Empezar con Pleo
Build an expense policy with Pleo

Si se hace bien, la política de gastos puede ser uno de los documentos más importantes para cualquier negocio.

Pero crear una guía de este tipo desde cero puede ser complicado. Y si tienes una buena lista de tareas pendientes, esta es una de esas en riesgo de coger polvo a base de varios "mañana me pongo".

Para echarte una mano, hemos creado un Generador de políticas de gasto que te ayudará a establecer rápidamente unas cuantas normas a la medida de tu empresa.

¿List@ para empezar? Si es así, solo tienes que hacer clic en el enlace anterior. Y si todavía necesitas algunas indicaciones sobre cómo construir tu política de gastos, sigue leyendo.

¿Qué es una política de gastos?

No importa el tamaño de tu empresa: en algún momento tu equipo tendrá que comprar cosas para trabajar.

Ya sea un desplazamiento para ir a una reunión, las entradas de una conferencia, un workshop, un software online o simplemente algo para la oficina, tus trabajadores tendrán que decidir sobre cuál es el gasto correcto para los intereses de la compañía.

Y ya sabes que, a medida que el negocio crece, aumentan la cantidad de decisiones... y se complican. Y ahí es cuando una buena política de gastos se vuelve esencial.

Una política de gastos es un conjunto de normas y procesos que define la forma en que tus empleados pueden gastar el dinero de la empresa.

Haz click para crear tu política de gastos

Y no solo hablamos de las cantidades, sino también de los métodos de pago o proveedores.

Una política de este tipo suele incluir cosas como el presupuesto recomendado por noche de hotel, detalles sobre qué tipo de regalos son adecuados o incluso si tu equipo debe pagar por una multa de aparcamiento recibida durante un viaje de trabajo.

Nadie conoce mejor que tú a los miembros de tu equipo y los gastos que generan.

Por qué tu equipo la necesita

Control del gasto

Este punto es bastante obvio: una política de gastos establece el máximo permitido para un determinado gasto.

Esto no solo es útil para las personas que más gastan en tu equipo. Al fin y al cabo, este tipo de límites son un buen indicador para las transacciones que pueden implicar desembolsos considerables, como una reserva de hotel o la compra de un portátil.

Tod@s a una

Si no se gestionan de forma correcta, los gastos pueden ocasionar fricciones y un sentimiento de injusticia e insatisfacción. Una política aplicable a toda la compañía puede ser un gran paso para evitar esto, estableciendo las mismas normas para empleados de todos los niveles (sí, hasta el/la CEO).

Y si es justa, habrá menos tentación de saltarse las normas. Además, Pleo puede ayudar a ganar aún más transparencia gracias a los límites y los detalles de cada gasto.

Planifica para el futuro

Cuando sabes de antemano lo que la gente debería estar gastando, es más fácil para los departamentos financieros y/o managers prever los presupuestos. Y la revisión de las diferencias entre el gasto real y el indicado en la política puede mostrar áreas de mejora en la gestión.

En resumen, si le dices a todo el mundo que puede gastar 15 € en el desayuno pero nadie emplea más de 5 €, es hora de que actualices tu política de gastos.

Reduce el riesgo de fraude

Esto puede que no sea el tema más cómodo de abordar, pero lo cierto es que ocurre. Según un reciente estudio realizado entre negocios británicos, este tipo de prácticas les cuestan alrededor de 2.000 millones de libras al año.

Una política de gastos no solo sienta las bases para la gestión de estos, sino que marca de una manera muy clara las responsabilidades en caso de saltarse las normas.

Cómo preparar una política de gastos inmejorable

Sin duda, nuestro generador puede ayudarte con esto. Pero también merece la pena que le eches un vistazo a estos puntos antes de empezar.

Claridad y concisión. Es un documento para todos los miembros de la compañía, no solo el equipo financiero o los directores de área. Así que debe ser algo que la gente pueda encontrar y consultar rápidamente.

Consulta a tu equipo. No hace falta que hagas una encuesta a toda la empresa (aunque podría ser interesante), pero es buena idea involucrar al mayor número de personas posible. Presenta las cifras clave a algunos miembros influyentes de la plantilla (como los responsables de equipo): ¿qué les parece una noche de hotel por 80 €?

No seas demasiado estrict@. No hay necesidad de especificar las sanciones en caso de no cumplir con la política. Presenta las normas de forma sencilla, con un lenguaje claro. En el improbable caso de que alguien rompa las reglas, podrás decidir cómo actuar.

Mantenla actualizada. Si los hábitos de gasto cambian (pon que tu empresa se expande a un nuevo mercado o cambias de proveedores), recuerda poner al día tu política de gastos.

La accesibilidad es clave. ¿Recuerdas las políticas de gastos a la antigua? Sí, las que se imprimían una vez y se quedaban guardando polvo en un cajón. Hoy en día, la idea es tener un documento online que pueda revisarse en un segundo.

¿Qué encontrarás en el Generador de políticas de gastos de Pleo?

Alojamiento

Aunque quizá no es lo más habitual en esta época, viajar es algo básico en muchos negocios. Pero, ¿cuánto debería gastar tu equipo durante sus viajes? ¿Deberían reservar utilizando un comparador de alojamientos? ¿Hay alguna cadena de hoteles de preferencia o Airbnb es la mejor opción?

Comida

¿La compañía cubre desayuno, comida y cena? Si es así, ¿cuál es el límite para cada una? No olvides la clásica pregunta de quién debe pagar (lo más habitual es que lo haga la persona de mayor rango) y piensa también en las propinas (por favor, dejad propina).

Transporte

No solo nos referimos al kilometraje, aunque es parte fundamental de la política de gastos de muchas empresas. La sección sobre transporte también debe cubrir cuestiones relacionadas con vuelos, taxis y transporte público.

Conferencias y eventos

El primer paso para fijar el gasto destinado a conferencias es probablemente determinar cuánto puede gastar cada persona en entradas al año o por evento. Por supuesto, el precio de las entradas puede cambiar, así que lo mejor es fijar un rango.

Teletrabajo

Múltiples estudios muestran cuánto se ha incrementado el gasto en todo lo necesario para trabajar desde casa. No solo se trata del hardware que pueda necesitar tu equipo, sino también de sillas y mesas ergonómicas, iluminación decente y software para ayudarles a colaborar igual o mejor que en la oficina.

Regalos y flores

Sorprender a tus colegas y clientes con un detalle siempre es bueno. Pero, ¿cuál es la cantidad correcta a gastar cada año? ¿Y qué hay de los regalos para tu equipo cuando consiguen sus objetivos... o simplemente quieres demostrarles que les aprecias?

Haz click para crear tu política de gastos

Ahora que ya conoces las principales claves para generar un gran política de gastos, seguro que estás deseando ponerte manos a la obra.

Haz click aquí y solo necesitarás unos minutos para establecer las normas de gasto que ayudarán a tu equipo a gestionar los gastos de empresa de la mejor manera.

Alejandro Salse

Marketing Manager de Pleo España

Pongo eñes a todo lo que Pleo te cuenta, sobre todo en este blog. ¿Necesitas algo? Te leo en mi mail y también en LinkedIn.

alejandro@pleo.io