Gestión de gastos: cómo controlar y organizar los gastos de una empresa
La gestión de gastos siempre ha sido uno de los grandes desafíos de las empresas.
Porque emitir facturas y cobrarlas es facilito, y además conoces exactamente los ingresos que generas en cada ejercicio.
Pero los gastos… ay, los gastos.
¿Quién sabe qué se gastará Julia en su próximo viaje a Madrid para visitar a unos clientes?
¿Y Pedro, que se va a ver a un proveedor?
¿Y Martina, que tiene que asistir a una conferencia?
¿Y los gastos de oficina qué? ¿Y las materias primas?
Los gastos son mucho más difíciles de gestionar que los ingresos, y por eso hemos creado esta guía para que puedas mantenerlos bien controlados.
Tipos de gastos, seguimiento, cómo optimizarlos, herramientas… sí, vamos a ver a fondo todo, todo y todo lo que necesitas saber sobre la gestión de gastos de empresa.
¿Empezamos con el porqué?
La importancia de controlar los gastos de tu empresa
Pero a ver, esto del control y la gestión de gastos… ¿es realmente obligado hacerlo de forma óptima?
Obligado, obligado no es, desde luego, pero cuando veas lo que te puedes llevar a cambio, seguro que te animas:
- El control te da visibilidad de los gastos; una visibilidad que te permite saber quién gasta, cuánto gasta y cómo gasta en tiempo real
- Te ayuda también a prevenir los fraudes y pequeñas desviaciones que se puedan dar, por ejemplo en la hoja de gastos de viaje
- También reducirás los errores derivados de los gastos, porque los verás al instante y no cuando sea tarde, como cuando se presenta una nota de gastos sin justificante de pago
- Controlar los gastos trae consigo una reducción de los mismos, al asegurarte deducir todo lo deducible y optimizar el reparto de los recursos disponibles
- Mitigarás riesgos financieros, como por ejemplo el de quedarte sin dinero en la cuenta en un momento dado
- También te permitirá cumplir con tus obligaciones como empresa, al no pagar tarde a tus proveedores, presentar tus impuestos a tiempo y contabilizar cada gasto en la cuenta contable adecuada
- Y tu equipo, además, se sentirá más cómodo trabajando, al saber que estará siendo controlado en tiempo real y no tendrá que rendir cuentas una vez vuelva con su nota de gastos cumplimentada
Y un plus: si informatizas la gestión de gastos, todos los procesos se volverán mucho más ágiles.
Pagos, control, seguimiento, contabilidad, reembolsos… ¡todo!
¿A qué se llega con tanto beneficio?
Ahí está: a un aumento de la rentabilidad, tu objetivo principal como CFO.
Merece la pena poner el foco en la gestión de gastos entonces, ¿no?
Lamentablemente, no es tan sencillo.
Recabar datos de los gastos no es fácil si no sabes cómo.
Recibir información en tiempo real, tampoco, y sin eso… a ver quién presupuesta con acierto, ¿no?
Pero que no cunda el pánico, que vamos a contarte de principio a fin todo lo que debes saber sobre cómo controlar los gastos de una empresa y beneficiarte de esas ventajas que acabas de leer.
Tipos de gastos de empresa
Para controlar y gestionar de forma óptima, primero debes saber a qué tipos de gastos se enfrenta tu empresa.
Hay muchos —muchos, en serio—, entre los que podemos destacar estos:
Gastos variables
¡Ojo! Los relacionados con la actividad de tu empresa.
Cuanto más produces, más gasto hay.
¿La empresa crece a buen ritmo? ¿Vende más a cada ejercicio que pasa? Pues cuidado, que estos gastos pueden darte un susto.
Hablamos de las materias primas, de los gastos de envío, de las campañas de publicidad para aumentar las ventas, de la mano de obra… se entiende, ¿no?
👉 Más sobre los gastos variables
Gastos de gestión
Pasamos de la gestión de gastos a los gastos de gestión.
No hay negocio que funcione sin una administración adecuada, y para ello hace falta gastar, claro.
