Informe de gastos de una empresa: para qué sirve, ejemplos y cómo hacer uno

Una de tus labores más importantes y básicas como líder financiero es entender cómo gasta tu empresa.

Si sabes en qué inviertes exactamente tus recursos y el retorno que obtienes, tomarás decisiones con más fundamento para que, poco a poco, la rentabilidad vaya a más.

Porque de eso se trata, ¿no?

Pues para conocer hacia dónde fluye el dinero, nada como el instrumento que nos ocupa: el informe de gastos.

Vamos a ver qué es, qué puedes hacer con él, qué gastos incluir, un ejemplo, cómo crear tu propio informe paso a paso… y el papelón de la tecnología en el proceso.

¿Comenzamos?

Qué es un informe de gastos de una empresa y para qué sirve

Un informe de gastos es un documento que recoge, organiza y clasifica todos los gastos de una empresa en un periodo concreto.

De la definición, rescata estos dos términos o expresiones: «gastos» y «en un período concreto».

Es decir, es el documento al que acudes para saber cuánto se ha gastado en esto o aquello durante un tiempo determinado.

Bien hecho, el informe de gastos es toda una radiografía clarísima de cómo se está utilizando el dinero, el recurso más importante de cualquier negocio.

¿Y para qué sirve esa visibilidad total del uso del dinero?

• Para identificar excesos y así evitar los posibles riesgos financieros
• O para llevar un control presupuestario de diez sobre diez
• Te sirven para identificar fraudes financieros
• Y para fomentar la transparencia dentro de la empresa, ya que el informe refleja quién ha gastado, cuánto y en qué
• También para comprobar que tu equipo cumple con las políticas de gastos de empresa
• O para evitarte sudores fríos en caso de una visita indeseada de Hacienda
• Ayuda con la planificación financiera y aporta datos reales que faciliten hacer previsiones de gastos cada vez más precisas
• Y te permite detectar tendencias y patrones de gastos… y ajustar lo que sea para que la estrategia no se tambalee; es decir, también te ayuda a optimizar gastos 

Maravilla ✨

Los informes de gastos te dan información real y visibilidad y con ella, la posibilidad de tomar decisiones informadas.

Y esas decisiones informadas… ¿a qué te llevan?

Aaaahora sí: a maximizar la rentabilidad de la empresa

¡Pero hay más!

Los informes de gastos también sirven para facilitar los reembolsos de gastos pagados por tu equipo, para hacer análisis financieros de proyectos o para hacer un control de gastos por determinadas áreas de la empresa.

Sí, la utilidad de estos informes financieros de gastos es casi infinita… siempre que refleje realmente todo el gasto realizado.

Es decir, si se incluyen unos tipos de gastos y otros no, ¿qué sentido tiene?

Hagamos, así pues, un repaso de lo más conveniente.

Tipos de gastos candidatos a incluirse en los informes

La norma es evidente: en los informes de gastos se tienen que incluir todos.

Todos, todos

Y ya sabes que hay gastos para aburrir, ¿no?

A ver, un listado rápido:

• Gastos de viaje, incluyendo el alojamiento, las dietas y los gastos de locomoción
• Gastos recurrentes, como suscripciones a SaaS
• Material de oficina
• Formaciones y eventos
• Gastos de representación
• Servicios profesionales independientes
• Gastos de gestión
• Teléfono y conexión a Internet
• Suministros
• Salarios
• …

No hace falta seguir, ¿no?

Si quieres profundizar más, por aquí te hablamos de tipos de gastos, para no dejarte ninguno.

¿Seguimos con qué no puede faltar en todo modelo de informe de gastos?

Modelo de informe de gastos: ¿qué incluir en uno?

Cada empresa puede elaborar los suyos como quiera, claro, porque dependerá de qué necesidades tenga.

Una pyme que gaste poco, por ejemplo, podría no necesitar incluir las categorías del gasto.

Dicho esto, por norma general, ¿qué información suelen incluir todos los modelos?

Recuerda el segundo de los términos que rescatábamos al hablar de qué era un informe de gastos: «en un período concreto».

Ese es el primer punto que suelen incluir.

¿A qué fechas corresponde el informe? ¿Es un mes? ¿Un trimestre? ¿Un año? ¿Qué período concreto?

