Gastos de teletrabajo: quién paga qué y cómo crear un acuerdo de compensación

Pudo ser la llegada de la tecnología a todos los hogares.

O el aumento de la velocidad del Internet.

O la mejora de los programas de comunicación online…

…pero no.

Al final la adopción del teletrabajo por parte de las empresas del mundo vino por un virus. 

Si hoy mismo preguntaras a tu círculo de amigos o familiares, seguro que más de uno te diría que teletrabaja desde casa. Y es que lo que antes era una utopía que ni se contemplaba, ahora es una realidad.

¿Y por qué no? Con las ventajas que tiene tanto para el trabajador como para tu empresa, sería un error no ofrecer esa opción al equipo.

¿Es por los gastos del teletrabajo, que no sabes muy bien cómo tratarlos?

Si la excusa era esa, Pleo al rescate: te vamos a hablar de los gastos del teletrabajo, de cómo tratarlos, de cómo deben ser los acuerdos… y de la patata caliente: quién paga qué.

¿La empresa o el trabajador?

Ahora te contestamos, pero vayamos por partes.

¿Qué es el teletrabajo? La tendencia fulgurante del mercado laboral

Antes de hablarte de los gastos, veamos qué es el teletrabajo. Por si hay algún despistadillo.

Teletrabajo, para todo el mundo, es cuando alguien trabaja desde donde quiere, no necesariamente en la oficina.

Según la legislación española, para que el trabajo en remoto pueda considerarse teletrabajo deben darse cuatro circunstancias:

• Se debe teletrabajar un mínimo del 30 % del tiempo total de la jornada laboral. En un contrato de 40 horas, esto supone un mínimo de día y medio.
• No debe ser una circunstancia excepcional, sino una situación regular en un intervalo mínimo de 3 meses.
• El puesto de trabajo debe ser distinto al del centro en el que se ubique la empresa. El más habitual es el domicilio del empleado, claro.
• No debe ser una condición impuesta ni por la empresa ni por el trabajador. Ambos deben estar de acuerdo.

Así pues, ¿qué es y qué no es el teletrabajo?

No es, por ejemplo, cuando en un período de tres semanas alguien trabaja desde casa para facilitar su conciliación familiar.

Ni cuando un autónomo trabaja desde casa, porque la ley solo afecta a los trabajadores por cuenta ajena en el régimen general.

Tampoco es cuando durante un día a la semana se da libertad a la plantilla para trabajar desde donde quiera cada uno.

Sí que es, en cambio, cuando el trabajador firma un acuerdo de teletrabajo con la empresa, algo que debe hacerse necesariamente cuando se cumplen las condiciones de ahí arriba.

Y un bonus: ¿el teletrabajo es lo mismo que el trabajo en remoto?

Sí, claro. Lo mismo da.

¿Y de tendencias cómo vamos?

Pues en 2019, antes de la pandemia, en España teletrabajaban el 4,8 % de las personas ocupadas.

En 2020 el dato se dobló hasta alcanzar el 9,9 % y en 2022, ya sin apenas restricciones sanitarias, sigue estando en torno al 10 %, por lo que de momento podemos decir eso de que el teletrabajo «vino para quedarse».

Ventajas y desventajas del teletrabajo

Si el teletrabajo sigue siendo una opción popular en las empresas españolas es por algo. 

Ese algo, en lo que se refiere al trabajador, es esto:

• Se ahorra el tiempo de desplazamiento hasta el lugar de trabajo
• Su trabajo es más cómodo
• Tiene flexibilidad horaria
• Facilita la conciliación familiar

Además, según un estudio reciente de Cisco, el 58 % de los teletrabajadores españoles ha mejorado tanto la productividad como la calidad de su trabajo 👏

Eso es una gran ventaja para la empresa, pero no la única :

• Reduce sus costes en infraestructura, servicios, mobiliario, alimentación y riesgo de accidentes laborales
• También se reduce el absentismo laboral
• Al minimizar el gasto, aumentan las posibilidades de invertir en innovación tecnológica
• Por lo que supone el trabajo en remoto, la empresa ahora tiene la posibilidad de hacerse con grandes talentos del mundo que antes tenían que trabajar necesariamente en la sede de la empresa

¿Y las desventajas?

