Riesgos de proveedores: tipos, ejemplos y cómo minimizarlos

Los proveedores de una empresa juegan un papel fundamental, y como tal... tienes que gestionarlos con mucha precisión.

Una parte de esa gestión es la de establecer los riesgos de cada proveedor, para saber si es una buena idea u otra, en cambio, muy arriesgada.

Porque no te vas a lanzar a trabajar a lo loco con el proveedor que tenga el precio más bajo, ¿no? 🙄

Que si lo tiene, pues mejor, pero lo suyo es que conozcas los riesgos que pueden convertirse en amenazas... y con esa información, tomar la decisión.

Y de eso te vamos a hablar: de los riesgos de proveedores.

De qué pasaría si no los conoces, los tipos de riesgos que hay y cómo minimizar esas potenciales amenazas.

¿Vamos?

Sin una evaluación de riesgos de proveedores, cuidado

Para conocer los riesgos de proveedores, lo suyo es que evalúes.

Una evaluación de riesgos de proveedores, que ahora te contamos por encima cómo se hace, evita estas cosas tan feas:

• El daño reputacional que sufriría tu empresa, fruto del mal trabajo del proveedor no evaluado y descartado
• Las operaciones interrumpidas necesariamente entre cambiar de un proveedor a otro
• Las violaciones en materia de privacidad de datos, en caso de que el proveedor con malas prácticas tuviera acceso a ellos
• Las multas y sanciones, debido a la falta de cumplimiento normativo por parte de tu proveedor 

Todo feo, sí, pero la buena noticia es que lo puedes evitar haciendo una evaluación previa 😊

El proceso de evaluación de riesgos de proveedores

Digamos que quieres empezar a trabajar con varios, pero tienes que analizar el riesgo de cada uno antes. 

¿Cómo procedes?

Riesgo alto, riesgo moderado, riesgo asumible, riesgo bajo... y claro, de cada nivel de riesgo tendrás que considerar varias cosas 👇

¿Qué impacto tiene en la cadena de suministro?

¿Qué probabilidad hay de que los riesgos pertenezcan a esa categoría?

¿Cómo se actúa en cada caso?

Y qué implicaría para el proveedor, claro. A eso se le llama matriz de riesgo de proveedores.

Con los niveles definidos, llega el «trabajo de campo», en el que tienes que recopilar información de cada proveedor, con el fin de comprender sus políticas y formas de trabajar.

Con el proveedor investigado, define qué criterios de evaluación son importantes para tu empresa y otorga una puntuación a cada proveedor, que determinará su nivel de riesgo. Así obtienes la clasificación de proveedores según riesgo.

¿Cómo lo ves?

Si no te parece que merezca la pena dedicarle un tiempo a esto, espera a ver los tipos de riesgos de proveedores de forma más específica.

Y ojo, que van con ejemplos de riesgos de proveedores también.

Tipos de riesgos de proveedores

¿A qué se enfrenta tu empresa en lo que respecta al riesgo de proveedores?

¿Por dónde pueden venir?

#1 Riesgos operacionales 

¿A qué podría deberse?

Pues a que tu proveedor tuviera problemas financieros y no pudiera desempeñar su labor, o que cometiera un error trabajando, o que no enviara los productos a tiempo, a una huelga...

Sí, hay muchas formas de que un proveedor impida que tu cadena de suministro funcione.

Como ejemplo, pongamos que tu proveedor, de pronto, recibe una multa por malas prácticas laborales y tiene que dejar de pagar a sus trabajadores.

A ti, como empresa, te afecta porque tu proveedor no podrá prestarte el servicio, al no contar con personal para hacerlo.

Si hubieras hecho una evaluación y visto que el proveedor se estaba jugando la multa a la mínima inspección de trabajo... 😮‍💨

#2 Riesgos regulatorios

Aquí nos referimos a las amenazas de que el proveedor no cumpla con las normas estipuladas y, por tanto, te afecte a ti como empresa.

De prevención de riesgos laborales, por ejemplo, de forma que no garantice la seguridad de sus trabajadores. 

O de seguridad de los datos informáticos.

O de control de calidad.

Si pasa algo, al proveedor podrían sancionarle y, como antes, podría dejar de prestarte el servicio.

Por ejemplo, si tu proveedor te está prestando servicios de almacenamiento web, pero no tiene protegidos los datos y alguien los roba... te caerá una sanción, por mucho que alegues que los ha perdido el proveedor.

#3 Riesgos reputacionales

Tu empresa también podría ver comprometida su reputación al trabajar con un proveedor de ética dudosa.

Pon que se destapa un escándalo en la prensa y tu proveedor es uno de los afectados: no hace contratos fijos, sino que va renovando su plantilla con contratos temporales constantemente.

Con eso, se ahorra un dinero y a las empresas les puede vender barato, diferenciándose así de su competencia.

Pero de pronto, sale a la luz esa práctica nada ética y las empresas indirectamente beneficiadas, como la tuya, se ven salpicadas.

La mala imagen, aunque no sea culpa tuya, te la llevas. Y no es directamente tu responsabilidad, en efecto, pero una investigación minuciosa podría haberte advertido.

#4 Riesgos estratégicos

Por ejemplo, tu proveedor decide empezar a enviar las facturas por correo postal. No sabes por qué, pero así es.

Tú tienes un sistema de gestión de facturas de proveedores totalmente digitalizado, por lo que el cambio no te viene nada bien.

Tendrá que haber alguien que reciba la carta, que la escanee, que introduzca los datos a mano y que la contabilice.

Tardará 15 minutos en hacer algo que antes hacía en 15 segundos, lo cual, obviamente, tiene un impacto negativo en tu estrategia de automatizar procesos y ahorrar tiempo y dinero.

