La gestión de gastos de empresa, de 0 a 100

Cualquier CFO que los haya subestimado alguna vez sabe de lo que son capaces los gastos de empresa.

Para mal y para bien 😅

Son un arma de doble filo: existen y son numerosos, no hay forma de escapar de ellos, afectan a la tesorería de la empresa... y hacen tanto daño cuando se pagan como bien cuando quieres controlar.

Por eso, la gestión del gasto debería ser prioridad para todo líder financiero con algo de visión de futuro... 

… Y de presente, que los mercados están más volátiles que nunca y saber gestionar el gasto para aumentar el control y alcanzar más rentabilidad es esencial desde ya.

Gestión de gastos de empresa, así pues, allá vamos ✊

¿A qué nos referimos cuando hablamos de gestión de gastos?

A un control total. Total y absoluto. A tener bajo control la previsión de gastos e ingresos de tu empresa.

A conocer exactamente qué sale, qué entra, de qué dispones en cada momento y de qué prevés disponer.

Organizar las facturas de la empresa es solo una mínima parte de la gestión 😂

¿Que por qué?

Porque tipos de gastos de una empresa hay muchos, ya lo sabes. Proveedores, de viaje, de suministros, nóminas... muchos no, muchísimos. 

Y si los gestionas de forma adecuada, aprovechas la parte «buena», que es la de reducir el Impuesto de Sociedades y no dejarte ni una pizca de IVA deducible.

Eso es, en definitiva, la gestión de gastos: hacer del gasto un recurso y no un problema.

La gestión de gastos, el primer paso del control

Como líder financiero de una empresa navegando en un presente económico complicado con futuro incierto, tus proyecciones financieras son clave. Como lo son la elaboración de presupuestos y definición de objetivos financieros.

Y todo lo puedes tener bien atado con una gestión y un control de gastos eficiente y preciso. Y tienes que controlar con agilidad, que las situaciones cambian mucho de un día para otro y has de estar preparado para hacer ajustes sobre la marcha y sacarles el máximo partido.

Si controlas correctamente el gasto, amenaza constante de las empresas de todo el mundo, tu empresa estará lista para enfrentarse a cualquier situación.

Y ese control, en efecto, empieza aprendiendo a gestionarlo. A establecer dinámicas para que los gastos se produzcan según lo planteado. Y al mismo tiempo, a hacerles seguimiento en tiempo real a partir de informes automatizados que no le roben tiempo a nadie.

A disponer de datos para hacer previsiones de tesorería y plantear escenarios financieros.

Lo dicho: para controlar el gasto, nada como saber gestionarlo desde incluso antes de que se dé 🤙

Y no hay gestión de gastos posible sin su política 

Para gestionar los gastos de tu empresa, empieza por definir las políticas. Los mandamientos que determinen qué hacer ante cualquier situación.

Si la buena de María se va de viaje a comer con un cliente y en un restaurante le dicen que no le hacen factura, tiene que saber cómo actuar para que tu empresa le cubra ese gasto.

Tiene que conocerlo todo: cómo pagar el gasto, cómo solicitar el reembolso, qué sirve y qué no, cómo proceder para reservar el hotel en el que se va a alojar, cuánto le van a pagar de kilometraje, si puede invitar a los clientes a los que va a ver... 

Los gastos de representación, por ejemplo, estarán definidos en la política de gastos de viaje y representación, tan solo una parte de las políticas generales.

En fin: la gestión de gastos, la base, empieza por definir unas políticas adecuadas. Todo lo que ponga ahí irá a misa. Esa será la última palabra ante cualquier confusión al respecto.

Si no tienes la tuya, puedes generar una desde aquí mismo 😊

Sistemas de gestión de gastos

¿Ya tienes la política de gastos de empresa hecha? Con todo bien cubierto, ¿eh? Pago de dietas y kilometraje, cómo se lleva a cabo la comprobación de gastos, pago a proveedores, etc.

En caso afirmativo, toca avanzar y buscar un sistema de gestión de gastos adecuado.

La forma tradicional ya la conocemos: María habría reunido los tickets que hubiera podido y se los habría dado a contabilidad, que además del papeleo de María se habría tenido que enfrentar al del resto de la empresa.

Caos total ☠️

Es lo que tiene la gestión de gastos «a la antigua». Aunque no tan antigua, no, pues hay empresas que siguen tirando de dos clásicos.

Gestión de gastos en Excel

Vaya mítico, ¿eh? Llevar la facturación y control de gastos en Excel.

Que levante la mano la persona que nunca haya recurrido a las hojas de cálculo para controlar el gasto de su equipo ✋

Fue una gran herramienta en el pasado, pero ya.

Podías crear tablas con columnas con la fecha del gasto, el tipo de gasto, el concepto, la base imponible y el IVA asociado, etc.

