App de gastos de viaje de empresa: cómo mejorar la gestión de los viajes de negocio

Hace unos años, mandar a tu equipo de viaje de trabajo era como... «ojalá vaya todo bien y vuelva sin incidencias».

Las incidencias no eran que le pasara algo durante el transporte ni nada, ojo.

Hablamos de incidencias financieras, como que por ejemplo gastara más de lo deseado en el hotel o cenando, algo que impactaba negativamente en las finanzas de la empresa.

Y para cuando esta se quería dar cuenta, ya era demasiado tarde; la nota de gastos nunca ha dado para tanto.

Pero eso era antes, afortunadamente 😌

El porqué es lo que vamos a ver a lo largo de las próximas líneas, donde también abordaremos los beneficios de estas aplicaciones y por qué deberías conectarlas con tu plataforma de gestión de gastos.

Vaaamos allá.

La importancia y beneficios de las apps para gestionar gastos de viaje en tu empresa

Empecemos por la trascendencia de contar con una aplicación para gastos de viaje.

¿Por qué?

Simple y llanamente, porque facilitan mucho la operativa y control, algo necesario en el mundo tan cambiante en el que vivimos.

De la obsoleta y poco práctica nota de gastos hemos pasado a una app de control de gastos de empresa que te ofrece acceso en tiempo real a registros financieros.

Unos registros totalmente actualizados, ojo, de modo que si alguien de tu equipo paga por un café en un viaje de negocios... consta al instante para su control.

Estas herramientas también te permiten elaborar informes de gastos rápidamente, así como reunir las facturas para que no se te pierda ninguna y optimices el Impuesto de Sociedades.

Por no decir, obviamente, lo mejor de lo mejor: las apps de gastos de viaje de empresa te permiten controlar los desplazamientos.

Cuánto, cómo y dónde se gasta en cada uno de ellos, sea en la otra punta del país o incluso en el extranjero.

Bajo esas premisas tan potentes, ¿qué beneficios obtenemos con las apps para gastos de viaje?

#1 Agilidad y automatizaciones

Cada app de gastos de empresa es el ejemplo perfecto de la automatización de procesos.

De la fluidez en los procesos empresariales.

Y estando de viaje, estos elementos se vuelven imprescindibles por lo que decíamos al principio: si alguien de tu equipo se pasa de la raya, ¿cómo vas a saberlo si está a 800 km de distancia?

¿Esperando a que vuelva?

Nooooo 👎

Lo verás en cuanto haga el pago, porque si emplea una tarjeta de empresa conectada a la app a la que tú también tienes acceso... pues ahí está.

Y esa es una característica común, algo que veremos enseguida.

El registro de los gastos también se hace al momento, para alivio de contabilidad.

¡Eh! ¿Y los reembolsos, otro clásico de los gastos de viaje?

Si empleas el binomio app para gestionar gastos + tarjeta, desaparecen, porque tu equipo dejará de adelantar dinero cuando viaja.

Y si debe hacerlo porque se ha olvidado la tarjeta en casa o el local solo acepta efectivo, no está todo perdido: quédate hasta el final y te contamos 🙃

#2 Aseguras el cumplimiento de las políticas de gastos

¡Pero bueno!

¿Y eso?

¿Cómo aseguras que el bueno de Luis no se gaste más de lo estipulado en las políticas?

Incluso aunque Luis lo tenga siempre en mente, un descuido puede hacer que se exceda.

¿Qué hacen estas apps?

Como tienen tarjetas de empresa conectadas, el abanico de posibilidades que se abre es enorme.

Una de ellas es limitar el gasto individual de las tarjetas, para que cada persona sea incapaz de pagar todo lo que exceda determinada cantidad.

Dará error el pago ❌

Personaliza los límites de las tarjetas de cada persona que se va de viaje de trabajo y hala, a despreocuparte.

#3 El control de gastos es extremo

Es de esos que enamoran a todo CFO, de los que no dejan que se pierda ninguno.

