Proceso de compras: importancia, etapas y 6 consejos para optimizarlo

Las ventas parecen tener monopolizado el tema de conversación en lo que se refiere a las empresas.

Que hay que vender más para conseguir más rentabilidad.

No decimos que no, pero oye... ¿qué pasa con las compras?

¿Es que no influyen en la rentabilidad de la empresa o qué? 😤

Sí que influyen, sí. Y más de lo que parece.

Optimizarlo, además, aporta una serie de beneficios que oye, ya verás qué bien. Porque vamos a hablar justo de eso: del proceso de compras en una empresa.

Su importancia, los beneficios, las fases... y acabaremos con unos cuantos consejos para su optimización.

Proceso de compras, vamos allá ✊

La importancia del proceso de compras

La importancia de las compras en una empresa es enorme.

Enoooooorme 🫣

Empezando por el hecho de que el proceso de compras afecta, directa e indirectamente, a la rentabilidad.

Directamente, porque los proveedores suponen una gran parte de los costes de todo el proceso. Y si consigues rebajar su precio optimizando el proceso —lo vemos ahora—, ya lo tienes.

¿E indirectamente? Pues también.

Un proceso de compras con fallos y que no funcione de forma óptima genera caos en el stock. Las materias primas o productos pueden deteriorarse más de la cuenta con el paso del tiempo, y si no rotan... malo.

Malo para tus clientes, que no recibirán la calidad que merecen, lo que acabará repercutiendo en tus ventas y, por ende, también en la rentabilidad.

¿Ves? 🙃

El flujo de entrada de mercancía y de salida de productos debe ser el adecuado; si lo consigues, hay premio.

¿Vemos los beneficios de contar con un proceso de compras bien optimizado?

Beneficios de optimizar el proceso de compras

En realidad ya hemos visto dos, pero por la otra cara.

Hablamos de la reducción de costes y de la mejora en la calidad de los productos de la empresa que, como sabemos, impactan directa e indirectamente en su rentabilidad.

Pero hay más.

Un proceso de compras óptimo mejora la eficiencia operativa, reduciendo los tiempos de entrega y los errores en la cadena de suministro.

También facilita enormemente la gestión del inventario, así como las relaciones con tus proveedores.

Y si incluyes la tecnología en el proceso, además de ahorrar tiempo con las automatizaciones, podrás tomar decisiones informadas, como veremos al final.

Las etapas del proceso de compras en la empresa

Pues sí, todo eso se consigue optimizando el proceso de compras, algo a lo que llegamos en breve. 

Pero antes, qué menos que conocer las fases del proceso de compras, ¿no?

El flujo del proceso de compras, vamos.

Sabemos que estamos hablando del proceso necesario para hacer una compra a un proveedor. Desde el momento que se necesita hacerla hasta que la mercancía se recibe, se paga la factura y se contabiliza.

¿Cuál es el proceso completo?

Podríamos dividirlo así 👇

1. Tu empresa analiza qué necesita
2. Cuando lo sabe, hace un estudio de proveedores y se seleccionan
3. Solicita presupuestos y condiciones
4. Llega la negociación: precios, plazos y condiciones de pago a proveedores... uno de los momentos clave, sin duda
5. Se firma el contrato con el proveedor
6. Se emite la orden de compra
7. Se recibe la mercancía, se comprueba y se almacena
8. Se recibe la factura, se comprueba y se paga
9. Y finalmente, se contabiliza

Bien, ¿no?

Ah, y mira, una utilidad: el diagrama de flujo del proceso de compras. 

Refleja, mediante recuadros y líneas, las características del proceso de compras al completo, así como quién interviene en cada fase.

Si quieres diseñar un nuevo proceso desde cero, este diagrama de flujo del proceso de compras te vendrá genial.

Y ahora sí: ¿qué podemos hacer para mejorar el proceso de compras en una empresa?

6 consejos para optimizar el proceso de compras de tu empresa

¿Cómo va tu empresa en ese aspecto?

¿Los indicadores del proceso de compra son positivos? 🙄

Si crees que no —o no sabes de qué hablamos—, lo suyo es que tomes medidas; aquí van algunas ideas para hacer mejoras en el proceso de compras:

#1 Haz una auditoría del proceso de compras

Con el análisis detallado del proceso de compras verás qué fases cuentan con márgenes de mejora.

¿Qué se podría hacer mejor? En menos tiempo, o invirtiendo menos, o sin cometer ningún error.

¿La negociación con los proveedores, por ejemplo?

¿El estudio de los proveedores, para ver cuáles seleccionar?

¿El pago digital de la factura?

¿El registro del gasto?

Si coges la lupa para hacer el análisis del proceso de compras, seguro que te encuentras más oportunidades de mejora que las previstas inicialmente 😌

#2 Al loro con los proveedores

Porque sí, porque de la cadena de suministro son el punto más crítico.

Si te hacen un precio estupendo, pues todo es maravilloso.

Pero si no, tienes mucha piedra que picar para reducir los costes.

¿Qué puedes hacer con los proveedores?

Puedes renegociar con los que ya tienes; si hay historial con ellos, básate en tu compromiso respetando los plazos de pago acordados para ver si suavizan los costes.

También puedes tratar de buscar proveedores nuevos. 

Si no tienes firmados contratos de exclusividad ni nada por el estilo, cuando vayas a hacer la siguiente compra trata de ampliar la lista. Seguro que acabas dando con algún acuerdo tan bueno como inesperado.

Aquí en McKinsey hablan de una empresa tecnológica que organizó una jornada de reuniones y negociaciones y mira, consiguió una rebaja del 3 % del total del gasto.

