Control de costos: cómo mejorar la gestión de costos de una empresa

Cuando quieres aumentar la rentabilidad de tu empresa, si nos vamos a lo más primario, tienes dos alternativas: ganar más o gastar menos.

Ganar más es una buena opción, aunque en última instancia depende de factores que no puedes controlar, como el estado de los mercados 🫤

La segunda opción, la de reducir los costos, sí que puedes tenerla más bajo control.

No en su totalidad porque los proveedores, por ejemplo, siempre contarán con algo de poder en la negociación. 

Pero en general, sí: es más sencillo reducir los costos que aumentar los ingresos.

¿Y cómo lo consigues?

Controlando.

Sí, sí: el primer paso para reducirlos es controlarlos, y es lo que vamos a tratar en este post. 

Además de la importancia de controlar los costes, también veremos cómo planificar mejor los presupuestos, técnicas y estrategias para controlar y gestionar costos… y un bloque tecnológico final.

Porque la tecnología está más del lado de los líderes financieros que nunca 🙌

Deeeeentro control de costos.

La importancia de analizar y controlar los costos de una empresa

La importancia del control de costos nace de su propia definición.

Tratándose de las técnicas que aplicas para controlar el gasto y poder reducirlo, ya sabes cuánto conviene hacerlo.

Cuando lo logras, el premio viene en forma de más y más y más rentabilidad.

Pero es que si ni lo intentas… pues todo lo contrario: gastas de forma innecesaria y tu rentabilidad sufre más de la cuenta 👎

No nos pongamos negativos, va. Es más: centrémonos en los beneficios de control de costes.

Beneficios de un control de costos eficiente

Como si el aumento de la rentabilidad no fuera poco, vamos con más, empezando con que te ayuda a disponer de líquido en todo momento.

No habrá gasto inesperado que de pronto deje la caja a cero, un riesgo financiero que cuanto más lejos, mejor 👋

Seguimos por el hecho de que vas a poder identificar compras y gastos innecesarios. Fugas de dinero absurdas, totalmente evitables.

Igual llevas ocho meses pagando una suscripción a un SaaS que no se utiliza y oye, eso que te ahorras. Aunque si te pones en serio con el control de costos seguuuro que salen más cosas.

Evitar pagar costos innecesarios, a su vez, te vuelve más competitivo. Ese aumento de recursos —inexistentes antes del control— te permite encarar mejor los mercados y, por qué no, rebajar el precio de tus productos o servicios para ganar cuota.

Y ser una empresa más competitiva ya sabes lo que trae, ¿no?

Vueeelta al beneficio de los beneficios: rentabilidad 🫶

Que no se verá perjudicada por un fraude interno, porque… adivina: sí, el control de costos ayuda a identificarlos.

Cuando se tiene todo bien presupuestado y controlado, a ver quién consigue pasar por encima de la prevención de fraudes, a ver 😅

Y con esto cambiamos de sección para adentrarnos en el previo. 

En el «antes».

¿Qué costes se controlan? Los que se han presupuestado. Y si lo haces con tino… aumentará la eficiencia del control.

Cómo presupuestar los costos y recursos de una empresa

Control de costos y presupuestos.

Gestión de costos… y presupuestos.

Estudio y análisis de costos… y presupuestos.

No cabe duda: los costos y los presupuestos van de la mano. Los primeros dependen de los segundos.

Sabiendo que si aciertas presupuestando tendrás un control de costos más sencillo, la pregunta es: ¿cómo presupuestas? 

Es más: ¿cómo lo haces con precisión?

Puedes empezar recopilando datos históricos, por ejemplo. Echa la vista hacia atrás y reúne información de presupuestos anteriores.

¿Cómo lo hiciste en su momento?

Conecta esa información con el cálculo de costos reales posteriores… y llévate ese aprendizaje a tus presupuestos actuales, en los que es conveniente poner objetivos.

Objetivos reales, ni demasiado ambiciosos ni muy conservadores. Objetivos que te ayuden, a tu equipo y a ti, a tener un rumbo fijo, una referencia a partir de la cual tomar decisiones.

También puedes categorizar los costos. No se trata de contar con un presupuesto global para cubrirlo todo, sino de hacer pequeños grupos y presupuestar uno a uno.

