Gastos de una empresa pequeña: guía de gestión y control para pymes

Pongámonos serios: el Excel para controlar los gastos de tu pequeña empresa es… insuficiente 🫤

Cuando empezasteis estaba fenomenal, pero a la que la empresa crece aunque sea un poquito… las prestaciones de la hoja de cálculo se quedan cortas.

En cuanto se acumulan unos cuantos gastos más de lo que estáis acostumbrados, caos.

Y el caos trae pagos duplicados, gastos que se pierden, reembolsos interminables y falta de información para aumentar la rentabilidad de la empresa ☠️

Cosas que se solucionarían subiendo un pequeño escalón tecnológico en esto de la gestión de gastos, y es de lo que vamos a hablar en las próximas líneas.

Haremos un repaso a los gastos de una empresa pequeña que sean más comunes, para que no se te escape ninguno. 

Veremos también cómo reducirlos y acabaremos con una ronda de consejos para que optimices su control.

Y todo centrado en empresas pequeñas, sí 😊

A por ello.

Desafíos en la gestión y control de gastos en una empresa pequeña

¿Qué tienen las empresas pequeñas que no tengan las grandes?

Generalmente, un volumen de operaciones menor. Menos operativa.

Eso genera menos trabajo, razón por la cual hayas podido ver el control de gastos en Excel como una buena idea.

Pero… ¿realmente lo es para la gestión de pymes?

Aquí una serie de inconvenientes propios de gestionar los gastos «a lo tradicional»:

Riesgo alto de descontrol

Las hojas de cálculo van bien cuando los gastos son siempre los mismos.

Cuando aparecen varios gastos nuevos a la vez es probable dejarse alguno fuera de la contabilidad de la pyme. 

Y eso hace que el pago de impuestos no sea óptimo 👎

En otras palabras: provoca que pagues más de lo que deberías, algo que juega totalmente en contra del aumento de la rentabilidad de cualquier empresa, más si es pequeña. 

Los pagos con dinero propio y los reembolsos

Ese descontrol se genera sobre todo con los pagos con dinero propio, bien sea en efectivo o con tarjeta.

Cuando pagas con tarjeta, pues bueno, todo queda registrado y siempre se puede revisar para confirmar que no os habéis dejado ningún gasto, aunque no es lo ideal ☹️

¿Y qué pasa cuando un trabajador de la pequeña empresa hace un pago con un billete de 50 € porque no lleva su tarjeta encima?

¡Peor todavía! 😭

Lo más común es que lo ponga en la nota de gastos, otro sistema en vías de extinción.

Ese gasto tiene que ser corroborado por contabilidad, que le pedirá la factura simplificada al trabajador para que lo justifique.

Suponiendo que esté todo bien, se inicia un proceso de reembolso que suele durar semanas, tiempo que estará el trabajador sin su billetito de 50 €.

Algo poco molesto si en efecto son solo 50 €, pero ¿y si el trabajador ha tenido que adelantar 50 € en efectivo y otros 230 € con su propia tarjeta?

Horror 🫠

La tesorería, también descontrolada

Que el volumen bajo de entrada y salida de dinero en comparación con una empresa grande no te nuble.

En la caja de una empresa siempre tiene que haber efectivo. O, al menos, tiene que haber un control exhaustivo de cuánto dinero hay, cuánto va a salir próximamente y cuánto habrá dentro de unas semanas.

Si el control de gastos de tu empresa pequeña no se lleva al día con esa ayudita tecnológica extra, la improvisación hace acto de presencia en el flujo de caja… y aumenta el riesgo financiero.

¿Qué pasa si de repente hay que hacer frente a una inversión inesperada? Como no haya efectivo en la caja, problemas 😱

Los gastos siguen siendo el enemigo y no al revés

En términos más generales, este descontrol lleva a enfrentarte a los gastos.

A que los veas como una amenaza, algo que juega en contra de tu estrategia de crecimiento… cuando realmente no debería ser así.

Sí, los gastos hay que pagarlos y hacen pupa a las cuentas de la empresa pequeña, pero también pueden ser el impulso definitivo para que el negocio dé un salto.

