Cuenta 678: los gastos extraordinarios en tu contabilidad

La cuenta 678 Gastos excepcionales, otro cajón de sastre.

¿Verdad o mentira? 🙄

Bueno… según se mire, aunque nosotros somos partidarios de que sí, que así es.

De la cuenta 678, el PGC (Plan General Contable) dice literalmente que es «para contabilizar las pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en otras cuentas del grupo 6».

Atendiendo a la definición del PGC tiene pinta de que sí que es una especie de comodín, ¿no?

Como en Pleo huimos de las definiciones oficiales porque no las vemos particularmente prácticas, vamos a hablarte de la cuenta 678 Gastos excepcionales con nuestras propias palabras. 

Te contamos por qué creemos que sí, que es donde colocas gastos que no encajan en otras cuentas, como sucede con la cuenta contable 629.

Queremos que te vayas de aquí sabiendo lo que es la cuenta 678 de contabilidad, para qué sirve y qué puedes incluir en ella, que ya sabes que en la Agencia Tributaria no perdonan los fallos 🫤

La cuenta 678 Gastos excepcionales

La cuenta contable 678 se llama coloquialmente «la de los gastos extraordinarios o excepcionales».

Pertenece al grupo 6 o subgrupo 67 del PGC, Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.

Vamos, que si de pronto tu empresa tiene un gasto importante que no esperaba y a su vez este no tiene cuenta propia, irá a la 678 Gastos excepcionales.

Para poder incluir un gasto en la 678, debe darse el hecho de que sea inesperado y significativo. Es decir, que sea una cantidad suficientemente relevante y que sea un gasto imprevisto.

¿Qué se considera como cuantía significativa?

Lo de gasto «significativo» está un poco abierto a interpretaciones. No existe un umbral legal a partir del cual se considere que un gasto es significativo, así que cada empresa tendrá que interpretar cuándo es suficiente y cuándo no.

Pista: sentido común 🫡

Si con él no es suficiente y quieres apoyarte en números, sería buena idea comparar ese gasto con los ingresos totales de la empresa.

O ver qué impacto tiene en el ejercicio fiscal en cuestión. ¿Los resultados cambian mucho o no?

Si paseando por la calle a un trabajador se le caen 20 € del bolsillo y corresponde a dinero de la empresa, muy significativo no parece que sea.

Pero si, por ejemplo,  al llegar la factura electrónica obligatoria, usáis un programa ilegal para facturar y os multan con 3.000 €… ahí sí, por lo que crearías dos asientos contables como los que siguen.

Cuando te ponen la sanción:

Y cuando pagas:

Gastos extraordinarios que se contabilizan en la cuenta 678

La sanción por la falta anterior es un gasto extraordinario, sin duda.

Pero… ¿qué más?

¿Qué otros gastos podemos considerar como inesperados y significativos? 

Y de todos estos, ¿cuáles no tienen otra cuenta contable en la que ser incluidos y, por tanto, habría que ubicarlos en la 678 Gastos excepcionales?

Inundaciones y otros accidentes

Las inundaciones producidas en tu empresa también generan un gasto que debería incluirse en la cuenta contable 678 Gastos excepcionales.

O pongamos también que tu empresa sobrecarga la red eléctrica con algún aparato defectuoso, todo cortocircuita y se echan a perder varios equipos informáticos.

En resumen: accidentes 😰

Accidentes de los que molestan, tanto por no ser esperados como porque le cuestan dinero a tu empresa.

Los gastos generados por este tipo de accidentes se incluyen en la cuenta 678 Gastos excepcionales, sí.

Multas y sanciones

Pero ojo, que la 678 Gastos excepcionales también sirve para contabilizar las multas o sanciones que puedan recaer sobre tu empresa.

Una sanción de la Agencia Tributaria por un despiste contable o un problema en la carretera cuando tienes a tu equipo de viaje son más ejemplos de gastos típicos de la cuenta 678 Gastos excepcionales.

