Gestión de gastos cloud: ventajas y cómo gestionar los gastos en la nube

¿Cloud?

¿Nube?

¡Y daaaleeee!

¿Por qué tanto empeño en realizar tareas financieras en entornos cloud? ¿Es que acaso es mejor que el trabajo en local?

Simple y llanamente, sí. Un sí rotundo, de hecho.

La nube es la máxima expresión de la digitalización de procesos financieros y solo trae beneficios: que si son soluciones fáciles de escalar, hay mucha seguridad, facilita la colaboración… todo bueno.

Así que sí, estamos muy a favor del trabajo en la nube, y hoy vamos a centrarnos en un aspecto fundamental de las finanzas: los gastos. En particular, su gestión.

Porque la nube lleva la gestión de gastos a cota más alta… y te lo vamos a demostrar 😌

¿Nos marcamos un viaje por la gestión de gastos cloud?

En la nube se pueden gestionar todos los tipos de gastos en una empresa

No temas, que la gestión de gastos en la nube llega a todos los que afecten a la empresa.

¿Hay que pagarle a un proveedor? El gasto, a la nube ☁️

¿A tu empresa le cae una sanción indeseable por no cumplir la normativa? A la nube ☁️

¿Un SaaS cobra su mensualidad de forma automática? A la nube ☁️

¿Un trabajador reserva un hotel en un viaje de trabajo? A la nube ☁️

¿Esa misma persona paga un café en efectivo durante el desayuno? Te parecerá mentira, pero… a la nube ☁️

Cosas de la tecnología, como veremos enseguida; aquí lo que queremos resaltar es que todos los tipos de gastos se pueden gestionar de forma cloud.

Los directos y los indirectos, los fijos y los variables, los operativos y los no operativos.

Mano de obra, alquiler de la oficina, salarios del personal, materias primas, gastos de envío, sanciones, pago de intereses… todos.

¿La razón? 

La tecnología que hay detrás del concepto «cloud», que permite que todos los pagos que se hagan se suban a la nube de forma automática. 

Y desde allí, a gestionarlos con todo tipo de comodidades y ventajas, que te contamos enseguida.

Las ventajas de la gestión de gastos cloud

Aterrizando la idea de llevar la gestión de los gastos de tu empresa a la nube, ¿qué te aporta como CFO?

Es más, ¿qué aporta también a tu equipo? ¿Y a la operativa diaria? ¿Y a las cuentas de la empresa?

Mira, la gestión de gastos cloud viene con estos beneficios bajo el brazo:

Puedes acceder a los gastos en cualquier momento, desde cualquier lugar

Las maravillas de la nube empiezan por ahí: la comodidad. 

Las finanzas cloud han llegado para cambiarlo todo, empezando por aquí. Por el día a día.

Ya no hace falta ir a la oficina para entrar al programa de contabilidad desde el ordenador en el que está instalado.

Puedes levantarte un día en casa y, café en mano, acceder desde tu portátil tranquilamente y ponerte a trabajar.

O desde la sala VIP de un aeropuerto con tu teléfono móvil.

O desde un hotel estando de viaje.

Solo necesitas un dispositivo que te permita acceder a la cuenta del servicio de gestión de gastos cloud que contrates y conexión a Internet.

Tú y todo tu equipo, claro, porque la segunda ventaja de la nube es que es… colaborativa.

Te permite colaborar y da mucha visibilidad

Otro puntazo de los sistemas de gestión de gastos cloud es que permiten trabajar de forma colaborativa, con distintos usuarios conectados al mismo tiempo.

Pon que tienes una app de control de gastos de empresa que trabaja en la nube. 

Cada persona de la empresa, cuando paga por algo relacionado con el trabajo, lo sube a la nube sin preocuparse.

Y la nube se actualiza con cada nueva entrada.

A esos datos podéis acceder todos los usuarios que tengáis permiso, porque en los entornos cloud no pasa nada si hay dos personas manipulando los mismos archivos.

¡Que viva la nubeeee! 🙌

Puedes escalar la solución al ritmo de crecimiento de la empresa

Esto también está bien.

Los sistemas de gestión de gastos empresariales que funcionan en entornos cloud suelen ser muy flexibles.

Flexibles en cuanto a planes y soluciones, porque son servicios utilísimos tanto para pymes como para grandes compañías.