Nóminas, alquiler de la oficina, compra de materiales, limpieza y mantenimiento, teléfono… e incluso la notaría para formalizar el registro.
Los gastos de gestión, en efecto, son aquellos derivados de organizar y dirigir un negocio, y debes tenerlos tan en cuenta como los anteriores… y los que falta por ver.
👉 Más sobre los gastos de gestión
Gastos financieros
Son los generados fruto de la financiación de la empresa.
Los intereses de un préstamo de un banco, por ejemplo.
O las comisiones bancarias por la apertura del préstamo, mantenimiento de la cuenta o uso de tarjetas.
O las amortizaciones de la deuda.
O los servicios profesionales independientes relacionados con las finanzas: asesores, abogados, etc.
Todos ellos son gastos financieros y sí, también debes considerarlos en la gestión de gastos de empresa.
👉 Más sobre los gastos financieros
Gastos de viaje
Si tu equipo viaja mucho por trabajo, posiblemente sean los más notorios de la empresa, por lo que controlarlos será más importante que nunca.
Los gastos de viaje ya sabes lo que son, ¿no?
Dietas de viaje, gastos de locomoción, kilometraje… todo aquello relacionado con los viajes de trabajo 👌
¿Que el bueno de Esteban se va a prestar un servicio a un cliente? El billete de tren, el hotel y la cena en el restaurante cuando termina el trabajo es un gasto de viaje.
¿Y si se va a visitar a un cliente para invitarle a cenar y mejorar la relación que mantiene tu empresa con él?
Pues ojo, que ese gasto no es de viaje, sino de representación, aunque ambos tipos deben participar en la gestión de gastos.
👉 Más sobre los gastos de viaje
Gastos de representación
Lo dicho: si el viaje de trabajo es más para mejorar las relaciones que para producir, los gastos de viaje pasarían a ser de representación.
Entradas a espectáculos, taxis, comidas, cenas, regalos… Son todo gastos de representación que también tienes que aprender a gestionar, porque pueden ser realmente significativos y si te equivocas contabilizándolos corres el riesgo de que te caiga una sanción.
¡Ah! Es que no se contabilizan igual que los de viaje.
Mucho ojo.
👉 Más sobre los gastos de representación
Gastos de transporte
¿De transporte de tu equipo o de qué?
Los billetes de tren o avión en el que se mueve tu equipo no son gastos de transporte, sino de locomoción.
¿Y los de transporte qué son, entonces?
Son aquellos derivados del transporte de mercancías.
El coste del proveedor que te ayude con el transporte, la gasolina, los peajes, el coste del seguro, el almacenamiento del inventario, el embalaje… todo son gastos de transporte que también suman.
👉 Más sobre los gastos de transporte
¿Ves como había gastos para aburrir? Y eso que no hemos entrado en los gastos de teletrabajo, o incluso en los gastos de una empresa pequeña.
Nadie dijo que la respuesta a cómo llevar los gastos de una empresa fuera fácil.
Al final, la forma de gestionar unos u otros no cambia tanto, especialmente si te apoyas en la tecnología.
Pero bueno, antes de seguir, si quieres profundizar aún más, aquí te hablamos de todos los tipos de gastos de empresa.
Los gastos de empresa pagados con tarjeta personal
Estamos de acuerdo en que los gastos de una empresa tendría que pagarlos la propia empresa, ¿no?
Para eso se pueden repartir tarjetas corporativas, o dar dinero a cada trabajador que se sepa que va a tener que pagar por algo, como Esteban cuando se va de viaje de trabajo.
El objetivo es que el trabajador no adelante dinero de su bolsillo, pero ya sabemos que esta situación es idílica si no se cuenta con las políticas adecuadas y muchas veces el empleado tiene que acabar usando su propia tarjeta.
¿Qué sucede, en tal caso?
Pues que tendrá que adelantar dinero propio, lo que siempre puede ser un fastidio. 30 € bien, pero… ¿los 400 € fruto de una visita a clientes durante dos días?
