Por muchas políticas de empresa que pongas, directrices que des y trates de atar todo en corto, a veces es imposible evitar que los empleados paguen con su propio dinero gastos de empresa.
Bien porque no tienen tarjeta de empresa, porque el negocio no acepta efectivo, porque solo lleva encima la tarjeta personal...
Sieeeeempre puede pasar algo.
Y cuando pasa, sufrís todos:
- Tu empresa, porque tiene que hacer una gestión extra al registrar el gasto, contabilizarlo y reembolsarlo
- Tu trabajador, porque tiene que adelantar de su propio dinero, guardar la factura, presentarla en contabilidad, solicitar el reembolso y esperar días o semanas a que se lo devuelvan
Y el reembolso puede que sea de 20 €.
¿Todo ese berenjenal por 20 €?
Pues sí; es lo que hay 😔
En este artículo queremos hablarte de dos cosas: de cómo gestionar estas situaciones cuando los pagos son con la tarjeta personal... y de cómo evitar ese caos a toda costa.
Al lío con los gastos de empresa pagados con tarjeta personal, va 👇
Cuándo utilizar una tarjeta personal... y los inconvenientes asociados
Hay veces que no queda otra; es lo que hay y toca pasar por el aro.
Por ejemplo, cuando el trabajador está fuera de la oficina y por alguna razón se ha dejado la tarjeta de empresa en su mesa y ha de acometer un gasto urgente.
O si se va de viaje de trabajo y se olvida la tarjeta de empresa en casa.
O cuando no hay tarjeta de empresa , claro, que también puede ser 😂
También se puede dar el caso de que el gasto que vaya a acometer no esté reflejado en la política como uno de los gastos permitidos, pero que el trabajador crea que sí que se lo deberían reembolsar por alguna razón.
U otra posibilidad: que vaya a pagar con la tarjeta de empresa, a priori todo bien... y de pronto el datáfono dé error por falta de fondos .
Pues en esas ocasiones, inevitablemente, el empleado acabará sacando su tarjeta personal —a no ser que lleve efectivo encima y lo prefiera, pero ese es otro cantar— y haciendo el pago con ella.
¿Qué implicaciones tiene que suceda eso?
Los inconvenientes de los gastos de empresa pagados con tarjeta personal
Pues un poco lo que decíamos al inicio.
El principal perjudicado es el trabajador , que tiene que adelantar de su propio dinero y esperar a que tu empresa se lo reembolse.
A efectos prácticos, los reembolsos de los gastos se suelen llevan a cabo en un mes .
Y para que se lo reembolse, al loro:
- Tiene que solicitar la factura
- Tiene que guardarla para entregársela a la persona indicada en el momento indicado
- Tiene que registrar el gasto en su nota de gastos
- Tiene que guardar la nota de gastos para entregársela a quien corresponda llegado el momento, como la factura
- Tiene que esperar a que tu empresa revise cada gasto
- Y tiene que esperar a que se cumplan los plazos de reembolso y tu empresa, en efecto, le reembolse el gasto pagado con su tarjeta personal
Si hablamos de 10 €, pues como que no es particularmente molesto.
Pero si es un trabajador que se ha ido de viaje cuatro veces en un mes y entre hoteles, restaurantes y taxis ha tenido que adelantar 800 €... ahí ya es todo un incordio.
Ojo, que estamos hablando de que un trabajador adelante 800 € —¡800!— de su propio bolsillo, para recibir el reembolso a los 30 días.
Terrible ☠️
Tu empresa tampoco se queda corta; qué va.
Tendrá que revisar la nota de gastos del trabajador, comprobar que está todo bien con las facturas, contabilizar cada gasto en su cuenta contable correspondiente y reembolsar el dinero cuando proceda.
La diferencia es que el trabajador en sí es uno, pero tu empresa tendrá que repetir este proceso tantas veces como trabajadores paguen con su tarjeta personal .
Vaya derroche de tiempo y esfuerzo para... ¿para qué?
Si hubiera algún beneficio para las finanzas de tu empresa, aún, pero ni por esas más allá de cumplir con tus obligaciones.
