Software de gestión empresarial: herramientas y programas para gestionar empresas

Pagar impuestos, trazar estrategias para vender productos o servicios, cumplir con la ley, gestionar al equipo, buscar proveedores, dar con financiación… ¿quién dijo que la aventura empresarial sería sencilla?

Desde que a un emprendedor se le ocurre una idea hasta que se materializa y convierte en una empresa funcional con altos grados de rentabilidad, puede pasar de todo.

Es más: pasa de todo, especialmente en el área financiera; el camino es de todo menos fácil 

¿Y qué hacer ante la dificultad?

Pues buscar ayuda, claro.

La que te aportan los softwares de gestión es esencial en las finanzas, porque a cambio de muy poco —el coste del programa— obtienes unas funciones y beneficios que te allanan el camino hasta ese objetivo deseado de rentabilidad.

Tú, como líder financiero, juegas un papel fundamental en todo el proceso, por lo que es estrictamente necesario que conozcas qué softwares de gestión tienes a mano.

¿El problema? Bendito problema, eso sí 

Que softwares de gestión para empresas hay muchos. Muchos tipos de programas y herramientas.

Pero que no cunda el pánico que, como siempre, estamos aquí para poner orden y que conozcas tus opciones en función del pie del que cojee tu empresa.

¿Arrancamos con los programas de gestión empezando con sus objetivos?

Objetivos de un software de gestión

A ver, lo dicho: de programas de gestión, en sí, hay mucha variedad. Son muchos los aspectos en los que puede necesitar ayuda una empresa, ¿no?

En el control de gastos, por ejemplo: pues hay programas de gestión y control de gastos 👍

En planificar finanzas: pues hay programas de planificación financiera 👍

En la gestión de proveedores: pues hay software para gestionar proveedores 👍

En la contabilidad: pues claro que sí, también hay programas de contabilidad online 👍

¿Y qué tienen todos en común, quien más, quien menos?

• Son programas capaces de recoger datos reales de la empresa, procesarlos e interpretarlos para que los utilicéis y obtengáis beneficios en las áreas en que se apliquen
• Con ellos podrás analizar riesgos financieros, dar con oportunidades y tomar decisiones para proteger la empresa o aumentar su rentabilidad
• La automatización de procesos también es una característica común de todos los tipos de software de gestión, por lo que también ahorrarás tiempo y reducirás los errores manuales
• Te permitirán acceder a los datos desde cualquier parte del mundo, simplemente contando con acceso a Internet
• E incluso harán que cumplas con la ley, como cuando veamos las soluciones de factura electrónica

¡Y eso solo son los beneficios comunes!

Cada tipo de programa aportará funcionalidades específicas dependiendo del área de uso.

Porque un software de gestión de contabilidad no hará lo mismo que uno de control de gastos, ¿no? 😌

Herramientas, tecnología y software de gestión empresarial

Vamos a ver softwares para empresas y herramientas de tecnología financiera de todo tipo: para planificar las finanzas de la empresa, para gestionar proveedores, para llevar la contabilidad, analizar datos financieros…

Toma nota, que despegamos 🚀

Programas de gestión… para pymes

Decir «software de gestión» a secas engloba todo lo que vamos a ver a continuación.

Si le añades el apellido «para pymes» detrás, es exactamente lo mismo, pero serán soluciones adaptadas a la situación particular de las pequeñas y medianas empresas.

Es decir, estaremos hablando de programas con costes asumibles, así como de soluciones con planes escalables, para aquellos casos en que el objetivo de la pyme sea crecer.

Dicho esto, nos encontraríamos de todo:

• Programas de gestión de proyectos para pymes, como Trello
• Programas de gestión de recursos humanos para pymes, como Bizneo HR
• Programas de contabilidad para pymes, como Contasimple
• ERP o programas de gestión de recursos empresariales para pymes, como Odoo

¡Y así hasta el fin!

👉 Más sobre los programas de gestión para pymes

Herramientas de gestión de proveedores

Aaaay los proveedores, qué complicados pueden llegar a ser si no se controlan 

Hay que seleccionarlos bien, negociar con ellos para pactar las condiciones del contrato, evaluarlos… en fin, todo un proceso.

Pues para facilitarte la labor existen los programas de gestión de proveedores, ideales para ayudarte con las compras de la empresa.

Dentro de los mismos, además, tienes de distintos tipos.

El e-sourcing, por ejemplo, te ayuda con la etapa inicial de buscar proveedores, dar con ellos, seleccionarlos y negociar las condiciones del contrato.

