Anticipo a proveedores: qué es y cómo contabilizarlo

Pon que tu empresa se pone a buscar un proveedor nuevo para encargarle una cantidad grande de trabajo.

Le vas a hacer prácticamente de oro con vuestras necesidades.

En la negociación, acordáis unos términos y tú le dices que tu empresa paga a 60 días, el límite marcado por la ley.

El proveedor se ve, entonces, en esta situación: tiene que dedicar muuuucho tiempo y esfuerzo a cumplir con su parte del trato, y solo cobrará dos meses después de terminar.

¿Se ve capaz de renunciar al resto de sus clientes y a no ver un euro hasta entonces?

Obviamente, es una decisión complicada de tomar… que se facilita mucho gracias a algo llamado anticipo a proveedores, mediante el cual el proveedor puede recibir una parte —o el total— del dinero del acuerdo incluso antes de empezar a trabajar.

El anticipo a proveedores es una herramienta empleada en muchos acuerdos de este país, y te vamos a contar todo lo que debes saber al respecto.

Qué es exactamente, por qué es interesante para el proveedor y para ti como empresa y cómo contabilizarlo, que tiene su miga —poca, eso sí—.

¿Vamos con todo a por el anticipo a proveedores?

¿Qué es el anticipo a proveedores?

Cuando llegas a un acuerdo con un proveedor, el proceso habitual es que te emita la factura, te preste el servicio o venda el producto y que luego se la abones.

O que te pase la factura una vez te haya vendido el producto o prestado el servicio.

Todo en orden hasta aquí, ¿no?

Si de pronto tu empresa quiere cancelar el proceso por la razón que sea, el proveedor pierde el acuerdo. Y si ya ha empezado a prestarte el servicio... imagina el desastre 😭

Aunque ese desastre no es comparable a las dimensiones del drama en caso de que estemos hablando de acuerdos de mucho dinero y trabajo.

¿Te imaginas dedicarle 200 horas a algo que luego se quede en absolutamente nada?

Para cubrirse ante ese tremendo riesgo financiero, los proveedores cuentan con el llamado anticipo a proveedores, que es un acuerdo mediante el cual tu empresa paga por adelantado total o parcialmente el importe de una futura compra.

Y ojo, que no es un anticipo de facturas; lo es de la cantidad total que deberías pagar al final.

Tipos de anticipo a proveedores

La lógica dicta que hay dos tipos de anticipos: los totales y los parciales.

En los anticipos parciales, tu empresa adelanta solo una parte del total. El resto lo abona cuando se entreguen los productos o servicios junto a la factura, en el plazo pactado con el proveedor.

En los anticipos totales, como bien dice el nombre, se abona toooodo el importe por adelantado, y al recibir la factura más adelante no hará falta realizar ningún pago.

¿Y qué margen de tiempo hay para que el proveedor te entregue la factura?

Porque claro, él adquiere obligaciones cuando emites el pago del adelanto 😎

La respuesta está en el día 16 del mes siguiente al momento en que emitas el pago, que se convertirá en la fecha de devengo. 

Es decir, cuando le ingreses en el banco el anticipo, comenzarán sus obligaciones y el día 16 del mes siguiente, como máximo, tendrá que darte la factura para que tú contabilices el gasto y te lo deduzcas.

Antes de eso no podrás deducírtelo, como verás enseguida.

Anticipo a proveedores: ejemplo

Digamos que tras una negociación con un proveedor llegáis a un acuerdo por valor de 4.000 € + IVA.

Durante la negociación has dejado claro que tu empresa, por motivos de control y para evitar problemas de tesorería, realiza pagos al límite de lo marcado por la ley: 60 días.

Es decir, una vez te preste el servicio el proveedor y te emita la factura, harás el pago a los 60 días.

Sabiendo a lo que se expone —adelantar dinero en impuestos en caso de que coincida con el final de un ejercicio fiscal, riesgo de quedarse sin acuerdo tan lucrativo...—, el proveedor te sugiere un anticipo parcial del 50 %.

Tu empresa pagará ese anticipo incluso antes de que el proveedor comience a realizar el trabajo, facilitándole mucho la vida.

Al pagar ese 50 % —2.000 € + IVA, porque los anticipos a proveedores siempre llevan IVA—, tu empresa podrá deducirse ese IVA soportado y, por qué no, conseguir algún beneficio ofrecido por el proveedor a cambio de aceptar el anticipo.

¿Un descuento en el próximo pedido, quizá? ¿Una cantidad de productos superior a la pactada? 🙄

Todos felices: el proveedor no compromete su flujo financiero, te presta un servicio exquisito —acorde a su precio— y tu empresa consigue un beneficio que oye, ni tan mal. 

¿Y la contabilidad del anticipo a proveedores?

De la cuenta del anticipo a proveedores y su contabilización te hablamos después, pero antes…

Razones por las que se solicitan los anticipos a proveedores

Ese pequeño ejemplo de anticipo a proveedores marca el camino del porqué para ellos.

Si estamos hablando de una cantidad grande de dinero, el anticipo aporta seguridad en caso de que al final no se realice todo el trabajo. 

Imagina que el proveedor ha tenido que renunciar a otros clientes, algo que podría pasar sobre todo si se trata de los servicios de un profesional independiente. Le supondría un grave problema que el acuerdo se interrumpiera. 

