Tipos de proveedores: cómo clasificarlos según distintos factores
Poco se habla del papel no, papelón, de los proveedores.
Sin estos, ¿qué empresa podría salir adelante?
Absolutamente ninguna.
Piénsalo: materias primas, equipos informáticos, servicios... e incluso la luz de la oficina para hacer funcionar los ordenadores.
Sin proveedores no hay paraíso; eso está claro.
Fíjate si son importantes que hay unas cuantas formas de clasificarlos, algo que es importante conocer para que sepas a qué atenerte cuando decidas contar con uno nuevo en tu empresa.
Podría ser una ventaja importante antes de una posible negociación.
O una forma de mitigar los posibles riesgos financieros asociados.
Es de vital importancia conocerlo, así que vamos a hablarte de eso: de los diferentes tipos de proveedores de las empresas.
De su clasificación basada en distintos criterios.
¿Lo vemos?
Aunque antes vamos a hacer un repaso de por qué los proveedores son tan importantes para tu empresa.
La importancia de los proveedores de una empresa
Sí: técnicamente, no hay empresa capaz de desarrollar su labor sin la ayuda de un proveedor.
¿Vendes servicios de consultoría?
Para ello, empleas herramientas que te dicen la situación de tus clientes a golpe de clic, y dichas herramientas te las proporciona un proveedor, ¿no?
O mira, más sencillo: ¿no usas teléfono para llamar o comunicarte por mensajes?
Mires donde mires, el funcionamiento depende directamente de los proveedores.
¿Cuánto factura tu empresa al año? ¿A qué coste? ¿Con cuánto trabajo?
Son preguntas cuyas respuestas tienen en los proveedores el factor más determinante.
Si los proveedores funcionan bien, lo normal es que factures más en menos tiempo. Y al revés: si no funcionan, supondrán un lastre.
La cadena de suministro, además, no se ve interrumpida si cuentas con proveedores con protocolos suficientes como para no fallar en ninguna circunstancia.
Y ojo, que los proveedores también afectan a la competitividad de tu empresa.
Pongamos, por ejemplo, que eres el CFO de una empresa que vende juguetes para niños.
Vuestro producto estrella es un oso panda de peluche con botones que, al accionarlos, hacen que hable. A los más pequeños les encanta 🐼
Para fabricarlos, contáis con un proveedor con un precio muy competitivo que aporta los circuitos que accionan los botones. Son de calidad y encima, a buen precio.
¿Por qué hace más competitiva a vuestra empresa?
Por dos razones.
Porque el coste de fabricación del osito es menor, lo que hace que podáis vender el producto al cliente final más barato.
Y claro, porque los circuitos son buenos, de calidad. No se estropean fácilmente, por lo que la marca inspira confianza con las buenas reseñas y además no tenéis que hacer muchos cambios de productos que entren en garantía.
Si el proveedor te diera circuitos de baja calidad, drama.
Muchos ositos no funcionarían y se pedirían devoluciones, con todo lo que conlleva para la empresa: gastos de envío, tiempo para cambiar el circuito, volver a enviarlo o devolver el dinero, etc.
Y si encima el precio de los circuitos fuera alto, pues peor todavía, porque estaría afectando mucho a la caja de la empresa y si no hay retorno de la inversión... puf.
Los proveedores son, definitivamente, importantísimos.
Funciones de los proveedores y qué sueles acordar con ellos
Cuando llegas a un acuerdo con un proveedor, ya entrando en el día a día, ¿cuáles suelen ser sus funciones?
¿Cómo se relacionan con tu negocio?
Sus funciones principales son estas:
- Obviamente, suministra bienes y servicios en la medida que hayáis negociado
- También pueden desempeñar un papel algo más importante encargándose del total de la cadena de suministro; es decir, no solo como un eslabón más, sino como máximo responsable de todo el proceso de producción. Ahí se engloban fabricantes, transportistas, distribuidores…
- Y también tienen que cumplir los estándares de calidad y plazos, negociados; de lo contrario, podría haber retrasos o pérdidas de calidad en los productos. O servicios que al final vendes a tus propios clientes
Para desarrollar esas funciones, deben quedar clarinete tres aspectos, comenzando por los contratos y acuerdos comerciales que formalicen vuestra relación.