Aun así, pues oye, ya hemos visto que puede pasar incluso cuando tu empresa reparte tarjetas de empresa.
¿Qué hacer para minimizar el tiempo que hay que dedicarle a cada reembolso de un gasto pagado con tarjeta personal?
La política de gastos de empresa y reembolsos debe ser una biblia
Debes crear un documento maestro que indique absolutamente todo lo relativo a los gastos de empresa pagados con tarjeta personal y su posterior reembolso:
- ¿Qué gastos son reembolsables y cuáles no?
- ¿Cuál es el límite reembolsable de cada gasto?
- ¿Cómo se justifica cada gasto? ¿Qué se requiere para el reembolso?
- ¿Cómo se presenta el informe de gastos?
- ¿Qué plazos hay para presentar la solicitud de reembolso?
- ¿En qué plazo se ejecuta el reembolso?
La política de reembolso de gastos determina cualquier aspecto relativo al procedimiento.
Con ella publicada y en conocimiento de todo tu equipo, evitaréis malentendidos o conflictos del tipo «yo no sabía que este gasto no se podía hacer» o «no sabía que hacía falta algo más que una factura simplificada ».
Y sin ellos, el tiempo que dedicáis a todo el proceso se reduce al mínimo.
Que ya es bastante, por cierto.
Beneficios de contar con una política de reembolsos
Toda política de gastos de empresa debe explicar qué se hace con los reembolsos, sí.
¿Cómo funcionarán?
¿En qué plazo se reembolsarán?
¿Por qué medios?
¿Qué justificantes de pago habrá que aportar?
Mira qué ventajas y beneficios lleva incluidos una política así:
- Tu equipo sentirá confianza en la empresa gracias a unas políticas que garanticen el reembolso de esos gastos y, con ella, disminuirá la rotación
- Optimizarás los gastos deducibles, porque gracias a la política, tu equipo sabrá que hay que pedir todas las facturas para que les hagan los reembolsos... y crecerá la rentabilidad del negocio
- Aumentará la productividad, porque la política definirá los procesos óptimos y tu equipo no dará pasos en falso, como enviar los justificantes a quien no procede o aportar información insuficiente al solicitar el reembolso
- La planificación financiera será más fácil de llevar
¡Alegría!
Llegó la hora de ver cómo crear una.
Cómo crear una política de reembolso de gastos de empleados
Paso a paso, ¿qué tendrías que hacer?
Lo primero es aterrizar qué quieres conseguir con la política.
¿Evitar malentendidos?
¿Aumentar la transparencia?
¿Mejorar el bienestar de tu equipo?
Con eso claro, toca decidir qué tipos de gastos de empresa son reembolsables. Es decir, qué vas a reembolsar y qué no.
Podrías decidir que un masaje en el spa del hotel no entre como gasto de viaje reembolsable, por ejemplo.
Ahora enseguida profundizamos un poco más en ello.
Luego tendrías que definir los requisitos para aprobar los reembolsos. Es decir, antes de que se reembolsen, ¿quién aprobará todos los gastos susceptibles de ser reembolsados y cómo lo hará?
Indica entonces qué debe hacer tu equipo para solicitar el reembolso: ¿enviar un correo? ¿Hablar con algún responsable?
Determina también los documentos necesarios para que el reembolso se lleve a cabo, el método del reembolso, el plazo... y comunica la política a todo tu equipo.
¿Qué gastos pagados con tarjeta personal son reembolsables?
¡Cuidado aquí!
Por un lado, tienes que considerar los gastos que paga el trabajador con su tarjeta personal... y luego qué gastos va a acabar deduciéndose la empresa.
Para poder conectar unos con otros —es decir, que el gasto que el trabajador paga con su tarjeta personal acabe siendo deducible para ti y reembolsable para tu equipo—, tienes que asegurarte de que se trata de un gasto relacionado con el trabajo.
Es decir, un gasto personal, como comprarse una revista durante un viaje de trabajo, no podrás deducírtelo después como empresa.
Así que deja claro ese requisito en el momento de definir la política de gastos de viaje y resto de costes.