Y atención, importante: que un gasto se incluya en la cuenta 678 no tiene por qué ayudarte a rebajar necesariamente el pago del impuesto de sociedades. 

Si no es deducible… nada. Lo vemos enseguida 👌

Los gastos extraordinarios por baja de inmovilizado

Esta familia de gastos también se contabiliza en la cuenta 678. Se trata de aquellos derivados de dar de baja un inmovilizado por un siniestro.

Pero cuidado, que no se contabilizaría en la cuenta 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material, por mucho que lo parezca.

Si das de baja un inmovilizado porque lo vas a vender o porque está dando pérdidas, sí, utilizas la cuenta 671.

Pero si ocurre un siniestro que impide que los bienes se utilicen y den beneficios, la empresa lo dará de baja junto a su amortización acumulada… y lo hará registrando el gasto en la cuenta 678.

Todos los gastos que deberías incluir en la cuenta 678

Hagamos resumen de los que hemos visto y añadamos más a la lista:

• Si un incendio, un terremoto o una inundación genera daños en la infraestructura de la empresa, los costes para repararla o reponer bienes se pueden incluir en la 678
• La baja de esos activos inmovilizados y su amortización acumulada es otro gasto que va a la cuenta 678
• Si tu empresa se encuentra en un juicio, pierde y tiene que pagar alguna indemnización, si es significativa también incluirás el gasto en la 678 
• Si tu empresa sufre un robo de un activo, el coste del reemplazo será un gasto para la 678
• Si haces una corrección contable de un ejercicio anterior y el gasto resulta significativo, también lo incluirás en la 678
• Si de pronto la empresa cesa una actividad, los gastos derivados van a la 678: las indemnizaciones por despidos no recurrentes, las bajas de los activos, los gastos legales y administrativos, las penalizaciones al cancelar contratos…
• Si te ponen una multa al volante en la carretera durante un viaje de empresa y el coste es significativo, irá a la 678
• Y si la multa te la pone Hacienda, por ejemplo, por no cumplir con los requisitos de la inminente llegada de la facturación electrónica, el coste irá a la 678

¿Qué tienen en común todos ellos?

Que son inesperados, que las cuantías a priori parecerían significativas y que no hay otra cuenta en la que contabilizarlos.

Qué no se consideran gastos excepcionales

Cambia el adjetivo «inesperados» por «recurrentes» o «periódicos», y la lista sale sola.

¿Qué gastos se suelen incluir en la cuenta 678 por error? Es decir, qué gastos no deberían ir realmente en la cuenta 678 👇🏻

• Los recargos por pagos a proveedores que han excedido los 60 días legales, en caso de que sucedan de forma recurrente
• Si un activo hay que repararlo para que siga funcionando, tampoco iría a la 678
• Si pagas intereses adicionales de forma recurrente al devolver una deuda
• Los gastos de mantenimiento o conservación que se den periódicamente
• Los gastos de marketing para promocionar la empresa, aunque sean poco habituales y cuantiosos, acaban generando beneficio y no son realmente inesperados… así que tampoco van a la 678

¿Ves?

El atributo «inesperado» no da pie a interpretaciones, como sí lo da la cuantía «significativa».

Para saber si un gasto se contabiliza o no en la cuenta 678, piensa en estos dos atributos… y si sigues sin tenerlo claro, compara ese gasto con el total de la empresa y evalúa si pondera lo suficiente.

Ejemplo de asiento contable en la cuenta 678 

Crear asientos contables en la cuenta 678 es tan sencillo como en otras. No tiene nada de especial.

Para el ejemplo, diremos que tu empresa es una de las afectadas por el terrible temporal acaecido en Valencia y que todo lo que había en el bajo se ha inundado.

Se han perdido 10.000 € en material inmovilizado, que ha quedado totalmente deteriorado.

Asimismo, para volver cuanto antes a la normalidad, tu empresa contrata servicios de reparación de algunos aspectos del inmueble. Te cuesta 3.000 €.

