Dietas de viaje: cómo gestionar los gastos por dietas de desplazamiento

Cuando un trabajador se va de viaje por motivos laborales, tiene una serie de gastos que, claro está, hay que devolverle.

Dichos gastos se conocen como dietas de viaje, dietas laborales o dietas de trabajo.

Sobre el papel todo parece sencillo, pero si no se controlan, las dietas pueden llegar a convertirse en un problema.

Un problema... si tu empresa no se las dedujera por no estar bien justificadas, por ejemplo.

Un problema... si tu empleado recibe el reembolso de un dinero adelantado de su bolsillo semanas después.

Un problema... si la nota de gastos que utiliza para ir apuntando conceptos contiene errores.

Al final, los errores causan pérdidas de tiempo que se traducen en lo peor de lo peor: golpes a la rentabilidad.

En cambio, contar con unas políticas claras que marquen qué hacer con respecto a las dietas de viaje jugará a su favor. Al de la rentabilidad de tu empresa, claro.

Y más si a esa ecuación añades la tecnología, como veremos al final de un artículo en el que nos vamos a centrar en las dietas por viajes de trabajo de principio a fin.

¿Qué te vas a llevar aprendido de aquí?

• Qué son las dietas de viaje
• Qué dice de las dietas el Estatuto de los Trabajadores
• Cómo se calculan las dietas laborales
• Cómo gestionar las dietas de viaje

Vamos allá.

¿Qué son las dietas laborales?

Las dietas de viaje o dietas laborales son las compensaciones económicas que se dan a los trabajadores que tienen que desplazarse por motivos de trabajo a un municipio distinto al de la empresa.

Pon que mandas a Isabel —va a protagonizar todo el artículo— a reunirse con un cliente a Barcelona, y que tu empresa está en Madrid.

Para llegar a Barcelona, Isabel tendrá que coger algún medio de transporte, ¿no?

También tendrá que comer, cenar y desayunar.

Y tendrá que pagar la noche en el hotel que reserve.

Pues bien, ese trío compuesto por transporte —locomoción—, manutención y alojamiento es lo que da pie a las dietas de viaje... que tu empresa tendrá que compensar a Isabel de una forma u otra.

¿Y esas dietas por desplazamiento... tributan? 

¿Y hay dietas por kilometraje? 

¿Y las dietas están exentas de IRPF? 

¿Y tu empresa puede deducírselas? 

Cuántas preguntas. Pero descuida, que lo vamos a contestar todo a lo largo de las próximas líneas.

Tipos de dietas de viaje

Ya lo hemos dicho: transporte, manutención y alojamiento.

Según el tipo de gasto que sea, lo clasificaremos de una forma u otra:

• Dietas de manutención: cubren comidas, cenas y desayunos durante el viaje. Tienen límites exentos distintos según si hay pernocta o no, y según si el destino es nacional o internacional.
• Dietas de alojamiento: compensan el coste del hotel o alojamiento cuando el viaje implica pasar la noche fuera. No tienen un límite fijo, pero deben justificarse con factura.
• Gastos de locomoción: transporte en cualquier modalidad —avión, tren, taxi o autobús—. Están exentos en su totalidad. El caso especial es el uso del coche propio, que genera una dieta de kilometraje.

Ventajas de gestionar de maravilla las dietas de viaje

Gestionar bien las dietas de viaje no se hace solo por cumplir con Hacienda; para nada. De hecho, el impacto en la rentabilidad es muy alto.

¿Que no?

Piensa en el ahorro fiscal: las dietas bien justificadas son deducibles para la empresa y exentas de IRPF para el trabajador, dentro de los límites legales que veremos enseguida.

¿Y qué hay del control de gastos en tiempo real? Podrás llevarlo a cabo si implementas un sistema de control de gastos con tecnología, algo que también veremos al final.

Y sí, ese control en tiempo real impacta en tu rentabilidad para bien, claro, como también lo hace la reducción de errores contables fruto de la gestión de las dietas de viaje.

Por no decir que tu equipo vivirá una mejor experiencia en la empresa, porque no tendrá que adelantar dinero de su propio bolsillo... siempre que tires de tecnología.

Pero no nos adelantemos; sigamos.

Estatuto de los Trabajadores en dietas y kilometraje

El Estatuto de los Trabajadores dictamina que sí, que tu empresa tiene que compensar a Isabel y cualquier empleado por los gastos al desplazarse a un municipio distinto con motivos de trabajo.

Cuánto debe compensar... eso ya lo marca el Convenio Colectivo propio de cada sector.

Pero es algo que tu empresa debe tener completamente definido en sus políticas, porque al final es el negocio el que decide cuánto compensar.

