Costes de cambio de proveedor: causas, tipos de costes y cómo evitarlos

No hay nada como tener unos proveedores fantásticos, que sean motivo de orgullo y de que tus clientes estén felices de haber elegido tu empresa.

Y si encima tu relación con ellos va como la seda... 

Pero claro, no es sencillo dar con proveedores que funcionen de forma óptima y que al mismo tiempo mantengan una grandísima relación contigo.

Los hay que no aportan todo el valor que podrían, o que de pronto la calidad de sus productos o servicios se resiente... y hay que tomar cartas en el asunto cambiando de proveedor.

Y eso tiene costes, tanto financieros como no financieros.

Los financieros son los evidentes, como la sanción estipulada en el contrato por romperlo.

Los no financieros... son más de los que parece, y hay que tenerlos claros en caso de que tu empresa necesite cambiar algún proveedor próximamente.

Pues de eso vamos a hablarte en este post: de los costes de cambio de proveedor.

De las razones por las que cambiar, de los tipos de costes derivados de ello, de cómo calcular esos costes y de consejos para evitarlos.

Al lío.

Cambiar de proveedor te puede salir muy bien… o fatal

Cambiar de proveedor puede parecer la solución obvia cuando algo falla: el precio ya no compensa, la calidad flojea un poco o la relación se complica más de la cuenta.

Y a veces lo es, claro. Un cambio bien hecho te da más eficiencia, un mejor servicio o incluso ahorro económico.

Pero no todo es tan sencillo como comparar precios y tomar una decisión.

Porque detrás de cada proveedor suele haber muchas cosas en juego: contratos con letra pequeña, tiempos de transición, equipos que ya están acostumbrados a trabajar con ciertos procesos… e incluso relaciones personales que no conviene dinamitar de golpe.

Además, hay un aspecto que muchas empresas no tienen en cuenta hasta que es demasiado tarde: el poder de negociación de los proveedores.

Ese proveedor que te ofrecía condiciones flexibles al inicio, puede no estar tan dispuesto a negociar si siente que estás planteándote cambiar. 

O el nuevo proveedor, sabiendo que tienes una necesidad que cubrir más o menos urgente, puede aprovechar su ventaja para pedir de más cuando peor te viene.

Luego entramos en eso; de momento, quédate con que aunque cambiar de proveedor puede ser la mejor decisión estratégica para tu empresa, es importante hacerlo con cabeza. 

¿Con cabeza? Ya sabes: analizando bien los motivos, calculando todos los costes —los evidentes y los intangibles—, y entendiendo las consecuencias en tus operaciones, tu equipo… y tu poder de negociación.

Motivos por los que plantearte el cambio de proveedor

Dicho lo anterior, aquí van una serie de razones por las que embarcarte en el cambio.

La número uno que probablemente te venga a la mente, pensándolo así deprisa y corriendo, seguramente sea el precio.

Y es que si un proveedor te está cobrando más que otro y no parece aportarte mucho valor... ¿qué sentido tiene?

Ese valor es el segundo motivo por el que cambiar de proveedor. Si no hay nada que justifique que lo elijas a él antes que a otras opciones, pues casi mejor buscar otro.

Y siendo más específicos, ya en la relación de trabajo empresa-proveedor, puede pasar de todo:

• Que el proveedor funcione de forma caótica
• Que su producto o servicio no tenga toda la calidad que podría
• Que no cumpla con los plazos
• Que la comunicación no sea fluida y dificulte la relación
• ...

Eso son problemas en el barro y sí, también son motivos más que suficientes para meterte en costos de cambio de proveedor.

Pero claro, también puede ser que de pronto tu empresa cambie sus políticas y hala, ya no encajen con algún proveedor que tenías y tengas que buscar otro.

Ahí el proveedor no tiene nada que ver y aun así te pierde como cliente.

Sí que tiene que ver, en cambio, si de pronto hay cambios y su estado financiero le impide prestarte el servicio que venía haciéndole a tu empresa.

O si es un proveedor poco proclive a la tecnología y no aprovecha los últimos avances para prestarte un mejor servicio... o incluso para mantener una relación óptima con tu empresa.

¿Hay razones y factores de cambio de proveedor o no?

Al loro con el poder de negociación de los proveedores

¿Qué es el poder de negociación de los proveedores y por qué deberías tenerlo en el radar antes de cambiar? 

Básicamente, es la capacidad que tiene un proveedor de influir en las condiciones del acuerdo: subir precios, bajar la calidad o incluso reducir su disponibilidad… sin que tú puedas hacer mucho más que aceptarlo.

Y sí, pasa más de lo que parece.