El e-procurement es más general y también se encarga de las órdenes de compra, catálogos, precios, seguimiento de pedidos y comprobación de que se están cumpliendo las cláusulas de los contratos.

Sí, las herramientas de gestión de proveedores son todo un mundo; prueba de ello son, por ejemplo, Procurify o Zycus.

👉 Más sobre las herramientas de gestión de proveedores

Programas de gestión de la contabilidad

Bueno, bueno, bueno: la contabilidad.

Números, asientos contables, cuentas, que si un gasto va allí o allá, haber, debe… 

¿Te imaginas gestionar todo eso a mano?

Hasta la llegada de la tecnología se hacía, pero ya hace mucho que los programas de contabilidad llegaron para automatizarlo todo… y quedarse.

Menos mal 

Te libras de los típicos errores de contabilidad, como cuando pones un 8 y en realidad es un 5 porque las teclas están muy juntas.

A Hacienda le da igual la excusa que aportes; si la contabilidad está mal, te va a investigar y muy probablemente, sancionar. 

Estos programas, además, suelen integrarse con otros softwares, como los de control de gastos, para que la carga de datos se haga en cuestión de segundos.

Te ayudan a añadir asientos automáticamente, cuadrar las cuentas y calcular impuestos. Por no hablar del presente y futuro de la IA en contabilidad.

Lo dicho: ¿te imaginas hacer tooodo esto a mano en tu empresa? 

Software de gestión de tesorería

Clin clin cliiiiin 💰

Saber gestionar el dinero que entra y que sale de la caja de la empresa también es crucial para ti como líder financiero.

Los programas de tesorería te ayudan con eso… y bastaaaante más:

• A gestionar el efectivo, claro
• A hacer conciliaciones bancarias
• A hacer previsiones de movimientos en el flujo de caja
• A emitir informes financieros
• A analizar riesgos financieros

¿Seguimos?

Para revisar por tu cuenta, por aquí:

👉 Más sobre los programas de tesorería

Software de planificación financiera

Otro de tus deberes como CFO es planificar las finanzas de la empresa a corto, medio y largo plazo.

¿Qué necesitas para eso?

Datos reales, sistemas para elaborar proyecciones financieras, hacer previsión de gastos, control presupuestario…

Aunque si quieres un software de gestión específico para la planificación financiera, existen los llamados EPM (Enterprise Performance Management), capaces de hacer análisis avanzados de forma precisa, como IBM Planning Analytics.

¿… análisis avanzado de datos, dices? 

👉A la de ya nos ponemos con eso, pero si quieres echar un ojo más profundamente, por aquí puedes ampliar la información sobre planificación financiera.

Herramientas de análisis de datos

Reunir datos, hoy en día, no es suficiente 😔

¿Qué haces con terabytes enteros de información si no tienes los recursos para filtrar la información que te interese sin esfuerzo?

La solución está en los softwares de análisis de datos, aliados necesarios en tu estrategia financiera.

¿Por qué?

• Porque facilitan mucho la generación de informes financieros bien completos

• Te permiten hacer consultas personalizadas y obtener respuestas precisas para tomar decisiones informadas sin esfuerzo 

• Te ayudan a detectar fraudes financieros
• Y porque llevan la automatización hasta la máxima expresión

Tableau, Microsoft Power BI o Google Data Studio son ejemplos de ello.

👉 Más sobre las herramientas de análisis de datos

Visualizadores de datos

Digamos ahora que esa vastísima información la quieres emplear de otra manera: representándola.

¿Te imaginas cargando millones de datos en Paint? 🤣

No, para eso existen los visualizadores de datos, ideales para dotar a tus reportings financieros de atractivos gráficos visuales que ayuden a comprender mejor la información que quieres trasmitir.

Con ellos, además, también podrías detectar patrones y tendencias financieras fácilmente, haciéndolos ideales para dar con riesgos financieros y poder mitigar las amenazas.

Por cierto, ¿qué tipo de representaciones se suelen manejar en este tipo de software?

• Gráficos de barras
• Diagramas circulares
• Gráficos de líneas
• Mapas
• Burbujas
• Diagramas de dispersión

Si quieres hacer representaciones visuales, muchas de las herramientas de análisis de datos incluyen este módulo más visual, aunque también las hay específicas, como Plotly.

👉 Más sobre los visualizadores de datos

Programas de factura electrónica

¿Y esto?

A ver, no sabemos si estás al tanto o no, pero la factura electrónica será obligatoria para las empresas desde 2025 o 2026, dependiendo de si su volumen de facturación supera los 8 millones de euros o no.