Lo lógico y normal es que tu empresa pague a Isabel por sus gastos... y listo.

Pero hay un caso algo especial, que es cuando Isabel utiliza su propio coche para irse a Barcelona.

Ahí nadie le da una factura que luego pueda presentarte, pero claro, está viajando con su coche personal... algo hay que darle, ¿no?

Esa compensación se conoce como kilometraje.

Las dietas por kilometraje se pagan por kilómetro recorrido.

Si desde la oficina en Madrid hasta la del cliente en Barcelona hay 620 km, vamos a echar cuentas.

Pon que tu empresa decide compensar a Isabel con un kilometraje de 0,20 €/km.

Si hace 620 de ida y otros 620 de vuelta, la dieta por kilometraje resulta en 248 €.

A los que habrá que sumar los, por ejemplo, 120 € de la noche de hotel y 60 € de gastos de manutención.

¡Ah! Y el peaje y el parking, conceptos no contemplados en el kilometraje.

Peaje no hay, pero paga 20 € por aparcar una noche en un garaje privado.

Las dietas de ese viaje te salen por... 248, más 120, más 60, más los 20 finales: 448 €.

Es un dinero que ojo, no es como un sobresueldo de Isabel; ella ha puesto su coche, que durante el viaje se gasta y bueno, también paga el impuesto de circulación, ¿no?

Es una compensación.

Por eso decíamos que lo del kilometraje era especial.

Y tú dirás: pero a ver, ¿0,20? ¿Por qué no 0,30? ¿O 0,25?

Darás respuesta a eso en cuanto veamos las dietas exentas de IRPF, a lo que llegamos enseguida.

Cómo se calculan las dietas laborales

Pues no tiene mucho: consiste en sumar los distintos conceptos que intervienen en el total de dietas de viaje; habiendo visto los distintos tipos, ya estaría más que claro.

De todos modos, repasemos:

• Kilometraje, solo si Isabel usa su propio coche para viajar: kilómetros recorridos x tarifa por kilómetro que establezcas
• Manutención: importe real gastado
• Alojamiento: importe real gastado
• Peajes y parking: importe real

En todos los casos, con los justificantes de pago, o no podrás deducirte las dietas de viaje de tu equipo.

A esta ecuación, además, le faltan los límites exentos, aspecto que tocaremos en cuanto entremos en ls dietas exentas.

Cómo se pagan las dietas de viaje de trabajo

Esto también lo tiene que decidir tu empresa entre estas dos opciones.

La primera es asignar un dinero previo a Isabel antes de irse a Barcelona en concepto de dietas por trabajadores desplazados.

Isabel utilizará ese dinero para pagar todos los gastos de viaje y si al final le sobra, lo devuelve. Si le falta, pues tu empresa pone lo necesario.

Obviamente, es responsabilidad de Isabel hacer caso de las políticas de viaje de tu empresa, donde tendrás que indicar cómo proceder en cuanto a justificar cada gasto.

¿Isabel tiene que pedir facturas completas o le vale con las simplificadas?

¿Tiene que avisar de cada gasto al instante o ya cuando llegue?

¿Ha de pagar con tarjeta necesariamente o le vale efectivo?

La segunda opción es la más extendida: consiste en darle a Isabel una nota de gastos y que ella vaya adelantando su dinero en cada pago.

Cuando vuelva, le da la nota de gastos a contabilidad junto a los justificantes de pago. Contabilidad la comprueba, corrobora que todo está bien y hala, se inicia el proceso de reembolso.

Un proceso que, según en qué empresa, puede demorarse incluso semanas, para perjuicio de la pobre Isabel.

Salvo que utilices tecnología, claro.

El problema de no hacerlo viene, sobre todo, desde la justificación del gasto.

Por si la nota de gastos tiene errores, que hay que identificar primero y subsanar después, como que donde Isabel escribió un 9 y en la factura real sale un 8.

O por si Isabel no tiene una caligrafía particularmente comprensible, por lo que hay que preguntarle «qué pone aquí».

Lentitud, errores y lo peor de todo: si estos no se solucionan y llegan a los libros contables, podrías tener problemas con Hacienda, al deducirte una cantidad distinta a la permitida.

Así que mucho ojo con gestionar las dietas laborales a lo tradicional, con notas de gastos.

Por cierto, aquí te contamos abiertamente cómo compensar los viajes de trabajo a tu equipo.

Las dietas de viaje, los impuestos y la contabilidad

Ojo, que entramos en terreno pantanoso.

Bueno, pantanoso no, pero sí en uno en el que hay que poner mil ojos, porque hay un máximo de dietas exentas.

¡Ah! Perdona, que no te hemos adelantado la bomba todavía: en general, las dietas están exentas de cotización siempre que no se superen ciertos límites.

