Gastos innecesarios de una empresa: ejemplos y cómo evitarlos o reducirlos
Plic. Plic. Plic. ¿Lo oyes?
Ese plic plic es el sonido de un goteo constante, como el de un grifo que no cierra del todo.
En este caso, lo emplearemos para hablar de los gastos innecesarios de una empresa que se dan poco a poco sin parar; uno a uno no parecen suponer una gran pérdida... pero al final, con el tiempo, se pueden convertir en un problemón.
No hablamos de grandes inversiones fallidas, sino de costes invisibles: suscripciones olvidadas, procesos manuales que consumen tiempo o intereses por pagos atrasados.
Y los que faltan.
Para un líder financiero con visión de futuro, el problema ya no es solo el dinero que se va por el sumidero, sino la falta de visibilidad financiera que generan.
Porque cada gasto innecesario fuera de control te dificulta anticipar, planificar y liderar la estrategia empresarial basándote en datos reales.
Pero no te preocupes, que estamos aquí para ayudarte a gestionar ese goteo de gastos innecesarios de tu empresa, para cortarlo de raíz o minimizar su impacto.
¿Qué son los gastos innecesarios en una empresa?
Un gasto innecesario no siempre es tan evidente.
Para entendernos, diremos que no es solo dinero malgastado, sino todo desembolso que no contribuye de forma directa a los objetivos estratégicos de la empresa.
Hablamos de recursos que se podrían evitar con una gestión más eficiente.
El clásico ejemplo de gasto innecesario es una suscripción que nadie usa. La empresa la paga, pero nadie le da un uso real: gasto completamente prescindible.
También multas por incumplimientos normativos, gastos de viaje excesivos o pagos a proveedores por duplicado.
Ahora enseguida profundizamos con más ejemplos, que hay muchos.
Eso sí, es importante entender que no todos los recortes son positivos. «Reducir gastos cueste lo que cueste», no ❌
¿Por qué habría que eliminar inversiones que vayan a darte rédito en un momento dado? ¿Por qué dejar de formar a tu equipo? ¿Por qué no invertir en una nueva herramienta financiera que os facilite el trabajo?
Eliminar esos gastos sería pegarse un tiro en el pie.
El CFO moderno sabe distinguir entre gasto innecesario y gasto estratégico.
La diferencia está en la visibilidad: si puedes medir el retorno, puedes decidir si mantenerlo, optimizarlo o eliminarlo.
Por eso, el control y la transparencia son esenciales.
Identificar ese «plic, plic» en tu empresa no es cosa de la intuición, sino de contar con la información correcta en el momento adecuado.
La importancia de eliminar o reducir los gastos innecesarios en las empresas
Cada euro que se va en un gasto innecesario es un euro menos disponible para crecer. Así de simple.
No solo erosiona el flujo de caja, sino que también puede comprometer la sostenibilidad financiera de la empresa en el futuro.
Además, tolerar este tipo de gastos dificulta el control presupuestario. Lo que empieza como pequeñas diferencias termina convirtiéndose en un desajuste que priva de fondos a proyectos realmente importantes.
Y ojo, que hay un riesgo financiero añadido: muchos gastos innecesarios pueden acabar trayendo consecuencias legales o reputacionales.
Multas por incumplimientos fiscales, sanciones por no respetar normativas, intereses por pagos atrasados… son dinero perdido y, a la vez, un golpe a la credibilidad de la compañía.
En cambio, reducir lo superfluo libera recursos para lo que importa de verdad: innovación, captación de talento, expansión de mercados o inversión en tecnología.
Cada gasto innecesario eliminado es una oportunidad para reforzar la competitividad y la resiliencia de la empresa.
Y en un contexto de inflación, volatilidad económica y cambios constantes como el actual, las empresas que mantienen bajo control este goteo son las que tienen más margen de maniobra.
Repite con nosotros: menos gastos innecesarios, más capacidad de anticipación y respuesta.
Ejemplos de gastos innecesarios de una empresa y cómo evitarlos
Los gastos innecesarios aparecen en todas las empresas. De un modo u otro, es prácticamente imposible que no terminen haciendo acto de presencia.
A veces se disfrazan de costes pequeñitos que nadie revisa, mientras que otras son procesos completamente improductivos que nadie corrige.
Como decíamos, identificarlos no es cuestión de recortar a lo loco, sino de diferenciar lo que aporta valor de lo que no.
Aquí tienes algunos de los gastos innecesarios más habituales y, de paso, cómo evitarlos:
- Suscripciones olvidadas: servicios contratados que ya nadie utiliza, pero que siguen generando cargos mes a mes. La solución pasa por auditar de forma periódica y cancelar lo que no aporta.
