Previsión de gastos: cómo calcular y reducir los gastos de tu empresa
Ya sabes lo que dicen de los problemas: es mejor prevenirlos que curarlos.
Si nos vamos al mundo financiero, donde los gastos suelen concentrar la mayoría de los problemas, la máxima se aplica de la misma forma.
Si los previenes, mejor que mejor y tu empresa, hasta el infinito y más allá, que los beneficios de la previsión no son pocos.
Si no lo haces, te expones a la suerte de lo que pueda pasar. Y cuando no vengan bien dadas… ojito.
Así que vamos a elegir lo de decir sí a la previsión de gastos.
¿La vemos?
Tocando cómo calcularlos, cómo reducirlos… y unos consejitos a modo de apunte final sobre gestión.
Vamoooos.
Importancia y beneficios de la previsión de gastos de una empresa
Pero antes, algunas razones por las que tendrías que seguir leyendo sobre previsión de gastos.
A ver, a ver: ¿por qué es tan importante para una empresa como la tuya?
Vamos a empezar por la planificación financiera. Ya sabes, todo eso que anticipas «antes de», para tener un plan que seguir.
Prevenir gastos te permitirá conocer los recursos disponibles para emprender acciones en busca de aumentar la rentabilidad de la empresa.
Esa imagen general de situación, gastos y recursos, te facilitará la toma de decisiones informada, potenciada con la ayuda de la tecnología financiera, algo que veremos al final.
Y por supuestísimo, la prevención también es el primer paso del control. Y el control es clave para el día a día de tu empresa, para estar a salvo de algunos riesgos financieros.
Saber qué va a pasar con los gastos es un punto de partida perfecto para el control.
¿Y el efectivo?
También se ve beneficiado, también: si haces una previsión precisa de los gastos de tu empresa, podrás tomar decisiones con fundamento y evitar que tu caja se quede a cero, un riesgo financiero de lo más indeseable.
A los inversores, además, no es que les encante, es que necesitan conocer estos informes de previsión de gastos antes de soltar billetes.
Por lo que si quieres encontrar financiación de empresas… ya sabes lo que toca: prevenir gastos.
Ya van unas cuantas razones, ¿eh?
Recopilemos.
La prevención de gastos eficiente por parte de tu empresa te permite…
- Organizar tu planificación financiera
- Conocer con qué recursos vas a contar
- Mitigar el riesgo financiero del flujo de efectivo, evitando que la caja se quede sin líquido
- Encontrar inversores que inyecten financiación
- Tomar decisiones estratégicas informadas
Y todo eso ya sabes en qué termina derivando: en un aumento de la rentabilidad de la empresa, el destino soñado por todo líder financiero.
¿Qué tipos de gastos puedes prevenir?
El asunto suele ser así: calculas los gastos actuales y, con esa info y los cálculos anteriores, anticipas qué es lo que va a venir después.
¿Cómo calcular los gastos, entonces?
Puedes empezar listando todos los que hay.
No todos se anticipan igual ni requieren el mismo nivel de control, y mezclarlo todo suele ser el origen de previsiones de gastos poco fiables.
Los gastos fijos son aquellos que se mantienen relativamente estables en el tiempo, independientemente del nivel de actividad.
Forman la base de la estructura de costes y condicionan el margen desde el primer momento. Su previsión es más sencilla, pero cualquier desviación tiene un impacto directo y continuado.
Los gastos variables evolucionan en función de la actividad del negocio. Aumentan o disminuyen según ventas, producción o volumen operativo.
Aquí es donde la previsión requiere más atención, ya que pequeños cambios en la actividad pueden generar desviaciones relevantes si no se monitorizan con frecuencia.
Los gastos operativos del día a día suelen pasar más desapercibidos, pero tienen un peso real cuando se acumulan.
Son pagos recurrentes, a menudo distribuidos entre distintas personas o áreas, que pueden diluirse si no se controlan desde el origen. Precisamente por eso, su previsión y seguimiento resulta clave para mantener visibilidad.
Y por último, están los gastos extraordinarios o puntuales. No forman parte de la operativa habitual, pero conviene contemplarlos dentro de escenarios de previsión.
Inversiones, proyectos especiales o costes asociados a cambios estratégicos pueden amenazar la caja si no se anticipan con margen suficiente.
Ejemplos de gastos para la previsión
Categorizados, ya solo queda aterrizarlos: ¿qué gastos habituales tienen las empresas?
Aquí algunos ejemplos:
- Alquiler de oficinas o locales
- Salarios y costes laborales
- Seguros de empresa
- Suministros —electricidad, agua, Internet…—
- Licencias de software para empresas y herramientas digitales
- Suscripciones y servicios online
- Material de oficina
- Gastos de viaje y desplazamientos
- Dietas y comidas de trabajo
- Logística y transporte
- Servicios profesionales independientes externos
- Mantenimiento de equipos
- Formación del equipo
- Gastos de publicidad y marketing
- Comisiones y otros gastos financieros
- Impuesto de sociedades e IVA en España
- …
La lista es interminable, así que paramos aquí para seguir con el cálculo.