Esto ocurre, por ejemplo, cuando dependes de un solo proveedor para algo esencial, o cuando cambiar a otro te costaría tanto —tiempo, dinero y recursos— que el proveedor actual lo sabe… y se aprovecha.

Es el clásico ejemplo de coste de cambio del proveedor convertido en arma de negociación.

En sectores donde hay pocos proveedores o no existen sustitutos fáciles, ese poder se dispara. Lo mismo ocurre cuando el proveedor tiene una marca fuerte, está bien posicionado en el mercado o directamente es el único que te puede dar ese servicio que necesitas como el comer.

¿Y los tuyos?

¿Cuál es el poder de negociación de los proveedores de tu empresa? 

Depende, pero si notas que tienes poco margen de maniobra a la hora de renegociar condiciones, o que cualquier intento de cambio parece más un riesgo que una oportunidad… mal asunto.

¿Vemos un ejemplo del poder de negociación de los proveedores?

Imagina que tu proveedor de logística representa el 70 % de tus envíos y no hay alternativas viables a corto plazo. 

Si decide subir sus tarifas un 15 %, lo más probable es que tengas que tragar. 

Porque cambiar, además del coste directo que impacta en el capital disponible en la cuenta del banco, implica rediseñar procesos, formar equipos y cruzar los dedos para que todo encaje.

Por eso, antes de cambiar —o incluso antes de negociar con el proveedor actual— conviene medir bien ese poder. 

¿Tienes alternativas? ¿Cómo de caro es cambiar? ¿Cuánto dependen ellos de ti?

Si el desequilibrio es muy fuerte, te interesa diversificar, revisar contratos y negociar cláusulas de salida.

Todos los tipos de costes de cambio de proveedor

Pongamos que sucede algo y se confirma: tienes que cambiar de proveedor sí o sí.

Entramos en materia, en los costes de cambio de proveedor.

Debes saber que hay dos grandes grupos, uno de ellos con un solo tipo de gasto... y el otro con unos cuantos.

El único coste financiero de cambio de proveedor

Si estás trabajando con un proveedor con contrato en vigor y de un día para otro le dices que vas a romper la relación, ¿qué sucede?

Probablemente, al negociar el acuerdo, ambos os cubristeis las espaldas y añadisteis una cláusula que especificaba qué pasaría si alguien rompía la relación y no avisaba con cierto margen de tiempo.

Si la rompes tú, el proveedor dejará de ingresar dinero hasta que te sustituya como cliente, y lo lógico es que tú le cubras una parte por ser el responsable.

Y si la rompe él, tú dejarás de recibir sus productos o servicios hasta que encuentres recambio, por lo que también es lógico que se responsabilice de una parte de tus «pérdidas».

Resumiendo: es normal que exista esa sanción por incumplimiento, que será el único coste financiero de cambio de proveedores.

Los costes de cambio de proveedor no financieros

Es un poco absurdo que se conozcan así, como «no financieros». 

Porque aunque no sean sanciones por incumplimiento que cogen dinero de la caja, también afectan a las cuentas de la empresa, directa o indirectamente.

Mira, mira qué cantidad de costos de cambio de proveedor.

• Costes de equipamiento, en caso de que el nuevo proveedor requiera que utilicéis nuevas herramientas, como ordenadores o algún hardware diferente
• Costes de aprendizaje, por el tiempo y esfuerzo que pueda necesitar tu equipo para aprender a trabajar con el nuevo proveedor que sustituya al anterior
• Costes de interrupción de producción, porque los cambios no suelen ser instantáneos y claro, sin proveedor... pues no se produce
• Costes de instalación, suponiendo que tu empresa tenga que instalar algo para poder utilizar el nuevo producto o servicio por parte del proveedor, como un nuevo software o sistema de comunicación
• Costes de insatisfacción con el nuevo proveedor, ya que muy posiblemente no a todo el personal implicado le encante el cambio y termine reflejándose en su rendimiento
• Costes relacionales, muy, pero que muy importantes, ya que si has estado trabajándote una relación con el proveedor durante años y de pronto cambias... estás echando por la borda una inversión en tiempo y dinero importante
• Costes psicológicos, ya que cuando cambiamos de algo que nos gusta a una alternativa desconocida, puede afectarnos emocionalmente, como también nos afecta romper la relación con el proveedor anterior
• Costes de búsqueda y selección del nuevo proveedor, tanto en personal como en tecnología, como pueda ser el e-procurement

¿Ves?

Algunos de esos costes son dinero directamente, a los que has de añadir los intangibles, que también afectan indirectamente... y no necesariamente poco.‍

Mira los costes relacionales; ¿cuántos gastos de representación has tenido en los últimos años para cuidar a ese proveedor del que te vas a despedir?

¿Y cuánto esfuerzo habéis invertido entre llamadas y mensajes?