Si tu empresa no tiene un volumen de gastos y facturas demasiado elevado, puede empezar por un plan más sencillito y económico.

Y en cuanto suba ese volumen de gastos, pues nada, que aumente el plan. 

Tan fácil como eso: pagas solo lo que necesitas.

Tiende a ser una solución barata

Esta última característica hace que la gestión de gastos en la nube sea algo habitualmente asumible, económicamente hablando.

Que no son soluciones caras, vamos 😂

Si necesitas poquito, pagas poquito.

Si necesitas más, pagas más.

Y como no te hace falta infraestructura extra para hacerla funcionar, solo pagas por el servicio.

Ni ordenadores extra, ni discos duros adicionales, ni programas en local. El servicio y ya está.

Las actualizaciones de las soluciones son automáticas

Mira, otra ventaja es que no te tienes que preocupar por actualizar los programas.

Cuando un software de gestión de gastos de empresa —de cualquier tipo en realidad— que tienes instalado en el ordenador necesita actualizarse, cuidado.

Cuidado, porque se abre una brecha de seguridad hasta que realizas la actualización. Horas, días… lo que sea, pero los programas se vuelven vulnerables en esos instantes.

Ese riesgo desaparece con los programas que funcionan en la nube, incluidos los de gestión de gastos, que se actualizan solos.

De forma automática, sin que te des cuenta. Y adiós riesgo 👋

Aunque para automáticos… los procesos

Las soluciones de gestión de gastos que suben los datos a la nube suelen tener muchos procesos automatizados.

Por ejemplo, si Elena paga con su tarjeta empresarial conectada a una app de gastos de empresa, ya no hará falta que añada el coste a su nota de gastos.

¿Que por qué? Por la automatización de procesos.

El sistema de gestión de gastos subirá automáticamente el gasto a la plataforma, desde donde podrá revisarlo tu equipo e incluirlo en la contabilidad de la empresa.

Esa es otra ventaja: la integración.

La gestión de gastos en la nube se puede integrar con otras soluciones cloud

Lo bueno de trabajar en la nube es que todo es conectable.

Volvemos a lo mismo: solo necesitas conexión a Internet y un dispositivo para acceder. Y eso es así para la gestión de gastos, para la facturación, para la gestión documental y para la contabilidad, entre otras cosas.

Podrías tener, por ejemplo, una solución de control de gastos en la nube que se conectara con un software de facturación.

Con eso, los ingresos y los gastos los tendrías bajo un control total, lo que te daría información de primera mano para tomar decisiones fundamentadas, basadas en datos.

Los gastos estarán más seguros que nunca

Pasamos a la seguridad.

La nube es segura, sí, al menos mucho más que el disco duro de un ordenador conectado a Internet, en el que puede entrar de todo si los sistemas de defensa no están especialmente preparados.

Las soluciones de gestión de gastos cloud están protegidas con potentes sistemas de seguridad, de modo que los datos se encuentran más a salvo que en los ordenadores del Pentágono 🔒

Y te asegurarás de cumplir con la normativa

Los sistemas de control de gastos online tienden a ser soluciones que cumplen con las exigencias gubernamentales en materia normativa.

Si no lo hacen, ¿qué empresa contaría con esa solución de control de costos?

Por ello, sus protocolos de transmisión de información o almacenamiento se aseguran de cumplir con las normas vigentes en aquellos países en los que se comercialice.

Un riesgo financiero menos 🤙

Y con todo eso… tu labor como CFO se despeja

Procesos automáticos. Cumplimiento normativo. Datos seguros. Programas integrados. Colaboración. Procesos fluidos.

Si lo juntas todo, resulta en información de calidad en tiempo real, que para ti representa mucho valor. 

Es seguridad al tomar decisiones informadas y marcar el rumbo estratégico de la empresa.

Es un ahorro de tiempo que puedes dedicar a otras labores en las que seas más productivo.

Y ese combo ya sabes dónde termina: rentabilidaaaaaad 🫶

5 consejos para gestionar los gastos en la nube

Vale, ahora que ya sabes todo lo que obtienes llevando la gestión de gastos cloud, ¿quieres unos consejos que te allanen el camino?

