como el agua.

Se disponían a comerse el mundo y aumentar su cuota de mercado. Con todo planificado, incluso con distintos escenarios, nada podía salir mal.

Pero ni en el peor de los escenarios se imaginaban lo que estaba por venir. 

Y no fue eso lo que terminó con esos negocios, sino su falta de agilidad. La incapacidad de improvisar y de adaptarse a un contexto desconocido hasta la fecha.

¿Qué lo hubiera cambiado todo?

Más allá de que el covid no hubiera existido, que también, hubiera funcionado la capacidad de sobreponerse a cambios abruptos en los mercados.

De forma constante, además, con un pronóstico llamado rolling forecast financiero o pronóstico continuo.

Continuo, ojo; porque después del covid llegó la invasión rusa, que trajo a su vez una inflación escandalosa y una volatilidad que no tiene pinta de desaparecer en los próximos tiempos.

Solo haciendo forecast financieros a corto plazo y de forma repetida podrían salvarse esos escollos... y es lo que vamos a ver ahora: rolling forecast, empezamos 🤟

¿Qué es el rolling forecast?

Una técnica de pronóstico basada en la continuidad. 

Es decir, que es un forecast financiero constante y que evoluciona. 

¿Cuál es la diferencia entre forecast y rolling forecast, si ambas cosas son pronósticos?

Que el rolling forecast es un pronóstico continuo y surge en contraposición a los forecast anuales.

Lo que antes se hacía anualmente, el rolling forecast lo hace cada mes, quincena o semana. No es un período fijo; depende la empresa que lo aplique.

Los presupuestos anuales hacían estimaciones a 12 meses y se basaban en el año anterior. Y era inamovible.

El Rolling forecast hace previsiones también a 12 meses, pero se basa en datos en tiempo real para actualizar las proyecciones financieras y hacer las desviaciones presupuestarias que haga falta.

Piensa en el caso de la intro, del covid.

Sin rolling forecast, el negocio cae porque de marzo de 2020 a enero de 2021 tiene que seguir una planificación totalmente inválida. 

O, si se hace una corrección presupuestaria, se hace con prisas, sin todos los datos y un poco a lo loco, con todas las papeletas para que salga mal 😰

Con rolling forecast, se eligen KPIs y empieza el control. 

En cuanto entran datos en tiempo real, se actualizan los indicadores y se dibujan escenarios precisos de lo que va a suceder en los próximos meses. 

Y todo se hace invirtiendo una cantidad mínima de tiempo: desde la recopilación de datos a la actualización de los parámetros de seguimiento, pasando por la revisión, cálculo de proyecciones y toma de decisiones.

Porque sí, el rolling forecast es la viva imagen de la automatización de procesos.

Volviendo al caso de la empresa cuando surgió el covid: con rolling forecast, el presupuesto elaborado en enero de 2020 se actualiza en febrero. 

Y otra vez en marzo, pero en cuanto se conoce que el covid ya está viajando por el mundo, los objetivos de venta, las proyecciones financieras, los presupuestos y la estrategia se ajustan.

En el mismo mes de marzo de 2020, y no en enero de 2021 👎

Y la empresa, adaptada a la nueva realidad, no solo sobrevive a los cambios bruscos en el mundo... sino que les saca partido en forma de rentabilidad.

Entonces qué, ¿con o sin?

Como CFO, sin duda, deberías elegir siempre CON. Con rolling forecast, claro.

Porque... 👀

La planificación financiera en períodos de alta volatilidad de los mercados

... Porque los mercados parecen estar subidos a una montaña rusa, donde todo cambia en poco tiempo y los pronósticos a largo plazo valen entre poco y nada.

Una mañana cualquiera te despiertas en la cama, coges el teléfono para leer las noticias mientras desayunas y resulta que Putin ha empezado a invadir Ucrania.

Los precios del gas ruso se disparan, algunas materias primas se agotan y la inflación empieza a moverse en máximos en décadas.