Cómo calcular los gastos de empresa
¿Cómo calculas los gastos de una empresa que están por llegar?
Decíamos que te basabas en los gastos reales anteriores para prevenir los que lleguen después, ¿no?
Pues entonces no queda otra: tienes que reunir los documentos que justifiquen o demuestren que los gastos han sido reales.
Porque sin documentación, esos gastos no existen para la Agencia Tributaria, por mucho que tu empresa haya pagado por ellos.
Cuando lo hayas reunido todo, regístralos en un sistema contable y categorízalos, que te vendrá genial para controlarlos.
Con todos los gastos en el sistema, calculas los gastos totales —categorizados, recuerda— sumándolos… y listo.
Si tienes previsiones anteriores, viva.
Podrás comparar y obtener tendencias, instrumento maravilloso para prevenir con acierto.
Y conforme más datos tengas, las previsiones irán haciéndose más precisas, especialmente si empleas la tecnología.
BOOMMMM 💣
Programas para la previsión de gastos
La tecnología te facilita dos aspectos fundamentales: reunir todos los datos de gasto en un mismo sitio y trabajar con previsiones basadas en información real, no en intuiciones.
Al final te daremos la herramienta financiera ideal para hacerte con todos los gastos; de momento, mira qué tipo de tecnologías y software te facilita la previsión de gastos de una empresa una vez estén todos bajo control:
- Hojas de cálculo como Excel o Google Sheets, con previsión de gastos manual y modelos propios
- Softwares de contabilidad con históricos de gasto
- Herramientas de control de gastos conectadas al gasto real del equipo
- Plataformas de previsión y planificación financiera
- Herramientas de IA en finanzas para analizar tendencias
- Soluciones de reporting financiero con datos consolidados
- Sistemas integrados que conectan gasto, contabilidad y previsión
Teniendo esto claro, de momento, suficiente.
Cómo hacer una previsión de gastos paso a paso
Ya hemos visto la mayor parte del proceso total, pero ¿cuál sería el paso a paso completo?
- Reúne el histórico de gastos —idealmente de 6 a 12 meses— y asegúrate de que está completo, con sus justificantes
- Categoriza con criterio —fijos, variables, operativos…— y separa lo recurrente de lo excepcional para no deformar la foto
- Define el periodo de previsión —semanal, mensual, trimestral— según tu operativa y el ritmo al que se mueve el dinero en tu empresa
- Estima el gasto por categoría usando el histórico, pero ajustándolo por realidad: estacionalidad, planes de crecimiento, cambios de precios, nuevas contrataciones, etc.
- Añade supuestos claros, como qué tiene que pasar para que los números se cumplan, para que la previsión no sea una adivinanza
- Crea escenarios —conservador, exigente…— para entender cómo cambia el gasto si la actividad sube, baja o se tuerce un poco
- Contrasta la previsión con el presupuesto real, para detectar tensiones antes de que aparezcan
- Establece un ritmo de revisión —semanal si vas justo, mensual si estás estable— y define qué desviaciones requieren acción inmediata
Y finalmente, documenta decisiones y los ajustes que hagas, para que en la próxima previsión de gastos no tengas que repetir el proceso al completo.
Cómo interpretar una previsión de gastos y convertirla en decisiones
Acabamos de ver cómo realizar una previsión de gastos y todo bien, ¿no?
Pero lamentamos decirte que la previsión no sirve de mucho si se queda en una cifra bonita y ya.
El valor real está en cómo la lees y, sobre todo, en qué decisiones te permite tomar suponiendo que esa previsión acabe siendo real.
¿Cómo lo haces?
Lo primero es entender el peso de cada categoría. No todos los gastos en una empresa tienen el mismo impacto ni el mismo margen de maniobra.
Identificar qué partidas condicionan de verdad la caja te ayuda a priorizar la atención y a no perder tiempo afinando céntimos donde no toca.
Después, fíjate en la evolución. Una previsión aislada dice poco; compararla con periodos anteriores, como decíamos antes, te da unas tendencias que te ayudarán a afinar cada vez más.
También conviene separar lo previsto de lo inevitable. Hay gastos comprometidos que apenas admiten ajuste, como el alquiler de la oficina, y otros que dependen directamente de la operativa diaria.
Distinguirlos evita alarmas innecesarias y centra el foco donde sí puedes actuar.
Y por último, interpreta la previsión de gastos como un proceso constante.
No es un documento cerrado, sino una referencia para contrastar realidad y expectativa.