Mira, son cinco:

#1 Establece políticas de gastos de empresa

La gestión de gastos cloud está muy bien, pero no impide que Pablo gaste lo que no debe.

Para evitarlo, Pablo debe saber exactamente cuánto se puede gastar en esto o aquello, así como qué debe hacer para justificar el pago.

Eso lo consigues creando una política de gastos de empresa, donde estipules las cantidades, los límites, el modus operandi a la hora de emplear la tarjeta empresarial, etc.

Con esa biblia del gasto en mano, ni al bueno de Pablo ni a nadie se le ocurrirá gastar de forma indiscriminada.

Controoool 🤗

#2 Etiqueta los gastos

Cuando se adopta una solución de control de gastos en la nube, el día a día cambia.

Para los trabajadores que gastan, para el equipo de contabilidad… y para las personas que dirigen y se encargan de supervisar o aprobar los gastos de su plantilla.

Cuando en el sistema empiezan a aparecer gastos en tiempo real, es fácil echarse las manos a la cabeza.

Qué gasto es cuál, a qué departamento pertenece, cómo computarlo… caos ☠️

La solución pasa por etiquetar automáticamente los gastos que vayan llegando.

Por ejemplo, si una persona de un equipo paga por algo con su tarjeta de empresa, pues que la solución de control asocie el gasto directamente a ese grupo.

Y si ese gasto se da en un restaurante, que el manager del equipo pueda aprobarlo y categorizarlo fácilmente.

Uno por uno, poco a poco, ningún gasto quedará de lado y sin saber cómo contabilizarlo.

#3 Capacita a tu equipo

Si las personas que gastan no se apuntan a seguir el sistema establecido de gestión de gastos, ¿qué sentido tiene hacerse con uno?

Tras elegir la solución, te tocará formar a tu equipo para que aprenda a utilizarla.

Que habitualmente es algo sencillísimo, ¿eh? No te preocupes, que son procesos que no entrañan ninguna dificultad técnica.

Pero hay que hacerlo, para que todo el mundo sepa cómo actuar.

Hay apps de control de gastos que te obligan a conservar el ticket. Otras, no.

Las hay que piden que metas el importe y otros datos a mano, mientras que otras, con una foto, suficiente.

Al igual que te aseguras de que todo el mundo conozca las políticas de gasto, haz lo mismo con el funcionamiento de la solución.

#4 Haz revisiones periódicas

La gestión de gastos cloud te permite contar con información en tiempo real.

Tan pronto como se aprueba el gasto en el sistema, pasa a formar parte de la base de datos.

Unos datos que tú, como CFO, puedes revisar de forma constante a golpe de clic.

Porque algunas soluciones de gestión de gastos en la nube cuentan con sistemas de visualización que te permitan consultar información útil de forma cómoda.

Gráficos, barras, porcentajes, KPIs financieros, categorías, cantidades en euros… puedes programar informes, tanto la frecuencia como qué datos quieres que aparezcan en él.

Y cuando lo hagas, voilà: recibirás en tu email un reporting financiero completo en tiempo real, con datos a la última, que te ayude a optimizar la toma de decisiones.

¿Conoces el rolling forecast? 🙄

#5 Hazte con la solución de gestión de gastos que mejor encaje con tu empresa

A la hora de quedarte con una, ¿qué elegir?

Aquí solo te queda ver qué necesidades tienes que cubrir y dar con el software perfecto.

Nosotros te vamos a sugerir el nuestro, Pleo, por estas sencillas razones:

• Es una aplicación homologada por la Agencia Tributaria
• No necesitas conservar las facturas simplificadas; con una foto y la subida a la app, listo
• Es una app muy intuitiva y fácil de utilizar
• Da mucha independencia a tu equipo
• Se puede integrar con sistemas de gestión de facturas o de contabilidad
• Hace la gestión de gastos cloud en tiempo real
• Y cuenta con un sistema de visualización de datos bastante completo

Resumiendo: da para disfrutar de todas las ventajas que te hemos contado antes… y más.

Porque contamos con un módulo de gestión de facturas, para que no se te escape ninguna y puedas optimizar los impuestos ejercicio tras ejercicio.

Y encima, como guinda de pastel, puedes probarnos gratis.

¿Quién da más?

Lo dicho: para la gestión de gastos cloud, el software para control de gastos Pleo 🙃