Empezar de cero con un proveedor, aunque sea necesario en tantas ocasiones, no deja de ser un fastidio. Especialmente si con el proveedor que se va no habéis tenido ningún problema y lo hace por causas ajenas a su producto o servicio.

Cómo calcular los costes de cambio de proveedor

Ahora que ya sabes qué es el poder de negociación de los proveedores y a qué posibles costes te enfrentas, toca sacar la calculadora.

La avanzada, además, porque aunque cambiar de proveedor puede sonar a «me cambio y ya está», cuando sumas tarifas de penalización, tiempos de transición y curvas de aprendizaje... la historia cambia.

Vamos a lo importante: ¿cómo puedes calcular los costes de cambio de proveedor de forma clara y realista?

Empieza por dividirlos en dos grandes bloques: los costes directos y los costes indirectos.

Los costes directos son los que vas a ver dolorosamente reflejados en la cuenta bancaria:

• Penalizaciones por romper el contrato
• Tarifas de instalación o activación del nuevo proveedor
• Costes de equipos que quizá no puedas reutilizar
• Gastos logísticos para poner todo en marcha de nuevo

¿Vemos un ejemplo de coste de cambio del proveedor directo? 

Te cambias de software de facturación. Tu proveedor actual te cobra 300 € por cancelar antes de tiempo. El nuevo te pide 500 € por la integración. Y necesitas comprar 5 licencias nuevas. Vas sumando... y antes de notar el ahorro, llevas 1.500 € invertidos.

Luego están los costes indirectos, esos que no aparecen en la factura, pero que también duelen de lo lindo:

• Tiempo del equipo para adaptarse a nuevas herramientas
• Formación interna
• Interrupciones en procesos clave
• Posibles errores en las primeras semanas
• Reconfiguración de flujos de trabajo
• Impacto emocional en el equipo

Todo esto afecta a la productividad, a las operaciones… y a los números del trimestre.

¿Y qué pasa? Que estos costes indirectos no se pueden calcular fácilmente, por lo que vas a tener que hacer una estimación.

Cuando la tengas, piensa también en los beneficios del cambio y aplica esta sencilla fórmula:

Total de costes de cambio de proveedor = costes directos + costes indirectos – beneficios esperados

Cuando lo tengas, piensa: ¿compensa hacerlo ahora o mejor esperar? ¿O lo suyo sería sentarte a negociar con otro proveedor que cuente con menos poder de negociación?

Bonus: criterios a la hora de elegir el proveedor ideal

Elegir proveedor nuevo no es tirar un dardo y a ver qué pasa, como intuirás tras todo lo que acabas de ver sobre los costos de cambio de proveedor.

Si vas a cambiar, asegúrate de que sea para mejor. Y para eso, fíjate en estos criterios importantes:

1. Fiabilidad operativa: que entregue a tiempo, cumpla lo pactado y tenga referencias sólidas. Un proveedor caótico no compensa, ni aunque sea barato.
2. Transparencia en precios y condiciones: nada de tarifas opacas o asteriscos escondidos. Pregunta por todo: penalizaciones, soporte, mantenimiento… y que todo quede por escrito.
3. Capacidad de adaptación y escalabilidad: que no se te quede pequeño al primer cambio de volumen. El proveedor ideal crece contigo.
4. Tecnología y procesos actualizados: que se integre con tus sistemas y use herramientas modernas.
5. Atención y soporte al cliente: fundamental. Consulta cómo gestionan incidencias, qué canales tienen y qué opinan otros clientes reales.
6. Valores y cultura compatibles: si para tu empresa pesan la sostenibilidad, la agilidad o el trato humano, busca un proveedor que esté alineado.
7. Cláusulas de salida claras: sí, incluso cuando parece que todo irá bien. Lo último que quieres es verte atrapado en un contrato eterno con alguien que ya no te aporta.

Si tienes que cambiar de proveedor, considera esos criterios antes de firmar nada.

Y si lo que quieres es evitar más cambios en el futuro, ¿vemos unos consejos para ir terminando?

5 consejos para evitar los costes de cambio de proveedores

Aunque a veces los cambios sean del todo inevitables, sí que es cierto que puedes ayudar a prevenirlos en algunas ocasiones.

¿Cómo?

Aquí cinco ideas.

#1 Identifica proveedores que te ofrezcan la oportunidad de crear valor

No todos los proveedores valen; eso es de cajón.

Y más allá de eso, solo unos pocos te servirán para crear valor.

Con «crear valor» nos referimos a ofrecer algo que realmente interese a tu base de clientes.

Estamos inmersos, por ejemplo, en la era de la sostenibilidad, donde cada vez son más las personas que demandan acciones puramente sostenibles a las empresas a las que compran productos y servicios.