Que no pagas impuestos por ellas cuando se las compensas a Isabel, vamos.

Asumiendo que Isabel puede justificar que es un viaje de trabajo mediante las facturas, los límites exentos dependen de qué gasto sea.

Dietas exentas de IRPF: las cantidades

Decíamos que tu empresa puede compensar los gastos de locomoción, de manutención y de alojamiento.

Los gastos de locomoción —billete de avión, tren, autobús, alquiler de coche, taxis...— están exentos en su totalidad, sin importar el límite... salvo cuando hablamos de kilometraje.

La cantidad tope de kilometraje exenta de tributar está en 0,26 €/km.

Si tu empresa decide pagarle a Isabel 0,26 €/km o menos, dicho gasto no estará sujeto a gravamen e Isabel no tendrá que declarar esa compensación a la Seguridad Social.

Pero si decides pagarle más, como por ejemplo 0,30 €/km, el excedente de 0,04 €/km sí que estará sujeto a impuestos, de modo que tendrás que incluir ese IRPF en la nómina e Isabel declararlo en su Renta.

¿Y el alojamiento?

Como el transporte: está exento sin ningún tipo de límite.

Donde sí que hay topes es con la dieta por gastos de manutención.

En este caso, se pueden dar dos situaciones:

• Si Isabel viaja a un destino español y no hace noche, el tope exento está en 26,67 € por día
• Si Isabel viaja a un destino español y pernocta, el tope pasa a ser de 53,34 € diarios
• Si el destino de Isabel es internacional y no hace noche, el tope es de 48,08 € al día
• Y si va al extranjero y pernocta, llegamos al máximo: 91,35 € por día

Para resumir lo de las dietas exentas, los límites quedarían así:

Así pues, a la pregunta de si las dietas cotizan a la Seguridad Social, diremos que no... siempre que no se superen ciertos límites.

Las dietas en la nómina de Isabel

Pongamos que tu empresa compensa a Isabel el kilometraje de acuerdo al límite exento: 0,26 €/km.

Y que hace noche donde habíamos dicho —120 €—, y comido en los mismos lugares —60 €—.

Saldrían 20 € de parking más un kilometraje de 0,26 * 1.240 —kilómetros de ida y vuelta entre Madrid y Barcelona—, lo que hace un total de... 770,40 €.

Si Isabel puede justificar todos los gastos, tu empresa le compensará por valor de 770,40 € en concepto de dieta de viaje.

¿Qué aparecerá en la nómina con dietas de Isabel?

¿Es una paga extra?

No: es una percepción salarial y dicha cantidad saldrá en la lista de devengos ❗

Isabel no tendrá que pagar nada por esos 770,40 €, y tu empresa tampoco, pero sí que podrás deducírtelos en su totalidad.

Cómo contabilizar las dietas de los trabajadores

Con los justificantes de pago de Isabel, la compensación que le das como una percepción salarial podrás deducírtela completamente.

Bien, ¿no?

Y sin tributar.

Solo por ese viaje, tu empresa contará con un gasto de 770,40 € que ayudará a reducir la cuota del impuesto de sociedades y la cantidad de IVA deducible que deberías pagar.

Para eso, además de contar con las facturas —perdón por repetirnos; nada de esto tiene sentido si no se justifica cada gasto viático—, tendrás que contabilizar donde toca.

¿Y dónde se hace?

Pues mira, la compensación por el alojamiento y la manutención, que en Isabel hemos dicho que era de 120 + 60 = 180 €, va a la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

¿Y los gastos de desplazamiento? El kilometraje y el parking, en caso de Isabel.

Pues estos van en la cuenta contable 629 Otros servicios.

Ojo con los gastos de representación

Oye, pero igual Isabel ha invitado a cenar al cliente, ¿no?

Y le ha costado 90 € toda la cena.

¿Es eso lo que se está compensando con los 60 € que decíamos?

No: los 60 € vienen de, por ejemplo, la comida de Isabel en un restaurante de camino tanto a la ida como a la vuelta y al desayuno que hace al salir del hotel.

Esa cena con el cliente genera un coste de 90 € conocido como gastos de representación, que se contabiliza de forma independiente en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Que también tendrás que compensar a Isabel si adelanta ella el dinero, claro, pero a la hora de contabilizarlo... ojito, que Hacienda diferencia un tipo de gasto de otro.

Buenas prácticas para gestionar dietas de viaje

Antes de pasar a la solución definitiva para gestionar dietas de viaje como un pro, vamos a ver aspectos para empezar con buen pie.

#1 Define a la de ya una política de gastos de viaje

Ya la hemos mencionado.