Para los 10.000 € de pérdida por deterioro:

Y los gastos de reparación del inmueble se contabilizan así:

Fácil, fácil 😊

La importancia de la cuenta 678 en contabilidad

Que contabilizar estos gastos sea sencillo no le resta importancia; para nada.

Aunque sea una cuenta de «restos», por decirlo de alguna manera, ¿por qué te interesa emplearla correctamente al hacer la contabilidad de tu empresa?

Para empezar, para no restar precisión en la salud financiera del negocio. La contabilidad te ayuda a saber cómo van las cuentas. 

Si un mal uso de la cuenta 678 provoca que la realidad se distorsione, peligro; podrías tomar decisiones desinformadas, lo cual supone un auténtico riesgo financiero.

Además, el impacto en la fiscalidad sería directo. Uno de los requisitos para poder deducirte los gastos es que estén contabilizados correctamente.

Si no lo están, por mucho que tengas las facturas, podrías perder una buena cantidad de IVA deducible o de reducción de cuota en el impuesto de sociedades. Y eso acaba siendo menos líquido para invertir estratégicamente.

Hablando de deducirte los gastos de la cuenta 678… 👇

Cuenta 678: gastos deducibles vs no deducibles

Pues sí.

El hecho de que un gasto se incluya en la cuenta contable 678 Gastos extraordinarios no implica que sea necesariamente deducible.

Un gasto, independientemente de la cuenta contable en la que haya que ubicarlo, solo será deducible cuando, entre otras cosas, esté directamente relacionado con la actividad de la empresa.

Según los casos que acabamos de ver, los gastos derivados de un incendio/inundación/otro tipo de accidente provocado en el trabajo sí que serían deducibles.

Las sanciones, en cambio, no. Las sanciones no son necesarias para producir, ¿no? Son inesperadas, sí, pero no las necesitas en tu operativa diaria.

¿Y ahí qué hacemos? Si es un gasto que hemos dicho que va a la 678, pero no se deduce, ¿cómo actúas? ¿Cómo contabilizas las multas y sanciones dentro de la cuenta 678 Gastos extraordinarios?

¡Con una subcuenta!

Como en el resto de cuentas contables del PGC, es habitual crearse una subcuenta e incluir en ella los gastos no deducibles de la cuenta contable a la que pertenecen.

Se trata de añadir simplemente una numeración adicional, como podría ser la 67810. 

En la cuenta 67810, que diremos que es nuestra cuenta contable de gastos no deducibles de la 678, ubicaremos todos los gastos extraordinarios fiscalmente no deducibles al liquidar el impuesto de sociedades.

Como las multas y sanciones, en efecto.

Unas últimas palabras sobre la cuenta 678

Pues al final resulta que sí, que la cuenta contable 678 sí que era un poquito cajón de sastre, como la cuenta 629.

Solo queda añadir que es una cuenta contable que, si todo va bien, no se emplea demasiado; su uso suele venir acompañado de malas noticias, así que esperamos que no tengas que utilizarla en exceso 🙏

En caso de que así fuera, ya sabes que en Pleo tienes un aliado para facilitarte mucho la vida a efectos contables.

¿Que se ha llevado el coche la grúa durante una reunión con un cliente?

El pago en el depósito y el de la multa se hace a través de Pleo y hala, todo se categoriza de forma automática y no se invierte más tiempo del necesario.

Ni el desafortunado trabajador que ha provocado la multa ni tu equipo de contabilidad.

¿Que tiene que ir un fontanero a arreglaros esa fuga de agua antes de que la oficina se convierta en un parque acuático? 🏊‍♂️

Se le paga a través de Pleo y más de lo mismo.

Sea cual sea el tipo de gasto, de la cuenta 678 Gastos extraordinarios o no, mientras se pueda pagar con una tarjeta de empresa de Pleo el proceso será sencillo, rápido… y no dolerá más de la cuenta.