Los gastos, por ejemplo, te permiten optimizar tu calendario fiscal para acabar reduciendo la cuota de Impuesto de Sociedades y la cantidad de IVA deducible a pagar.

El control férreo sobre los gastos de la pyme te permite tenerlos todos localizados y contabilizados, de forma que te asegures pagar menos trimestre a trimestre o mes a mes.

Piensa en un ahorro de, por qué no, 300 € mensuales, que antes no estabais consiguiendo porque los pequeños gastos los dejabais de lado por insignificantes.

Pero te pones a sumar y toma ya, 300 eurazos que no te resuelven la papeleta en un mes, pero oye, al final del año son 3.600 € que podrían ser invertidos en acciones para que tu pequeña empresa sea cada vez menos pequeña. 

Los gastos, sieeeempre de tu lado 😌

¿Vemos los más frecuentes en las empresas pequeñas?

Gastos más comunes de una empresa pequeña

El primer paso para controlar los gastos de una empresa pequeña, mediana o grande es conocerlos.

Obviamente, dependerá del sector al que pertenezca la empresa; no serán los mismos gastos los de una floristería que los de un SaaS.

Dicho esto, los gastos se pueden clasificar de forma general de tres maneras.

Según si son de producción o no:

• Gastos directos: son aquellos que tienen que ver con la producción de la pequeña empresa, como los materiales, los proveedores o la mano de obra
• Gastos indirectos: lo contrario, como el alquiler de la oficina o los equipos informáticos

Otra forma de clasificarlos es si les afecta el nivel de producción o no:

• Gastos fijos: no les afecta; siempre son los mismos, se produzca más o menos, como el alquiler de la oficina o el salario del personal administrativo
• Gastos variables: a estos sí que les afecta; hablamos de materiales y materias primas, del coste de los proveedores, de la mano de obra, etc.

Y finalmente tenemos aquellos que tienen que ver directamente con la actividad de la empresa y los que no:

• Gastos operativos: sí tienen que ver, como la compra de materiales, los salarios de todos los trabajadores y los gastos de envío
• Gastos no operativos: no tienen que ver con la actividad; multas y sanciones, pagos de intereses en préstamos…

Los gastos no operativos, por inesperados, son peligrosísimos para las pequeñas empresas que controlan sus gastos de aquella manera, un poco improvisando sobre la marcha.

Esas clasificaciones te pueden servir como punto de partida, pero aquí va otro listado interesante de gastos de una empresa pequeña más frecuentes:

• Gastos en personal: salarios, beneficios para empleados…
• Gastos en el alquiler del espacio de trabajo, comunidad…
• Gastos de suministros: WiFi, teléfonos de empresa, luz, agua, gas…
• Gastos de papelería: folios, bolígrafos, carpetas, grapadoras…
• Gastos de mobiliario y maquinaria: sillas, escritorios, equipos informáticos, impresoras, fotocopiadoras…
• Gastos en marketing y publicidad: campañas de anuncios, de renovación de web, de redes sociales, de prensa, de radio, de televisión, eventos, patrocinios…
• Gastos en profesionales independientes: asesores, gestores, personal de limpieza, marketeros, fontaneros…
• Gastos de administración, legales y contables: de personal de administración, de constitución de la pequeña empresa, de asesoría laboral, abogados, consultorías legales, de contabilidad… 
• Gastos en herramientas digitales: software de gestión para pymes, informáticos de seguridad, de organización de recursos, CRM, ERP…
• Gastos de representación: comidas, cenas, regalos… todo para clientes
• Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar: entradas para un partido, masajes, congresos, actos culturales… todo para personal de la pequeña empresa
• Gastos de viaje: dietas, alojamientos, transporte…
• Gastos de envío
• Gastos de vehículo: gasolina, alquiler, seguro, reparaciones, kilometraje…
• Impuestos: seguridad social de la plantilla, IVA, Impuesto de Sociedades…
• Seguros: de accidentes, de responsabilidad civil, para cubrir bajas…
• Licencias y permisos: para vender alcohol, comida, tabaco, medicinas, armas, productos químicos, equipos de salud…
• Gastos financieros: intereses de préstamos, comisiones bancarias…
• Gastos de formación: cursos, entradas a conferencias, talleres…
• Gastos de fabricación: materias primas, mano de obra, fabricación…

Esos son los tipos de gastos comunes a toda empresa pequeña. Obviamente la tuya no incurrirá en todos, pero te puede servir de guía.

