IA en contabilidad: tendencias, retos actuales y claves de futuro

La inteligencia artificial está de moda en el mundo empresarial.

¿Quién no la conoce? ¿Quién no ha probado, aunque sea desde casa, a hacerle una pregunta a ChatGPT?

Pues ojo, que esto va más allá. Muuucho más allá ✊

En el mundo de la contabilidad, por ejemplo, se puede utilizar la inteligencia artificial para hacer muchas tareas.

Tareas que solían quitar demasiado tiempo y provocaban errores en los que había que dedicar todavía más tiempo para solucionar.

Con la inteligencia artificial, como por arte de magia, ese despilfarro de tiempo desaparece. O al menos, en ciertas tareas de contabilidad y finanzas, como el registro de datos, las conciliaciones bancarias, la detección de fraudes…

Qué, ¿nos sumergimos en el maravilloso mundo de la inteligencia artificial para la contabilidad de las empresas?

El ascenso de la inteligencia artificial en las finanzas

En realidad, la aparición de la IA en contabilidad no deja de ser una parte más de la digitalización financiera, de todo lo que está consiguiendo la inteligencia artificial en el mundo de las finanzas en general.

Por ejemplo, una IA en finanzas puede analizar en segundos el histórico de transacciones de una empresa, buscar patrones y detectar anomalías.

Anomalías que luego una persona de carne y hueso investiga y ojo, que igual tiene toda la pinta de acabar en crisis del flujo de caja.

También puede hacer un análisis de los riesgos financieros basándose en datos en tiempo real y, con ello, evaluarlos y mitigarlos, protegiendo la rentabilidad de la empresa.

Las inteligencias artificiales también pueden participar en las auditorías internas automatizando procesos, mitigar los riesgos financieros en los planes de inversión y expansión y analizar patrones de gastos para poder optimizarlos.

¡Y lo que queda! 👏

Al final, la IA en contabilidad en particular y en finanzas en general aporta eficiencia, eficacia e información de mucho valor para tomar decisiones.

Eficiencia, porque las tareas se hacen más rápido y, a la vez, tienen un coste menor.

Eficacia, porque se mejora la precisión de las tareas en las que se elimina la intervención humana.

Y la información de valor... pues imagina: si cuentas con datos en tiempo real de gastos o haces proyecciones financieras para dibujar posibles escenarios en cuestión de segundos, podrás tomar decisiones estratégicas informadas.

Informadas, ojo. Es decir, basándote en datos e información. Decisiones respaldadas, no sesgadas.

Y al final, todo eso, ¿sabes dónde se termina reflejando?

Así es: en un aumento de la rentabilidad de la empresa 🫶

Adopta la inteligencia artificial para hacer la transformación digital financiera... y a disfrutar.

Pero hoy la idea es centrarnos solo en la inteligencia artificial contable, en la que hay mucha tela que cortar.

Transformando la contabilidad a través de la IA

¿Qué tres palabras resumirían la irrupción de la IA en contabilidad?

• Agilidad
• Ahorro
• Optimización

Tres palabras que, por otro lado, están directamente relacionadas entre sí.

Porque la IA trae automatización de procesos contables, que se optimizan y derivan en un ahorro de tiempo... que acaba siendo de dinero.

Pero bueno, vamos a especificar un poco más, que hemos venido a eso.

La automatización, protagonista en la IA para las tareas de contabilidad

Piensa: ¿cuál es el proceso más tedioso al que se tiene que enfrentar el personal de contabilidad?

Si no el que más, sin duda, meter datos de facturas o tickets en el sistema y clasificarlos debe ser uno de los más mecánicos y aburridos habidos y por haber.

Bueno, pues la IA contable lo puede hacer, eliminando toda intervención humana y, sin ella, adiós a los errores picando tecla 👋

La automatización mediante IA en contabilidad también se puede encargar de generar reportings financieros, de modo que no tenga que intervenir nadie, más allá de configurar qué KPIs financieros deben mostrarse en el informe.

¿Y el procesamiento de facturas y recibos? ¡Para la IA! Una IA capaz de leer facturas y tickets, procesar los datos y contabilizar toda la información.

El cierre financiero de cada ejercicio automatizado, evidentemente, también puede ser cosa suya.

Y todo ello, como decimos, con una precisión total.