Hasta que no haya papeles firmados, la relación empresa-proveedor no existe.
Los métodos de pago también tienen que definirse. ¿Cuáles ofrece tu empresa? ¿Cuáles acepta tu proveedor? ¿Encajáis?
Y si llegara a pasar algo, que sieeeeempre pasa, ¿cómo resolveréis el asunto?
¿Qué pasa si hay un malentendido? ¿Cómo se procede?
Dichos aspectos deben estar definidos al milímetro, sea cual sea el tipo o tipos de proveedor que elijas.
¿Los vemos?
Tipos de proveedores
¿Qué tipos de proveedores hay?
Saber identificarlos puede convertirse en una ventaja a la hora de llevar a cabo la negociación con proveedores y es, sobre todo, una de las claves para una buena estrategia financiera.
Cuando piensas en tipos de proveedores, ¿qué te viene a la mente?
¿Productos y servicios, quizá?
Va por ahí el asunto, sí, al menos en la forma más tradicional de clasificarlos... pero lo cierto es que hay más, como veremos enseguida.
De momento, para matizar eso de «productos o servicios», diremos que 👇
Los proveedores de productos son aquellos que te proporcionan bienes para cubrir una necesidad relacionada.
El proveedor de circuitos electrónicos del osito panda anterior, por ejemplo, es un proveedor de productos tal cual.
Mismo caso que si tuvieras un proveedor que te proporciona mercurio para que tú luego fabriques termómetros, aunque esta vez se llamaría proveedor de materia prima.
Pues el proveedor de servicios viene a cubrir necesidades también, aunque en este caso intangibles.
El proveedor que te proporciona el servicio de antivirus online, por ejemplo. O el proveedor que os presta consultorías jurídicas para manteneros adecuados a los requerimientos legales del sector.
Está clara la diferencia entre proveedores de servicios y proveedores de producto, ¿no?
Pues vamos a añadir un tercer tipo de proveedor, el de recursos, que es aquel que te presta financiación. Dinerito. Hablamos de los bancos, claro.
Pues esos serían los tres tipos de proveedores más comunes y generales:
- Proveedores de productos
- Proveedores de servicios
- Proveedores de recursos
Otras clasificaciones también diferencian los de productos como proveedores de bienes y proveedores de materias primas, pero nosotros nos quedamos con proveedores de productos a secas.
¿Y los acreedores? ¿Los acreedores no son proveedores?
¿Cuáles son las diferencias entre proveedor y acreedor?
Los proveedores dan lo que la empresa necesita para funcionar cada día, como materia prima o servicios clave. Los acreedores ofrecen otros aspectos que ayudan, pero no estrictamente esenciales para producir, como asesorías, seguros o servicios externos.
Hecho este matiz, no te vayas a pensar que la forma general de clasificarlos es la única… agárrate, que vienen curvas en forma de tipos de proveedores y ejemplos en algunos casos 👀
Tipos de proveedores según su relación con tu empresa
¿Qué tipos de relaciones con los proveedores hay? Dependiendo de eso, tendríamos a los proveedores internos y externos.
¿Qué son los proveedores internos?
Son proveedores que no forman parte de la empresa como tal. No tienen nómina.
Son profesionales o empresas independientes, pero necesitan meterse hasta el fondo del negocio para prestar el servicio.
¿Te suena quién podría dedicarse a esto?
Exacto: los proveedores de recursos humanos, que juegan un papel fundamental —e indirecto— en la operativa diaria de la empresa.
Los proveedores externos también prestan servicios profesionales independientes indispensables para que la empresa funcione, pero lo hacen desde un punto de vista más específico.
¿Hay una necesidad particular? Se contrata al proveedor y la cubre.
Un ejemplo de proveedor de este tipo podría ser un consultor de marketing que proporciona mentorías al departamento de ventas de cara a triunfar en la campaña del Black Friday.
Tipos de proveedores según su modelo de negocio
Esta forma de clasificarlos atiende a cómo es la propia empresa o negocio del proveedor.