Una categoría en la que el presupuesto no se hace bien podría compensarse de sobra con otras dos en las que sí que hayas acertado.

Ni qué decir tiene que es muchísimo más sencillo hacer el control de costos de una empresa totalmente desglosados que de una con una partida única total.

Y para terminar, la previsión.

Cuentas con información histórica previa, que has utilizado para aprender y poner objetivos realistas.

Si vas un paso más allá y procesas esos datos de forma avanzada, podrás hacer previsiones de gastos y costos estimados.

Estimaciones de costes precisas —más que nunca con la ayuda de la tecnología— que dibujen distintos escenarios. Y para cada posible escenario —pesimista, moderado, optimista…—, diseña un plan de acción y ve tomando decisiones según vayan dándose las cosas.

Aprendizajes de experiencias pasadas, objetivos realistas, categorización de costos, previsiones precisas… 

Con todo eso a la hora de hacer los presupuestos, como para no bordarlo en el control de costos 😂

Técnicas de control y cómo optimizar la gestión de costes de empresa

Volviendo al control per se, ¿qué opciones tienes para hacerlo de forma precisa?

Y un poco más lejos: ¿cómo optimizas la gestión, entendiendo el control de costos como una pequeña parte de la misma?

Agárrate, que vienen curvas en forma de técnicas de control de costos de una empresa:

#1 Válete de los consejos anteriores para elaborar los presupuestos

Y hazlo con precisión, fundamental para el éxito posterior del control.

Sírvete de datos y experiencias pasadas, ponte objetivos, emplea categorías de costos y haz previsiones para tener un punto de partida fantástico.

De verdad: si presupuestas con acierto y creas un sistema de control de costos eficiente, reducirás los riesgos financieros y el aumento de la rentabilidad llegará casi solo.

#2 Analiza los costos y categoriza el control

Ya que has categorizado los costos al presupuestarlos, lo suyo es que los controles también por categorías.

Con la ayuda de la tecnología es muy facilito, como veremos enseguida. 

Se trata de hacer el análisis de costos y establecer sistemas de control que te permitan monitorizarlos diferenciando unos de otros, agrupando por categorías.

Marketing, por un lado.

Proveedores, por otro.

Gastos de viaje, por otro.

Costos de producción, más de lo mismo.

El total saldrá sumando todas las categorías, algo que por supuesto puedes evitar hacer a mano… porque la tecnología también está aquí para eso 🙃

#3 Controla en tiempo real

La posibilidad de trabajar en tiempo real llega también al control de costos, lo cual es una maravilla.

Ya no hace falta que te esperes a que termine un ejercicio o un tramo determinado de tiempo, sino que puedes ver tus KPIs financieros actualizados en tiempo real, en el momento que quieras.

¿Que de pronto te vas a reunir con tu equipo? Generas un informe actualizadísimo y vas con lo último de lo último, lo más fiel posible a la realidad.

¿Que tienes que enseñar datos a inversores de cómo marcha el proyecto? Personalizas el informe para que refleje las variables que quieras y más de lo mismo: la información será lo más fiel posible a la realidad actual.

#4 Haz correcciones presupuestarias

El análisis y control de costos de una empresa en tiempo real no se entiende sin las acciones que derivan del propio seguimiento.

¿Qué haces cuando, tras el control presupuestario, ves que los costes en determinada categoría están muy por encima de lo estimado?

Pues ajustas y limitas el gasto lo máximo posible, asegurándote de que no haya más sin tu expreso consentimiento.

O limitas otra categoría, para compensar un poco el desajuste.

Es más: ¿sabes que el hecho de presupuestar períodos cortos de tiempo que se vayan actualizando constantemente tiene un nombre?

Rolling forecast, al ataque ✊

#5 Saca conclusiones de los controles

Controles en tiempo real, informes personalizados, ajustes presupuestarios, vuelta a controlar… al final, todo lo tienes que traducir a conclusiones útiles.

Si tras diez controles ves que hay una categoría con la que no acertáis por mucho que lo intentéis, pues ojito con ella para la próxima, especialmente si siempre os quedáis cortos.

Si hay otra en la que los costes reales nunca superan al presupuesto, alegría; muy probablemente podrá ayudarte a compensar la dificultad de acertar presupuestando la primera.

