Administración y control de proveedores: fichas, KPIs, facturas y más

No hay una relación tan de amor-odio como las que mantienen las empresas con sus proveedores.

¿Que el proveedor le cuesta una pasta a tu empresa?

Odio

¿Que luego tiene un ROI altísimo y te ayuda a alcanzar los objetivos planteados?

Amor

¿Que surgen problemas con las entregas?

Más odio

¿Que se convierte en una pieza imprescindible para que la cadena de suministro funcione y, en efecto, cumple con todo lo acordado y tu empresa se beneficia?

Amor del bueno

Una cosa queda clara: los proveedores son imprescindibles. Según el modelo de negocio, sin ellos sería imposible que tu empresa ejerciera su actividad.

Así que no queda otra que encontrar proveedores valiosos, cuidarlos y que te ayuden a crecer.

Para saber qué proveedores valen e identificar los que no, nada como un control de proveedores eficaz.

Es decir, que es de los que genera amor 🥰

En este artículo nos vamos a centrar precisamente en esto: en el control y administración de proveedores.

En por qué prestarle atención y cómo controlar de forma óptima, KPIs de seguimiento y gestión de facturas de proveedores incluido.

Vaaamos allá ✊

Por qué que poner el foco en la administración y control de proveedores

Ya hemos visto un anticipo: porque un proveedor que funciona bien es maravilloso, pero si es al revés... drama, y debes identificarlo cuanto antes.

El control de proveedores te lleva a identificar claramente qué proveedores valen y cuáles no.

Los que valgan, probablemente, te permitan esto de cara a tus clientes:

• Ofrecer productos o servicios de más calidad 
• Tener más disponibilidad
• Y también más variedad de productos y servicios para elegir
• Y más rapidez para solucionar situaciones especiales, como que una serie de productos salga defectuosa

Sí, un buen proveedor te hace competente en el mercado, lo que te lleva a ganar obtener más beneficio.

Por otro lado, el control de proveedores también te ayuda a detectar y evitar riesgos financieros que puedan tumbar tus estrategias antes de que sea demasiado tarde.

¿Te imaginas firmar una extensión de contrato por dos años con un proveedor sin saber realmente si podrá hacerse cargo y cumplir con tus requisitos?

Sería un lastre a la hora de crecer

Que sí, que sí: la administración de proveedores y su control tenaz son imprescindibles, y cuando veas los beneficios... cero dudas.

Beneficios de una administración de proveedores eficaz

Sí, sí, vamos un paso más allá.

Estableciendo un sistema de control de proveedores y optimizándolo hasta los topes, ¿qué consigue tu empresa?

Agilidad en la cadena de suministro, que es capaz de responder a los imprevistos o satisfacer las nuevas necesidades comerciales mucho más deprisa.

Piénsalo: si cuentas con proveedores que garantizan un funcionamiento óptimo, tu empresa estará en posición de superar cualquier reto.

Si es al revés y las cosas se tuercen... fatal 👎

Imagina que de pronto hay una exigencia alta por parte de los clientes y tienes que pedir algo a tu proveedor por encima del máximo que marca el contrato. Si el proveedor es bueno, seguro que te ayuda, aunque no tenga obligación.

Si no lo es, olvídate, porque directamente no podrá.

Además, controlando que los proveedores funcionen de forma óptima, te aseguras de maximizar la eficiencia y la productividad. Así, aumentarás la facturación y la rentabilidad, y el coste de los proveedores no te dolerá nada.

Nada es nada, por muy altas que sean sus facturas.

También te asegurarás cumplir con las normativas vigentes —si el proveedor las cumple, tú también... y viceversa; por ejemplo, la seguridad de los datos de tus clientes— y algo que te gusta mucho: controlarás mejor las finanzas de la empresa.

Porque es evidente que el gasto de los proveedores, en según qué casos, puede ser más que considerable. El impacto en la caja de la empresa es alto, lo que hace imprescindible que, como CFO, lo tengas controlado.

¿Y cómo lo consigues?

Pues no dejando ningún cabo suelto en lo que respecta a tus proveedores: facturas, condiciones de pago, etc.

Con una administración y control de proveedores sencillamente inmejorable, vamos 🤟

Cómo llevar el control de proveedores de forma óptima

Toma nota, que empezamos con lo importante.

#1 Analiza el mercado periódicamente

Este es casi un mantra.

Por muy buenos proveedores que tengas, siempre deberías tener un ojo puesto en lo que ofrece el mercado.

Podría llegar uno que ofreciera más por menos, que se comunicara con más fluidez o que te vendiera productos de más calidad al mismo precio.

El caso es que salvo que estés 100 % satisfecho —pero 100 % de verdad— con un proveedor y no haya absolutamente nada que mejorar, en el mercado tienes el camino para ir mejorando hacia la excelencia.

#2 Establece un sistema... y atención con las facturas

Los proveedores no puedes llevarlos a la ligera, y ya no hablamos solo del control.

