Cuando recibes una factura, primero la verificas, luego la contabilizas y finalmente la pagas, ¿verdad?
El proceso es casi idéntico cuando la emites 🫢
La preparas, la revisas cuidadosamente antes de enviarla para asegurarte de que no haya errores y haces un seguimiento hasta que se realiza el pago.
Ah, y por supuesto, la registras.
Y ahora, la pregunta: ¿cuántas facturas recibe tu empresa al mes?
¿Y cuántas emite?
Como CFO lo tienes claro: seguramente muchas, y puede parecer que con seguir estos cuatro pasos ya te puedes olvidar de ellas… pero no es así ✋
Aún te queda una parte muy importante de la gestión de facturas por hacer: organizarlas y archivarlas.
Y ojo, que el proceso de archivar las facturas de una empresa es bastante complejo 😩
Es esencial ser minucioso y sistemático y, sobre todo, estar bien informado sobre la importancia de hacerlo correctamente y conocer las obligaciones legales que tu empresa tiene respecto al archivo de facturas.
Y de eso venimos a hablarte hoy, de cómo organizar las facturas de una empresa y también de cómo archivarlas.
¿Qué es eso de archivar facturas?
Archivar facturas significa mucho más que guardar documentos; implica organizarlas de manera correcta, íntegra y legible.
Este proceso es crucial tanto para las facturas recibidas como las emitidas.
Tienes que garantizar que todas se mantengan en orden y sean accesibles en todo momento 😊
Y además de mantener el orden, es vital que estas facturas contengan los datos específicos que determinan las normativas de la Agencia Tributaria como:
- Los datos fiscales del emisor y del receptor como nombre, NIF y dirección
- La fecha de expedición, que documenta cuándo se emitió la factura
- El número de factura y serie, para un seguimiento y organización adecuados
- Descripción detallada de los productos o servicios vendidos o adquiridos, que facilita las auditorías financieras y la revisión de transacciones
- El importe neto, que refleja el costo sin incluir impuestos
- Los impuestos aplicables, como el IVA y, si corresponde, el IRPF, fundamentales para las declaraciones fiscales
- Y por último el total de la factura, que es el importe final que el cliente debe pagar o que tú has pagado al proveedor
¿Qué tipo de facturas debes archivar?
Igual nos quedamos cortos diciéndote que se archivaban las facturas recibidas y emitidas 😅
En realidad hay que archivar una buena variedad de documentos para que tu empresa lleve la contabilidad al día y cumpla con sus obligaciones legales.
Son estos:
- Las facturas emitidas por tus productos o servicios, que son testimonio de tus ingresos
- Las facturas recibidas de tus proveedores, que justifican tus gastos y son necesarias para las deducciones fiscales
- Los albaranes, que son importantes especialmente si se mencionan en las facturas y sirven como prueba de entrega de mercancías
- Y también los justificantes de pagos y cobros, que son imprescindibles para verificar las transacciones y respaldar esas operaciones contables
Con esto seguramente te hemos sacado de la duda de qué es realmente archivar facturas y qué se archiva.
Pero nos falta ir al meollo de la cuestión: cómo archivar facturas y cuál es el objetivo de hacerlo.
Cuál es el objetivo de archivar y organizar facturas
Te preguntarás para qué hay que pegarse todo ese tute de archivar 🤔
Y no hay una, ni dos, ni tres razones fundamentales por las que debes hacerlo; hay muchas más.
La principal es que tener todo eso atado te ayuda a llevar un control exhaustivo, tanto de las ganancias de la empresa como de los tipos de gastos.
El archivo de facturas también sirve como base para presentar impuestos y declarar cuál ha sido la actividad comercial de la empresa ante nuestra querida Hacienda 🥰
Y por supuesto, para justificar cualquier operación económica de cara a posibles inspecciones.
Puede ser que en cualquier momento Hacienda te haga una y tengas que presentarlo todo.
O también, que las emplees como garantía para interponer una reclamación ante los organismos de consumo o en el juzgado en caso de impago, por ejemplo.
