Previsión de gastos: cómo calcular y reducir los gastos de tu empresa

Ya sabes lo que dicen de los problemas: es mejor prevenirlos que curarlos.

Si nos vamos al mundo financiero, donde los gastos suelen concentrar la mayoría de los problemas, la máxima se aplica de la misma forma. 

Si los previenes, mejor que mejor y tu empresa, hasta el infinito y más allá, que los beneficios de la previsión no son pocos.

Si no lo haces, te expones a la suerte de lo que pueda pasar. Y cuando no vengan bien dadas… ojito 👀

Así que vamos a elegir lo de decir sí a la previsión de gastos.

¿La vemos?

Tocando cómo calcularlos, cómo reducirlos… y unos consejitos a modo de apunte final sobre gestión.

Vamoooos ✊

Importancia y beneficios de la previsión de gastos de una empresa

Pero antes, algunas razones por las que tendrías que seguir leyendo sobre previsión de gastos.

A ver, a ver: ¿por qué es tan importante para una empresa como la tuya?

Vamos a empezar por la planificación financiera. Ya sabes, todo eso que anticipas «antes de», para tener un plan que seguir.

Prevenir gastos te permitirá conocer los recursos disponibles para emprender acciones en busca de aumentar la rentabilidad de la empresa.

Esa imagen general de situación, gastos y recursos, te facilitará la toma de decisiones informada, potenciada con la ayuda de la tecnología, algo que veremos al final.

Y por supuestísimo, la prevención también es el primer paso del control. Y el control es clave para el día a día de tu empresa, para estar a salvo de algunos riesgos financieros.

Saber qué va a pasar con los gastos es un punto de partida perfecto para el control 🙃

¿Y el efectivo?

También se ve beneficiado, también: si haces una previsión precisa de los gastos de tu empresa, podrás tomar decisiones con fundamento y evitar que tu caja se quede a cero, un riesgo financiero de lo más indeseable.

A los inversores, además, no es que les encante, es que necesitan conocer estos informes de previsión de gastos antes de soltar billetes. 

Por lo que si quieres encontrar financiación… ya sabes lo que toca: prevenir gastos.

Ya van unas cuantas razones, ¿eh?

Recopilemos.

La prevención de gastos eficiente por parte de tu empresa te permite…

• Organizar tu planificación financiera
• Conocer con qué recursos vas a contar
• Mitigar el riesgo financiero del flujo de efectivo, evitando que la caja se quede sin líquido
• Encontrar inversores que inyecten financiación
• Tomar decisiones estratégicas informadas 

Y todo eso ya sabes en qué termina derivando: en un aumento de la rentabilidad de la empresa, el destino soñado por todo líder financiero 🥰

Cómo calcular los gastos de empresa

¿Te has convencido?

Pues venga, empecemos con esto de prevenir gastos.

¿Cómo calculas los gastos de una empresa que están por llegar?

El asunto suele ser así: calculas los gastos actuales y, con esa info y los cálculos anteriores, anticipas qué es lo que va a venir después.

¿Cómo calcular los gastos, entonces?

Puedes empezar listando todos los que hay.

Aquí algunas ideas de clasificación:

• Gastos operativos y no operativos, si tienen que ver o no con la actividad de la empresa 
• Gastos fijos y variables, si afectan o no al nivel de producción
• Gastos directos o indirectos, si están o no relacionados con la producción 

Son tres formas habituales de clasificarlos, por si necesitas orientación.

A partir de ahí, puedes empezar reuniendo los documentos que los justifiquen. 

Porque sin documentación, esos gastos no existen para la Agencia Tributaria, por mucho que tu empresa haya pagado por ellos 😐

Cuando lo hayas reunido todo, regístralos en un sistema contable y categorízalos, que te vendrá genial para controlarlos.

¿Qué debes tener en cuenta?

Pues que hay gastos que son recurrentes, que los hay que solo tienen factura electrónica y que los impuestos son uno más de los tipos de gastos en una empresa.

Teniendo tooooda esta información en cuenta, calculas los gastos totales —categorizados, recuerda— y listo.

Si tienes previsiones anteriores, viva 🙌

Podrás comparar y obtener tendencias, instrumento maravilloso para prevenir con acierto.

Y conforme más datos tengas, las previsiones irán haciéndose más precisas, especialmente si empleas la tecnología.