Piénsalo: todos los gastos se registran en tiempo real y quedan disponibles en una aplicación para que los consultes a tu antojo.

Si añades en las políticas que cualquier gasto que no esté en la app no existe, ya verás como nadie se deja ninguno por el camino para luego reclamarlo.

Y tú, a controlar.

A confirmar que los gastos de viaje entran en lo presupuestado.

¡Y que viva el control! 🙌

 #4 Reduces los errores al mínimo

Otro lastre mítico de los gastos en los viajes de trabajo: los errores 😩

Cuando alguien apunta mal una cantidad.

O da mal los datos de la empresa.

O incluye un gasto personal que no debería pagar tu empresa.

O el ticket está medio borrado y no se lee bien.

O que en contabilidad no entienden bien un número de la nota de gastos y el error se propaga hasta los libros contables.

¿Será por errores?

Como casi todo se hace automáticamente, no habrá pie al error.

Y si ese «casi» lo eliminamos automatizando también el registro del gasto y la factura, como te decimos al final, pues te aseguras completamente.

Cero fallos y cero horas, minutos y segundos en solventarlos 🤟

#5 Y aseguras los datos

La tecnología tiene la ventaja de contar con potentes protocolos de seguridad, con el fin de proteger la información.

En este caso, lo que quedan protegidos son los datos de las tarjetas, las transacciones, los registros de los gastos y las facturas.

Espacios online protegidos con contraseña, dobles autentificaciones 2FA, tarjetas que puedes bloquear si ves movimientos extraños... ni el Pentágono, oye 😂

#6 Pero lo mejor está aquí: la rentabilidad

Control en tiempo real, cumplimiento de las políticas, agilidad registrando datos, ausencia de errores, seguridad de los datos... ¿en qué se traduce eso?

Va, que lo sabes de sobra llegados a este punto: en un aumento de la rentabilidad de la empresa.

Son herramientas o seguros para que hagas lo que mejor sabes hacer: optimizar gastos, tomar decisiones basándote en datos reales y llevar el KPI financiero de la rentabilidad uno o varios escalones por encima.

Quién lo iba a decir cuando empezamos a hablar sobre las apps para gestionar gastos de viaje, ¿eh? 😊

Las principales funcionalidades de toda app para gastos de viaje de empresa

Pues todos esos beneficios son posibles gracias a las magníficas características de las apps para gastos de viaje de empresa.

Todas suelen estar conectadas con tarjetas corporativas, que repartes a tu equipo para que gasten en los viajes de trabajo sin adelantar dinero de su propio bolsillo.

Son apps accesibles desde cualquier sitio, tanto para las personas que suben sus gastos de viaje —tu equipo— como para ti, que eres quien hace el control.

Con Internet y un teléfono móvil es más que suficiente.

Como decíamos, este binomio app + tarjetas suele permite poner límites individuales, para que configures cada tarjeta específicamente para la persona que le vaya a dar uso.

Nunca el control presupuestario fue tan sencillito 👌

También son soluciones que, para facilitarte el control de los gastos, permiten crear informes personalizados en cuestión de segundos.

Decides qué gastos incluir por fecha, cantidad, categoría del gasto, quién o qué departamento lo ha hecho... y hala, a generar un informe que te permita procesar información sin esfuerzo.

Son apps que deben facilitar el registro de cada gasto de viaje, se pague con las tarjetas asociadas o con dinero en efectivo. Porque si no, ¿para qué estarían?

Qué pasa, ¿que el ticket de un gasto pagado en efectivo ha de quedarse fuera de los registros digitales? 

Pues no, no y no: las buenas apps de gastos de viaje de empresa sí permiten los registros, tanto de los pagos digitales como en efectivo, así como de sus tickets y facturas.

Porque sí, la digitalización de recibos en papel es imperativa, al menos hasta que las facturas físicas desaparezcan para dar pie a la factura electrónica.

¿Resumimos las características de las apps de control de gastos de empresa cuando alguien se va de viaje?