Vaya chollo, ¿no? 😬

Análisis de graaandes cantidades de datos

Otra función del departamento de contabilidad es leer datos. Navegar entre números y fechas, a veces con mucha antigüedad, con el fin de detectar tendencias que puedan derivar en algo grave... o en oportunidades.

Y así evitarlas o aprovecharlas, claro.

Lo que pasa es que hay veces que sí, das con esos patrones, pero no tienes una tendencia similar a mano que indique lo que pasó la última vez en esa situación.

La IA coge los datos —los pasados y los datos generados en tiempo real—, crea modelos, compara situaciones, detecta anomalías y patrones... y nuevamente, hágase la magia.

¿Oportunidades de negocio? Aquí ☝️

¿Amenazas para el flujo de caja? Aquí ☝️

Y todo lo hace la inteligencia artificial, que no se amilana ni ante las notas de gastos del mes pasado ni con las de los últimos 20 años de toda la empresa.

Detección de fraudes 

Más responsabilidades del equipo de contabilidad: detectar fraudes.

¿Hay alguien en el equipo añadiendo líneas de más a su nota de gastos?

¿Hay clientes comportándose de forma rara con los pagos... y que encima tienen un pasado que no habla muy en su favor?

¿O proveedores nuevos que piden demasiado dinero por adelantado, antes de enviar o entregar el producto?

La IA, basándose nuevamente en datos pasados y en tiempo real, es capaz de detectar comportamientos sospechosos y decirte que a ver, que ahí pasa algo.

De ese modo, si hay un trabajador gastando de más —o diciendo que gasta de más—, un cliente con pinta de que su pago dará error o un proveedor que parece que no cumplirá, la IA advierte.

Y en contabilidad luego se toman las cartas en el asunto que estimen convenientes 😌

Cumplimiento normativo

Cuando trabajas con muchos clientes y proveedores, mucho ojo con las normas en materia de privacidad.

Con la consolidación estelar de los pagos digitales tras la pandemia, además, estas normativas van a más, como demuestra la europea PSD2.

Sin ir más lejos, mira Microsoft 👀

Según este informe de PWC —en inglés—, con el fin de hacer frente a la ley contra prácticas corruptas en el extranjero, empezó a aplicar la IA para analizar operaciones y transacciones con los intermediarios del mundo con los que trataba.

¿Su objetivo? 

Encontrar patrones, tendencias y anomalías en las ventas que hacían. 

La inteligencia artificial marcaba aquellas que se consideraban sospechosas, y luego el personal hacía la revisión manualmente, llegando incluso a cancelar la operación antes de que el daño estuviera hecho.

Conciliaciones bancarias

Otra de las tareas de contabilidad que no suele gustar a nadie, la de conciliar las cuentas del banco.

¿Lo que se contabiliza es exactamente lo que reflejan los extractos bancarios?

Mira que como haya discrepancias y te venga una inspección...

Ese proceso de cotejar para comprobar que todo concuerda —conciliaciones bancarias— también puede hacerlo la IA, que como estamos viendo se ha ido directa a la vanguardia de la tecnología financiera.

Más ahorro de tiempo, más 🤗

Predicción del flujo financiero

¿Cuánto dinero tendrá tu empresa en la caja dentro de cuatro meses?

¿Y en seis?

Hacer previsiones de tesorería es fácil cuando tienes pocas variables sobre la mesa y el contexto cambia poco.

Pero si tu empresa es grande, seguro que de empleados, clientes y proveedores no anda corta.

Y los tiempos de alta volatilidad de los mercados en los que nos estamos moviendo invitan a pensar que en cualquier momento puede pasar de todo.

La IA, analizando datos, tendencias y patrones históricos puede hacer predicciones del flujo financiero de la empresa, una información valiosísima para ti como responsable estratégico.

Análisis de gastos... y asignación de recursos

Analizar los gastos de todo el equipo es lento, aburrido y lo más normal es que se cometan errores, tanto en la introducción de datos en el sistema como en la clasificación de los mismos.

Nuevamente, la IA al rescate 🤟

¿Cómo?

Pues leyendo las facturas aportadas por tu equipo. Los datos, los conceptos y las cantidades, pudiendo categorizar y contabilizar el gasto automáticamente.

Con el conjunto de gastos en un sistema que además puede realizar informes financieros automáticos, solo queda establecer presupuestos y asignar los recursos de forma precisa.

La IA financiera no se queda ahí, pues también es la encargada de dar la voz de alarma al leer datos en tiempo real, para que puedas hacer ajustes durante el control presupuestario y no te desvíes de los objetivos financieros.