Pongamos de ejemplo el proveedor que te proporcionaba los circuitos electrónicos para el osito.
¿Los fabrica él mismo antes de vendértelos? Entonces hablamos de un proveedor fabricante.
¿Los compra a un mayorista, los importa y luego te los vende? Pues se trata de un proveedor importador.
¿Y si los compra a otro proveedor de circuitos y te los vende, sin siquiera pasar por sus manos? Hablamos de proveedores comerciantes.
Otras clasificaciones en publicaciones que hablan sobre tipos de proveedores de una empresa, si venden productos y los diferencian según su modelo de negocio, lo hacen así:
- Proveedores mayoristas, que son los que te proporcionan un flujo constante o grandes volúmenes de productos o materias primas
- Y los que no son los minoristas o proveedores al por menor
Tipos de proveedores según su ubicación
Los proveedores también pueden clasificarse según dónde se encuentren con respecto a la ubicación de tu empresa, que ya sabes que es algo importante en lo que respecta al IVA en España, por ejemplo.
Así, tenemos que los proveedores pueden ser locales, nacionales, internacionales o remotos.
Los proveedores locales son los que se encuentran en la misma región o ciudad que tú, lo que te aporta ventajas logísticas.
Los proveedores nacionales son los del mismo país, lo que facilita el control de los plazos de entrega y seguimiento de los envíos.
Los proveedores internacionales son los que exportan sus productos o servicios a otros países, lo que les permite ofrecer precios más competitivos gracias a las leyes de comercio internacional.
Mira el IVA intracomunitario 😅
Y finalmente están los proveedores remotos, que se encuentran trabajando en cualquier parte del mundo gracias a la digitalización.
¿Cuál conviene más?
Los proveedores locales a priori parecen la mejor opción, ya que implicarán menos gastos de transporte e incluso menos trámites burocráticos.
Pero claro… en tu área no tiene por qué estar todo lo que necesites; en esos casos, los proveedores internacionales te dan acceso a productos difíciles de conseguir, con la desventaja de que podría tener que pagar aduanas y hacer pagos en otra moneda, entre otros trámites.
Tipos de proveedores según el contrato
Pues sí, según el contrato que firméis, también habrá unos tipos de proveedores u otros.
¿Qué tipos de contrato con proveedores hay?
Toma nota:
- Contrato de suministro: es el más común. Regula la entrega periódica de bienes o servicios necesarios para la actividad de tu empresa.
- Contrato marco: establece las condiciones generales de colaboración, pero sin fijar cantidades ni fechas concretas.
- Contrato por obra o servicio: ideal cuando se contrata a un proveedor para un proyecto concreto con un inicio y fin definidos.
- Contrato de arrendamiento de servicios: se utiliza para contratar servicios profesionales de forma continua, como asesorías o servicio de mantenimiento.
- Contrato de exclusividad: obliga a trabajar solo con ese proveedor para ciertos productos o zonas.
Los tipos de contrato también influyen enormemente en los tipos de relaciones con los proveedores, claro.
Tipos de proveedores de servicios o productos, según lo que vendan
¿Cómo de difícil es de encontrar un producto o servicio?
¿Abunda en el mercado o no?
Atendiendo a ello, encontramos esta forma alternativa de clasificar a los proveedores: de productos de rutina —o proveedores de apoyo—, de productos palanca —o proveedores principales—, de productos cuello de botella —o proveedores de productos específicos— y de productos estratégicos.
¿Qué son los productos de rutina? Aquellos de bajo valor y que son fáciles de encontrar. Los proveedores que proporcionan este tipo de productos suelen tener mucha competencia y el servicio prestado debe ser exquisito para no quedarse atrás.
Subiendo un escalón damos con los productos palanca, que son la pieza más importante dentro del producto que se vende finalmente al público.
Los productos cuello de botella son difíciles de conseguir, por lo que es importante cuidar la relación con estos proveedores, para evitar su escasez en un momento dado.
Finalmente, tenemos los proveedores de productos estratégicos. Se trata de productos para los que no existe competencia, por lo que el proveedor se vuelve sencillamente imprescindible.