Tablas infinitas, operaciones sencillas y control llevado a cabo. Algo rudimentario, eso sí 🤣

Y ojo, que el Excel no solo lo utilizaba contabilidad; hasta las personas que viajaban por trabajo tenían su propia hoja de cálculo en la que iban apuntando gastos, para dárselo luego a su equipo y hacer cuentas con los reembolsos.

Gestión con notas de gasto

Aaaay con las notas de gasto.

El concepto es muy sencillo: cada trabajador tiene la suya, en la que va apuntando todos los gastos que tiene en el trabajo.

Al final del ejercicio, se la entrega al equipo de contabilidad junto con las facturas y tickets y hala, a comprobar.

Tras decenas de horas comprobando y varias semanas para hacer los reembolsos pertinentes, el trabajador recupera su dinero y la situación queda compensada.

En algún momento tenía que caerse ese sistema 😌

Utilizar notas de gastos hacía perder un tiempo valiosísimo a todo el mundo, generaba mucho papeleo y, lo que es peor, confusiones: que si este gasto no entra —¿ves como hay que tener definidas las políticas de gastos?—, que si la tinta de este ticket no se ve bien...

Pero la tecnología, por fin, evolucionó en esta dirección y ha conseguido que las notas de gastos tengan los días contados 👏

Aplicaciones para gestionar gastos

Así es: la tecnología de hoy, de mañana, del mes que viene y de dentro de —suponemos— muchos años juega un papel fundamental en la gestión de gastos de las empresas.

Ya hay aplicaciones de gestión de gastos para casi todo, trabajando muchas de ellas en la nube:

• Apps para contabilizar gastos determinados
• Apps para la gestión de gastos de viaje
• Aplicaciones para analizar gastos mensuales
• ...

Sí, sí: aplicaciones y soluciones de software para la gestión de gastos de empresa hay muchas, cada una con sus cositas.

Luego nos metemos más a fondo.

La tecnología hace la gestión de gastos muuuucho más eficiente

Que no es pasarte del método tradicional manual a una forma más tecnológica porque sí; es porque, de verdad, la gestión de gastos vas a poder llevarla de una forma muchísimo más eficiente.

Y eso solo trae ventajas 🙌

Más allá de las aplicaciones y herramientas de gestión de gastos que elijas, ¿qué te aporta el pasarte al lado tecnológico para sacarle brillo a la gestión de gastos?

• Te convierte en una empresa ágil, mucho más adaptable a los grandes cambios que tienen lugar en un contexto tan volátil como el actual
• Ahorra mucho tiempo a todo el mundo, pues se automatizan tareas total o parcialmente
• Te regala información de gastos en tiempo real, muy valiosa para improvisar ajustes presupuestarios y cumplir así con los objetivos planteados
• Te da más recursos para gestionar la tesorería de la empresa, al optimizar hasta el último céntimo del gasto

Resumiendo: la gestión de gastos con la ayuda tecnológica trae más tiempo para todos, ahorro para la empresa y recursos para que desarrolles tu labor como CFO y cumplas a lo grande, incluso por encima de las expectativas 😎

Gestión de gastos manual vs. gestión de gastos tecnológica

¿Todavía te lo estás pensando? Aquí va una comparativa entre gestión manual y automatizada. A ver ahora:

• Errores en contabilidad: con la gestión de gastos a mano se dan a montones; con una automatizada, desaparecen 🫠
• Tiempo invertido por parte de tu equipo: si hacen la gestión a mano, mucho; si la automatizan, échale horas para dedicarse a otras cosas 🫠
• Visibilidad en tiempo real: con la gestión de gastos manual no veías datos hasta el final del ejercicio; con la automatizada, cuentas con informes en tiempo real que te permita tomar decisiones al momento, sin necesidad de esperar a un momento en el que ya sea demasiado tarde 🫠
• Coste de la gestión: si la haces a mano, pagas las horas que invierta el personal de contabilidad; si la gestión de gastos es automática, pagas la herramienta, sí, pero el coste de la persona que la controla se reduce drásticamente 🫠
• Optimización del gasto: si gestionas los gastos a mano, se te van a escapar cosas seguro —un ticket que se pierde en una cartera, una factura olvidada en una bandeja de correo electrónico...—; si lo automatizas, la optimización del gasto será total y pagarás menos en cada ejercicio 🫠

Ahora sí, ¿no? 🤗

Software de gestión de gastos de empresa: qué puede hacer por ti

Venga, pues ahora toca elegir. Hemos comentado antes que sí, que aplicaciones y softwares hay muchos.

¿Nos sumergimos un poquito más, para ver a qué tipo de soluciones o funcionalidades puedes recurrir?

Tarjetas de empresa

Un básico de los softwares de control de gastos: repartir tarjetas entre tu equipo. Inteligentes, además, que puedas limitar y controlar a tu antojo.

No es plan de darle una tarjeta de empresa sin límite a un recién llegado que todavía no tenga claro ni dónde están las políticas de gasto, ¿no? 😰

Automatización, sí, pero sin renunciar al control.