Esos quizá ya no vengan tan bien.
Pero bueno, Esteban los adelanta, porque no le queda otra… y habrá que reembolsárselos, añadiendo una variable más a la gestión de gastos de la empresa.
Si no hay políticas de gastos ni tarjetas de empresa para empleados es muy importante saber cómo gestionar aquellos gastos en los que tu equipo adelanta dinero. Lograrás evitar que lo pase mal adelantando dinero, y evitarás las pérdidas de tiempo innecesarias propias de la comprobación de informes y posteriores reembolsos.
👉 Más sobre los gastos de empresa pagados con tarjeta personal
Cómo hacer el seguimiento de gastos
Vamos con el seguimiento.
¿Qué lo entorpece?
¿Con qué dificultades te puedes encontrar?
Pues con que tu equipo se olvide de la factura para poder justificarlo, por ejemplo. O que gaste más de la cuenta. O que no justifique bien los gastos.
¿Cómo se resuelve?
Pues elaborando una política de gastos, claro, así como estableciendo un sistema que asegure todas y cada una de las facturas que reciba tu equipo.
¿Sistema…?
Sí, un sistema de gestión de gastos que te permita hacerles seguimiento a partir del uso de tarjetas de empresa.
Que te proporcione un panel de control para hacer informes de gastos cuando lo necesites.
Que permita a los managers aprobar cada gasto individualmente en el momento en que tiene lugar.
Y que se conecte fácilmente con tu programa de contabilidad, para que contabilizar gastos sea como coser y cantar.
¿Suena bien?
👉 Más sobre el seguimiento de gastos
Cómo optimizar los gastos de una empresa
Ya sabes qué tipos de gastos tienes que gestionar y cómo hacerles seguimiento.
¿Vemos ahora cómo optimizarlos?
Que no es necesariamente lo mismo que reducirlos, aunque al final todo desemboca en lo mismo: ahorrar y aumentar la rentabilidad.
¿Qué puedes hacer al respecto?
La clave es mirar con detenimiento los distintos procesos de la empresa y sus gastos asociados, para que te sea más fácil identificar áreas de mejora:
- En la cadena de suministro, por ejemplo, seguro que puedes mejorar a partir de negociar con un proveedor nuevas condiciones
- Revisa bien los gastos operativos; es decir, aquellos derivados de producir más: ¿crees que hay alguno que se pueda reducir? ¿Algún proceso que se pueda mejorar? Viajes de trabajo, transporte de mercancías, gestión del inventario… seguro que das con algo.
- Y lo mismo con los no operativos; es decir, con los más de tipo administrativo: ¿hay margen para ahorrar en alguno de ellos? Teléfonos móviles, suministros, alquiler…
Cuando lo tengas todo bien revisado, toca echar mano de la que se va a convertir en tu mejor aliada, si es que no lo es ya: la tecnología financiera.
Te puede ayudar con los pagos a proveedores, por ejemplo, para que siempre lleguen a tiempo y no se resienta tu relación con ellos.
O a cobrar de forma automática las facturas emitidas.
O a registrar cada pago realizado y su factura.
Viiiiva la tecnología; en esto de la gestión de gastos es todo un as en la manga, como veremos a continuación.
👉 Más sobre optimizar gastos
El importante papel de la caja chica
El sistema de gestión de gastos, sobre el papel, suena ideal, con una política de gastos que sirva de base y el uso de herramientas para agilizar todo el proceso de pago y registro.
Es ideal de cara a los grandes gastos, a menudo descontrolados y problemáticos, como los de viaje.
Pero a ver, ¿qué pasa con los gastos pequeños, aparentemente insignificantes?
Hablamos de, por ejemplo, cuando Esteban tiene que irse a la papelería de la esquina a comprar un archivador nuevo con cierta urgencia.
O cuando se baja a por cafés para sus compañeros porque la máquina se ha estropeado.
¿Debe adelantar su propio dinero? Uf ☹️
¿Debe pedírselo a la empresa, y que el manager interrumpa su trabajo e invierta tiempo para concedérselo?