Ahí queda 🤟

Por cierto, otra buena idea es que hagas una evaluación de proveedores de vez en cuando, para ver a cuáles conviene más mantener... y a cuáles toca decir adiós.

Si es que la gestión de proveedores... vaya papel no, papelón en esto del proceso de compras.

#3 Otra parada importante: el inventario

Ojito con el inventario. Si las existencias no rotan, corren el riesgo de ir deteriorándose con el tiempo y perder calidad.

Y sin ella, adiós a esos estándares que decíamos 👋

Que es más cómodo dejar las existencias viejas ahí tranquilas y tirar de ellas solo cuando se terminen las más «nuevas», pero lo dicho... la calidad de tus productos se puede ver comprometida.

Controlar el inventario de principio a fin, además, te ayuda a evitar tener existencias de más. A optimizar el espacio, para que utilices solo el que necesites. A no pagar de más de forma innecesaria.

También evita la escasez o que de pronto te quedes sin existencias. Si llegase a suceder, vaya fastidio para tus clientes, ¿no?

Pero no, con una gestión del inventario como mandan los cánones eso no pasa, ni por asomo 💪

¿Y qué sí sucede?

Pues la disponibilidad inmediata de productos.

La eficiencia operativa, puesto que se hace sencillo planificar y organizar los recursos existentes.

La reducción de riesgos, como el de que algunos productos, más que deteriorarse, queden del todo obsoletos y se conviertan en pérdidas.

Y por supuesto, que es lo que más nos interesa, una gestión óptima del inventario te da información de mucho valor para las compras.

Conociendo las existencias, la rotación de los productos y las tendencias, acertarás de pleno al comprar 🙌

Y todo eso, lo dicho: con una gestión de inventarios eficiente como pocas.

#4 Planificar siempre es buena idea

Este consejo es más bien general para todas las etapas de la gestión de las compras en una empresa.

Planificar, bien ✅

Ir sobre la marcha, entre mal y desastre 😫

Todo sale mejor si se planifica con antelación.

Debes comprender las necesidades de la empresa, y con ellas establecerás objetivos que te guíen en cada compra.

Analizar el mercado y los proveedores te ayudará, llegado el momento, a trabajar con aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la empresa

Establecer presupuestos basándote en datos te permitirá asignar de forma óptima las partidas para las compras. Una planificación financiera con todas las de la ley, vamos.

Sí, planificar siempre está bien, y el proceso de compras no es una excepción.

#5 Analiza el proceso de compras... y los cambios que apliques

No vayamos a hacer la de alterar el proceso introduciendo mejoras y no medir, ¿eh? 🫠

Elige indicadores del proceso de compra y compara sus valores antes y después.

¿Necesitas ideas?

• El tiempo de ciclo de compra mide el tiempo que pasa desde que se detecta la necesidad de comprar hasta que se recibe el producto o servicio
• El cumplimiento de los plazos de entrega evalúa la puntualidad de los proveedores según lo acordado con ellos
• El coste unitario por adquisición determina el coste promedio de comprar una unidad de producto o servicio
• La rotación del inventario mide el tiempo que tarda en renovarse en un intervalo de tiempo determinado

¿Vas a aplicar cambios?

Ten siempre los indicadores a mano, y verás si surten el efecto deseado o si, por el contrario, resulta que te quedas peor de lo que estabas y hay que volver atrás.

#6 Digitaliza el proceso de compras

Todo lo que puedas, que seguro que es mucho. La digitalización de procesos, hoy en día, llega a casi todos los rincones del mundo empresarial.

La digitalización trae a la palestra la automatización de procesos, que ahorrarán un tiempo precioso a lo largo de todo o casi todo el proceso de compra.

¿Que no?

Puedes hacerte con un software para empresas especializado en compras, que automatice la emisión de órdenes de compra, el seguimiento de los pedidos, el control de inventario o la generación de informes.

O con una plataforma de e-procurement que facilite la gestión y selección de las ofertas de los proveedores.

O con un ERP, de modo que las compras se integren con el resto de procesos de la empresa y no actúen de forma independiente.

Los proveedores también los puedes evaluar en tiempo real con herramientas online, para que veas cuál funciona mejor y cuál no.

Y el último paso: la facturación y la contabilidad.

Probablemente, uno de los procesos más automatizables no solo del proceso de compras, sino de toda la empresa.

Sí, la tecnología facilita muuucho el registro de facturas y la contabilidad del proceso de compras

Tecnología financiera a tu servicio.

Cuando un proveedor te manda una factura, la tecnología facilita que hagas el pago digital en segundos.

Y que el gasto quede registrado en el mismo tiempo.

Un gasto que pasará a los libros de contabilidad, junto con el resto de tipos de gasto, en unos poquitos segundos más tras hacer clic en un botón.

¿Y la factura? ¿Hay que guardarla?

Con una solución de gastos homologada por la Agencia Tributaria como Pleo, no. No hace falta 🖖

Porque en cuanto recibas la factura, le haces una foto y hala, ya te puedes olvidar del documento original. O del papel, si es que el proveedor funciona todavía con albaranes o fax.

Eficiencia y eficacia.

Rapidez y cero errores.

Los procesos de compras con Pleo son fluidos, especialmente en su parte final, la que tiene que ver con la factura, pago y contabilidad.

Y son seguros: no perderás ningún gasto, te los deducirás todos y optimizarás tu calendario fiscal para empresas, para alegría del Impuesto de Sociedades.

¿Hay ganas?

Pues ya sabes: suma esta app para gastos de empresa a tu proceso de compra et voilà ✌️