P-Cards: tarjetas corporativas para optimizar pagos y gastos

Cuando tu equipo necesita un servicio o un bien urgente, ¿qué sucede?

Solicitud va, aprobación viene. Factura va, pago viene.

Un proceso que parece no tener fin; y es que desde el momento en que se necesita el bien hasta que finalmente se paga al proveedor puede pasar mucho tiempo.

Y durante este tiempo, muchos imprevistos: facturas que desaparecen como por arte de magia o pagos que se retrasan, sin mencionar cómo esto puede enfriar la relación con esos proveedores que tanto te importan 😟

¿Te suena?

Pues las P-Cards tienen la solución para problemas como este.

Se las das a tus empleados y ellos ya pueden comprar lo que necesiten —bajo tus premisas— sin que tú tengas que preocuparte por nada.

O por casi nada.

Tú solo tienes que configurarlas y hala, trabajan solas.

Te olvidas de aprobar órdenes de compra absurdas —a veces repetidas—, contabilizando facturas o haciendo pagos a proveedores.

¿Quieres saber más sobre las P-Cards?

Venga, va 😊

Las P-Cards, las eternas desconocidas

Estas tarjetas corporativas no tienen más que sorpresas para directivos como tú.

Tienen una P, de Purchase, que significa «comprar» en inglés 😜

Así que ya te puedes hacer una idea de para qué sirven estas tarjetas corporativas, pero estamos seguros de que no sabes todo lo que pueden aportar a tu organización.

¿Cómo?

• Permitiéndote hacer pagos instantáneos
• Otorgándote registros detallados e informes de gastos en un solo clic
• Categorizando automáticamente todos los tipos de gastos
• Eliminando las tediosas conciliaciones bancarias, los pagos de comisiones, intereses e incluso —a veces— los cargos por transacciones internacionales
• Simplificando un larguísimo proceso administrativo

Por lo tanto, con las P-Cards, además de mejorar los procesos de tu empresa, también reduces gastos ✌️

¿Y lo mejor de todo? 

Con las P-Cards te aseguras de que tus empleados no se pasan de su partida presupuestaria y de que además, las estén utilizando de manera adecuada sin que tengas que estar ahí, ojo, en todas y cada una de las operaciones que hacen.

Razones para usar P-Cards en tu empresa

Sabemos que no hay una única razón.

Hay varias ✊

#1 Puedes crear un perfil diferente para cada usuario

¿Que quieres que fulanito gaste solo X y menganito Y?

Con esta tarjeta de empresa es posible.

Puedes establecer un límite de gasto diferente para cada uno de tus empleados o para un grupo de tarjetas corporativas concreto.

Así evitas que gasten en exceso.

Y si te importa en qué se lo gastan, también puedes controlarlo; puedes predefinir en qué utilizan —o no— los fondos de la empresa.

Una verdadera maravilla.

Te evitas gastos indebidos y sorpresas.

#2 ¿Seguimiento e informes? Chupado

¿Qué es mejor: una transferencia bancaria, un cheque o un pago con tarjeta?

Lo último, sin duda.

Usar una tarjeta de empresa hace que el pago y su registro electrónico sea automático y te aporta datos específicos sobre el gasto, fecha y lugar de la transacción.

El cheque es una alternativa mucho más lenta 😴

Tienes que endosarlo tú mismo.

Depositarlo físicamente en la entidad bancaria y pasar por un proceso de verificación hasta que, por fin, llega el momento de que su destinatario lo cobre.

Por no hablar de que se puede extraviar, todo un peligro.

¿Y las transferencias?

Sí, es cierto que ofrecen una información similar a la que hemos mencionado ahí arriba de las tarjetas de negocios, peeeero su trazabilidad puede depender del banco receptor.

Por no hablar de la velocidad.

Si quieres hacer un ingreso instantáneo, peléate tú con el banco y págale las comisiones o te tocará esperar.

