Gastos variables: cómo controlarlos y optimizarlos en tu empresa

¿Cuál es el enemigo número 1 de la rentabilidad en las empresas?

Muchos te dirán que los gastos.

Otros, quizá más experimentados, que es el caos y descontrol.

¿Quién tiene razón?

Ambos tienen su parte de verdad, aunque si nos ponemos precisos quizá haya que combinar ambas respuestas: es el descontrol de los gastos.

Porque los gastos variables de una empresa dependen de su actividad; cuantos más productos o servicios vende, más aumentan.

¿Qué tipos de gastos variables hay?

¿Cuáles son los gastos variables de una empresa más comunes? 🙄

Pues estamos hablando de la mano de obra, materias primas, costes de envío, campañas de marketing, comisiones en ventas... ya sabes, todo lo que esté directamente relacionado con la producción y venta.

El alquiler de las oficinas no es un gasto variable, como tampoco lo es una sanción que te ponen por no cumplir con tus obligaciones fiscales.

Pues como decíamos, los gastos variables, si no se controlan, pueden volverse en contra de la rentabilidad de la empresa y generar el caos total y absoluto.

Porque los gastos variables de una empresa afectan tanto como los demás, ¡o más! Y si la empresa no está preparada con los gastos bien estructurados, lo puede pasar fatal cuando la actividad suba.

Pues mira, de eso te vamos a hablar en este post: de los gastos variables.

De los beneficios que tiene el que los controles como mandan los cánones financieros. De cómo estructurarlos y asignarlos para tenerlos bajo control.

Y ya luego le ponemos la guinda al pastel, cuando hablemos de cómo optimizarlos para que tu rentabilidad se vea altamente beneficiada.

A por ellos 🤙

Los beneficios de una buena gestión de gastos variables en tu empresa

Aprender a gestionar los gastos variables te da información.

Por su naturaleza, son fáciles de atar en corto. Solo necesitas asignar y estructurar, como te contamos enseguida.

Pero cuando lo haces, conoces perfectamente el gasto variable asociado a determinadas actividades, departamentos o productos.

Y conocer es el primer paso para tomar decisiones informadas, para ver qué productos o actividades conviene potenciar más... o en cuáles hay que tratar de reducir el gasto.

Es decir, el control exhaustivo de los gastos variables te trae información para tomar decisiones y, con ellas, poniendo tu experiencia como CFO, ya llegas al aumento de la rentabilidad.

Pero hay más.

Asociar correctamente los gastos te permitirá adaptarte a la demanda, sea la que sea. Al estar directamente relacionados con esta, solo tienes que estar preparado.

Y si en esta ecuación metes tecnología capaz de hacer previsiones de ventas... pues ya estaría 🫶

Todo esto se consigue haciendo asignaciones; ¿vemos lo que es eso?

Asignar y estructurar es clave para poder analizar y controlar los gastos variables

¿Cuáles son los gastos variables más necesarios en tu empresa?

¿Y los gastos variables prescindibles?

Si no sabes responder con seguridad estas preguntas, estás donde toca, porque necesitas asignar y estructurar.

¿Cómo se hace eso?

Entonces, ¿por dónde empiezas? 👇

Por definir algunos KPIs financieros interesantes asociados a los costes variables de una empresa, como por ejemplo estos:

1. CVP o análisis del costo-volumen-beneficio: refleja la relación entre los gastos, el volumen de ventas y los beneficios. La fórmula es ideal si la personalizas para productos, actividades o servicios específicos.
   
2. CBA o costo basado en actividades: te indica cuánto te cuesta, en términos de gastos variables, una actividad, producto o servicio. El match perfecto.
   
3. Margen de contribución: determina la diferencia entre los ingresos totales y los gastos variables; es decir, marca el margen para cubrir los gastos fijos.

Tu objetivo es elegir KPI y calcularlo para cada producto o servicio.

Con eso sabrás cuánto dinero te cuesta cada uno o el beneficio que da... y objetivo cumplido.