• Están conectadas con tarjetas corporativas
• Son accesibles desde cualquier parte del mundo gracias a Internet
• Permiten poner límites de gasto individuales por tarjeta
• Crean informes de gastos personalizados en segundos
• Hacen registros instantáneos de gastos
• Y aseguran la digitalización de tickets y facturas

Y con eso, ya sabes: se facilita el control de gastos, la seguridad de los datos, el cumplimiento de las políticas y la automatización de tareas.

Se eliminan los errores, no se pierde tiempo innecesariamente y tú inviertes el tuyo en tomar decisiones que lleven a la empresa a cotas más altas en cuanto a rentabilidad 📈

Pero queda un pendiente: ¿cómo lo integras todo con el resto de la contabilidad de la empresa?

Por qué conectar la app de gastos de viaje de empresa con la plataforma de gestión de gastos

Puedes irte a la app, consultar los gastos e introducirlos a mano en tu software de gestión de gastos.

Puedes, sí, pero a costa de cometer un error que pueda llamar la atención de la Agencia Tributaria.

O de otro que afecte a las finanzas de la empresa para mal y no te permita optimizar el IVA deducible.

No, lo suyo es conectar la app de gastos de viaje de empresa a la solución de gestión de gastos que ya estés usando, para que el traspaso de información sea automático.

Así, pues oye, en tan solo un pasito juntas los gastos de viaje con el resto, que al final las deducciones las obtienes de cualquier tipo de gasto de empresa, ¿no?

Además de ahorrarte errores, conectar ambas soluciones te permitirá exportar los gastos del viaje al software de contabilidad que emplee tu empresa.

¿Y eso?

¡Ehhhh y lo que decíamos de los reembolsos para los pagos en efectivo durante un viaje?

Lo prometido es deuda: puedes agilizarlos mucho, mucho, mucho si la solución de gastos cuenta con el sistema adecuado. 

¿Y ese cuál es?

Vamos a ello: ¿conoces Pleo?

Pleo es un 2x1: una app de gastos de viaje de empresa... y una solución de gastos

¡Tacháááán! 🤗

Pues sí, Pleo es esa app de gastos de empresa que tiene todo lo que te hemos contado.

¿Tu equipo se va de viaje?

Reparte tarjetas corporativas y que gasten con ellas sin necesidad de adelantar dinero propio.

Personaliza cada tarjeta para limitar los pagos y que se respeten al milímetro las políticas de gastos de empresa que hayas definido.

En cuanto alguien pague con ella, el gasto quedará registrado en la app.

¿Y el justificante de pago? ¿Qué pasa si es la cuenta de un restaurante que solo maneja tickets físicos?

No hay problema: Pleo es una aplicación para gestionar gastos homologada por la Agencia Tributaria. 

Si abres la app y le haces una foto a la factura simplificada o ticket, esta servirá como justificante para Hacienda.

Adiós a conservar las facturas en papel 👋

Elabora informes de gastos de viaje —y de no viaje— en tiempo real y toma las decisiones que estimes convenientes.

¿Y si... el límite de una tarjeta es de 400 € —para afrontar varios pagos— y el pago en un hotel es de 200 € aunque en la política diga que el máximo por noche es de 150 €?

¿Se come tu empresa el gasto?

De eso nada: un manager o tú podréis rechazar ese gasto, de modo que no pase a constar como un gasto de empresa 😉

¿Y si... el local solo admite pagos en efectivo y hay que adelantar dinero propio? ¿El reembolso qué?

La solución perfecta tenía que estar preparada para eso, y Pleo lo está: con los balances personales, tu equipo podrá hacer solicitudes de reembolso instantáneas.

Y la traca final: ¿Pleo se conecta con las soluciones de gastos?

Técnicamente no, porque... Pleo es una solución de gastos en sí, que obviamente se puede integrar con los principales softwares de contabilidad.

Juego, set y partido para Pleo, el mejor compañero en los viajes de negocios y para gestionar los gastos de la empresa en general.

¿Que dónde es?

Aquí, en una gestión de gastos de diez no, de cien ✌️