Toda empresa tiene que hacer frente a gastos pequeños e improvisados, ajenos a los presupuestos.
No hay otra 🫤
La compra de material de oficina, por ejemplo.
O un café en el bar antes de visitar a un proveedor o cliente.
O una bombilla para reponer la que se ha estropeado en el cuarto de baño.
Sí, los pequeños gastos imprevistos existen, y si no lo hiciera caja chica limitarían la fluidez de la empresa.
Si un trabajador se va a la tienda a por 6 bolígrafos para la reunión que cuestan 15 €, ¿qué hace?
¿Solicita permiso primero al —posiblemente atareado— manager del equipo para que le aprueben el gasto?
¿Rellena su nota de gastos y el reembolso se va a las semanas y semanas?
Claro que no: la caja chica agiliza todo el proceso, proporcionándole dinero en efectivo para que haga frente a esa compra relativamente insignificante.
Y decimos relativamente porque... ¿qué son 15 € en comparación con el presupuesto total del ejercicio? Pero claro, te pones a sumar esos pequeños gastos imprevistos y hala, ya tienes una cantidad considerable.
La caja chica es una reserva de dinero en efectivo que se guarda tu empresa para hacer frente a los gastos de este tipo, los menores.
Y hay que saber cómo gestionarla, porque si no... caos: gastos descontrolados, no sabes dónde se va el dinero, no te deduces todo lo que podrías, etc.
Todo mal 😱
Pero para eso estamos aquí: para hablar de la caja chica.
De por qué es importante, de qué gastos puedes incluir y de cómo gestionarla para disfrutar de todas las ventajas que te vamos a contar a continuación.
Vaaaamos allá con la caja chica, venga.
La importancia del modelo caja chica
A priori parece poca cosa.
Al ser un fondito de emergencia para pequeños gastos improvistos, ¿cómo va a ser importante?
Pues lo es, lo eeeeeees 🙃
Y te lo vamos a demostrar desde sus beneficios, a los que ya te hemos introducido hablándote del caos que supone tanto proceso de aprobación y reembolso para gastos tan pequeños.
Beneficios de una gestión de caja chica óptima
La fluidez es el primero, sí.
La caja chica de una empresa aporta ritmo. Elimina las esperas del todo innecesarias para acometer gastos menores.
Al existir un fondo de, por ejemplo, 1.500 € para estos gastos, cuando se dé cada uno de ellos no tendrá que pasar por el típico proceso de preaprobación y reembolso.
La persona responsable de la caja chica —uy, que nos adelantamos— le da ese dinero al trabajador, que lo gasta sin temor y aquí todos contentos.
Pero hay más ventajas, que te resumimos a continuación:
- Eficiencia : sí, gracias a la caja chica, tu equipo no perderá tiempo de más y podrá centrarse en aquello en lo que es más productivo.
- Control : que sean pequeños gastos en efectivo no quiere decir que no se controlen; al revés. El uso de la caja chica te permitirá controlar esos gastos menores que de otra manera se perderían en el olvido, permitiéndote así optimizar el calendario fiscal para empresas y pagar menos impuestos.
- Flexibilidad : el problema de los gastos es que cada cobrador impone sus propias reglas. En algunos sitios no te aceptan tarjeta, en otros no te dan una factura completa, en otros les va fatal un billete de 50 € por no tener cambio, etc. La caja chica aporta una flexibilidad tremenda, al dotar de efectivo a tu equipo para resolver cualquier pequeño pago que se le ponga por delante.
Y terminamos con otra ventaja que sacamos de la lista: fomentas el gasto responsable .
Tu equipo no estará adelantando su propio dinero, sino el de la empresa. La empresa le está dando efectivo para que lo gaste según crea conveniente.
Esa autonomía acaba derivando en una sensación de sentirse valorado y eso, a su vez, en fidelidad y retención de talento, una tendencia del futuro laboral 🤟
Ni tan mal esto de la caja chica, ¿eh?
Sigamos; vamos ahora con los gastos de la caja chica.
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Ejemplos de gastos de caja chica
Ojo, matiz: la caja chica y el fondo fijo no son lo mismo.
Cierto es que la caja chica es un tipo de fondo fijo, sí, pero cuando hablamos de este segundo concepto nos solemos referir a fondos de emergencia mucho más significativos.
Ya sabes lo que dicen: si pasara algo y la empresa no pudiera operar durante un tiempo determinado, ¿cómo te cubres de ese riesgo financiero ?
Ahorrando y guardando en la caja un fondo de emergencia o fondo fijo que os permita operar durante un tiempo sin ingresar.
Así que lo dicho: la caja fija es un fondo fijo pero no EL fondo fijo, o no al menos el fondo que comúnmente se conoce como fondo de emergencia.
Aquí estamos hablando de gastos menores, tales como estos:
- Material de oficina, como la compra de bolis, grapadoras, clips...
- Papelería, como libretas, agendas, etc.
- Envío de paquetes pequeños por mensajería
- Alimentación: cafés o tés en una cafetería, botellitas de agua para una reunión, etc.
- Material para pequeñas reparaciones en la oficina, como bombillas o fusibles
- Gastos de locomoción como el taxi, los billetes de autobús o el parking
- Productos de higiene, como el desinfectante, las toallitas, el jabón para fregar los platos...
Como ves, entran todo tipo de gastos, con la condición de que sean menores.
Gastos de viaje , imprevistos en materiales de oficina... un poco de todo, sí 😌
¿Vemos ahora cómo gestionar la caja chica?
La gestión de la caja chica, de pe a pa
Venga, que vamos a darle la estocada —casi— final al post hablando del manejo de la caja chica. De su gestión.
¿Qué pasos deberías seguir para hacer del control de la caja chica uno de los puntos fuertes de la empresa?
#1 Establece los umbrales de referencia
La caja chica, en concepto, es un fondo fijo.
Una cantidad fija de dinero que siempre está o debe estar ahí para afrontar, en este caso, gastos menores como los vistos anteriormente.
Por lo tanto, el primer paso es que establezcas dicha cantidad fija.
¿Cuál es el fondo de la caja fija? ¿Cuánto dinero debe contener?
Obviamente, dependerá de tu empresa: ¿3.000 €?