Desde la negociación hasta la selección de proveedores, todo lo que tiene que ver con ellos es importante, porque si no funcionan bien... la cadena de suministro se atasca y la operativa se acaba.

O si el proceso de facturación no fluye, el proveedor no cobra y deja de prestarte el servicio o venderte el producto, y eso te hace quedar fatal con los clientes.

O tu empresa, por no saber gestionar las facturas, igual pierde mucho en productividad y la rentabilidad se desploma.

Debes pararte y definir un plan de gestión de proveedores que determine cómo se trabaja con cada uno:

• Cómo se realizan los pedidos
• Los costes
• Cómo se gestionan las facturas una vez recibidas
• Cuándo y cómo se realizan los pagos
• Los canales de comunicación
• Los términos contractuales
• El método de evaluación y la frecuencia

Ojo con ese último punto, que la evaluación es esencial en toda gestión de proveedores.

#3 No hay control de proveedores sin seguimiento continuo

Sí, es imprescindible una evaluación de proveedores periódica, cuyos KPIs determinen si va por buen camino o es hora de cambiar de aires.

El plan de proveedores de una empresa debe determinar cómo se hace el seguimiento.

¿Cómo será la ficha de control de proveedores?

¿Qué KPIs de evaluación de proveedores se eligen para cada uno?

¿Cada cuánto se actualiza el indicador?

Resumiendo: el control de los proveedores de una empresa hay que hacerlo periódico; si no, el sentido se pierde.

Un proveedor que hoy es lo mejor de lo mejor puede sufrir algún revés de la noche a la mañana y ser un auténtico desastre desde mañana.

Debes tener instrumentos y políticas para detectarlo antes de que sea demasiado tarde.

#4 Define los requisitos que pides a cada proveedor

Debes conocer qué le estás pidiendo a cada proveedor para saber si está cumpliendo con sus obligaciones o no.

¿Qué esperas de ese proveedor?

Es algo que dejas claro en la negociación con proveedores y que termina estipulándose en el contrato, pero que luego en ocasiones se pierde u olvida.

Por eso, para poder evaluar adecuadamente, hay que tener bien presente qué se le está exigiendo al evaluado 😌

#5 Renegocia los contratos

Los contratos tienen un inicio y un final.

Cuando acaban, no tiene por qué continuar y si lo hacen, no deben contener necesariamente las mismas condiciones.

¿Qué ha pasado mientras el contrato estaba vigente?

Si tu proveedor no ha dado todo lo que podía, ¿por qué no buscas un precio más bajo o unas prestaciones más altas por su parte? O te buscas a otro, directamente.

Si tu historial de pagos ha sido impoluto, ¿por qué no renegocias un precio menor o que te mejore las condiciones de su servicio?

Tu objetivo como CFO es encontrar los mejores acuerdos posibles, y en las renegociaciones de contratos tienes como arma el historial de vuestra relación.

Es algo que no tenías al negociar por primera vez, así que cuenta con ello para tratar de obtener acuerdos más ventajosos.

#6 Emplea la tecnología, que está de tu lado

Afortunadamente, las relaciones con tus proveedores se gestionan más fácilmente con los avances tecnológicos.

Por ejemplo, los pagos digitales son toda una bendición en comparación con las antiguas formas de pago a proveedores.

O cuando presentas una necesidad y varios proveedores te hacen ofertas, ¿qué hacías antes?

Pues recibir propuestas, estudiarlas una a una, compararlas y decidir. Y eso lleva tieeeempo.

Un tiempo que se reduce a la mínima expresión empleando un sistema de e-procurement, por ejemplo, al que puedes añadir un ERP cuando ya empiezas a trabajar con alguno.

¿Y la facturación qué? Otro campo donde, menos mal, la tecnología financiera ha venido para revolucionar su gestión con la automatización de facturas de proveedores. 

Pero eh, espera, que si te estás nublando pensando en soluciones avanzadas, que sepas que también existen las alternativas sencillas.

¿Qué dices del control de proveedores en Excel? ¿Se te ocurre un software para el control de proveedores más arcaico? 

Las hojas de cálculo son perfectas para apuntar parámetros, definir los KPIs de evaluación de proveedores e ir actualizando sus valores.

No es lo más automático del mundo, pero bueno, valga para ilustrar que la tecnología está al alcance de todos en lo que se refiere a la administración de proveedores.

Cómo crear una ficha de proveedores para llevar el control

Pasamos página y nos centramos ahora en la ficha de proveedores.

Es decir, documentos para hacer el seguimiento y control de proveedores individualmente.

Crea una ficha por proveedor e incluye lo siguiente:

• Los datos fiscales del proveedor
• Los datos de contacto habituales, para comunicarte con él si no hay urgencia
• Los datos de contacto urgente, cuando hay que resolver algo al instante relacionado con tus clientes, por ejemplo
• Los detalles específicos de la operativa diaria, como que el reparto se hace los martes y las facturas se envían el último viernes del mes
• Los requisitos que decíamos antes 😉
• El coste de los productos o servicios
• Y los KPIs del proveedor, claro, que son el instrumento de control

KPIs y ratios de control y gestión de proveedores

¿Qué indicadores vas a emplear para hacer el control de calidad de los proveedores?

