Auditoría financiera y el impacto de la tecnología

La tecnología y las finanzas, nos pese o no, acabarán yendo de la mano inexorablemente.

Y las auditorías financieras son el mejor ejemplo de ello.

¿Que por qué?

Porque las auditorías son densas y largas.

Un proceso tradicionalmente pesadísimo… que la tecnología, menos mal, está facilitando enormemente 👏

Y evitarlo no es una opción. 

Pon que de pronto hay un gran no, grandísimo inversor dispuesto a poner billetes por tu empresa 💶

Por muchos que tenga, si no conoce los estados financieros de la empresa, se negará en rotundo a invertir en ella.

¿Y cómo los conoce?

Ya sabes que no sirve que vayas a decirle eso de que todo va muy bien 😂

Te pedirá toda una auditoría financiera. Una auditoría contable que refleje los estados financieros de la empresa.

Para hacerla deberás contar con un auditor independiente, bien sea externo o interno. 

Sea como sea, la persona auditora se tendrá que sumergir en datos, documentos y políticas para elaborar el informe y poder emitir el resultado.

¿Vemos cómo? 

Auditoría interna financiera y tecnología, vaaaamos allá 🤙

Auditoría financiera: importancia y objetivos

¿Y si ese gran inversor no existiera?

¿Cuándo se realiza una auditoría financiera? ¿Es obligatorio?

Si tu empresa cotiza en bolsa y es muy grande, que no te quepa duda: te toca pasar por el aro. También dependerá del sector y de dónde se ubique.

En el resto de casos, no. Las auditorías financieras no son obligatorias… pero sí importantes, empezando por la transparencia.

Una auditoría contable y financiera proporciona información precisa sobre los estados financieros de la empresa. Más transparencia que esa, poca 😅

Es uno de los objetivos de la auditoría financiera, de hecho.

Con esa transparencia, además, te será mucho más sencillo encontrar financiación, en caso de que la necesites.

La importancia de la auditoría financiera también se refleja en la información que te proporciona. El informe puede destapar riesgos financieros que terminen siendo un problema para la empresa.

Auditando, esa información sale a la luz… y solo te queda tomar decisiones informadas para remediarlo, otra finalidad de la auditoría financiera.

Y al revés, ojo: de las auditorías financieras también pueden aflorar oportunidades, con lo que te aseguras que no se te escapen.

¿Y la legalidad? Las auditorías financieras son obligatorias en algunos casos, como hemos dicho. Pero también podría revelarte que no estás cumpliendo la normativa vigente: el compliance financiero es otro de los objetivos.

Sí, sí: como ves, puede ayudarte mucho con el análisis de riesgos financieros 😌

Y a tomar mejores decisiones financieras, a optimizar procesos y a detectar fraudes. Todo ello con la información que salga del informe que entregue la persona responsable de hacer la auditoría financiera.

Casi nada, ¿eh?

Por eso mismo es un proceso tan a la orden del día de empresas de todo el mundo, tengan la obligación legal de hacerla o no.

Bueno, por eso… y porque la tecnología facilita mucho el proceso de auditar, claro 😬

Las características de toda auditoría financiera

Las auditorías financieras en Europa vienen definidas por la NIA (Normas Internacionales de Auditoría), que existen para garantizar la calidad y objetividad del proceso.

Además, en España están reguladas por una ley llamada, ojito con la creatividad, «Ley de Auditoría», que a su vez se encuentra regulada mediante reglamentos.

Vamos, que las auditorías financieras tienen que hacerse de cierta forma, como veremos en breve, en el proceso.

Dicho esto, ¿cuáles son las características de la auditoría contable?

Obviamente, una auditoría financiera tiene que ser objetiva. El auditor puede dar una opinión personal al entregar el informe, sí, pero el proceso trata de certificar los estados financieros de la empresa, que se reducen a números.

También tiene que ser sistemática. Es decir, tiene una estructura y unos procesos previamente planteados y se hará siempre de la misma forma.

Y profesional. No sirve cualquiera. Quien audite debe que tener formación al respecto, bien sea una auditoría interna financiera o una llevada a cabo por alguien externo.

¿Seguimos?

También debe ser legal, en el sentido de que debe cumplir con la legislación española y europea.

Y definitiva, porque el informe reflejará una serie de aspectos evaluados en los que luego podrás intervenir. Para mejorar un proceso, mitigar un riesgo, aprovechar una oportunidad, etc.