- Viajes y dietas descontroladas: reuniones que podrían resolverse por videollamada, hoteles fuera de la política de gastos de viaje o tickets sin justificar. Se evitan con reglas claras y seguimiento en tiempo real.
- Pagos duplicados a proveedores: el error clásico de los procesos manuales en la gestión de pagos a proveedores; dos facturas iguales que se pagan por descuido. Centralizar y automatizar las cuentas por pagar evita este problema.
- Multas y sanciones: gastos 100 % evitables que aparecen por falta de control fiscal o normativo. Se previenen con formación, seguimiento continuo y herramientas de cumplimiento financiero.
- Intereses por pagos atrasados: cuando la gestión de la tesorería falla, los recargos se acumulan. Automatizar flujos de pago y usar recordatorios reduce este riesgo.
- Espacios infrautilizados: oficinas sobredimensionadas o salas vacías que se mantienen por inercia. Se pueden optimizar los espacios actuales con herramientas que registran actividad real o pasar a modelos como el coworking o alquilar parte de la oficina que no se utilice.
- Publicidad poco efectiva: inversiones en canales tradicionales sin retorno medible. Apostar por un gasto en marketing que te permita trabajar con métricas claras te permite controlar mejor el presupuesto.
- Suministros y material de oficina: exceso de papelería, impresiones innecesarias o consumo energético elevado. La digitalización de procesos y la elaboración de políticas de uso responsable son la clave del problema.
- Maquinaria obsoleta: equipos antiguos cuyo mantenimiento cuesta más que su propio rendimiento. Renovar o financiar nuevas adquisiciones resulta mucho más rentable.
Son solo algunos ejemplos, pero todos tienen algo en común: los evitas con control y transparencia.
Y al hacerlo, y aquí está el quid de la cuestión, liberas recursos que puedes emplear en maximizar la rentabilidad de la empresa.
¡Zas!
6 estrategias para controlar los gastos innecesarios
Identificar los gastos innecesarios es solo la mitad del camino; lo verdaderamente importante es implantar un sistema que los mantenga bajo control de forma continua.
Para el líder financiero, esto no va de revisar números de vez en cuando, sino de crear una cultura y un marco de trabajo que impidan ese «plic, plic».
¿Vemos algunas estrategias generales?
#1 Haz diagnósticos y auditorías periódicas
Las auditorías no tienen que verse como un trámite pesado o engorroso, sino como una herramienta de control que aporta información valiosa de verdad.
Revisar estados financieros de manera periódica permite detectar desviaciones antes de que afecten al flujo de caja.
Diferenciar costes fijos de variables ayuda a ver dónde hay flexibilidad, y comparar precios con otros proveedores del mercado destapa gastos innecesarios ocultos.
Además, involucrar a los equipos en el diagnóstico permite descubrir ineficiencias que no siempre se perciben a simple vista.
#2 Establece políticas claras y cultura de ahorro
No basta con señalar dónde está el despilfarro: hay que definir normas claras que lo eviten en el futuro.
Políticas de gasto actualizadas, límites transparentes y procesos de aprobación bien definidos son la base.
Aunque... la clave está en la cultura: cuando los equipos entienden qué se considera gasto estratégico y qué es superfluo, se convierten en los primeros en controlar los gastos innecesarios.
Aquí entra en juego la formación, la comunicación y el ejemplo desde arriba. El CFO que habla de eficiencia, pero aprueba viajes innecesarios, lanza un mensaje contradictorio.
La cultura de ahorro empieza por el liderazgo.
#3 Revisa contratos y consolida proveedores
Los contratos firmados hace tres años pueden estar drenando recursos sin que nadie lo note.
Revisarlos periódicamente permite renegociar condiciones, ajustar precios a la realidad del mercado y cancelar servicios que ya no tienen sentido.
Consolidar proveedores también es importante: no solo se logra un mayor poder de negociación, sino que se simplifica la gestión de proveedores y se reducen errores administrativos.
Unificar todo en un solo proveedor de confianza, en lugar de trabajar con tres que hacen lo mismo, es una estrategia simple que puede tener un impacto enorme en la eficiencia operativa.
#4 Optimiza la relación con tus proveedores
La gestión de relaciones con los proveedores no debe limitarse a la negociación de precios.
Un líder financiero con visión estratégica sabe que se trata de una alianza a largo plazo.
La transparencia, exigir comprobantes fiscales válidos y buscar acuerdos que beneficien a ambas partes ayuda a construir relaciones sólidas.