Según el tipo de acuerdo que tengáis, te interesarán unos u otros.

Todo es posible, de hecho. Aquí algunos ejemplos de KPIs para proveedores:

• El tiempo medio de entrega de sus productos o servicios una vez se manda la orden de compra, en días
• El ratio entre cantidad pedida y cantidad recibida
• La disponibilidad del proveedor
• La calidad del producto o servicio
• El riesgo del proveedor de no cumplir con su parte
• La eficiencia en el proceso
• ...

Tendrás que definir los parámetros o factores de los que depende cada indicador, claro, individualmente para cada proveedor 👌

Ojo... ¿y el control de las facturas de proveedores?

Perdona la reincidencia en el tema, pero es que la gestión de las facturas de los proveedores es un punto y aparte.

Si no las controlas adecuadamente, puedes cometer errores contables y terminar declarando una cantidad incorrecta de impuestos.

Y como se den cuenta los amigos de Hacienda, te expones a una sanción.

Por no decir que el error, además de una multa, puede acabar haciendo que pagues más impuestos de lo que toca, lo que afecta directamente al efectivo disponible.

Si tu sistema de control de proveedores ata en corto las facturas, en cambio, todo mejora.

Los pagos a proveedores se hacen cuando toca, ¡bien! 🙌

Evitas el caos en el que no se sabe qué factura del proveedor está pagada y cuál no, ¡bien! 🙌

Las facturas no se pierden, por lo que te las deduces todas, ¡bien! 🙌

Tus proveedores se ponen contentos de cobrar a tiempo y no tener que ir detrás de ti para que pagues, ¡bien! 🙌

Y tú integras el coste de los proveedores con el resto de tipos de gastos, y lo controlas todo en tiempo real para tomar decisiones informadas; bien no, ¡mejor!  🫶

Pero para eso has de controlar las facturas de forma óptima.

¿Vamos con unos consejitos para ello?

Cómo mejorar el control de facturas de proveedores

Quizá ya tengas un sistema implementado que funciona bien... o quizá no.

Sea como sea, aquí van algunas recomendaciones:

• Valida las facturas una vez las recibas; haciéndolo, las das por «aceptadas» y las tramitas con seguridad. Es un paso extra, sí, pero necesario para reducir al mínimo las posibilidades de hacer pagos duplicados.
• ¿Cómo gestionas las facturas pendientes de pago? ¿Dónde las almacenas? ¿Dónde se consultan? Las facturas validadas, pero no abonadas, parecen vivir en un limbo que hay que tener controlado a fin de evitar los cargos por pagos a destiempo.
• Automatiza el proceso de facturación todo lo que puedas; por ejemplo, puedes automatizar el registro de los datos de la factura o programar el pago en la fecha que quieras, para que cada factura implique una única gestión y nada más.
• Eso lo puedes hacer con un software de facturación de proveedores, que vienen fenomenal para administrar y automatizar procesos. 

Pues si tienes la facturación controlada, empleas fichas de proveedores, haces seguimiento de sus KPIs y los actualizas periódicamente, tienes un 9 de 10 😮

¡¿Y el 10?!

Añadiendo una solución de gestión de gastos de empresa a la ecuación 👇

El control de proveedores y Pleo

Los proveedores son, como veníamos diciendo, todo un señor gasto.

Si un proveedor funciona bien, el gasto no molesta y pagar a proveedores como ese se convierte en una tarea rutinaria que se hace con gusto, incluso.

Si funciona mal, el gasto parece peor de lo que es y se hace muy cuesta arriba cada pago.

Pero siendo realistas, al final el gasto va a estar ahí de una manera o de otra, y si no lo gestionas con el resto... olvídate de hacer un control presupuestario preciso.

Olvídate de gestionar los recursos adecuadamente.

Y de optimizar los procesos de la empresa, empezando por los proveedores.

Y de responder a imprevistos sin la garantía de tener suficiente efectivo en la caja.

Los gastos hay que controlarlos, empezando por el de los proveedores, que probablemente sean los más altos.

Y para eso, haciendo gala de la tecnología financiera actual y de la digitalización de procesos, aparece Pleo a escena 👋

Con Pleo podrás registrar cada gasto de tus proveedores sin gestiones manuales. Y de lo que no son proveedores, también.

Controlarás todos los gastos de la empresa en tiempo real, y podrás planificar adecuadamente el pago de impuestos ejercicio tras ejercicio.

La rentabilidad, por las nubes 📈

Y la relación con tus proveedores también, porque Pleo también te permite programar el pago de sus facturas y gestionar todas las que te envíen.

¿La administración y control de proveedores de 10 sobre 10? Ya lo sabes: añadiendo la gestión de gastos de Pleo a tu cartera 🙃