En tus manos y experiencia como CFO está el jugar con la información que vayas recibiendo de los controles. 

El mezclar datos, visualizarlos como te convenga y leer entrelíneas lo que están diciendo.

Y utilizar todo eso, obviamente, en tomar decisiones informadas y llevar la rentabilidad de la empresa uno o varios escalones por encima 😌

Si vuelves a repasar estas técnicas, estrategias y consejos sobre el control y gestión de costos, te darás cuenta de que hay una protagonista común: la tecnología.

Cómo te ayuda la tecnología a mejorar el control de costos

Y es que la tecnología ha elevado de categoría el control de costos.

De hacerlo manualmente a aprovechar todas las posibilidades tecnológicas hay todo un mundo.

Mira la automatización de procesos, por ejemplo.

La comparación del mismo tipo de coste en dos períodos diferentes, la visualización de datos, la entrada de información en los sistemas de control, la generación de reportings financieros… 

Todo es automatizable, y lo automatizable trae un ahorro enorme de tiempo.

Tiempo que podrás dedicar a otros menesteres en los que sea más necesaria tu intervención personal.

La tecnología es la culpable directa, además, de que el cálculo de costes y control de gestión se haga en tiempo real, como decíamos antes.

También lo es de facilitar gestiones que sin tecnología serían mucho más complicadas, tales como:

• La gestión de compras
• La gestión de proveedores
• La gestión de inventarios

Cada una con sus propias características y dificultades, sí. Pero la tecnología juega, en los tres casos, un papel fundamental ayudándote a optimizarlas.

¿Recuerdas cuando hablábamos del análisis de los presupuestos anteriores? 

Del que podías extraer información útil y, si aplicabas tecnología, obtener previsiones y escenarios.

Pues nos reafirmamos, y añadimos que existe tecnología avanzada capaz de procesar grandísimos volúmenes de datos, visualizarlos y ayudarte a extraer conclusiones.

Si tu empresa tiene históricos potentes en distintas fuentes, la visualización avanzada es la solución.

Marchando una de herramientas de análisis de datos 🤗

Y si quieres rizar el rizo, añádele análisis predictivo… y tienes control de costos y previsiones en tiempo real fundamentadas en todos los datos habidos y por haber.

A ver así quién te discute las decisiones que tomes 😆

Oye, oye… ¿y la operativa diaria?

¿Los gastos que se generan en un viaje de trabajo? ¿Al comer en un restaurante? ¿Al comprar en la papelería?

Ya hemos visto que la tecnología te permite controlarlos en tiempo real, lo cual es estupendo.

Pero… ¿y si son costos que se pagan en efectivo? 😫

Se puede, se puede: aquí Pleo 😏

La buena de Julia se va de viaje de trabajo en tren hacia Barcelona y hace noche en un hotel.

Al día siguiente desayuna café y unas tostadas antes de reunirse con un proveedor, y acto seguido emprende el camino de vuelta, también en tren.

De costos tenemos:

• Billetes de tren
• Alojamiento en el hotel
• Desayuno
• Y unos snacks en el bar del vagón

¿Cómo haces el control de costos si Julia paga todo esto en efectivo? 

O si lo hace con su propia tarjeta y lo va apuntando en la nota de gastos.

Puede parecer un reto inalcanzable, pero gracias a soluciones de gestión de gastos como Pleo, nada más lejos de la realidad.

Si le das una tarjeta de empresa a Julia, el sistema irá sumando los costes en tiempo real, conforme los vaya pagando.

Julia no tendrá que preocuparse de nada. Ni de llevar las facturas a la oficina ni de pedir reembolsos.

¿Y si paga con su dinero en efectivo? 🙄

¿O con su propia tarjeta personal? 🙄

Con Pleo, más de lo mismo: cero preocupaciones, porque con utilizar la app para hacerle una foto a los tickets que le vayan dando, más que suficiente.

El coste estará controlado y listo para ser contabilizado. Porque esa es otra; puedes conectar Pleo con tu software de contabilidad 🤙

Y si tienes todos los costes bien controlados, no habrá barrera que te impida reducirlos y disparar la rentabilidad de la empresa.

Es lo que tiene hacer el control de costos y la gestión de gastos «a lo Pleo» 🤟