También conviene explorar alternativas con la misma calidad, pero que ofrezca mejores condiciones. Y no olvidemos los descuentos por volumen o pago anticipado, que muchas veces están ahí... pero nadie los pide.
Optimizar cada relación no solo ahorra dinero, sino que también mejora la resiliencia de toda la cadena de suministro.
#5 Elabora y controla presupuestos
El presupuesto debe ser la brújula que marca los límites y las prioridades.
Definir partidas claras para cada área evita que los equipos gasten sin control.
Además, revisar de manera periódica la ejecución del presupuesto permite detectar desviaciones y corregirlas a tiempo.
La transparencia es fundamental: cuando cada manager ve en qué se está gastando el dinero y qué impacto está teniendo sobre los objetivos de la empresa, el control deja de ser una obligación y se convierte en parte de la estrategia.
#6 Tira de tecnología
¿Cómo controlar los gastos de una empresa, sean innecesarios o no? Con tecnología.
La tecnología financiera es un antes y un después en esto de evitar gastos innecesarios.
Ninguna estrategia de control será sostenible si no se apoya en la tecnología, de hecho.
Digitalizar comprobantes, automatizar aprobaciones, activar alertas ante gastos fuera de las políticas o integrar sistemas de tesorería en tiempo real transforma el control en un proceso vivo.
La tecnología elimina errores humanos, reduce tiempos de gestión y ofrece visibilidad inmediata de todo lo que ocurre en el gasto de la empresa, sea innecesario o no.
Un panel de control a modo de visualizador de datos actualizados no solo te permite reaccionar rápido, sino también anticiparte a problemas futuros.
Para un líder financiero moderno como tú, la tecnología no es un extra; es la condición necesaria para cortar el problema de raíz.
Sí: la tecnología, fundamental en los gastos innecesarios
¿Cómo evitar gastos innecesarios en una empresa? Con tecnología.
¿Cómo reducir gastos innecesarios en una empresa? Con tecnología.
Y... ¿cómo optimizar los gastos en una empresa, sean innecesarios o del todo imprescindibles? Con tecnología.
Todos los caminos conducen a la tecnología.
En el pasado, identificar un gasto innecesario requería tiempo, papeleo y muchas horas de Excel. Hoy, la tecnología permite hacerlo en segundos.
La digitalización convierte los procesos financieros en algo más ágil y transparente: cada ticket, cada factura y cada pago queda registrado en tiempo real. Eso elimina la opacidad que alimenta el «plic, plic» de los gastos invisibles e innecesarios.
Además, la automatización de procesos reduce al mínimo de los mínimos los errores manuales.
Procesos como la aprobación de gastos, la validación de facturas o la conciliación bancaria dejan de depender de la memoria o la buena voluntad, y pasan a estar controlados por flujos automáticos. Menos errores, menos despilfarro.
Los paneles con datos en tiempo real te dan una visibilidad total: no solo sabes qué se gasta, sino también dónde, cuándo y por quién. Esto convierte al control en una herramienta de anticipación.
No esperas a final de mes para descubrir desviaciones; las ves mientras ocurren y puedes actuar en consecuencia.
Y no olvidemos la integración, claro. Las herramientas modernas no trabajan en silos: se conectan con ERPs, CRMs y programas de tesorería para ofrecerte una foto completa del estado financiero de la empresa.
Esa visión global es la que te permite decidir con datos y no basándote en tu intuición.
Por eso, cuando hablamos de evitar, reducir o eliminar gastos innecesarios, la conclusión siempre es la misma: tecnología.
Pleo, tu comodín para reducir los gastos innecesarios
Y para tecnología, Pleo 👋
Es una herramienta diseñada para dar a los CFOs como tú y a los equipos financieros el control que necesitan, sin sacrificar ni un ápice la productividad.
Todo lo contrario, de hecho.
Pleo centraliza los gastos, digitaliza las facturas simplificadas y ofrece visibilidad en tiempo real de cada operación. Además, aplica automáticamente las políticas de gasto definidas, evitando que se aprueben operaciones fuera de norma.
Con Pleo desaparecen los pagos duplicados, las suscripciones olvidadas y los procesos manuales que consumen horas.
Y más importante aún: Pleo libera el tiempo de los equipos financieros para centrarse en analizar, anticipar y guiar a la empresa hacia los márgenes de rentabilidad deseados.
Entre otros, al evitar o reducir los gastos innecesarios de una empresa, sí. Está todo en la gestión de gastos de Pleo; ¿por qué no te dejas llevar y ves de lo que es capaz?