BOOMMMM 💣

Para terminar, un apunte: la forma de clasificar los gastos te puede venir muy bien para organizarte y no dejarte ninguno. 

El olvido es un error frecuente en las empresas no acostumbradas a poner el foco en el control.

Analiza tu empresa, obtén los tipos de gastos de todos esos grupos —operativos, variables, etc.—, reúne las cantidades de todos, calcula… y a comparar, una y otra vez.

Y con eso, ya sabes lo que viene después: todos los beneficios de antes, que no son pocos 😌

Estrategias para reducir los gastos en una empresa

Pongamos que ya estás casi casi casi en la cresta de la ola en esto del control y previsión de gastos.

De momento has conseguido que no se te escape ni uno.

El siguiente paso, por qué no, está en intentar reducirlos. Gastar menos, vamos.

¿Qué puedes hacer?

Vamos con algunas ideas y medidas para reducir los gastos en una empresa.

Hay una que es la de analizarlos de forma avanzada, y con «avanzada» nos referimos, por ejemplo, a correlacionarlos con los beneficios que reportan.

Así sabrás qué gastos son más «prescindibles» y fáciles de eliminar sin que afecte para mal a los beneficios de la empresa.

Otra opción es la de presupuestar, establecer límites para cada partida y generar una política de gastos.

Con esas tres cosas te aseguras de eliminar pequeños gastos fruto de descuidos o de la falta de orientación por parte de tu equipo.

Seguimos con la gestión de proveedores, una fuente de gasto habitualmente considerable. Si vuestro historial es impecable como clientes, ¿por qué no intentas renegociar con ellos?

Al negociar con proveedores por primera vez su poder de negociación puede ser mayor por no contar con una historia en común, pero cuando esta exista… a negociar y a ver si consigues un mejor precio 😬

Otra, pero esta de cajón: si quieres reducir los gastos de tu empresa… lo lógico es que elimines los que son totalmente innecesarios.

Ya no hablamos de gastos sin apenas efecto positivo en los beneficios de la empresa, sino de aquellos que no sirven absolutamente de nada: gastos que no hacen más que restar, sin tener retorno alguno.

Gastos que no deberían darse, porque se utilizan para pagar por algo que no se utiliza.

Estos suelen ser suscripciones activas en desuso. Suscripciones de pago mensual como herramientas SaaS, por ejemplo.

María, que se fue de la empresa hace meses, era quien gestionaba la herramienta que solo utilizaba ella —pero pagaba con dinero de la empresa, obviamente—, pero al irse no la dio de baja.

Y tu empresa siguió pagando 20 € al mes de forma absolutamente innecesaria durante medio año.

¿Cómo reducir los gastos innecesarios en una empresa como estos? Revisando.

Tras revisar y gestionar las suscripciones, te das cuenta de que además de esa hay otras cinco dadas de alta y que no se utilizan.

Fuera todas y hala, unos cuantos gastos menos 👌

La última estrategia para reducir costes no es una acción específica como las que acabas de ver.

Es más un consejo o una mentalidad: la de apuntarte a la tecnología, especialmente en lo que tiene que ver con la automatización.

Y con eso arrancamos este bloque de consejos, por si pudiera serte de utilidad 😊

Consejos de previsión para una gestión de gastos eficiente

Vamos terminando con una rondita de consejos en la previsión de gastos, para que te ayuden a optimizar su gestión.

Todos muy tecnológicos, ojo 🤖

#1 Automatiza lo que puedas

La tecnología de hoy no se parece en nada a la de hace diez años. 

Ni a la de hace tres. 

Ni a la del año pasado, si nos apuras, que esto va rapidísimo.

Hoy en día casi todo lo denso es automatizable. 

Las tareas tediosas, aburridas y mecánicas se pueden automatizar, ahorrándoos un tiempo precioso.

La introducción de registros, la lectura de datos en documentos, el cálculo de impuestos, la generación de informes… son todo ejemplos de que la automatización de procesos es toda una realidad.

#2 Integra distintas herramientas y fuentes de datos

Damos por hecho que los programas y software financieros y de gestión de recursos son una maravilla.

Te permiten llevar las cuentas con rapidez y precisión, te ahorran tiempo, minimizan los errores humanos y aportan fluidez al día a día de tu equipo.