A partir de ahí, piensa en el sector en el que está tu pyme y qué gastos específicos conlleva.

Cómo reducir gastos en tu empresa pequeña

Controlaros está muy bien y es el objetivo de este post que estás leyendo sobre gastos de empresas pequeñas… pero si encima te llevas técnicas para reducirlos, pues mejor.

Mira, vamos a ver unas pocas:

Revisa las suscripciones

Las suscripciones a programas o servicios SaaS son un recurso fantástico, porque los pagos mensuales suelen ser pequeños y dan mucho por muy poco.

El problema que tienen es que cuando dejan de utilizarse, como son tan baratas, se siguen pagando «por si acaso» volvieras a necesitarlas.

Y no; pasan las semanas y de pronto te das cuenta que se han ido 50 € al mes durante dos años de forma totalmente innecesaria.

Revisa todas las suscripciones que esté pagando la empresa y a ver qué eliminas, que igual te encuentras hasta una que solo usaba un antiguo trabajador que ya no está.

Y si crees que la cosa puede ser mayor incluso…. aquí te hablamos de gestionar suscripciones 🙃

Echa un ojo a los proveedores

Las relaciones con tus proveedores pueden venirte bien también para reducir gastos en tu pyme.

Es posible que cuando hiciste la evaluación de proveedores y formalizasteis el acuerdo, este te pareciera fantástico. Buen precio, buenas condiciones… total, tu empresa era pequeña y el proveedor parecía que os estaba haciendo un favor.

Pero ahora que ha pasado el tiempo has visto que el favor se lo estás haciendo tú a él por la cantidad de pedidos que le hacéis.

¿Por qué no lo aprovechas?

Se trata de renegociar con él, un mejor precio o unas mejores condiciones, con la garantía de que tu pequeña empresa ha estado cumpliendo de forma inmaculada desde que empezasteis.

Pero un ojo de verdad, ¿eh? Que en los proveedores hay mucho que rascar

Espera, espera… ¿y si gestionas tus proveedores y lo concentras todo en el mismo?

Es una buena forma de conseguir que reduzca el precio: encargándole más cantidad.

Si compras 1.000 unidades por 30 € pagas 30.000 € por 1.000 unidades, a 30 € por unidad.

Pon que ese es uno de tus seis proveedores, el más barato. A ese gasto tendrías que sumarle lo que le pagas a los otros seis.

En total se te van, agárrate, que vienen curvas, 140.000 € 😑

Si centralizas tooodo en el mismo y compras 15.000 unidades por 20 € pagarás 100.000 €, pero a 20 € por unidad… con un margen de rentabilidad mucho mayor.

Probablemente no puedas depender únicamente de un solo proveedor, pero si puedes reducir y centralizar aunque sea un poco… mejor que mejor.

Busca financiación alternativa

La de los bancos está bien, porque sabes que son entidades fuertes y generan confianza.

Pero los intereses… 😶‍🌫️

Busca alternativas privadas, que las hay. 

Alternativas con intereses mucho menores, que te permitan disponer de fondos extra para acometer campañas o inversiones específicas sin pagar en exceso.

Automatiza procesos

La tecnología es un recurso maravilloso para evitar tareas repetitivas y tediosas a las que normalmente hay que dedicarles demasiado tiempo.

La introducción de los datos de las notas de gasto en los programas de contabilidad para pymes, por ejemplo. Si lo automatizas, el ahorrito de tiempo puede estar bien.

O el cálculo de los impuestos.

O la generación de la propia nota de gastos.

O la generación de informes.