Antes de nada, tu empresa necesita una política de gastos de viaje que deje claro qué puede gastarse tu equipo, cómo se justifica y en qué plazos.

La política debería especificar los límites por tipo de gasto, los documentos aceptados para justificar, los plazos de entrega y qué ocurre si se supera el límite exento.

#2 Pon alertas

La tecnología relacionada con las dietas de viaje permite configurar alertas automáticas que revisan cada gasto sin que tengas que mirarlo a ojo.

Algunos ejemplos prácticos:

• Umbral de importe: si alguien supera el límite diario de dieta, el sistema te avisa en el acto
• Detección de duplicados: misma fecha, mismo importe, mismo proveedor... alerta automática
• Ticket ilegible o sin fecha: el sistema lo marca para revisión antes de que llegue a contabilidad
• Antigüedad del gasto: puedes fijar el número máximo de días entre la fecha del gasto y su reporte

Esto reduce drásticamente los gastos no autorizados que se cuelan por error y que pueden costar una buena cantidad de euros al mes a tu empresa.

#3 La tecnología es tu amiga: aprovéchala

Más allá de las alertas, las herramientas financieras más avanzadas permiten definir reglas de lógica personalizada, que se traducen en comportamientos específicos que el sistema aplica automáticamente según las condiciones que definas.

Por ejemplo: bloquear automáticamente una hoja de gastos si se detecta que incluye una compra en festivo, o si el importe de manutención supera el límite exento de IRPF para ese tipo de desplazamiento.

El sistema no necesita que nadie lo revise; solo te avisa cuando algo no cuadra para que luego decidas tú.

Que esto sirva como introducción al gran poder de la tecnología en esto de las dietas de viaje de empresa, que estás a punto de ver representado en forma de solución con nombre y apellidos.

Pero antes, ¿entramos en dudas frecuentes?

Preguntas frecuentes sobre las dietas de viaje

Cada pregunta va acompañada de su respuesta directa.

¿Tributan las dietas de viaje al IRPF de tu equipo?

No, siempre que no superen los límites legales y estén debidamente justificadas. El importe que exceda esos límites sí tributa como rendimiento del trabajo.

¿Qué diferencia hay entre dietas con pernocta y sin pernocta?

El límite exento de manutención cambia: con pernocta en España son 53,34 €/día; sin pernocta, 26,67 €/día. En el extranjero: 91,35 €/día con pernocta y 48,08 €/día sin ella.

¿Puede mi empresa pagar por encima del límite exento?

Sí, pero el excedente tributa. Si pagas 70 €/día de manutención en España, los 16,66 € que superan el límite son rendimiento del trabajo para tu equipo.

¿Cómo se justifican las dietas exentas ante Hacienda?

Con facturas o tickets del gasto y documentación que acredite el motivo laboral del desplazamiento.

Una app homologada por la Agencia Tributaria permite hacerlo con una foto al ticket o factura en el momento.

¿Las dietas aparecen en la nómina?

Sí, en la lista de devengos como percepción salarial no constitutiva de salario.

Si están dentro de los límites exentos, no llevan retención de IRPF ni cotización a la Seguridad Social.

Gestiona las dietas de viaje con tecnología como Pleo

Vamos a lo bueno.

Buenísimo, de hecho.

Existe cierta tecnología financiera que facilita mucho todo el proceso de gestión de las dietas de viaje.

Que facilita el pago de las dietas en la nómina, por ejemplo.

O el control de las dietas por trabajadores desplazados al extranjero.

O la contabilidad de las dietas y los gastos de viaje.

Una tecnología que pule errores fatales al eliminar por completo las notas de gastos y registra cada gasto en un sistema en cuanto se da.

¿Su nombre?

Pleo 👋

Es una app de control de gastos basada en el reparto de tarjetas de empresa a todo tu equipo.

Incluida Isabel y cualquiera que tenga que hacer un viaje de trabajo.

Cuando pague al reservar el hotel, el gasto queda registrado en el sistema. Y para justificarlo no tiene que llevarse de vuelta a Madrid la factura, sino que le hace una foto con la app... y listo.

Lo mismo con las comidas de camino, o con el aparcamiento, o con el desayuno, o con los gastos de representación al cenar con el cliente.

Todos —todos— los gastos del viaje quedan registrados y debidamente justificados al instante, de modo que tu empresa se asegure el poder deducírselos.

E Isabel, contenta de no tener que esperar los reembolsos infinitos porque no tendrá que adelantar su propio dinero.

Y como guinda del pastel, integra Pleo cada gasto en tu software de contabilidad.

En un par de clics solo, ojito.

En fin, que la rentabilidad de tu empresa agradecerá desde el minuto uno que gestiones las dietas de viaje con este software para control de gastos.