¿Ponemos ejemplos?
- Una impresora sería un producto de rutina
- La lente del objetivo de una cámara digital sería un producto palanca, porque es el más costoso de todos sus componentes por separado
- Un producto cuello de botella podría ser una edición limitada de zapatillas deportivas de cualquier marca
- Y un producto estratégico sería la edición limitada de unas zapatillas de una marca en particular, o un fármaco patentado, o un procesador de alto rendimiento para ordenadores con sistemas operativos Windows
Tipos de proveedores según su papel en tu empresa en el proceso de compras
Pasamos a una clasificación en función del papel que jueguen durante el proceso de compras.
Cuando hay que hacer un pedido, ¿qué tipos de proveedor nos encontramos?
Están los proveedores normales, los confiables, los específicos y los de convenio.
Los proveedores normales son los proveedores estándar o puntuales. Se les hace un pedido en cualquier momento y aquí paz y después gloria.
Los proveedores confiables son como los normales, pero con tal grado de fiabilidad y calidad que han pasado a ser necesarios. Es decir, son proveedores normales con altos niveles de calidad, lo que les convierte en esenciales.
Los proveedores específicos son aquellos que están especializados en un producto o servicio muy concreto, por lo que es difícil dar con alternativas de suministro.
Y finalmente tenemos los proveedores de convenio, que son aquellos con los que se firma un contrato para la prestación de servicios o suministro de productos durante todo el período firmado.
Tipos de proveedores de acuerdo con su riesgo
Los riesgos financieros no solo afectan a tu empresa, sino también a los negocios de los proveedores.
¿Quién está a salvo de sufrir un revés repentino y venirse abajo en un momento dado?
Aquí te hablamos de tipos de riesgos de proveedores, por cierto.
Atendiendo al riesgo que tiene de no poder cumplir con su parte del trato por cualquier razón, tenemos los proveedores de tipo A, B y C.
Los proveedores de tipo A son los más críticos. Los que tienen un riesgo más alto de no cumplir con la orden.
En este caso, es recomendable revisar bien durante el análisis de riesgos financieros, a fin de garantizar que realmente el proveedor puede desempeñar su labor.
Los proveedores de tipo B tienen un riesgo más comedido, mientras que el riesgo del tipo C es bajo.
¿Cómo debe relacionarse tu empresa con cada uno?
Lo suyo es que cuentes con proveedores de tipo A solo cuando sea estrictamente necesario, siendo los de tipo B los más comunes.
Los de tipo C probablemente no sean la opción más económica; no contarán con amenazas por el buen hacer estratégico a lo largo de su trayectoria, lo que seguramente implique una buena posición en el mercado y eso, a su vez, se verá reflejado en los precios.
Tipos de proveedores según su temporalidad
La frecuencia con la que interactúan con tu empresa también admite diferentes tipos de proveedores.
Dos, en concreto:
- Los proveedores regulares son aquellos que suministran servicios o productos de forma constante
- Y los proveedores esporádicos son los que brindan productos o servicios de forma puntual
Ambos son importantes; los regulares son la base del negocio, y los esporádicos son necesarios para lidiar con imprevistos o complicaciones que surjan de repente.
Criterios para elegir proveedores
Pues sí que hay tipos de proveedores, ¿eh?
Que si proveedor normal, que si proveedores confiables, que si nacionales...
Con las cartas sobre la mesa, el siguiente paso es tu responsabilidad: ¿qué proveedor elegir?
Obviamente, un mismo proveedor se clasifica de varias formas distintas al mismo tiempo.
¿Necesitas que un auditor privado revise las cuentas y facturas de la empresa a ver si encuentra irregularidades de cara a Hacienda?
Ese proveedor será de servicios, local —si se ubica en la misma región que tu empresa—, de cuello de botella, específico y de tipo B o C, según su solvencia o cómo tenga montado el negocio.
De qué tipo sea un proveedor es algo que debería interesarte al analizar riesgos, hacer previsiones de gastos y tomar decisiones, pero lo realmente importante es que el proveedor pueda prestarte el servicio o venderte el producto que necesitas.