#5 Riesgos financieros

Cómo nos gusta hablar de riesgos financieros en este blog 😅

¿Tus proveedores tienen la capacidad de generarlos?

Pues claro: si incumplen alguna normativa, como la que decíamos antes en materia de seguridad de la información, te cae una sanción seguro 💸

Y eso es dinero que sale de la caja.

O si fallan trabajando y se interrumpe la cadena de suministro, tu empresa no produce y deja de facturar. 

Y eso es dinero que deja de entrar en la caja.

Si el proveedor sube mucho sus precios al acabar vuestro contrato, o pagas más o inviertes tiempo y dinero en sustituirlo.

¿Y si el proveedor se marca un fraude y te estafa? Eso ya es el no va más, pero también podría pasar... así que ojo.

#6 Riesgos de seguridad de la información

Hay muchas formas de trabajar con tus proveedores.

Si solo te están vendiendo material de oficina, pues bueno, es una compraventa y poco más.

Pero si es uno que te está proporcionando el código personalizado para desarrollar tu software de email marketing con IA, tendréis que compartir de todo. 

Secretos profesionales, estrategias de marketing, registros de clientes... información privilegiada que, de publicarse por fallo de seguridad de tu proveedor, afectaría a tu empresa de muchas maneras, ninguna de ellas buena.

#7 Riesgos geopolíticos

¿Trabajas con proveedores internacionales? 🌍

Ya sabes que el mundo está patas arriba, y más que puede estarlo cuando menos te lo esperas.

Si de pronto el gobierno de su país le corta el grifo a tu proveedor de hardware, ¿cómo va a enviarte los productos?

Si el hardware es para ti, pues bueno, buscas una solución de urgencia y arreando.

Pero si hablamos de materiales necesarios para que vendas tus productos o servicios a tus clientes... como dejes de poder hacerlo, vaya faena, ¿no? 

Vuelta al riesgo operacional 😪

La invasión de Rusia a Ucrania demostró que los riesgos de proveedores de corte geopolítico son más que posibles.

O una huelga indefinida de su plantilla.

El resultado al final es el mismo siempre: tu proveedor no te puede prestar el servicio, por lo que dejas de producir y de ganar dinero 😖

#8 Riesgos logísticos

En este caso, tu proveedor funciona a las mil maravillas, pero existe un problema logístico que depende de otros actores y las consecuencias las acabas sufriendo tú.

En pandemia, por ejemplo, existía un atasco tremendo en los transportes marítimos, de modo que las mercancías no llegaban por mucho que los proveedores las enviaran.

Y con este riesgo de proveedores terminamos, para dar paso a la parte más tranquilizadora: la de cómo mitigarlos 🥲

Cómo minimizar los riesgos de proveedores de una empresa

Los riesgos existen; es algo inevitable. 

Tu responsabilidad como líder financiero es anticiparte a ellos y tratar de prevenirlos. Y cuando no es posible, minimizar sus daños en caso de que se hagan realidad.

¿Qué puedes hacer al respecto?

Aquí algunos consejos rápidos.

Puedes, por ejemplo, ser más preciso que un cirujano cuando hagas la selección de proveedores.

También deberías, como hemos mencionado antes, investigar con determinación a cada proveedor potencial con el mayor de los pesimismos encima.

Otra buena idea es que contextualices el riesgo del proveedor. ¿Qué beneficio lleva asociado? ¿Y qué pérdidas en caso de confirmarse?

Son datos que te dirán si sí o si no tras hacer la evaluación de proveedores.

Los KPIs también pueden ayudarte a hacer seguimiento de los proveedores y a monitorizar el rendimiento. Te darán pistas valiosas sobre si seguir o no seguir con ellos.

¿Y qué tal sería implementar un sistema para buscar mejoras? Puedes hacer un control de proveedores periódico, analizar con calma los procesos y buscar márgenes de mejora.

La cadena de suministro da para mucho, así que dedícale el tiempo necesario a esta parte 👌

Si tomas la decisión de no contar con un proveedor con el que ya estás trabajando, no puedes demorarte demasiado en el tiempo.

El coste de cambio de proveedor es inevitable, sí, pero cuanto antes te pongas a funcionar a pleno rendimiento... mucho mejor.

A ver, hagamos un pequeño resumen de lo visto:

• Haz una selección de proveedores precisa
• Investiga e infórmate sobre los detalles de cada proveedor
• Pon cada riesgo en contexto y haz una evaluación de cada uno
• Establece KPIs de seguimiento y control
• Adopta un sistema de mejora continua
• Diseña un proceso de desvinculación rápida y efectiva

Con eso no evitarás todos los cambios de un proveedor a otro... pero sí que los reducirás y, cuando suceda, los daños para tu empresa serán mínimos 🤟

Controla los gastos... y mejora la gestión de riesgo de proveedores

La gestión de proveedores y sus riesgos se vuelve mucho, muuucho más sencilla si tienes los gastos de su lado.

Porque si sabes cuánta inversión mensual y anual supone un proveedor, te será más fácil contextualizar su riesgo.

Y si encima conoces lo que supone del total, comparando ese coste con otros gastos de la empresa... pues es algo fantástico para tomar decisiones informadas.

Pues eso es lo que tienes a mano con Pleo, enemigo número uno de los riesgos financieros en general 😌

En lo que se refiere a tus proveedores, Pleo te ayuda a controlar los gastos asociados, así como a agilizar el proceso de pago y contabilización de las facturas.

Control, agilidad en los procesos, ahorro de tiempo, información vital... todo enfocado en hacerte más fácil tu trabajo.

¿Riesgos de proveedores? Con la gestión de gastos de Pleo, neutralizados 💪