Y ahora sí que sí: ¿cuáles son las etapas de la auditoría financiera?

Proceso de una auditoría financiera: fases y etapas

Las fases de la auditoría financiera vienen definidas en la NIA y son estas:

#1 Fase de planificación

La planificación de la auditoría financiera es lo primero.

En esta fase se establece cuál es el objetivo de la auditoría financiera y los plazos para ejecutarla.

Es un momento en el que el auditor debe familiarizarse con la empresa, tanto con su entorno como con la industria, y posteriormente definir los posibles errores que puedan aparecer durante el proceso.

También se asignan los recursos y determinan los procedimientos antes de programar su ejecución, algo que deben conocer el resto de las áreas la empresa.

#2 Fase de ejecución

Con el plan diseñado, toca auditar.

Es momento para que el auditor obtenga las evidencias que respaldarán su informe. Lo hace revisando los registros contables y las políticas de empresa, entrevistándose con el personal y haciendo aquello que necesite para auditar.

Evaluará el control interno de la empresa y hará pruebas para detectar errores o fraudes.

En todo momento, además, el auditor estará en contacto con la dirección, con el fin de resolver problemas u obtener aclaraciones a cuestiones que vayan surgiendo.

#3 Fase de conclusión

El tercero de los pasos de la auditoría financiera es el de obtener las conclusiones.

Es cuando quien audita revisa los resultados obtenidos. Con ello sabrá si los estados financieros presentados son fieles a la realidad o si existe algún problema significativo.

También preparará toda la información para elaborar su informe, siguiente fase del proceso de la auditoría contable.

#4 Fase de informe

Llega el momento de la verdad: el de saber qué ha salido.

La persona auditora presenta el informe a los directivos, posibles inversores o personal interesado, e incluye su propia opinión sobre si los estados financieros se presentan de manera justa o no.

También incluirá cuestiones reveladas durante la auditoría financiera, como riesgos financieros relacionados con los fraudes o con la falta de cumplimiento normativo.

#5 Fase de seguimiento

Esta quinta fase no es obligatoria, pero es común que se lleve a cabo.

En ella, la persona auditora queda pendiente de la empresa, para comprobar que esta ha tomado las medidas necesarias para abordar los problemas descubiertos durante el proceso.

Oye, y sin comerlo ni beberlo… auditoría hecha ✅

Que contado así parece poca cosa, como que se hace en un rato, pero cada una de las fases, especialmente las cuatro primeras, son una auténtica tortura para quien audita.

Perdón: ¡eran!

Porque ahora, con la tecnología, las auditorías financieras son hasta agradables para todos 🫠

Avances tecnológicos para facilitar, agilizar y mejorar las auditorías financieras

Sí, en una auditoría financiera, el auditor se podía tirar sus horitas haciendo conciliaciones bancarias, que suelen generar el mismo efecto en todo el mundo: sopor 😴 

Ahora ya no.

Bueno, sí, siguen siendo soporíferas, pero la tecnología ayuda de tal manera en eso y en todas las etapas de la auditoría que estas se han vuelto procesos semiautomáticos.

Procesos en los que el auditor es más productivo y eficiente que nunca.

Empecemos por ahí, entonces: la tecnología te permite automatizar procesos repetitivos propios de las auditorías financieras, como el seguimiento de las transacciones, la revisión de documentos o la misma generación de informes.

Según el tamaño de la empresa que haya que auditar, la persona encargada ahora ahorra muchas, muchas, muuuchas horas con esto de la automatización de procesos 🙌

Siguiendo por lo general, la tecnología también ha traído software o herramientas de auditoría financiera, diseñadas para auditar los estados financieros y el compliance de las empresas sin apenas esfuerzo.

Bien por los auditores del mundo 👍

Estas herramientas, por ejemplo, permiten hacer análisis avanzados de datos, de forma que en segundos se identifiquen patrones o tendencias que puedan llevar a detectar los fraudes.

Los software de auditoría financiera, por otro lado, se pueden integrar con las herramientas de contabilidad, de modo que quien audita pueda extraer datos y hacer revisiones contables de forma automática.

La velocidad es todo un beneficio en esto de las auditorías realizadas con la inestimable ayuda de la tecnología, sí.

Y la seguridad es otro, porque las tecnologías garantizan el control de los datos financieros y la privacidad durante todo el proceso de la auditoría.