Si tus proveedores siguen prácticas sostenibles, te aseguras de que toda tu cadena de suministro las siga y tu empresa no cojee por ninguna pata en ese aspecto.

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#2 Alinéate estratégicamente con tus proveedores para compartir objetivos

No hay nada como compartir objetivos para que tanto empresa como proveedores reméis en la misma dirección.

Pongamos uno sencillo, el de ventas.

Objetivo: conseguir 5.000.

Si lo logras —lográis, que aquí tanto empresa como proveedor compartís objetivos—, tu empresa pedirá más cantidad de producto o servicios al proveedor la próxima vez.

Mejor para ti, que ganas más, y mejor para tu proveedor que, como ganas más, inviertes más euros en él.

Si no se cumple el objetivo, pues no pedirás tanto, y tu proveedor ganará menos.

¿Ves?

Se trata de que el proveedor entienda que si a ti te va bien, a él también... y viceversa.

Esto, obviamente, no se logra sin una relación con una comunicación fluida, pero enseguida llegamos a eso; vamos con la metodología.

#3 Establece una forma de colaboración metódica y estructurada

Una que os permita ser productivos a los dos, empresa y proveedor.

Tu empresa no puede invertir más tiempo del estrictamente necesario en hacer los pedidos, recibir la factura, revisar la entrega y hacer el pago a proveedores.

Y tu proveedor, que optimice el proceso de recibir la orden de compra, enviar la factura, los productos y servicios y recibir el dinero en la forma de pago a proveedores que hayáis estipulado.

La cadena de suministro tiene que aseguraros, a ambos, que la metodología de trabajo es inmejorable y que estáis plenamente satisfechos con el día a día.

#4 Elabora un sistema de evaluación

Volvemos a la idea de antes: por muy bien que tengas montada la cadena de suministro, por muy contento que esté tu proveedor o por muchos objetivos que compartáis, siempre puede pasar algo.

En este caso, a tu proveedor.

Que esté recortando plantilla, porque el sector en el que se mueve está habiendo un pequeño bajón.

O que haya rebajado los sueldos y con ello, haya aumentado la insatisfacción de su plantilla.

Por ejemplo, ¿eh?

Le pueden afectar mil factores, y tu responsabilidad es estar preparado para lo que pueda pasar.

¿Y cómo lo estás, si no sabes qué les va a pasar?

Pues haciendo una evaluación de proveedores continua, para conocer los posibles problemas antes de que sea demasiado tarde y te cueste mucho más subsanarlos.

Si la solución es un cambio de proveedores, pues ya sabes a qué costos de cambio te enfrentas.

Si es sentarte con el proveedor a hablar para mejorar, pues casi mejor, ¿no? Especialmente si, en efecto, termina mejorando.

#5 Promueve una cultura basada en la comunicación proactiva, transparencia e intercambio de conocimientos

La relación con tus proveedores debe ser sana, y eso lo aseguras con transparencia y comunicación.

Pon a tu equipo en contacto con el proveedor y marca el camino a seguir: uno en el que la comunicación vaya más allá de las órdenes de compra.

Decíamos que era bueno perseguir objetivos comunes, ¿no?

Aprovechad y haced seguimiento conjunto, por ejemplo.

O sugerid ideas para mejorar la metodología de trabajo o el producto o servicio final, que os incumbe a los dos.

Hazle partícipe de cómo van las ventas y las previsiones, porque además... eso le ayudará a estar preparado ante lo que pueda venir.

El proveedor tiene que ser una mano más de la empresa, y no un recurso externo al que se recurra solo cuando se le necesite.

Y con este consejo acabamos, recordándote que por muy bien que lo hagamos todos... los costes de cambio de proveedor en ocasiones serán algo inevitable.

Pleo, de tu lado para minimizar los costes de cambio de proveedor

La buena noticia es que puedes sumar Pleo a tu equipo, para mejorar la relación con tus proveedores y reducir el impacto de esos costes de cambio.

¿Y eso?

Pues porque Pleo funciona con un sistema de tarjetas de empresa más una app de gestión de gastos.

De este modo, si atendemos a la cadena de suministro, cuando un proveedor te envíe su factura, con Pleo podrás programar una transferencia para el pago, que te asegurarás de que llega a tiempo.

Y luego tú, además, podrás registrar y controlar el gasto de ese proveedor de forma sencilla junto al resto... y contabilizarlo en un par de clics.

¿Resultado?

Proveedor contento, tu empresa contenta y la relación, sin ningún pago fuera de plazo que la deteriore.

Es decir, con los costes de cambio de proveedor un poquito más lejos. Si es que este software para control de gastos...