Gastos variables: ejemplo para ver cómo asignarlos

Pongamos que tu empresa vende, entre otras cosas, un software a otras compañías, cuya licencia se paga una vez y dura para siempre 😌

¿Cuál es la lista de gastos variables? 

Hablamos del coste de la persona de atención al cliente que le hará el onboarding al comprador. Lo suele hacer en una hora, y cobra 15 €/hora.

O de la pasarela de pago, que resulta que se queda un 1 % en cada venta.

Ese nuevo cliente también ocupa espacio en tu herramienta de email marketing, para la que estimaste que cada uno correspondía a un pago de 10 céntimos de euro.

El sistema de facturación online también te cobra 1 € por factura generada y enviada.

Y oye, la campaña de publicidad que has hecho para que te encuentre cada cliente te ha dado como resultado un coste por adquisición (CPA) de 45 €.

Te pones a sumar... Y sale un CBA de 64,10 €, en caso de que vendas el producto a 300 €.

64,10 € de gastos variables por cada venta.

Si lo vendes a esos 300 € que decíamos, el gasto variable supone solo un 21,4 %.

Si lo vendes a 200 €, el gasto variable pasa a ser de 63,1 €, pero el porcentaje sube hasta el 31,5 %.

Buena pista para saber qué precio poner, ¿no?

O para conocer si tendrías que potenciar las ventas del producto con respecto a otros, como por ejemplo... un adaptador de puertos USB para ordenadores de Apple supernovedoso que habéis diseñado.

Te pones a analizar los gastos variables que intervienen y tienes:

• Los materiales —chips, componentes, carcasa, cables...— se te van a 5 € por unidad, en caso de comprar para fabricar menos de 1.000 unidades; baja a 3 € si son más de 1.000
• Los costes de fabricación —mano de obra, maquinaria, energía...— son de, según has calculado, 15 € por unidad
• Los costes de embalaje —cajas, etiquetas...— son de 1 € por unidad, en caso de comprar para fabricar menos de 1.000 unidades; baja a 0,50 € si son más de 1.000
• Los gastos de distribución —almacenamiento, envío, comisión por venta de terceros...— se van a una media de 6 € por unidad
• En este caso el CPA es más pequeño, porque ya hiciste una campaña en su momento y salió 1 € de media

Echas cuentas y te sale que si construyes más de 1.000, el gasto variable es de 25,50 €.

Si fabricas menos de 1.000, el gasto variable de cada unidad te sale por 28 €.

Si el producto tiene un precio de 40 €, ojo:

• Si fabricas más de 1.000, el CBA supone el 63,75 % del total
• Y si fabricas menos, el 70 % 🫤

Que tiene un CPA mucho más alto, sí, pero mira qué costes variables tan pequeños en comparación con el producto físico.

Hala, pues ya sabrías a qué campaña de marketing invertir ese excedente fruto de la optimización del calendario fiscal para empresas 😬 

Un producto o servicio, un gasto variable

Haz cálculos y estructura, y para eso hazte con alguna herramienta de control de gastos que los liste todos y te permita manejarlos a tu antojo.

Hazte una biblia de los gastos variables con la ayuda de esa herramienta y tenla siempre a mano. Bien estructurada, que te indique qué productos o servicios os podría interesar producir más.

Y con esa estructura en mano, toma otras decisiones bien informadas, tales como:

• En qué productos o servicios hay que tratar de volver a negociar con los proveedores
• En cuáles hay mucho margen de mejora
• Cuáles hay que eliminar del catálogo
• Cuáles hay que potenciar en determinados momentos del año
• Y cuáles están terminantemente prohibidos ⛔

Prohibidos, sí.

Pon que tenéis un producto con un coste variable medio asociado de 650 € y lo vendéis por 800 €. 

Y que finales de año es mala época para el efectivo de la caja, porque acordasteis pagar cuotas extraordinarias de dos préstamos que pedisteis hace un tiempo.

