Política de gastos de viaje: cómo elaborar una para tu empresa

Adivina adivinanza 🧐

Es un documento empresarial.

Lo puede consultar todo el mundo en una empresa.

Sin él, los viajes de negocios de esa empresa darían muchos problemas.

Con él, los viajes de empresa son transparentes y todos los que participan saben qué hacer.

¿Qué es?

¿Lo tienes?

Lo tienes porque lo has leído en el título, va 😂

Es la política de gastos de viaje, una auténtica biblia para todo negocio con numerosos viajes de empresa, fuente tradicional de problemas.

Qué se busca con una, sus beneficios, cómo elaborarla y una ristra de buenos consejos es lo que vas a leer a continuación al respecto.

¿Vamos?

Los objetivos de toda política de gastos de viaje

Lo primero es lo primero: una política de gastos de viaje es un documento donde vienen reflejados los distintos aspectos relacionados con los gastos que tienen lugar en los viajes de empresa.

¿De qué gastos de viaje estamos hablando?

Pues de los alojamientos cuando se pernocta, por ejemplo.

O de las comidas y cenas.

O de los billetes de transporte, también conocidos como gastos de locomoción.

¿Qué se busca con una política que determine la forma de actuar respecto a ellos?

O que no haya las típicas disputas de alguien que vuelve con una nota de gastos hasta los topes pidiendo que tu empresa le reembolse cada concepto.

También sirve para que la contabilización de los gastos de viaje se simplifique. ¿Cuántas horas, minutos y segundos habrán perdido los departamentos de contabilidad revisando notas de gasto y tickets con la tinta borrada? 

La política de gastos de viaje también persigue facilitar su seguimiento por parte de los CFOs y establecer responsabilidades ante lo que pueda pasar.

Si alguien se gasta 500 € por hacer noche en un hotel, pide el reembolso y no ponía en ningún sitio que el límite eran 200 €, ¿quién tiene razón?

Si la política de gastos de viaje marca clarísimamente que por noche el gasto máximo es de 120 €, el que se pase del límite... que asuma las consecuencias —que también tienen que venir en la política de viajes y gastos, por cierto—.

¿Es importante o no? 😌

Pues si implementas una con acierto, al loro con lo que te llevas.

Beneficios y ventajas de tener una política de gastos de viaje en una empresa

Dar con la adivinanza era fácil.

Implementar una política de viajes no tanto, pero con esta guía seguro que lo logras sin mayores problemas.

Si lo haces, ¿qué consigues?

Optimizar el control de los gastos de viaje y con ellos, el control presupuestario y eliminar riesgos innecesarios.

Bien eso, ¿no?

Estas políticas de viajes también aportan transparencia total en las cuentas relacionadas con los viajes de empresa.

Y seguridad a la hora de cumplir con las regulaciones; por ejemplo, hay límites para los gastos de viaje exentos, como los 0,26 €/km del kilometraje.

Y finalmente, con estas políticas reduces mucho la carga administrativa relacionada con los gastos de viaje, tanto para el equipo que viaja y paga como para el que se queda haciendo seguimiento, verificando datos y contabilizando facturas.

Qué incluir en una política de viajes y gastos

Es evidente que si tu empresa manda a tu equipo por ahí con asiduidad, la política de gastos de viaje es más que necesaria. 

Suponiendo que todavía no tengas la tuya creada, ¿qué deberías incluir? 👇

#1 Límites de cada gasto específico

Lo básico de lo básico: los límites.

¿Cuánto se puede dejar tu equipo por noche al reservar hotel?

¿Y cuando desayuna, come o cena?

¿Y si invita a cenar a un cliente en concepto de gastos de representación?

Ojo, que el asunto es importante. Los gastos de viaje están exentos hasta cierto punto, por lo que si no sabes qué límites poner... puedes empezar por ahí ✌️

Los tienes definidos en la Orden HFP/792/2023, aunque te resumimos aquí:

• Las estancias están exentas en su totalidad
• Las dietas exentas están limitadas a 53,54 € por noche si se pernocta en España y si es en el extranjero, a 91,35 €; si no se pernocta, el tope en España está en 26,67 € y en el extranjero, 48,08 €
• Los transportes que no son en vehículo propio están exentos en su totalidad
• Y el kilometraje, compensación que se le da al trabajador por viajar en su propio coche, tiene un límite exento de 0,26 €/km, como señalábamos antes

¿Qué quiere decir esto?

Que si compensas a tu equipo por debajo de esas cantidades, Hacienda se desentiende. 

Si lo haces por encima, la diferencia gravará impuestos, por lo que los límites de cada gasto deberías meditarlos con calma.

#2 Preferencias y restricciones en las reservas

¿Hoteles de cierta cadena porque tenéis un plan de fidelización?

¿Volar con alguna compañía que tenga vuelos geniales en cuanto a calidad/precio, saliendo desde vuestra ciudad de origen?

Y al revés, también: ¿qué está terminantemente prohibido? ⛔

Asimismo, tendrás que indicar cómo proceder ante las reservas «previas», gastos que tienen lugar antes de comenzar el viaje.

Por ejemplo, si un cliente te llama porque quiere que vayas a verlo, en la política de viajes debería constar si el billete de avión lo has de reservar tú o alguien específicamente que se encargue de eso. 