Pasados los meses, otro día cualquiera, la gasolina vuelve a subir y el BCE decide subir los tipos de interés, con un impacto negativo en las condiciones crediticias de las empresas y de las personas.

Las hipotecas a interés variable se encarecen y pasan de tener un Euribor negativo a uno del 4 %, con subidas medias de 225 € al mes 😱

Y de repente la inflación da un respiro y se relaja, con permiso del aceite.

¿Qué pasará mañana?

Ni el más preciso de los pronósticos financieros podría vaticinar tantos cambios en las condiciones de los mercados, en el poder adquisitivo de los consumidores y en el precio del dinero.

Con los mercados tan volátiles, es más que necesario poder maniobrar con rapidez y precisión. 

Si eres una empresa ágil y te adaptas a las nuevas condiciones con las que amanezcas ese día cualquiera, te será mucho más fácil seguir adelante con las estrategias planteadas y alcanzar los objetivos.

Si no lo eres y a tu empresa le cuesta hacer controles presupuestarios y ajustes más de la cuenta, estarás a merced de los mercados. Que te puede salir bien, sí, pero también mal y sufrir lo que no está escrito.

Mira este ejemplo; tras aplicar el rolling forecast, la empresa hace semanalmente presupuestos a 12 meses vista, y genera 8 informes por trimestre que les ayudan a tomar decisiones estratégicas a largo plazo.

Habíamos dicho agilidad, ¿no? 🤗

Las ventajas del rolling forecast en tiempos de incertidumbre

Vale, tenemos que el rolling forecast es una forma de pronóstico financiero continuo, contando con datos en tiempo real y actualizados, que te permiten hacer proyecciones a futuro. Y sin parar: una vez al mes, a la semana, a la quincena... como quieras.

¿Qué te aporta apuntarte a esta tendencia en la planificación financiera?

#1 Agilidad tomando decisiones y actuando

El beneficio más importante, si comparamos este pronóstico continuo con los presupuestos anuales, clásicos e inamovibles.

Como CFO, el rolling forecast te prepara para afrontar cualquier situación 🫶

Ojo, no para superarla como si nada, sino para afrontarla con garantías. Porque esta metodología te proporciona información financiera en tiempo real y predicciones.

Y lo hace de forma continua, con la frecuencia que quieras.

Si ves que estás en un momento en el que los mercados sufren de fuertes sacudidas cada dos por tres, quizá te convenga actualizar las proyecciones financieras con más asiduidad y mitigar así los riesgos financieros. ¿Una vez a la semana?

En cambio, si notas cierta calma y no hay previsiones negativas, podrías hacer los reajustes mensualmente.

Sea como sea, el rolling forecast te ofrece contextos en los que puedas tomar decisiones rápidamente, de forma ágil y antes de que sea demasiado tarde, con la garantía de basarse en datos reales completamente actualizados.

#2 Visibilidad en tiempo real de la salud financiera de la empresa

El rolling forecast consiste en hacer pronósticos continuos espaciados en períodos cortos de tiempo, pero los datos que utiliza para calcular los KPIs no son los de «hace unos días».

Es decir, los datos empleados están actualizados al momento de generar el reporting financiero, de modo que los parámetros que consultes sabes que sean más frescos que un pescado en el muelle a primera hora de la mañana 🐟

¿Y esto qué aporta?

Conocer la salud financiera de tu empresa en tiempo real te permite hacer los ajustes necesarios basándote en datos a la última.

¿Quieres mover esta parte del presupuesto asignada a priori a otra cosa? Pues lo haces sin ningún temor, que si los KPIs pudieran hablar te lo dirían gritando.

En tiempos de incertidumbre, esta característica es esencial. Porque trabajar con datos del mes pasado está muy bien, pero si en los últimos tres días ha habido eventos de talla mundial que lo hayan cambiado todo... no los pillas.