Y por supuesto, crear informes con todos los gastos bien categorizados será mucho más fácil y rápido al tenerlos todos juntitos en un mismo lugar.

Todo ventajas 😊

#3 Se integran de maravilla con otros sistemas contables

Tu software contable te va a agradecer que utilices las P-Cards.

Cada vez que tú o tu equipo pasa la tarjeta de compra corporativa, pum, los libros contables se actualizan prácticamente solos; solo hay que exportar los datos de las P-Card a tu software contable a golpe de clic y listo.

Además, en un par de clics consigues importar datos directamente de los extractos bancarios e integrarlos para tener tus finanzas controladas.

Y con esto consigues también el agradecimiento de tu equipo, al que le reduces significativamente la carga administrativa al no tener que registrar ticket a ticket todos y cada uno de los gastos.

#4 Los pagos a proveedores están siempre centralizados y controlados 

Sí.

Con esto de las P-Card no necesitas estar siempre conectado.

Prográmalas para que —si hace falta— autoricen automáticamente un pago mientras tú estás a otra cosa.

Puede ser un pago que se realice en cualquier parte del mundo y con cualquier divisa, otro de los pros de las tarjetas inteligentes.

Además, puedes programar transferencias; esto te permite no exceder la fecha pactada, cumplir tus acuerdos con los proveedores y así mejorar la relación que tienes con ellos.

Quizá así consigas que a la hora de negociar precios sean más transigentes o que prioricen tus pedidos antes que los de otro comprador que se retrasa en los pagos.

3 beneficios de las P-Card para tu empresa

Uy, aquí también nos ha tocado hacerte un listado.

Porque se nos va de las manos toda la info y preferimos que lo veas todo ordenadito 🙂

#1 Seguridad financiera a todas luces

Además de la tranquilidad por permitirte controlar los gastos, hacer un seguimiento detallado e informes personalizados, también te protegen contra fraudes, robos o pérdidas. 

Muchas de estas P-Cards —por no decir todas— cuentan con medidas de seguridad como códigos y tecnologías de reconocimiento para poder utilizarlas.

Así que si caen en mano ajena no serán más que un trozo de plástico inservible.

Entonces, ¿qué pasa si alguien pierde una tarjeta?

Nada 🙌

Porque solo estará autorizada para X gastos y además con un simple toquecito en la pantalla, listo: quedará bloqueada.

Y reemplazarla, qué pérdida de tiempo, ¿no?

Pues no. 

Son fácilmente reemplazables, para que no haya interrupciones comerciales.

En muchos casos, en un par de días hábiles recibes la nueva tarjeta en formato físico, pero tranquilidad; podrás activar al instante una tarjeta corporativa virtual —si no la tienes ya— para seguir haciendo pagos digitales.

Ventajas de la tecnología 🤩

#2 Tus empleados más contentos, tus proveedores volando

Y… ¿si tú no tienes preocupaciones con los pagos, por qué deberían tenerlas tus empleados?

Quizá no habías pensado en eso.

Para ellos, tener que adelantar el dinero de un gasto puramente empresarial es un engorro y una preocupación añadida a sus finanzas personales.

Con las P-Cards eliminas este malestar de la ecuación.

Si ese empleado se excede o necesita que le apruebes tú personalmente un gasto que no tiene programado para su P-Card, podrás concedérselo en tan solo un clic.

Así de fácil.

¿Y tus proveedores? 

Más contentos aún 🫢

Reciben sus pagos a través de las P-Cards de forma instantánea y sin complicaciones administrativas; para que así, nadie trabaje con tu empresa a disgusto.

Y tú, ya sabes: mejoras la automatización de los procesos de tu departamento de compras, eliminando pasos innecesarios y reduciendo carga administrativa.

#3 Más control, más productividad, más ahorro

Con las P-Card tienes datos sincronizados en tiempo real.