Cuanto más cerca esté la previsión del gasto real, más fiable será para que tomes decisiones con criterio.
Cómo gestionar las desviaciones en tu previsión de gastos
A ver, que quede claro: las desviaciones no son el problema. El problema es enterarte demasiado tarde de que existen.
Una previsión de gastos funciona cuando la usas como punto de comparación constante entre lo que esperabas y lo que está ocurriendo de verdad.
Por eso, el primer paso es revisar la previsión con una frecuencia razonable. No para rehacerla cada semana, sino para identificar diferencias relevantes antes de que se consoliden.
Empieza por medir la desviación en términos relativos, no solo absolutos. Un pequeño sobrecoste repetido mes a mes suele ser más peligroso que un gasto puntual alto pero controlado. Ahí es donde se esconden las fugas silenciosas de la caja.
Cuando detectes una desviación, vete al origen.
¿Es un cambio en la actividad? ¿Una decisión operativa concreta? ¿Un gasto que se ha descentralizado y ya no pasa por ningún filtro?
Entender cada porqué evita recortes a ciegas y te permite ajustar con criterio.
Y por último, convierte las desviaciones en aprendizaje. Si algo se repite, incorpóralo a la siguiente previsión. Si un gasto siempre se queda corto o largo, el problema no es la realidad… sino el planteamiento.
Estrategias para reducir los gastos en una empresa
Pongamos que ya estás casi casi casi en la cresta de la ola en esto del control y previsión de gastos.
De momento has conseguido que no se te escape ni uno.
El siguiente paso, por qué no, está en intentar reducirlos. Gastar menos, vamos.
¿Qué puedes hacer?
Vamos con algunas ideas y medidas para reducir los gastos en una empresa.
Hay una que es la de analizarlos de forma avanzada, y con «avanzada» nos referimos, por ejemplo, a correlacionarlos con los beneficios que reportan.
Así sabrás qué gastos son más «prescindibles» y fáciles de eliminar sin que afecte para mal a los beneficios de la empresa.
Otra opción es la de presupuestar, establecer límites para cada partida y generar una política de gastos.
Con esas tres cosas te aseguras de eliminar pequeños gastos fruto de descuidos o de la falta de orientación por parte de tu equipo.
Seguimos con la gestión de proveedores, una fuente de gasto habitualmente considerable. Si vuestro historial es impecable como clientes, ¿por qué no intentas renegociar con ellos?
Al negociar con proveedores por primera vez su poder de negociación puede ser mayor por no contar con una historia en común, pero cuando esta exista… a negociar y a ver si consigues un mejor precio.
Otra, pero esta de cajón: si quieres reducir los gastos de tu empresa lo lógico es que elimines los que son totalmente innecesarios.
Ya no hablamos de gastos sin apenas efecto positivo en los beneficios de la empresa, sino de aquellos que no sirven absolutamente de nada: gastos que no hacen más que restar, sin tener retorno alguno.
Gastos que no deberían darse, porque se utilizan para pagar por algo que no se utiliza.
Estos suelen ser suscripciones activas en desuso. Suscripciones de pago mensual como herramientas SaaS, por ejemplo.
María, que se fue de la empresa hace meses, era quien gestionaba la herramienta que solo utilizaba ella —pero pagaba con dinero de la empresa, obviamente—, pero al irse no la dio de baja.
Y tu empresa siguió pagando 20 € al mes de forma absolutamente innecesaria durante medio año.
¿Cómo reducir los gastos innecesarios en una empresa como estos? Revisando.
Tras revisar y gestionar las suscripciones, te das cuenta de que además de esa hay otras cinco dadas de alta y que no se utilizan.
Fuera todas y hala, unos cuantos gastos menos.
La última estrategia para reducir costes no es una acción específica como las que acabas de ver.
Es más un consejo o una mentalidad: la de apuntarte a la tecnología, especialmente en lo que tiene que ver con la automatización.
Y con eso arrancamos este bloque de consejos, por si pudiera serte de utilidad.
Consejos de previsión para una gestión de gastos eficiente
Vamos terminando con una rondita de consejos en la previsión de gastos, para que te ayuden a optimizar su gestión.
Todos muy tecnológicos, ojo 🤖
#1 Automatiza lo que puedas
La tecnología de hoy no se parece en nada a la de hace diez años.
Ni a la de hace tres.
Ni a la del año pasado, si nos apuras, que esto va rapidísimo.
Hoy en día casi todo lo denso es automatizable.
Las tareas tediosas, aburridas y mecánicas se pueden automatizar, ahorrándoos un tiempo precioso.
La introducción de registros, la lectura de datos en documentos, el cálculo de impuestos, la generación de informes financieros… son todo ejemplos de que la automatización de procesos es toda una realidad.
#2 Integra distintas herramientas y fuentes de datos
Damos por hecho que los programas y softwares financieros y de gestión de recursos son una maravilla.