Ahí queda 🤟

Otros métodos de reducción de costes en empresas pequeñas 

Aquí otras ideas rápidas:

• Considera el teletrabajo, que puede venirte bien como empresa
• Optimiza la cadena de suministro; cuanto más larga sea, más oportunidades de ahorro
• Asóciate con otras pequeñas empresas para aumentar los pedidos al mismo proveedor y obtener un precio incluso mejor
• Crea una política de gastos para evitar gastos innecesarios por parte de la plantilla

De hecho, lo de crear una política de gastos nos lo vamos a llevar a los consejos para el control, que también encaja ahí.

¿Los vemos? 👇

Tips de control de gastos para una empresa pequeña

Ya conocemos lo que puede pasar si no modernizas el control de gastos, tipos de gastos comunes en pymes y algunos métodos sencillitos para reducirlos.

Supongamos ahora que te apuntas a esa modernización de la que hablábamos y haces uso de la tecnología para controlarlos.

Aquí unos cuantos consejos para que saques el máximo partido:

#1 Crea una política de gastos de empresa

Lo primero es lo primero: has de crear la biblia de los gastos, para que todo el mundo tenga claro qué puede incluir como gasto de empresa y qué no, y cómo proceder en cada caso.

Te servirá para eliminar posibles disputas en los procesos de reembolso y, sobre todo, a evitar gastos del todo innecesarios.

Si quieres una ayudita, puedes empezar por aquí.

#2 Haz análisis de gastos de tu empresa pequeña con frecuencia

Una de las ventajas de subirte al tren de la tecnología para la contabilidad de gastos y control es que vas a poder analizarlos sin esfuerzo.

Contarás con sistemas de análisis de costos y gastos que te permitirán analizarlos categorizándolos, para ver por ejemplo cuál está por encima de lo esperado.

Y si quieres subir el nivel, hay herramientas de análisis predictivo que te permiten procesar grandes cantidades de gastos y hacer previsiones futuras, paras que puedas prepararte.

#3 Haz reportes financieros y trabaja con ellos

El análisis se puede volver más sencillo todavía si cuentas con un sistema que genere reportings financieros de forma automática.

La tecnología te permite configurar informes e incluir los KPIs financieros que desees controlar, así como gráficos y diagramas visuales con los que puedas conocer información importante de un solo vistazo.

Y los informes financieros te vendrán genial para compartirlos con el equipo y mantenerlo motivado, pero sobre todo para obtener una información fantástica a partir de la cual tomar decisiones que marquen el rumbo estratégico de la pyme.

#4 Hazlo todo en tiempo real

Otro aspecto fantástico de la tecnología es que el análisis y los informes financieros los puedes obtener en tiempo real.

Tiempo real, ojo.

Ya no hace falta esperar al cierre fiscal para analizar y tomar decisiones; qué va.

Puedes programar que la herramienta te envíe el informe en PDF al email cada mañana, o si en un momento dado quieres revisar… en dos clics lo tienes ✌️

En tiempos de elevada incertidumbre como los que estamos viviendo, que afectan especialmente a las empresas que no tienen tanto margen de maniobra, la información en tiempo real es capital.

#5 Elige un software para la gestión óptima de los gastos de tu pyme

Uf, ¡uf!

Cuánta cosa buena trae la tecnología en esto de la gestión de gastos para una empresa pequeña, ¿eh?

El consejo final es que elijas sabiamente.

Quédate con una solución saludable económicamente para la empresa ✅

Con una que te permita analizar los gastos y generar informes atractivos en tiempo real ✅

Con una que facilite los reembolsos y elimine los numerosos problemas de la nota de gastos ✅

Que centralice todos los pagos en el mismo sitio y asegure la optimización fiscal, permitiéndote ahorrar ✅

Y que cuente con la automatización de procesos como uno de sus puntos fuertes ✅

La buena noticia es que esa solución existe y se llama Pleo, una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa y que se ajusta a cualquier tamaño de negocio.

Qué, ¿te animas a controlar los gastos de tu empresa pequeña con esta solución de nombre simpaticón?

Pues… marchando una gestión de gastos con Pleo ⭐