Tiene que quedar clarinete.

Asimismo, ¿quién ha generado los gastos de ese informe? ¿Qué persona? O en su defecto, ¿qué equipo? ¿Quién o quiénes son los responsables del gasto?

Y ya entrando en el gasto en sí, ¿qué categorías de gastos aparecen en el informe? Cuantas más haya y mejor estructurado esté, más fácil será leerlo después.

Luego hay que incluir los gastos de cada categoría, claro. Con sus conceptos e importes y a ser posible, con los impuestos claramente diferenciados, lo que facilita reunir todo el IVA deducible para la empresa.

Con toda la información de los gastos bien completa, también hay que indicar si el informe se acompaña de los justificantes de pago, sean facturas simplificadas o completas.

Y para finalizar, ¿cuál es el estado de ese informe de gastos? ¿Validado? ¿Liquidado?

A grandes rasgos, con eso sería más que suficiente para generar tu informe de gastos y sacarle partido como decíamos antes.

Entonces qué, ¿cómo lo ves?

Con un ejemplo de informe de gastos, seguro que mejor.

Ejemplo de informe de gastos

Imagina que eres el CFO de una empresa tecnológica de tamaño medio que ha desarrollado un SaaS para gestionar pagos y gastos.

Estáis en busca de nuevos clientes, así que pones a tu equipo de ventas a trabajar.

A cuatro los mandas a Barcelona, a una feria de tecnología donde se puedan reunir con varios clientes potenciales.

A otro lo destinas a Valencia, a reunirse con tres empresas que ya os han solicitado información.

Un ejemplo de informe de gastos podría ser algo tan simple como esto:

Informe de gastos – Departamento Comercial – Junio 2025

• Periodo: del 1 al 30 de junio de 2025

• Responsable del informe: Carlos Aguirre (Manager de Ventas)

• Equipo: Ventas

Categorías y desglose de gastos:

• Viajes y dietas – Barcelona: 3.280,00 €

• AVE Madrid – Barcelona (4 personas ida y vuelta): 620,00 €

• Hotel (3 noches, 2 habitaciones dobles): 1.440,00 €

• Dietas (4 personas, 4 días): 1.220,00 €

• Viajes y dietas – Valencia: 890,00 €

• Tren Madrid – Valencia (1 persona ida y vuelta): 140,00 €

• Hotel (2 noches): 320,00 €

• Dietas estimadas (3 días): 430,00 €

• Inscripción feria tecnológica: 960,00 €

Total: 5.130,00 €

Justificantes adjuntos:

• Billetes de tren

• Facturas de hotel

• Tickets de comidas y cenas

• Inscripción a evento

Estado del informe: Validado y aprobado ✅

Con ese informe aprobado, se podrán hacer los reembolsos pendientes en caso de que el equipo de ventas haya adelantado dinero propio, se podrá actualizar el control del presupuesto, sumar las cantidades al gasto total del ejercicio, etc.

Es decir, el informe de gastos, una vez aprobado, supone la confirmación y entrada de esos gastos en las cuentas de la empresa.

¿Seguimos con cómo hacerlos?

Cómo hacer un informe de gastos paso a paso

Vamos a ver el proceso de dos maneras: utilizando la tecnología o haciéndolo a mano.

¿Cuál saldrá ganando?

Pista: 🤖 🤖 🤖

#1 Cómo crear un informe de gastos a manini

Vamos con el paso a paso manual.

¿Preparado?

1. Recolecta todos los justificantes de pago: facturas, tickets, recibos… todo lo que tengas que pueda justificar cada gasto
2. Clasifica los gastos por categorías: viajes, formación, SaaS, gastos de representación… cuanto más claro, mejor
3. Añade los gastos a una hoja de cálculo: fecha, concepto, importe sin IVA, el IVA aplicado, total y método de pago
4. Separa los gastos por responsable o departamento: así sabrás qué equipo está gastando más o menos
5. Añade el período del informe: que quede bien indicado de qué fechas estamos hablando
6. Adjunta los justificantes: imprime, haz fotos o escanea las facturas o tickets y agrúpalos en una carpeta
7. Envía al responsable para revisión y aprobación: y si hay que hacer cambios… suerte para que no sean muchos

¿Bien?