Es habitual que las empresas utilicen varios. Uno, por ejemplo, para llevar la contabilidad ✅

Otro, la facturación ✅

Otro, los proyectos ✅

Al final, estás generando datos desde distintas fuentes que son útiles por sí solos, pero si pudieras relacionarlos unos con otros… crema 🤤

Para conseguirlo solo tienes que utilizar herramientas que puedan integrarse entre ellas. 

Programas que puedas conectar, de modo que la migración y sincronización de datos se realice de forma automática, ahorrándote tiempo.

Cuando valores si contratar una herramienta o no, fíjate con qué programas o soluciones son compatibles e intenta conectarlas todas.

#3 Haz analítica avanzada

El análisis de costos y gastos es solo el principio.

En la empresa hay más factores significativos: beneficios, inversiones, ingresos, ventas, predicciones, historial… la clave está en cogerlo todo, unirlo y sacarle partido.

Hacer eso a mano sería terrible, porque costaría mucho y las probabilidades de cometer errores serían altas.

Afortunadamente, existen herramientas de analítica avanzada para reunir datos y hacer magia:

• Obtener informes financieros completos
• Analizar riesgos financieros y anticiparlos
• Calcular KPIs financieros en tiempo real
• Definir distintos escenarios de futuro haciendo análisis predictivos

En otras palabras: la analítica avanzada te da información útil, precisa y actualizada, con la que podrás tomar decisiones estratégicas informadas.

#4 Obtén informes sencillos, pero muy prácticos

Hay varias formas de hacer reportings financieros.

Puedes trabajar muchísimo cada informe y obtener una pieza genial que, a la que te das cuenta, se ha desactualizado durante el tiempo que te ha costado elaborarla.

También puedes emplear una herramienta y pedir que te automatice los informes en plan estándar, con las variables más típicas. 

Variables que a ti no tienen por qué decirte nada, porque cada empresa es una historia 🫠

U, opción 3, puedes emplear una herramienta que te dé informes automáticos que puedas personalizar.

Informes prácticos que incluyan solo la información que necesites, o tú o las personas que vayan a leer el informe.

¿Qué le interesa a un inversor el ingreso medio mensual por cliente pudiendo conocer la rentabilidad de la empresa? 

¿Para qué los típicos informes de tantas y tantas páginas, variables y gráficos? 

Los reportings sencillos te ayudarán a ahorrar tiempo y, aunque tengan menos información, será la justa y necesaria.

En definitiva: emplea herramientas para hacer previsiones y gestionar gastos

Sí, que la solución más rápida, precisa y económica —especialmente cuando sabes que tiempo es dinero— es esa.

Hay varios tipos, además.

Por ejemplo, están los softwares de contabilidad como Quick Books o Sage.

O los softwares de gestión empresarial (ERP) como Oracle o Microsoft Dynamics.

También tienes herramientas de business intelligence para visualizar grandes volúmenes de datos, como Tableau o Power BI.

Y las plantillas sencillitas de hojas de cálculo en Excel o Google Sheets, para hacer controles muy básicos.

Pero… ¿sabes cuál es el mejor software de gestión de gastos, para hacer previsión y control?

Empieza por P y suena la mar de simpático.

Pleo 👋

Puedes pronunciarla como la lees o «plío», como nuestros compañeros del resto de Europa.

Es una herramienta de control de gastos que te permitirá registrarlos sin esfuerzo.

Funciona mediante tarjetas de empresa, que repartirás entre tu equipo. Y cuando alguien pague por algo, en vez de guardarse la factura simplificada, le hace una foto con la app… y queda debidamente registrada.

Y de ahí, a tu software de contabilidad. Con el que muy probablemente puedas conectar Pleo, por cierto, cumpliendo lo que te comentábamos antes 🙂

¿Y todo esto al final qué? ¿Qué pasa con la previsión de gastos?

Que con Pleo tendrás todos los gastos bajo control y podrás elaborar informes personalizados de forma automática.

Información de utilidad con la que podrás ir elaborando previsiones cada vez más precisas. Y más, y más, y más… Y sin esfuerzo, insistimos, que Pleo es muy fácil de utilizar.

¡Ah! 

Y por si fuera poco, tener bajo control todos los gastos te permitirá optimizar los impuestos gracias al IVA deducible, por ejemplo.

Si es que… son todo ventajas. 

Prueba, prueba y verás: marchaaaando una previsión de gastos con esta app para gastos de empresa 🖖