#3 Normas para cada gasto específico

¿Con tarjeta de empresa? 

¿Con tarjeta personal? 

¿En efectivo?

O puede que cada partida quieras que se pague de una forma distinta, claro, algo que también tendrás que dejar indicado.

#4 Cómo informar de los gastos

Importante también, obvio.

¿Cómo debe comunicar tu equipo cada gasto por el que paga?

Lo más habitual —que no mejor— es la nota de gastos o informe de gastos de viaje.

Es un documento donde tu equipo va apuntando cada gasto individual: fecha, base imponible, IVA, forma de pago, concepto, justificante aportado... 

Luego, al final del viaje, esa hoja se revisa y se concilia con las facturas o justificantes de pago aportados, para ver que esté todo en orden antes de proceder al reembolso.

Y no, esa hoja de gastos no es la mejor opción.

La tecnología financiera es capaz de mucho al respecto; espérate al final y te contamos.

Si te hemos dejado con la intriga, en este apartado tendrías que poner «Todos los gastos durante el viaje se deben pagar con la tarjeta de empresa» 😏

#5 Cómo justificar cada gasto para que se haga el reembolso

Con el gasto pagado, pasamos a la justificación.

Tu empresa va a necesitar las facturas para deducírselas en el Impuesto de Sociedades, así que lo más normal es que las solicites.

Tendrás que indicar que para reembolsar los gastos, tendrán que aportar las facturas a nombre de la empresa.

¿Y para aquellos casos en que la factura no pueda ser completa y solo tengan acceso a la simplificada o ticket?

Pues lo dices también, claro, aunque en esos casos te tendrás que despedir del IVA deducible 😮‍💨

Sea como sea, una buena regla general es esta: sin justificante de pago, no hay reembolso.

#6 Cómo funcionan los reembolsos de los gastos de viaje

Vale, hasta este punto tu equipo ya lo tiene claro. Ha pagado y justificado cada gasto como dicta la política de gastos de viaje y representación.

¿En qué plazo reembolsará tu empresa el dinero una vez aportada y comprobada la documentación?

¿En qué canal? ¿Será por transferencia bancaria?

Sea como sea, el reembolso de los gastos de viaje no puedes añadirlo en la nómina y deducírtelo, pues no es un complemento salarial.

¿Ves? Tenía su aquel, pero no era tan difícil.

¿Le ponemos la guinda al pastel con un puñadito de consejos y buenas prácticas?

7 buenas prácticas al elaborar una política de gastos de viaje

Además de lo que ya hemos comentado, aquí van algunos consejos para alcanzar el éxito creando e implementando tu política de gastos de viaje:

• Define objetivos: objetivos específicos de cada viaje, de facturación en un ejercicio fiscal, de mejoras con la política de gastos de viaje... objetivos que marcan el rumbo en todo momento
• Sé flexible con tu equipo, que sienta que tiene margen para obrar según crea conveniente; se sentirá valorado —es una tendencia del futuro laboral— y tu empresa lo agradecerá
• La política de gastos de viaje se debe comprender; todos los conceptos deben estar claros, no tiene que haber grises y no puede haber margen a las interpretaciones subjetivas
• Ten en cuenta que dos viajes no tienen por qué parecerse entre sí, por lo que es normal que la visita a un cliente siga unas normas y la de un proveedor, otras diferentes
• Actualiza la política de gastos de viaje frecuentemente y adáptate al contexto socioeconómico actual
• Especifica claramente qué sucede si no se cumplen las normas marcadas en la política de viajes y gastos: ¿no se procederá a hacer los reembolsos, por ejemplo?
• Deja clara la posición que tiene tu empresa en lo referente a las workations y el bleisure, así como las condiciones en que los empleados pueden disfrutar de estos beneficios.

Con lo visto hasta ahora ya debería bastar para tenerlo meridianamente claro.

Qué nos falta, ¿un ejemplo de política de gastos de viaje?

Pues vamos a por ese ejemplo, ¡faltaría más! 😊

Ejemplo de modelo de política de gastos de viaje

Mira, aquí puedes consultar un ejemplo de política de una empresa en cuanto a viajes.

Lo hemos creado con nuestra herramienta generadora de políticas de gastos, por cierto.

Hemos dicho que somos la empresa FIFI, por decir algo.

Pleo, el mejor complemento para tu política de gastos de viaje

Ahora viene lo bueno.

Si en tu política de gastos de viaje marcas que cada uno de los gastos se haga con la tarjeta Pleo, podrás controlarlos todos sin esfuerzo.

Y como somos una solución homologada por la Agencia Tributaria, una foto a cada factura o ticket es suficiente para justificar cada gasto y poder deducírtelo, facilitando así la vida de todo el personal implicado.

Política de gastos de viaje + Pleo es optimizar la cantidad de impuestos que paga tu empresa ejercicio tras ejercicio del calendario fiscal tributario.

Política de gastos de viaje + Pleo es seguimiento de los gastos, control y cero riesgos financieros.

Política de gastos de viaje + Pleo es datos en tiempo real y toma de decisiones informadas.

Política de gastos de viaje + Pleo y su app para gastos de empresa... es atar en corto los viajes de tu empresa y conseguir un aumento de la rentabilidad que te deja 🥰