Y llevamos ya muuucho tiempo con grandes cambios que se suceden en un abrir y cerrar de ojos 😔

#3 Capacidad de adaptarte

El hecho de que pronostiques continuamente y no tengas que esperar de un año para otro te permite adaptar tu estrategia las veces que haga falta.

Pon que del último pronóstico del rolling forecast sale una proyección financiera muy positiva para los próximos doce meses.

Tu empresa, ante ese panorama, decide aprovechar y sacar una línea de producto distinta, que a su vez posiblemente necesite unos KPIs de seguimiento diferentes.

El hecho de hacer los pronósticos continuos, una y otra vez, te permitirá incluir estos nuevos KPIs o la información que necesites.

No tendrás que esperar al mes de diciembre o enero para incluir ese nuevo producto en las partidas presupuestarias.

Es decir, tu empresa podrá hacer y deshacer como quiera —como dictaminen los pronósticos, claro—, sin los problemas limitantes clásicos que impiden que las tareas se ejecuten rápidamente 👏

No, no: rolling forecast también es agilidad para adaptarte a los cambios que quieras hacer.

#4 Asignación eficiente de recursos

Con el pronóstico clásico anual, se destinaban recursos a cumplir objetivos y hala, en todo el año había la misma cantidad de dinero destinada a conseguirlo.

¿Y qué pasaba?

Que te plantabas en octubre sin fondos y rompías la previsión pidiendo más, o no llegabas al objetivo 😫

O todo lo contrario: que te sobraba el dinero en diciembre y «había que gastarlo como fuera» para que la asignación no bajara en la siguiente previsión.

En ambos casos, mal ❌

Con el rolling forecast haces pronósticos continuos, sin parar, de forma iterativa. 

Haces seguimiento de los KPIs financieros constantemente, y en un entorno tan volátil como este, lo más normal es que tengas que ajustar cada vez que pronostiques.

Y si antes le habías asignado 8.000 € a ventas y 4.000 € a marketing para los próximos 12 meses, puede que de una semana para otra cambie y se nivele con un 6.000 – 6.000.

Es un ejemplo, claro; lo que queremos decir es que los recursos, que solían asignarse a principios de año y nunca terminaban siendo exactamente lo que se necesitaba, ahora los puedes repartir de forma eficiente.

Con información basada en datos, con predicciones y proyecciones actualizadas.

Así sí, ¿eh? ✌️

Llegados a este punto, ¿te estás preguntando cómo hacer un forecast financiero continuo como este?

Vamos con los retos a los que te vas a tener que enfrentar... y con unos consejillos.

Retos en la implementación del rolling forecast

¿Te convence el asunto, entonces?

¡Normal!

Pues vas a tener que afrontar algunos retos en caso de que quieras implementar esta forma de trabajar:

Necesitas datos precisos y actualizados

La clave de que un rolling forecast sea útil es que los datos sean de calidad.

¿Te imaginas hacer proyecciones con datos que no reflejen la realidad?

Por ello, tienes que encontrar la manera de reunir información precisa y en tiempo real en la que apoyarte para realizar los pronósticos, cosa complicada si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Y hablando de herramientas... 👇

Te va a hacer falta un programa o software para llevarlo a cabo

Uno de los principios del rolling forecast es que no quite demasiado tiempo. Que sea rápido.

Que no inviertas demasiado esfuerzo en hacer el seguimiento de los KPIs, en generar los informes, hacer las predicciones y tomar decisiones.

Y como también necesitas previsión a corto plazo, medio plazo y largo plazo, lo suyo es que optes por contar con una aplicación, herramienta o programa que te ayude a automatizar el rolling forecast.

Que se nutra de datos sin necesidad de intervenir, que actualice los KPIs de seguimiento y que dibuje las proyecciones. Todo de forma automática.