Dando esto por hecho, ¿qué criterios diferencian a un proveedor de otro?
- El precio: cuanto más alto, más impacto tendrá en el flujo financiero de la empresa
- La calidad de sus productos o servicios, que ya hemos visto que puede ser una ventaja competitiva; certificaciones como la de la norma ISO 9001 añaden garantías
- La modalidad o forma de pago a proveedores también puede ser importante; si es incompatible con vuestra forma de trabajo, la productividad bajará
- También afectan los tiempos de entrega, para daros más o menos margen de maniobra, y si cumple lo pactado o no
- No nos olvidemos de la reputación; si el proveedor ya tiene un nombre, suele ser garantía de que te proporcionarán un buen servicio
- Y el servicio postventa, claro, tanto cuando es un producto o servicio para tu empresa como si al final es para venderlo al cliente final
Bueno, ¿qué tal hasta aquí?
Con esta información, seguro que la gestión de proveedores se te hace un poco más sencilla.
Aunque si todavía no, no cabe duda de que el siguiente protagonista lo consigue.
Evaluar a tus proveedores, esencial
Elegir buenos proveedores no basta; también has de asegurarte de que sigan cumpliendo con lo firmado.
Por eso, evaluar su desempeño de forma continua es sencillamente imprescindible.
¿Cómo llevas a cabo la evaluación de proveedores?
Una de las formas más efectivas de hacerlo es mediante KPIs financieros directamente relacionados con los proveedores.
Con ellos puedes medir, por ejemplo, si las entregas llegan a tiempo, si los productos cumplen con los estándares de calidad negociados o cuánto tardan en responder ante una incidencia.
Este seguimiento objetivo permite detectar desviaciones y tomar decisiones informadas al respecto.
Además, realizar auditorías periódicas ayuda a controlar que el proveedor sigue alineado con los acuerdos establecidos.
Es una manera directa de comprobar que no baja la guardia en aspectos como la calidad ofrecida o el cumplimiento normativo.
Otro punto fundamental de la evaluación y control de proveedores es verificar si las entregas se realizan a tiempo y si esto repercute positivamente en tus propios clientes.
Si el proveedor falla, tú también lo harás. Y en un mercado tan competitivo como el actual, margen para los errores, lo que se dice margen, hay más bien poquito.
Por suerte, toooodo este seguimiento se puede simplificar con el uso de alguna herramienta de gestión de proveedores, ideal para automatizar el proceso y facilitarte la toma de decisiones.
Y para ir acabando, ¿quieres profundizar en toooodo lo relativo a los proveedores de tu empresa?
Aquí te hablamos de la gestión de proveedores de pe a pa, aunque te recomendamos que te quedes, que viene el postre.
Pleo, a tu lado sea cual sea el tipo de proveedor
¿De materias primas?
¿De servicios?
¿Un proveedor normal?
¿Uno de tipo A?
¿Uno que opere en otro país?
Da igual: todos los proveedores quieren cobrar, sea cual sea su modelo de negocio 💰
Algunos te enviarán facturas y tendrás que abonarlas y otros funcionan con pagos por suscripción.
La gestión de pagos a proveedores, en cualquier caso, puede convertirse en un caos de papeles, facturas duplicadas y pagos a proveedores pendientes.
Y los problemas con los proveedores no te interesan nada.
¿Te imaginas no pagar cuando toca a un proveedor que te está suministrando un servicio en exclusiva? 😱
Con Pleo te puedes despedir de los impagos a tus proveedores y del desorden financiero provocado por los gastos y la mala gestión de facturas de proveedores 👋
Se trata de una solución formada por tarjetas de empresa —físicas y digitales— y una aplicación para gestionar pagos y gastos, incluidos los de los proveedores, que hasta puedes programar.
Una de automatización de facturas de proveedores por aquí.
Y tú, pues a controlar cada gasto, a mantener contentos a todos tus proveedores y a aumentar la rentabilidad de la empresa.
Sea el tipo de proveedor que sea, ya sabes dónde es: en la gestión de gastos a lo Pleo.