Además, tu equipo también debe saber que para que se los reembolsen, tendrán que cumplirse estas dos condiciones:
- Se tiene que hacer la solicitud dentro del plazo establecido por tu empresa, que puede ir desde las cuatro semanas hasta varios meses
- Y claro, será reembolsable aquel que esté bien justificado con un ticket o factura completa, única vía para que tu empresa termine deduciéndoselo
Si se cumplen esas condiciones, tu empresa podrá reembolsar y deducirse gastos sin el menor problema, como veremos al hablar de la nota de gastos.
Como ejemplos de gastos reembolsables, tenemos las noches de hotel, los billetes de tren, los desayunos en un viaje de trabajo, las inscripciones a conferencias profesionales, etc. 🙃
Tipos de reembolso de gastos
Nos centramos ahora en cómo reembolsar los gastos a tu equipo.
¿Qué métodos son los más habituales?
El reembolso con un importe fijo consiste en dar una cantidad fija al trabajador, independientemente de lo que luego termine gastando.
Luego está el reembolso de gastos exacto, donde tu empresa revisará la hoja de gastos y los justificantes aportados antes de reembolsar la cantidad exacta.
Y para terminar está el modelo mixto: se paga un fijo por un lado; y una vez entregadas las facturas, se hace un reembolso por otro.
Cómo reembolsar los gastos de empresa pagados con tarjeta personal
A la pregunta de «¿cómo se presenta el reporte del gasto?», si tu empresa no cuenta con una solución de gastos digital que simplifique mucho el proceso, la respuesta está en la nota de gastos .
La famosa nota de gastos.
Se trata de un documento que el trabajador va rellenando conforme va adelantando dinero— pagado con su tarjeta personal en este caso—.
A cada gasto, un nuevo registro en la nota.
Una nota que tradicionalmente era en papel, pero que ahora ya es más común tenerla informatizada... o que incluso no exista, pero de eso ya te hablamos luego.
Bueno, pues la nota de gastos es el instrumento mediante el cual el trabajador informa de los gastos de empresa que ha adelantado de su bolsillo.
«Informa», que no «justifica».
Para el reembolso de los gastos de viaje o de cualquier tipo de gasto, lo lógico y normal es que tu empresa le pida los justificantes de pago.
Las facturas ❗
¿Por qué?
No es por la falta de confianza en el trabajador, no.
Es porque tu empresa, sin las facturas, no podrá deducirse íntegramente ese gasto y reducir así la cuota del Impuesto de Sociedades , como decíamos antes.
¡Claroooo! Los gastos, aunque los pague tu equipo con su tarjeta personal, son deducibles para tu empresa.
Y para eso, lo dicho: te harán falta las facturas, que te las traerá cada trabajador junto a su nota de gastos.
En las facturas, claro está, no pueden estar sus datos personales, sino los de tu empresa; de lo contrario, adiós a pagar menos impuestos y al IVA deducible .
Pues cuando contabilidad revise las notas de gasto y las facturas de los gastos reembolsables y los apruebe todos, procederá como lo indica la política para el reembolso.
Suelen darse estas tres opciones:
- Le devuelves el dinero en efectivo al trabajador y le das un recibo
- Le haces una transferencia a su cuenta bancaria
- O le ingresas un plus en su nómina , pero exento de IRPF porque el reembolso no es parte del salario
Y listo; quedaría ver cómo contabilizar un reembolso de gastos pagados con su tarjeta personal.
Cómo contabilizar los gastos de empresa pagados con tarjeta personal
La verdad es que el proceso de contabilizar los gastos reembolsables es bastante sencillo.
¿De qué tipo de gasto estamos hablando?
¿Es un gasto de viaje ?
¿Es un gasto de representación ?
¿Es un gasto de locomoción ?
Sea el que sea, con las facturas y las notas de gasto comprobadas, tendrás que contabilizarlo en su cuenta correspondiente.
Sea el que sea, con las facturas y las notas de gasto comprobadas, la contabilidad del reembolso de gastos tendrá que hacerse en la cuenta adecuada.