Gestión de facturas

Los softwares de gestión de gastos de empresa te permiten gestionar todas las facturas que recibe. Sin ellas, no podrás deducirte nada y si lo haces y te cae una inspección, la sanción puede ser de escándalo.

Además, con la llegada de la factura electrónica, gestionar las facturas con tecnología va a ser obligatorio.

Desglose de gastos de la empresa

Esto también lo hacen los softwares de gestión de gastos, claro. La relación de todos los tipos de gastos es esencial para ti como CFO.

Si cuentas con una clasificación de gastos precisa podrás determinar dónde sobra presupuesto y dónde falta, para ir afinando en el control presupuestario y acercándote a los objetivos financieros planteados.

También te permitirá hacer mejor la previsión de gastos de los ejercicios sucesivos 👌

Gestión de informes de gastos

¡Pues claro! Los softwares de control y gestión de gastos de empresa también te permiten generar informes de gastos en cuestión de segundos.

Y ojo, no cualquier informe: si la herramienta es potente, podrás personalizarlo según tus necesidades, para contar con información en tiempo real, precisa y filtrada. Para esto, conocer al detalle las clases de gastos va genial.

Comprobación y aprobación de gastos

¿Te imaginas a un manager echando para atrás un gasto que va en contra de la política de empresa una vez se ha pagado?

Pues sí, se puede.

Si María se aloja en un hotel y se deja 300 € en una noche cuando las políticas de gastos de viaje marcan que el máximo es 150 €, puede conocer el rechazo de la operación por parte de la empresa al instante.

¿Por qué?

Porque si paga con la tarjeta de empresa y la solución es sofisticada, a su manager le llegará una notificación por el gasto que podrá aprobar o rechazar, para incluirlo o no en el sistema.

Control de gastos dijimos, ¿no? 🙂

Gestionar suscripciones

Los softwares de gestión de gastos de empresa van incluso más allá, con funciones que, como en el resto de casos, dependerán de su nivel de sofisticación.

Hay aplicaciones de control de gastos que te permiten gestionar suscripciones online. Tenerlas bajo control.

Cuánto dinero se va en total, cuándo es el siguiente cobro, la gestión de facturas asociadas, quién ha dado de alta la herramienta, etc.

Si tu empresa cuenta con muchas suscripciones online, es otra funcionalidad más que interesante.

Reembolsos, pago de dietas y kilometraje

Hablamos de poder compensar ágilmente al trabajador que se va de viaje de trabajo, en concepto de gastos de kilometraje y dietas: alojamiento, transporte, comidas, etc. Si no tiene tarjeta de empresa para hacer los pagos, ¿qué pasa?

Que podría recuperar su propio dinero sin tener que esperar a los reembolsos interminables asociados a la gestión manual de gastos. Si la solución lo permite, ojo, que no todas.

En fin, que los softwares especializados son geniales. 

¿Te hace falta un nombre que cumpla con todo esto?

Te lo damos enseguida, que ya acabamos.

Buenas prácticas en la gestión de gastos y una pincelada al futuro

Visto lo visto, ¿qué tal si hacemos un pequeño resumen de buenas prácticas que a su vez dibuje el futuro al respecto?

Un listado de acceso rápido que puedas consultar en caso de necesitarlo:

• Desglosa tus gastos de empresa, que ya sabes que hay muchos y es interesante tenerlos todos controlados para gestionarlos con acierto
• Define tu política de gastos de empresa en caso de no haberlo hecho aún y mantenla siempre actualizada
• Pon especial atención a los gastos de viaje
• Y también a los pagos a proveedores, otro gasto considerable
• Gestiona las suscripciones y los gastos mensuales recurrentes
• Saca partido a los informes de gastos ajustando donde sea necesario o modificando la política
• Comprueba los gastos categorizados al detalle de forma rápida, a golpe de clic
• Centraliza los gastos de tu equipo con tarjetas de empresa

Adopta tarjetas de empresa inteligentes que te permitan todo eso y, de paso, acércate al tren del futuro, que sale ya 🚂

Automatización de procesos, pagos digitales a la orden del día, facturación electrónica que garantice transparencia y control legal, datos financieros integrados en otras plataformas, análisis predictivos para la definición de escenarios financieros... 

El futuro pinta a eso, visto cómo están las cosas actualmente.

¿Estás de acuerdo?

Sí a una gestión de gastos total

Si tu respuesta es afirmativa, el billete para el futuro es contar con una solución de gastos total. Pero total, a la que no le falte de nada.

Y ahí... tenemos algo que decir: Pleo 🙃

Una solución apañada como ella sola, con tarjetas de empresa inteligentes asociadas, con muchas opciones de control y personalización. 

Facilitará la vida a todo el mundo, desde el último becario llegado a la empresa hasta la persona encargada de liderarla estratégicamente.

¿Hay trato? Pleo: la app para gastos de empresa que te lleva de la mano a una gestión de gastos eficiente y óptima 🔥