¿Mal?

Teniendo en cuenta que en este proceso se pueden cometer infinidad de errores manuales y que algunos pasos son muy largos —¡mira el tercero!—… seguro que más mal que bien.

#2 Cómo hacer un informe de gastos de empresa con un software

Sí, resulta que hay softwares especializados en la gestión de gastos, ideales para hacer estos informes de gastos de forma semiautomática.

Mira, este es el proceso:

1. Haz una foto del ticket desde el móvil: extrae los datos automáticamente con su OCR para facturas
2. El gasto se clasifica solo: gracias a la IA o las reglas que hayas configurado
3. Se asigna al responsable o equipo correspondiente: sin que tengas que mover un dedo
4. Se agrupa dentro del período del informe: automáticamente, según la fecha del gasto
5. Los justificantes quedan guardados y enlazados: ya no necesitas carpetas, escaneos ni PDFs
6. El informe se genera y se comparte: en formato visual, con filtros, listo para revisión o aprobación

Todo en minutos, sin errores manuales ni papeleo que lastre la productividad.

Con la automatización de procesos como protagonista.

Entonces qué, ¿tecnología o no tecnología en esto de los informes de gastos?

Teeeeecnología.

Beneficios de emplear tecnología en los informes de gastos

Ya has visto cómo cambia el panorama cuando usas un software de gestión de gastos.

7 pasos contra 6 —poca diferencia—, pero en términos de productividad, eficiencia y eficacia, la distancia entre un proceso y otro es sideral.

Si todavía no estás del todo convencido, ¿vemos todo el aporte tecnológico a la gestión de los informes de gastos?

• Ahorro de tiempo: los informes se generan solos; ni hojas de cálculo, ni copiar y pegar, ni persecución a tu equipo para obtener los tickets que justifiquen los gastos
• Reducción de errores: adiós a las sumas mal hechas, los tickets cuya tinta no se lee o los gastos mal clasificados
• Más visibilidad en tiempo real: puedes ver cómo se está gastando el dinero… mientras se gasta, sin tener que esperar a que vuelva la persona con su nota de gastos
• Mejor control del cumplimiento: las políticas de gasto se aplican automáticamente y los límites se respetan 
• Aprobaciones más ágiles: los informes de gastos llegan a la persona correcta y se validan sin pasar por cuellos de botella
• Integración con otros sistemas: contabilidad, nóminas, ERP… todo conectado, sin duplicar datos
• Acceso desde cualquier lugar: porque los líderes financieros también tenéis derecho a trabajar fuera de la oficina 🫠

Y todo esto, ¿en qué se traduce?

En una gestión del gasto mucho más eficiente, más rentable y sin sobresaltos.

Pleo, tu as en la manga para hacer informes de gastos

¿Te imaginas que te hablamos de las maravillas de los softwares de gestión de informes de gastos de viaje y de cualquier tipo y no te damos una herramienta?

Nada, nada, es hora de hablar de Pleo.

¿Pleo?

Sí, la solución tan cañera que funciona con tarjetas de empresa y una app de control de gastos.

El proceso es tal cual lo descrito arriba:

1. Cuando cualquier persona de la empresa paga por un gasto con la tarjeta, este entra en el sistema
2. Al pagar, la persona le hace una foto al ticket con el móvil… y con eso hecho, podrá tirar el papel a la papelera, porque Pleo está homologado por la Agencia Tributaria y una foto con la app, suficiente
3. El gasto será aprobado en tiempo real por su manager o responsable
4. Y al hacerlo, queda definitivamente registrado en el sistema junto al resto, con el justificante de pago almacenado en la nube, libre de peligros
5. Y cuando quieras generar un informe de gastos, es tan simple como entrar en el panel de control y utilizar el visualizador de datos para configurarlo como desees… y crearlos de forma automática

¿Qué ves?

¿Ausencia de errores manuales porque es todo automático?

¿Una productividad tremenda?

¿Mucha facilidad para obtener la información deseada de los gastos?

¿Comodidad para conseguir todos los datos y reflejarlos en los informes?

Sí a todo; sí a la gestión de gastos con Pleo.