En definitiva, esto de cómo archivar facturas y por qué tienes hacerlo, trae cola 🙄
¿Seguimos?
Te ayuda a mantener un control fiscal adecuado y es fundamental para una gestión eficiente y transparente de las finanzas de la empresa. Y a ti como CFO te interesa que sean cristalinas.
Además, al garantizar que cada uno de los documentos esté debidamente archivado y catalogado, facilitas las auditorías internas y externas, fortaleces la posición financiera y también se pone de relieve tu capacidad de gestión.
Maravilla, ¿no?
Y es que esto de saber cómo archivar facturas y albaranes también es importante por si necesitas revisarlos en cualquier momento.
¿Te imaginas tener que buscar entre miles de papeles entremezclados sin ningún orden?
Sería como tratar de dar con una aguja en un pajar 😔
Necesitas un sistema que te permita localizar rápidamente la factura que necesitas verificar —tú o tu equipo—.
Y ojo, que no solo debes hacerlo por eso, sino porque es obligatorio.
Da igual si la empresa es grande, una pyme o un autónomo.
Todos los mortales tienen que conocer cómo archivar sus facturas —y hacerlo— porque está regulado en la Ley General Tributaria.
Y sentimos decirte que hay más obligaciones; mira…
Las obligaciones a la hora de organizar y archivar facturas recibidas y emitidas
Por ley hay obligación de guardar las facturas recibidas y emitidas.
Y la pregunta del millón es…
¿Tienes claro cuánto tiempo hay que guardar las facturas para Hacienda? O ¿cuánto tiempo debes guardar las facturas en perfecto estado? 😐
Lo mínimo es que las conserves durante al menos cuatro años, asegurándote de que estén impecables y sean completamente legibles cuando las necesites tú o Hacienda.
Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa va más allá de tenerlas, sí: hay que evitar que se borren o se rompan.
Necesitas garantizar que ninguno de los datos se haya modificado y que cualquiera pueda leerlos sin necesidad de lupa.
Y hay más 😥
Debes llevar un libro registro de IVA de las facturas recibidas y de las emitidas que las incluya todas, porque los datos se van a cruzar en caso de inspección.
En este registro debes incluir datos como el número de factura, la fecha de expedición, los detalles del emisor, el importe neto antes de impuestos y, obviamente, los detalles del IVA aplicado, que seguramente sea IVA deducible.
Aunque pueda parecer un trabajo tedioso, invertir tiempo en saber cómo archivar facturas y recibos es una decisión inteligente para que la empresa sea más ágil a largo plazo, para su correcto funcionamiento, para su imagen y también para hacer las declaraciones de impuestos 😎
¿Y qué pasa si una factura recibida no es válida?
Si una factura recibida no contiene todos los datos que te hemos mencionado ahí arriba, no será aceptada por Hacienda ❌
Esto implica que su importe no podrá ser incluido como gasto. Es decir, que no vas a poder deducirte el IVA asociado a esa factura y que pagarás más impuesto de sociedades.
Y no acaba la cosa por ahí.
Si la operación comercial se hizo mal —que todo apunta a eso—, podría ser investigada por no estar declarada conforme a la normativa de la Agencia Tributaria.
En ese caso, podrías exponerte a sanciones que irían en función del importe total de la factura y el número de operaciones que incluya 😨
Por eso vamos a contarte cómo archivar facturas de proveedores y también cómo archivar facturas emitidas.
Formas de archivar las facturas
El proceso de cómo archivar facturas y organizarlas tiene su aquel.
Es cierto que Hacienda solo te dice cuánto tiempo tienes que guardar las facturas, pero no tiene un protocolo establecido para que sepas cómo hacerlo.
Eso sí, cuando lo haces de cualquier forma y se lo entregas todo manga por hombro, Hacienda se enfada 🤯
La mandamás dice que puedes tener un archivo digital de facturas o en formato físico y que debe servir para almacenar cualquier tipo de factura.
El único criterio es que las facturas emitidas del año fiscal —que suele coincidir con el año natural— estén todas juntas y separadas alfabéticamente por nombre, de la A a la Z. Y dentro de ese orden, deben seguir una escala numérica. La que tú quieras. Por ejemplo: 1, 2, 3…, y así sucesivamente.