En el almacén solo tenéis cinco de estos productos creados, esperando cubrir las necesidades navideñas con ellos.

Si de pronto la campaña de marketing se viraliza y vendéis 50, os deja un margen de beneficio de... 7.500 € 👏

Pero tenéis que fabricar 45 más, lo que os cuesta más de 29.000 € 😱

Riesgo financiero materializado al canto y adiós al efectivo de la caja, si es que llega 😣

Teniendo la estructura de gastos variables a mano, veis que vender ese producto por encima de vuestras posibilidades es inviable para esas navidades.

Pero oye... ponéis un límite de 5 —los que ya tenéis hechos en el almacén— en la tienda online y adiós muy buenas; mejor poner el foco en otros productos con un CBA menor.

Cómo optimizar los gastos variables de empresa

Vale, previo a este punto hemos conseguido conocerlos haciendo un análisis detallado y sabemos, de pe a pa, cuánto gasto variable lleva asociado cada producto o servicio que vendemos.

El siguiente paso es tratar de optimizarlo.

¿Y esto cómo se consigue?

Pues negociando con proveedores nuevos, o renegociando con antiguos con la baza de haber sido un cliente excelente a lo largo de todo este tiempo.

O capacitando a tu personal, de modo que sea cada vez más eficiente haciendo su trabajo.

O haciendo un control exhaustivo y preciso de las existencias en el almacén; una de gestión de inventarios por aquí ☝️

También se consigue haciendo revisiones en tiempo real de las asignaciones. 

Si un proveedor cambia sus precios, el gasto variable se verá afectado.

Si el tipo de cambio de una divisa a otra también se altera y compras productos en moneda extranjera, más de lo mismo.

Y otra vez igual si le subes el sueldo a tu equipo con motivo del cambio de año.

Y... ¿recuerdas cuando hablábamos de las previsiones?

Hacer previsiones de gastos y de ventas también te ayudará muuucho a optimizar los costes —variables y del resto, que tipos de gastos hay varios—.

Porque puedes apoyarte en la tecnología avanzada para ver en qué momento del año venderás más, o cuándo tendrás una tesorería algo más boyante.

Te dirá cuándo aventurarte con esos productos con un margen de beneficio tan alto... pero con un coste variable asociado muy elevado.

O cuándo recoger cable y potenciar la venta de productos menos rentables, pero también menos amenazantes para la caja.

Si subes el nivel y te apuntas a lo último de lo último en tecnologías financieras, además, la inteligencia artificial estará de tu lado para sumergirse en datos históricos y decirte qué hacer.

O para dibujarte posibles escenarios venideros, haciendo el análisis de riesgos financieros por ti, preparándote para casi todo lo que pueda pasar en el mundo de un día para otro.

¿Será por recursos para optimizar los gastos variables? 😂

La gestión de gastos variables con Pleo

Pues mira, uno más: nuestra solución de control de gastos, Pleo 👋

Te decíamos que una te ayudaría mucho con eso de cómo calcular los costos variables y poder estructurarlos.

Pues Pleo hace eso... y más.

Facilita el día a día de todas las personas con tarjeta de empresa.

Elimina las notas de gasto y las facturas en papel, porque es una solución homologada por la Agencia Tributaria y con hacer una foto desde la app, suficiente para Hacienda.

Te permite tener controladísimos todos los gastos que se den en la empresa. 

Los gastos variables también, por supuesto, que puedes hacer pagos digitales con las tarjetas de Pleo además de físicos.

Y cuando llegue el final del ejercicio fiscal... en contabilidad te harán la ola, por facilitarles tanto tanto tanto la faena.

Y tú, pues a lo grande: con los gastos variables controlados. Y los que no son variables, también. Con todos los tipos de gastos optimizados, vamos, sumando para que tomes decisiones estratégicas que lleven a la empresa al estrellato.

¿Que dónde es? Aquí, en este software de control de gastos senciiillo de usar 🙃