Terminamos con la optimización de impuestos

Las nuevas tecnologías financieras en forma de inteligencia artificial también ayudan a optimizar los impuestos que se presentan.

Empleando modelos, la IA da con la mejor estrategia fiscal para tu empresa, que además de optimizar el ahorro de dinero también asegura un cumplimiento fiscal en constante cambio.

Con eso, tu empresa pagará lo mínimo ejercicio tras ejercicio, optimizando un ahorro de dinero que podrás destinar a otros fines estratégicos.

IVA en España, Impuesto de Sociedades, retenciones... Son muchas las opciones. Déjalo en manos de la inteligencia artificial en contabilidad 🙃

Retos y claves a la hora de adoptar sistemas de contabilidad con IA

¿Te ha hecho tilín esto de la IA para la contabilidad de tu empresa y has tomado la decisión de embarcarte?

Pues ojo, que la implementación no es tan sencilla 😐

Lo primero es que decidas qué quieres conseguir. ¿Con qué objetivos te decides por adoptar la IA en tareas de contabilidad?

¿Mejora de la eficiencia en los procesos contables?

¿Reducción de errores?

¿Toma de decisiones basadas en datos?

Tenlo claro antes de dar el salto y pasar a evaluar las distintas opciones disponibles, que lo cierto es que hay varias aplicaciones de inteligencia artificial en finanzas y contabilidad.

Mir a ver qué ofrece cada una, el coste, si tiene atención al cliente... en fin, todo ese tipo de aspectos que marcarán si la solución está hecha para tu empresa o lo mejor es que busques otra.

También tendrás que preparar al equipo de contabilidad para el cambio. Si llega una IA a contabilidad, se modificarán muchos procesos y las personas deben estar preparadas, lo que es tu responsabilidad.

Finalmente, como siempre, también será importante que monitorices lo que se está haciendo. Una vez esté implementada, a medir. A ver si se están cumpliendo los objetivos que habías planteado inicialmente.

Y si es así... ya solo queda mejorar 🤙

El futuro de la contabilidad con IA

Ya hemos visto que a día de hoy, la inteligencia artificial aplicada a la contabilidad de las empresas trae ahorro —de tiempo y dinero— y precisión desde la automatización.

¿Y qué será del futuro?

El futuro de las finanzas y contabilidad, sin duda, sigue pasando por la tecnología. 

Con la IA capaz de procesar el lenguaje natural a la perfección, pudiendo interpretar mejor los datos contables y permitiendo interacciones precisas con el equipo financiero.

También es lógico que se centre en la ciberseguridad. Al trabajar en entornos 100 % digitales, lo normal es que los problemas de seguridad y las amenazas vayan en aumento, aumentando el riesgo en cada transacción o envío de información.

La blockchain ya se encarga de mitigar los riesgos asociados a las transacciones; por lo tanto, se espera que la IA se asocie de alguna manera a esta tecnología para eliminar cualquier tipo de riesgo que pueda afectar a la contabilidad de la empresa.

Los informes financieros, generados automáticamente, también se espera que puedan ir personalizándose cada vez más, y el componente sostenibilidad será tenido en cuenta en cada acción de la IA.

Sea como sea, es poco probable que, llegados a este punto, las IA pierdan el foco y dejen de ofrecer lo que hoy en día es un auténtico regalo para los equipos de contabilidad de las empresas: tiempo y precisión.

Pleo, un buen socio para la IA en contabilidad

Cuando te decidas por adoptar una solución, probablemente tengas que rodearla de aplicaciones que cubran otros aspectos contables a los que no llega la IA actual.

Pleo podría ser una de ellas 🙄

Se centra en la gestión de gastos del negocio, a partir de una app fácil de usar y tarjetas de empresa para tu equipo.

Cada vez que alguien utilice una tarjeta, el gasto queda registrado en el sistema y la factura, si se le hace una foto con la app, también.

Que no es una IA, pero al loro:

• Las IA reducen los errores humanos al introducir datos y Pleo, también
• Las IA proporcionan un ahorro de tiempo total al equipo de contabilidad y Pleo, desde la automatización, también
• Las IA te ayudan a optimizar los impuestos... y con la ayuda de Pleo en la gestión de facturas no se dejará ninguno

Pues eso: ¿IA en contabilidad? Si es acompañada de una gestión de gastos con Pleo, de cabeza ✌️