También las hay, aunque no tantas y en este caso son para el trabajador:

• Aparición de problemas musculares debido a las condiciones menos óptimas que las de su puesto de trabajo «de siempre»
• Al no ir a la oficina, es posible que se produzca una desvinculación emocional con el resto del equipo y los proyectos que termine derivando en ansiedad
• Problemas de visión
• Distracciones ocasionales
• Falta de creatividad al abandonar la atmósfera laboral

¿Merece la pena, entonces, el trabajo a distancia?

Las empresas y los trabajadores opinan que sí, por lo que la Jefatura del Estado se puso las pilas para darle un trasfondo legal a todo.

Los gastos del teletrabajo y la legislación

Toooda la legislación sobre el teletrabajo viene recogida en el Real Decreto Ley 28/2020, del 22 de septiembre, de trabajo a distancia.

Se sintetiza de forma sencilla en un punto, más allá de que el teletrabajo no se puede imponer —ni el trabajador a la empresa ni esta al trabajador— y de que es un acuerdo reversible.

El punto clave es que, para hacer oficial la situación de trabajo en remoto, debe redactarse un acuerdo de teletrabajo.

¿Y qué información debe incluir?

1. Los medios, equipos y herramientas que la empresa debe entregar al teletrabajador para que realice el trabajo en remoto de manera óptima
2. El detalle de los gastos del teletrabajo: en cuáles va a incurrir el teletrabajador y cómo va a abonarlos o compensarlos la empresa 👉 De esto hablamos en breve, que nos interesa
3. El horario de trabajo de la persona teletrabajadora
4. Cuánto se teletrabaja y cuánto se trabaja en centro de trabajo
5. Cuál es la sede de trabajo de la empresa
6. Cuál es el lugar desde el que el teletrabajador ejecutará su trabajo en remoto
7. La duración del acuerdo y los plazos de preaviso
8. Cuáles son los medios de control y evaluación por parte de la empresa
9. Cómo debe actuar el teletrabajador ante las dificultades técnicas que puedan derivar de su jornada laboral en remoto
10. Cuáles son las reglas en materia de protección de datos y seguridad

Fíjate en el punto 2, el de los gastos del teletrabajo, que nos vamos acercando al quid de la cuestión.

¿Quién paga?

La cosa se complica, claro, porque ahora que Pedro trabaja desde casa tres días a la semana surgen dudas como esta:

¿Quién pone el equipo que utilizará Pedro cuando trabaje en remoto desde casa?

¿Quién paga su conexión a Internet? Porque es evidente que Pedro la utilizará más allá de su jornada laboral, en su tiempo de ocio, ¿no?

Bueno, pues toda esta información tendría que venir legislada en los convenios colectivos, pero a día de hoy sigue sin haber suficientes como para tomar una referencia.

Estableciendo un acuerdo de reparto de costes y compensación

Como la ley no normaliza todos los casos y no existen suficientes convenios colectivos que regulen el tema de los gastos del teletrabajo, toca negociar, pero partiendo de una base legal:

La empresa tiene que hacerse cargo de TODOS los gastos derivados del teletrabajador, que tiene derecho a que se los sufraguen.

¡Boom!

¿Y a partir de aquí?

Pues tiene que negociar individualmente con el trabajador o colectivamente con sus representantes legales la cuestión del acuerdo de compensación por teletrabajar.

¿Se compensa al teletrabajador con un fijo al mes y adiós a toda complicación o se le obliga a entregar a final de mes su nota de gastos para luego hacerle los reembolsos?

Elija lo que se elija, todo debe estar perfectamente estipulado en las políticas de gastos de la empresa.

Si quieres una referencia, se estima que en España los teletrabajadores obtienen una compensación fija de entre 25 y 35 € al mes por desarrollar su actividad en remoto.

Estos son los gastos de teletrabajo

Tenemos claro que la que paga es la empresa, vale, y que esta debe acordar con los trabajadores si se compensa a partir de la nota de gastos o lo hace de forma fija mes a mes.