Te permiten llevar las cuentas con rapidez y precisión, te ahorran tiempo, minimizan los errores humanos y aportan fluidez al día a día de tu equipo.
Es habitual que las empresas utilicen varios. Uno, por ejemplo, para llevar la contabilidad ✅
Otro, la facturación ✅
Otro, los proyectos ✅
Al final, estás generando datos desde distintas fuentes que son útiles por sí solos, pero si pudieras relacionarlos unos con otros… crema.
Para conseguirlo solo tienes que utilizar herramientas que puedan integrarse entre ellas.
Programas que puedas conectar, de modo que la migración y sincronización de datos se realice de forma automática, ahorrándote tiempo.
Cuando valores si contratar una herramienta o no, fíjate con qué programas o soluciones son compatibles e intenta conectarlas todas.
#3 Haz analítica avanzada
El análisis de costos y gastos es solo el principio.
En la empresa hay más factores significativos: beneficios, inversiones, ingresos, ventas, predicciones, historial… la clave está en cogerlo todo, unirlo y sacarle partido.
Hacer eso a mano sería terrible, porque costaría mucho y las probabilidades de cometer errores serían altas.
Afortunadamente, existen herramientas de analítica avanzada para reunir datos y hacer magia:
- Obtener informes financieros completos
- Analizar riesgos financieros y anticiparlos
- Calcular KPIs financieros en tiempo real
- Definir distintos escenarios de futuro haciendo análisis predictivos
En otras palabras: la analítica avanzada te da información útil, precisa y actualizada, con la que podrás tomar decisiones estratégicas informadas.
#4 Obtén informes sencillos, pero muy prácticos
Hay varias formas de hacer reportings financieros.
Puedes trabajar muchísimo cada informe y obtener una pieza genial que, a la que te das cuenta, se ha desactualizado durante el tiempo que te ha costado elaborarla.
También puedes emplear una herramienta y pedir que te automatice los informes en plan estándar, con las variables más típicas.
Variables que a ti no tienen por qué decirte nada, porque cada empresa es una historia.
U, opción 3, puedes emplear una herramienta que te dé informes automáticos que puedas personalizar.
Informes prácticos que incluyan solo la información que necesites, o tú o las personas que vayan a leer el informe.
¿Qué le interesa a un inversor el ingreso medio mensual por cliente pudiendo conocer la rentabilidad de la empresa?
¿Para qué los típicos informes de tantas y tantas páginas, variables y gráficos?
Los reportings sencillos te ayudarán a ahorrar tiempo y, aunque tengan menos información, será la justa y necesaria.
En definitiva: emplea herramientas para hacer previsiones de gastos… y gestionarlos
Sí, que la solución más rápida, precisa y económica —especialmente cuando sabes que tiempo es dinero— es esa.
Hay varios tipos, además.
Antes te hemos hablado de los distintos tipos de tecnologías o programas para hacer la previsión de gastos, ¿no?
Por ejemplo, estaban los softwares de contabilidad como Quick Books o Sage.
O los softwares de gestión empresarial (ERP) como Oracle o Microsoft Dynamics.
También tienes herramientas de business intelligence para visualizar grandes volúmenes de datos, como Tableau o Power BI.
Y las plantillas sencillitas de hojas de cálculo o Google Sheets, para hacer la previsión de gastos en Excel o Drive muuuuuy básicas.
Pero… ¿sabes cuál es el mejor software de gestión de gastos, para hacer previsión y control?
¿Y que, además, será el encargado de reunir tooooodos los gastos reales de la empresa a partir de los cuales puedas hacer la previsión?
Empieza por P y suena la mar de simpático.
Pleo 👋
Sí, es una herramienta de control de gastos que te permitirá registrarlos sin esfuerzo.
Funciona mediante tarjetas de empresa, que repartirás entre tu equipo. Y cuando alguien pague por algo, en vez de guardarse la factura simplificada, le hace una foto con la app… y queda debidamente registrada.
Y de ahí, a tu software de contabilidad. Con el que muy probablemente puedas conectar Pleo, por cierto, cumpliendo lo que te comentábamos antes.
¿Y todo esto al final qué? ¿Qué pasa con la previsión de gastos?
Que con Pleo tendrás todos los gastos bajo control y podrás elaborar informes personalizados de forma automática.
Información de utilidad con la que podrás ir generando previsiones cada vez más precisas. Y más, y más, y más… Y sin esfuerzo, insistimos, que Pleo es muy fácil de utilizar.
¡Ah!
Y por si fuera poco, tener bajo control todos los gastos te permitirá optimizar los impuestos gracias al IVA deducible, por ejemplo.
Si es que… son todo ventajas.
Prueba, prueba y verás: marchaaaando una previsión de gastos con esta app para gastos de empresa.