Para empezar, debes saber que las notas de gasto se registran en el diario contable de la empresa, en el que se apuntarán los importes.
Con eso hecho, tocará anotar las cantidades del gasto en las cuentas del cargo, cada cual en la suya.
Por ejemplo, el gasto y el reembolso de los gastos de viaje irán a la cuenta 629.
Los gastos de representación, que a menudo se confunden con los de viaje, irán a la cuenta 627.
¿Y cómo se contabilizan las dietas de viaje?
Tanto en la 627 como en la 629; dependerá.
Sea la cuenta que sea, tendrás que añadir el gasto en negativo y el reembolso en positivo una vez lo ejecutes.
¡Que no se te olvide el IVA!
Y así con todos los gastos que hayan sido pagados con las tarjetas personales de los empleados.
Fácil, ¿no?
Que no por ello menos laborioso... aunque para evitarlo, nada como las tarjetas de empresa y la tecnología puntera en esto de la gestión de gastos.
En las tarjetas de empresa está la solución
Sí, las tarjetas empresariales son la solución para evitar todo este proceso.
Sin tarjetas de empresa ya hemos visto lo que pasa con los gastos reembolsables en contabilidad, en el registro y en el reembolso.
Con ellas, en cambio, el trabajador ya no adelanta dinero propio, por lo que el reembolso desaparece.
Seguirás necesitando que el trabajador pida la factura para deducirte el gasto y en contabilidad tendrán que registrarlo y contabilizarlo, sí, pero los inconvenientes para el trabajador se esfuman.
Bueno, no todos, pero casi todos: las tarjetas de empresa no eliminan las notas de gastos ni el hecho de tener que guardar las facturas hasta entregarlas a contabilidad.
Salvo que... salvo que te pases a la gestión de gastos de empresa con una solución inteligente como es Pleo.
Con Pleo se simplifica todo mucho, mucho
Con Pleo desaparecen tooooodos los inconvenientes asociados a los gastos de empresa pagados con tarjeta personal.
Todos, incluso cuando el pago no es con tarjeta personal, sino con tarjeta de empresa y se necesita la nota de gastos y la factura.
Tooooooooodos decíamos, pagos en efectivo incluidos .
¿Por qué?
Porque Pleo es una solución de gastos homologada por la Agencia Tributaria, basada en el uso de tarjetas de empresa inteligentes.
De modo que:
- Si un trabajador paga con una tarjeta Pleo —física o digital—, el gasto queda registrado en la aplicación
- Y se justifica con una simple foto de la factura al instante
¿Qué quiere decir esto?
Que adiós a la nota de gastos y adiós a conservar las facturas 👋
Con Pleo hay fluidez, sencillez y eficiencia a más no poder, y eso acaba derivando en un aumento fantástico de la rentabilidad en la empresa.
¿Y si se presenta una de esas situaciones de antes?
Que el trabajador se deja la tarjeta de empresa de Pleo en la oficina, o que no tiene fondos, o que incluso no se acepten pagos con tarjeta y solo efectivo.
Pleo cuenta con un sistema de balances personales que agilizan el proceso de reembolso.
Si un empleado hace un pago —en efectivo o con su tarjeta personal—, le hace una foto al ticket o factura, el manager lo aprueba y hala, queda registrado.
¿Y el reembolso qué?
¿Semanas?
¿Días?
¿Horas?
Minutos más bien o, si nos apuras, segundos 😮
Cuando un gasto de empresa pagado con dinero personal se aprueba, se actualiza el balance entre empleado y empresa.
Y cuando el empleado quiere que ese balance se ajuste, solo tiene que hacer la solicitud a través de la app del móvil.
Si pilla al responsable conectado y lo acepta, el reembolso se ejecuta en segundos y adiós esperas. Y si no, minutos. U horas. Pero nunca semanas... 😌
Y el gasto te lo deduces igualmente, claro.
Qué, ¿llama o no llama?
Ya lo tienes: la solución para afrontar los gastos de empresa pagados con tarjeta personal está aquí mismo, en las tarjetas empresariales de Pleo ✌️