Para finalizar, la comunicación. Decíamos que a lo largo del tiempo que dure la auditoría, la persona que audita tiene que poder estar en contacto con el personal directivo como tú, para poder preguntarte o pedirte que le ayudes con lo que sea.

La tecnología facilita enormemente esa comunicación, y donde antes había retrasos y cuellos de botella, ahora hay respuestas inmediatas y fluidez, lo que agiliza mucho el proceso.

Qué bien con las auditorías financieras de hoy en día, ¿eh?

Hemos pasado de lentitud, falta de precisión y errores humanos a auditar de forma precisa, efectiva, eficiente y ágil.

Sin errores y pudiendo obtener conclusiones sin apenas esfuerzo, con la consiguiente generación de informes también de forma automática.

Y esto solo es el principio… 🙄

El futuro de la tecnología en las auditorías financieras y cómo ofrecer más valor

Pues sí: la tecnología ha pegado fuerte en las auditorías contables, pero todavía puede dar más.

¿Hablamos de IA y blockchain?

La IA jugará un papel crucial a la hora de analizar grandes volúmenes de datos y obtener patrones y tendencias, maximizando el alcance de las auditorías y la precisión de las conclusiones extraídas.

Porque sí, poder procesar todo el histórico de datos disponible es solo la primera parte; ¿cuánto tiempo tendría que invertir quien audita en obtener esas tendencias entre miles o decenas de miles de datos y transacciones?

La veracidad de esas transacciones, por otro lado, se puede ver reflejada en el uso de la cadena blockchain, una tecnología de futuro y presente con la que el auditor podrá verificar todas las transacciones de la empresa.

La tecnología también llegará —ya está en ello—a poder procesar y comprender documentos de texto. 

De este modo, el auditor podrá hacer preguntas siguiendo un lenguaje de procesamiento natural y obtener las respuestas que requiere sin el mayor esfuerzo.

Y a cubrir un aspecto fundamental de nuestros días: la información en tiempo real.

Fundamental porque los mercados son inestables y las condiciones cambian rápidamente, aumentando los riesgos financieros de forma desmesurada.

Pues sí, para paliar este contratiempo propio de los tiempos de incertidumbre, todas las herramientas de auditoría financiera se encaminan a auditar en tiempo real.

¿Qué tenemos?

Un mayor alcance —máximo— de la auditoría, precisión a la hora de analizar datos, ahorro de tiempo al obtener determinada información y veracidad en las transacciones. 

Y todo en tiempo real.

No queda otra: para ofrecer más valor en el futuro, el auditor tendrá que abrir su mente e incorporar la tecnología disponible a sus técnicas de auditoría financiera. 

No solo para verificar los estados financieros presentados, sino para identificar riesgos no directamente financieros. 

Riesgos operativos en otras áreas de la empresa, como departamentos que no funcionan o amenazas que podrían comprometer el funcionamiento de la cadena de suministro.

Si la tecnología da para eso… ¿qué sentido tiene no emplearla?

Y para muestra, Pleo

Mira, por ejemplo, esta solución de gastos.

Es un software de gestión basado en tarjetas empresariales, para que se las repartas a tu equipo y puedas controlar el gasto.

Todo, ¿eh? Del primer céntimo al último, incluido lo que se paga en efectivo.

La homologación de la Agencia Tributaria hace que con Pleo las facturas y los tickets desaparezcan de la ecuación. Todo queda digitalizado desde el momento en que se hace un pago.

Y todos los datos, categorizados.

Con esta información, imagina las posibilidades de quien haga la auditoría financiera.

En minutos podrá verificar todo lo relativo a los gastos de la empresa, foco de problemas a la hora de realizar auditorías.

¿Un proveedor está siendo un lastre para la tesorería de la empresa?

¿Algunos trabajadores parecen estar gastando más de lo que permiten las políticas de empresa?

¿Hay gastos que no quedan claros y que podrían despertar la indeseable curiosidad de Hacienda?

El auditor lo captará todo con la ayuda de Pleo, con el que además podrá elaborar reportings financieros más fácilmente a partir del dashboard de gastos personalizable.

Y tú, como CFO, feliz de poder ofrecer transparencia a raudales a todos los interesados 😊

No volverás a ver las auditorías financieras igual. 

Que sí, que sí: pásate a la gestión de gastos con Pleo y venga, a auditar 🙃