No y no: la solución está en la caja chica y su fondito de emergencia para pequeños gastos no incluidos en la previsión de gastos.
Gran papel el suyo en la gestión de gastos ✌️
👉 Más sobre la caja chica
Tecnología para la gestión de gastos
Aunque para papelón en esto de la gestión de gastos, nada como la tecnología, como venimos indicando desde el principio.
Mira, mira 👀
Contabilidad online
Gastos, contabilidad; contabilidad, gastos.
Según la ley, si un gasto no se contabiliza, no se puede deducir.
Y ya sabes cómo es esto de la contabilidad: decenas de cuentas contables para elegir, debe y haber en cada asiento, números que cuadren… todo un proceso denso, denso, denso.
Y poco productivo, salvo que se emplee la tecnología para gestionarlo 🤙
Te permitirá no cometer errores —típicos no, tipiquísimos en la contabilidad de las empresas—, cumplir con la normativa y ahorrar tiempo como si no hubiera un mañana.
Esta tecnología viene en forma de soluciones de contabilidad que trabajen online. De todas las que hay, seguro que una es justo lo que necesita tu empresa.
¿Te animas a dar con ella?
👉 Al hablarte de contabilidad online te damos muchas opciones
Gestión de gastos en la nube
La contabilidad es muy importante, sí, pero hay vida en las finanzas de la empresa más allá de ella.
El seguimiento de los gastos, el control presupuestario, el rolling forecast, las proyecciones financieras… ¿seguimos?
Pues todo eso también se puede gestionar de forma online, empleando la tecnología cloud.
Sí, la gestión de gastos en la nube es una realidad maravillosa.
Permite acceder a los datos a varias personas a la vez desde cualquier parte del mundo, hacer análisis avanzados, archivar facturas y controlar los gastos en tiempo real.
La gestión de gastos cloud es como la tradicional —la offline—, pero ultramejorada: segura, escalable y barata.
Y puede manejar grandísimos volúmenes de datos, algo imposible si trabajas con soluciones locales limitadas.
¿Te interesa?
👉 Descubre los beneficios de las finanzas cloud y cómo implementarlas con acierto en tu empresa
👉 Y también las ventajas de la gestión de gastos cloud con respecto a la local, así como consejos para que la gestión sea realmente efectiva
La guinda del pastel se llama Pleo
¿Qué hemos tratado?
Tipos de gastos, su seguimiento, cómo optimizarlos y tecnología para la gestión.
Pues Pleo, el colofón de este post, es una solución de gestión de gastos que rima con todo.
Funciona con tarjetas de empresa y una app; ¿para qué más? ¿No buscamos agilidad?
Y a partir de ahí, ojito 👇
Sobre los tipos de gastos, las tarjetas pueden usarse para pagar por todo. Incluso puedes programar transferencias, cuando por ejemplo tengas que gestionar los pagos a proveedores.
Primer punto para Pleo.
También te permite hacer seguimiento en tiempo real de los gastos; en cuanto tu equipo paga por algo y se aprueba por el manager vía la app de control de gastos, tanto el gasto como la factura quedan registradas en el sistema.
Segundo punto para Pleo.
La optimización de gastos la convierte en realidad: el control que ejerce es exhaustivo, y como es una aplicación homologada por Hacienda una sola foto desde la aplicación vale como justificante.
Es decir, podrás deshacerte de cada factura en papel, porque a Hacienda le valdrá con la foto. En otras palabras: te ahorrarás los problemas de falta de facturas, por lo que te lo deducirás todo y acabarás pagando menos.
Tercer punto para Pleo.
Y la tecnología… pues lo dicho: es una app que va con tarjetas de empresa, te permite ahorrar tiempo y dinero, reduce costes y, por si fuera poco, se conecta fácilmente con tu programa de contabilidad.
Cuarto punto para Pleo y juego, set y partido para la mejor gestión de gastos que puedes encontrar hoy en día.