Dichos programas existen, pero tienen un coste... aunque asumible, dado todo lo que ofrecen 🙃

La empresa va a tener que cambiar de mentalidad

Si hasta ahora veníais trabajando con presupuestos anuales, toca cambiar el chip.

Lo que antes era un mantra ahora pasa a un segundo plano, y lo que salga de los pronósticos continuos tiene que ir a misa.

Si se elaboran con datos en tiempo real y, además, precisos, hay que fiarse. 

Por mucho que sea algo nuevo y que parezca que cambia el rumbo de la empresa cada dos por tres, pero es lo que indica el rolling forecast y hay que hacer caso.

Y ahora, buenas prácticas

Ahora que sabes qué es el rolling forecast, sus ventajas y los retos a los que te vas a enfrentar si decides adoptarlo, ¿vemos buenas prácticas?

Ya sabes: consejitos para hacerlo más sencillo ☺️

Define los procesos bien, bien, bien

Tiene que proporcionar agilidad, ha de ser automático y hay que sacarle partido.

Bajo esas premisas tendrás que definir las políticas sobre el rolling forecast.

Determina cómo se lleva a cabo la recopilación de los datos. Los canales de entrada, y cómo llegan luego a la herramienta de pronóstico continuo. 

Elige también los KPIs o indicadores clave a los que hacer seguimiento, aquellos que aparecerán en los informes o en el panel de control —ahora lo comentamos—.

Y finalmente, determina también cómo se hará el análisis financiero y la revisión de los resultados. Cuándo, con qué informes, quién la llevará a cabo... todo debe quedar estipulado para trabajar de forma eficiente y disfrutar de esa agilidad.

Establece los KPIs y métricas clave

¿A qué se dedica el negocio?

La técnica del rolling forecast no determina qué KPIs utilizar; eso siempre depende de la empresa que lo implemente. 

Si tu negocio aplica técnicas de marketing para vender más y es una parte importante de la empresa, un indicador clave podría ser el CPL, el CAC o la inversión total que se hace a esta partida.

Si en cambio tu empresa se dedica a fabricar muebles, un buen KPI podría ser el tiempo de inactividad de las máquinas.

Pues de eso se trata: de que identifiques los KPIs adecuados para incluir en tu rolling forecast y les hagas seguimiento.

Mantén una comunicación abierta con el equipo

Al tratarse de un cambio grande en la forma de encarar los objetivos, tu equipo necesitará creérselo, como ya hemos visto.

¿Qué puedes hacer para facilitarlo?

Mantén una actitud transparente y proactiva de comunicación.

Comparte los beneficios de subirse al carro del rolling forecast con tu equipo. Comenta con las personas los resultados del seguimiento y los nuevos pronósticos.

Hazles partícipes para que se sepan lo importantes que realmente son 😊

Si das ejemplo y te comunicas con todos, pan comido.

Adivina quién te puede proporcionar datos precisísimos y en tiempo real de tus gastos para el rolling forecast

¿Por dónde empiezas a conseguir esos datos de calidad para los informes y pronósticos continuos?

Las finanzas de tu empresa dependen de varios aspectos, sí... ¿y cuál es uno de los más importantes, de largo?

Los gastos. Que tipos de gastos ya sabes que hay muchos 😂

¿Qué te parecería tenerlos todos bien automatizados y controlados?

No, no nos referimos a las clásicas notas de gasto. Eso ya quedó atrás.

Nos referimos a repartir tarjetas de empresa, centralizar todos los gastos en el mismo lugar y poder hacer seguimiento en tiempo real de lo que hay.

En tiempo real, sí, para que no afecte la alta volatilidad de los mercados.

Y si quieres exportar los datos, los exportas cuando te dé la gana. Y hala, ya tienes el pronóstico continuo alimentado con uno de los elementos más críticos de las finanzas del negocio.

¿Rolling forecast? Si lo complementas con la gestión de gastos vía Pleo, éxito total 🖤