Dicho eso, ¿qué gastos de teletrabajo hay? 

¿Qué se puede considerar como gasto de teletrabajo y qué no? 

Es importante tenerlo claro porque claro, en función de si está debidamente justificado, los gastos de teletrabajo podrán incluirse en los ejercicios contables de la empresa… o no.

El equipo de teletrabajo

Si trabajo en remoto, ¿tengo que pagar el equipo de teletrabajo?

No, lo haría la empresa. 

Hablamos de ordenador, software, teléfono móvil, impresora, auriculares, micrófono, lámparas, escritorio, silla… En definitiva, todo aquello que pueda necesitar alguien para desempeñar su labor de forma óptima desde su puesto de teletrabajo, habitualmente su propio domicilio.

Pues sí, todo eso debe ponerlo la empresa y, claro está, lo puede incluir en su contabilidad… siempre que esté debidamente justificado con facturas.

El teléfono y la conexión a Internet

¿Tiene derecho el que teletrabaja a que le paguen el WiFi?

Sí, aunque nos topamos con un gris legal: si lo utiliza también para ver Netflix, navegar por Internet en su tiempo libre o chatear en WhatsApp con familiares y amigos en su tiempo libre, ¿cómo se contempla eso?

Hay que fijarse en la regla estándar: a falta de convenios, el teletrabajador tiene derecho a que estos gastos corran por parte de la empresa, acuerdo de compensación mediante. 

Y claro está, aportando las facturas, esta podrá incluirlos en sus libros de contabilidad.

Los suministros y gastos del hogar

¿Quién paga los suministros?

Nuevamente la empresa, aunque sigue sin haber convenios colectivos suficientes que regulen si debe pagar la totalidad o tan solo el porcentaje relativo al espacio desde el que se teletrabaja en relación al total de la casa.

Ante esta situación, vuelta a lo estándar: empresa y teletrabajador deben llegar a un acuerdo.

Las dietas en el teletrabajo

¿Y qué pasa cuando un trabajador en régimen de teletrabajo tiene que viajar por motivos laborales?

Si lo hace a un municipio distinto del de su puesto de teletrabajo y justifica debidamente los gastos relativos a las dietas, estos podrán ser compensados íntegramente por la empresa que, a su vez, podrá deducírselos en su próximo ejercicio contable.

Si no sale del municipio o el gasto no está debidamente justificado, la empresa podrá compensar al teletrabajador que viaja de la forma que acuerden y refleje la política de gastos de la empresa… pero no podrá deducirse ese gasto de cara a la Agencia Tributaria.

Otros gastos relacionados con el teletrabajo

¿Y qué hay del plus de distancia por teletrabajo? ¿Y el de transporte?

La Audiencia Nacional, en este caso, dejó claro que las empresas no tienen por qué abonar dicho plus al trabajador en régimen general que teletrabaja.

¿Y qué sucede con los accidentes laborales —que esperemos que no lleguen a suceder— de personas que teletrabajan?

Pues que el trato de la empresa debe ser exactamente el mismo que cuando la persona trabaja presencialmente en el centro de trabajo de la empresa.

Eso sí, en este caso el teletrabajador tendrá que demostrar que el accidente o la lesión se produjo al desempañar su labor desde su puesto de teletrabajo.

Si la empresa lo desmiente tendrá que demostrar lo contrario, lo que se antoja un lío que no deseamos a nadie.

Gestionando los gastos del teletrabajo

¿Gastos de teletrabajo? 

Sí, hay muchos, como hemos visto. Y debidamente justificados, las empresas pueden deducírselos como un gasto más en sus ejercicios contables.

Para facilitar ese proceso, nada como una app homologada por la Agencia Tributaria como Pleo.

Cuando un teletrabajador incurra en un gasto que deba justificar para que tu empresa se lo pueda compensar y al mismo tiempo deducir, basta con hacerle una simple foto al recibo… y fin del problema.

Adiós notas de gastos.

Adiós montañas de papeles y líos con facturas que se han perdido o manchado y ya no se pueden ni leer. 

Lleva la gestión de gastos de tu empresa con Pleo y hágase la magia ✨