Las facturas recibidas de proveedores y acreedores tienen que seguir el mismo criterio que las facturas emitidas, pero en otra carpeta diferente.
Ese sería el proceso de cómo archivar facturas físicas 🙃
Aunque con la llegada de la digitalización de procesos y también de la obligatoriedad de la factura electrónica para 2026, esto va a dar un giro de 360° y vendrán nuevas formas de archivar las facturas.
La mejor forma de archivar las facturas correctamente
La factura electrónica se ha convertido en una herramienta esencial que ha superado en muchos aspectos a la tradicional factura en papel ✊
Ha eliminado también quebraderos de cabeza sobre cómo se archivan las facturas físicas o cómo se enumeran las facturas, ¿no?
Esto ocurre porque la modalidad electrónica no solo permite que envíes y recibas facturas de forma digital.
También facilita el seguimiento, la autenticidad e integridad del documento gracias a tecnologías financieras como la firma electrónica avanzada o el intercambio de datos y consigue que se automaticen los procesos que antes tenías que hacer a mano.
Pueden ser de dos tipos:
- De formato no estructurado: aquellas que son digitales, pero que siguen necesitando que introduzcas los datos a mano, como las facturas en PDF
- De formato estructurado: las que son totalmente automatizadas y se generan y procesan sin prácticamente ayuda, como las XML
En las segundas, las cantidades y los impuestos se calculan automáticamente y las operaciones se registran directamente en los libros contables; todo de manera completamente automatizada y con apenas unos clics 🤩
El aumento del uso de las facturas electrónicas tuvo lugar desde la aprobación de la nueva Ley «Lea y Crece» —vigente desde el 19 de octubre de 2022—, que dice que el archivo físico de facturas está obsoleto e impulsa la adopción obligatoria de la factura electrónica, fomentando el uso de sistemas de gestión documental (DMS) para digitalizarlas y almacenarlas.
Este cambio no solo economiza espacio físico, sino que también mejora la eficiencia en la búsqueda y recuperación de facturas mediante etiquetas y metadatos.
El futuro ✨
Pero ¿cómo puedes archivar facturas digitalmente si las tienes físicas?
Lo más común es que utilices algún programa para archivar facturas donde se automatice por completo el proceso.
Según el Reglamento de facturación, si realizas un archivo de forma digital, este tiene que ser accesible para la Administración en cualquier momento, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Comprensible, ¿no?
Pero claro, para eso hay que utilizar herramientas o programas digitales que te permitan hacerlo y conocemos uno que puede ayudar, y mucho 🧐
Cómo te ayuda Pleo a archivar y organizar las facturas
Seguro que de todo lo que hemos dicho sobre cómo archivar las facturas de una empresa te has quedado con esto: que si lo haces mal o faltan datos, Hacienda te puede sancionar y además no dejará que te deduzcas ese gasto, ¿verdad?
Pues quítate eso de la cabeza y empieza ya a utilizar un programa para organizar facturas que evite que te pasen esas cosas 🙂
Como por ejemplo, Pleo.
Su función principal es facilitar la gestión de todos los gastos de tu empresa.
¿Cómo?
Repartiendo tarjetas inteligentes de Pleo a tu equipo, para que pague sus gastos de locomoción o sus gastos de viaje, o incluso para que haga pagos a proveedores.
¿Por qué con Pleo?
Porque es una aplicación para escanear facturas para contabilizar homologada por la Agencia Tributaria con su sistema OCR para facturas.
Es decir, que si hay algún proveedor que todavía te envía facturas en papel, con Pleo puedes escanearla en menos de dos segundos y tirar a la basura la física 🙌
Y después de esto, Pleo también categoriza todos esos gastos y facturas y consigue que puedas volcarlos fácilmente a tu programa de contabilidad.
¿Convencido con Pleo y con cómo organiza las facturas de los proveedores?
Pues venga, a por él, que va a mejorar un mundo la gestión de los gastos de tu empresa 😍