Saber justo en qué momento se está haciendo la compra, por cuánto valor y a qué categoría corresponde es su modus vivendi.

Y claro, claro que esto ayuda con la contabilidad de tu empresa 🤭

Hacer pagos automáticamente, con menos errores, optimizar las operaciones de gestión de proveedores o eliminar de la ecuación las terribles notas de gastos y los reembolsos a los trabajadores es ahorrar tiempo y dinero a partes iguales.

Con el seguimiento de las P-Card consigues una optimización de los gastos de aúpa.

Evitas compras duplicadas entre equipos, te permiten conocer qué gastos son innecesarios —por ejemplo, los de suscripciones que ya no se utilicen— o simplemente te dan visibilidad para decidir si negociar con otros proveedores mejores precios y condiciones por los mismos servicios.

Cómo implementar las P-Card en tu empresa

¿Lo primero?

Hacer un análisis interno de las necesidades de gasto de tu empresa, para entender cuáles son sus prioridades a la hora de operar.

Así, saber qué departamentos y funciones necesitan apoyo para mejorar su rendimiento y eficiencia en cuanto a gastos será pan comido.

Para eso debes tener en cuenta los volúmenes, tipos de bienes y servicios necesarios, así como el tiempo que invierten los tuyos en el proceso de adquisición.

Y ya con eso determinas si merece la pena emplear las P-Card para pagar con tarjeta de empresa en tu empresa o no.

Que ya sabemos que sí, pero tú míralo, que es lo suyo.

¿Y qué más?

Pues… para ponerlas a funcionar en tu negocio, solo tienes que establecer cuál va a ser su política de uso.

Es decir, unas reglas básicas que todos deben conocer y tener grabadas a fuego en sus formas de operar.

Bueno, y si alguno de tus empleados te sale rana o no se entera, tampoco pasa nada.

Las P-Card sí van a seguir esas directrices al pie de la letra; no dejarán que nadie se salga del guion.

Así no habrá riesgos financieros por los que preocuparse 😉

Y con esto, sería suficiente si has elegido ya quién va a ser tu proveedor.

¿Todavía no?

Las mejores P-Cards, las de Pleo

Conseguir que toda tu empresa se ponga de acuerdo para organizar una cena es prácticamente imposible, pero que cada uno pague su plato con su tarjeta corporativa, no.

Lo mismo ocurriría con los gastos de un viaje; sería difícil que se pusieran de acuerdo en qué transporte utilizar, dónde comer o dónde pernoctar. Pero a la hora de pagar lo tendrán claro.

P-Card. P-Card. P-Card.

¿Con qué si no?

Y tus proveedores, también: team P-Card.

Más rapidez, seguridad, facilidad administrativa y menor riesgo de impago.

La llegada de estas tarjetas de negocios a tu empresa hace que nadie quiera volver a oír hablar de pagarés, cheques, adelantos y mucho menos de reembolsos.

¿Y qué viene ahora?

Buscar un proveedor de P-Card que te ofrezca un servicio ágil, intuitivo, fácil de usar y que a ti, como CFO, te permita tener un control total del gasto y una mayor visibilidad.

Tenemos la solución: las tarjetas corporativas de Pleo.

Con ellas tu equipo podrá pagar todo lo que necesite mientras tú consigues ahorrar todo ese tiempo y dinero 😌

Pleo también se ocupa de que cada gasto vaya de la mano de su factura simplificada o ticket, porque en cuanto tu equipo la recibe, una foto desde la app es suficiente para justificarla.

Y si la factura llega al correo, Pleo Facturas la busca hasta dar con ella.

¿Que además tu equipo necesita realizar gastos en efectivo porque se ha dejado la tarjeta en casa o el local no las admite?

Pleo también los registra, para que no se te escape ni uno.

Venga, no le des más vueltas.

Simplifica el día a día del negocio con las tarjetas corporativas, simplifica con Pleo; la mejor gestión de gastos para tu empresa 🫶