¿Tu empresa los supera? Pues anota la fecha: 1 de julio de 2025 👌

¿No los supera? 1 de julio de 2026 👌

A partir de ese momento habrá que trabajar con la factura electrónica cuando hagas negocios con otros profesionales y empresas; es decir, en el mundo B2B.

Y para ello, tendrás que emplear programas homologados por la Agencia Tributaria que cumplan una serie de requisitos publicados en el reglamento veri*factu.

Dicho de otra forma: si haces negocios B2B y no pasas a emplear alguno de esos programas homologados, estarás incumpliendo la ley y podría caerte una señora sanción que dejase tambaleando las finanzas de la empresa.

Todavía no se sabe qué programas homologados habrá para elegir, pero en cuanto se sepa… lo publicaremos aquí:

👉 Más sobre los programas de factura electrónica

Software de control de gastos de empresa

Veeenga, que lo estabas deseando… un software de gestión que te ayude con otro foco de problemas y pérdidas de tiempo: los gastos.

Pues los hay, y cumplen muy bien su papel.

Te permiten registrar cada gasto en cuanto tenga lugar el pago… de forma automática, además, si cuenta con tarjetas de empresa.

El gasto quedará categorizado y pasará a formar parte del total, que podrás visualizar a tu antojo para tomar decisiones informadas.

Estos programas, además, se conectan con los principales softwares de gestión de la contabilidad, para exportar los datos en segundos, sin errores.

Fíjate si son importantes, que estos sistemas de gestión empresarial también incluyen app.

Que por cierto, habrá que dedicarles un apartado también, ¿no? Son tecnología y ayudan a la gestión de empresas 🤗

¿Vamos a por ellas?

Apps para empresas

En este caso, nos limitamos única y exclusivamente a las aplicaciones para móvil.

Bueno, pueden tener también versión escritorio, claro, pero si no hay versión móvil… en esta lista no aparecen.

Porque sí, también hay softwares de gestión de todo tipo en forma de apps móviles. Bastante útiles, además.

¿En qué casos crees que podría necesitarse el acceso a la app desde el teléfono, y no al programa de ordenador?

Piensa 🫡

Exacto: cuando tu equipo se va de viaje o tiene que pagar por algo y registrar el gasto, ¿no?

O cuando alguien tiene que entrar por alguna razón a su software de gestión, pero no se encuentra ni en la oficina, ni en casa, ni en ningún sitio con ordenador.

Pues para todos esos casos hay programas de gestión en versión móvil, que podríamos categorizar así:

• Apps de facturación de empresas, como Holded
• Apps para la contabilidad de empresas, como QuickBooks
• Apps para gestionar la tesorería de la empresa, como Orama
• Apps para gestionar proyectos y tareas, como Notion
• Apps de comunicación para empresas, como WhatsApp Business
• Apps de productividad, como Toggl
• Apps de control de gastos
• Apps de gastos de viaje de empresa

No te las acabas, no.

👉 Más sobre las apps para empresas

Oye, ¿y por qué no hay un software de gestión en forma de app al final de las dos últimas opciones?

Pues porque nos vamos a despedir centrándonos precisamente en esto 🤟

¿Software de gestión? Pleeeeeeo

De gestión de gastos, más específicamente.

Y tiene app para móvil, además 

¿De qué va?

Pues se trata de un potente software de gestión de gastos de empresa que funciona con tarjetas y una app para el móvil, además del programa de ordenador.

Toma nota:

• Repartes tarjetas a tu equipo
• Las usa para hacer pagos cuando viaja —el hotel o los taxis, por ejemplo—, o en cualquier otra situación en la que tenga que pagar por algo relacionado con el trabajo
• Cuando alguien hace un pago, al aprobarlo su manager, queda registrado en el sistema de gestión de gastos
• Y cuando proceda, se exportan todos los gastos al software de gestión de contabilidad en segundos

¿Y qué pasa con los justificantes de pago?

Hacen falta para poder contabilizar cada gasto, ¿no?

Aquí Pleo da —todavía más— en el clavo, porque se trata de una aplicación homologada por la Agencia Tributaria.

De esta forma, con hacer una foto desde la app del móvil a la factura completa o factura simplificada, será suficiente para Hacienda.

Es decir, podrás tirar el papel a la papelera de reciclaje, evitándote los típicos problemas de que los tickets se pierden o se les borra la tinta 🙌

Y también adiós a las notas de gastos, porque el registro y control se hará en tiempo real. Nada de comprobaciones tediosas y poco productivas a la vuelta de cada viaje.

¿No venias buscando un software de gestión? Pues en Pleo tienes un software para control de  gastos difííííícil de igualar ✌️