Con el anticipo, el riesgo se mitiga 👍

Pon ahora que el trabajo debe desarrollarse durante varias semanas. Si el proveedor lo factura todo al final porque así lo habéis acordado, todo el tiempo que esté trabajando sin cobrar supondrá una financiación.

Es decir, será el proveedor el que financie el trabajo para, al final, cobrarlo.

El anticipo a proveedores es una alternativa para que esa financiación corra de parte de tu empresa 👌

Además, también le sirve para cubrirse ante los casos de morosidad.

Ya sabes, esos en los que un proveedor trabaja, trabaja y trabaja, y cuando emite la factura y pasa la fecha de vencimiento sigue sin ver un euro.

Entre la reclamación, el proceso judicial —si es que llega hasta los juzgados— y la resolución, el proveedor igual no ve el dinero hasta meses o años después 😫

El anticipo a proveedores ayuda a reducir los casos: cuando una empresa abona una parte por adelantado, el proveedor entiende que va en serio y que acabará pagando el resto. Es un plus de confianza.

La empresa morosa, pero morosa de verdad, es probable que no quiera hacer ni el pago del anticipo; con ese pago previo, por tanto, el proveedor se medio asegura de que la empresa va en serio y acabará pagando el resto cuando proceda.

Y finalmente, claro está, el anticipo a proveedores es una inyección de efectivo que les ayuda con las cuentas de su empresa. 

Tú, como CFO, sabes bien que contar con efectivo en la caja es crucial para casi cualquier cosa que te propongas 🙃

A tu empresa también le beneficia el anticipo a proveedores

Es evidente que al hacer una parte del pago a proveedores por adelantado, al final el favor lo estás haciendo tú.

Pero si lo ves con un poco de perspectiva, adelantar dinero también tiene beneficios para tu empresa.

Algunos proveedores, por ejemplo, ofrecen descuentos en el precio final a cambio de liquidez.

Si tu empresa cuenta con una caja sólida, con capacidad de invertir, estos anticipos pueden ser sinónimo de descuentos. De ahorro económico. Tenlo en cuenta en la negociación.

¿Y qué dices de la confianza?

El anticipo —innecesario legalmente hablando— denota confianza por tu parte. Y esa confianza hace que la relación sea más sólida y duradera.

¿Qué empresa no querría conservar proveedores que funcionaran bien y aportaran a la rentabilidad del negocio? 🫠

Pero es que además de fortalecer la relación, un anticipo a proveedores implica un derecho para tu empresa.

Derecho al suministro de productos o servicios del proveedor; al ingresar el anticipo, se compromete a hacer efectivo el pedido.

Si se trata de productos con una existencia muy limitada, esta seguridad te vendrá de perlas para evitar el riesgo de quedarte sin suministro. De esa forma no pondrás en peligro la operativa de la empresa.

Vale, entonces queda confirmado que es una buena idea 🙌

Vamos con otro punto interesante: si un proveedor te lo pide al negociar, ¿cómo afectaría fiscalmente a tu empresa?

El anticipo a proveedores y su impacto en los impuestos de tu empresa

Por tu mente de CFO rondan dos impuestos constantemente: el IVA y el Impuesto de Sociedades.

¿Cómo afectan a cada uno los anticipos?

Los anticipos a proveedores y el IVA van de la mano, en el sentido de que cada adelanto debe incluir su IVA correspondiente.

Si de un acuerdo de 20.000 € + IVA quieres adelantar la mitad, tendrás que anticipar 10.000 € + IVA; es decir, 12.100 € en total.

Esos 2.100 €, además, serán IVA deducible en su totalidad —siempre y cuando haya factura y el gasto se asocie con la actividad empresarial, obviamente—.

¿Y el Impuesto de Sociedades? ¿Qué pasa ahí?

¡Ojo! 😮

Para que un gasto sea deducible debe estar debidamente contabilizado, y el anticipo a proveedores solo lo estará cuando el trabajo esté terminado: productos entregados, servicios prestados...

Para comprenderlo, hablemos del anticipo a proveedores y la contabilidad de tu empresa.

Cómo contabilizar el anticipo a proveedores

A ver, esto es importante, porque te va a ayudar a entender cuándo y cómo deducirte este tipo de gasto.

Cuando haces un adelanto de dinero a un proveedor, tienes que irte a la cuenta contable 407, que es la cuenta contable del anticipo a proveedores.

De hecho, se llama cuenta 407 Anticipo a proveedores 😂

¿Y qué añades?

Solamente la base imponible que has adelantado, ya sea el total o solo una parte.

¿Y el IVA?

Funciona como un gasto estándar; el IVA que adelantes asociado a la base imponible irá en la cuenta 422 IVA soportado.

Hasta ese momento, toma nota: el IVA sí que será deducible porque estará bien contabilizado, pero la base imponible del anticipo... todavía no.

Para poder deducirte ese gasto en el Impuesto de Sociedades tendrás que cargarlo en la cuenta 600 Compras, algo que harás una vez llegue el momento final.

Es un poco lío; con esto seguro que queda clarinete 👇

Cuentas y asientos contables de los anticipos a proveedores

Las cuentas que intervienen en todo el proceso son estas:

• Cuenta 407 Anticipo a proveedores
• Cuenta 472 Hacienda Pública IVA soportado
• Cuentas 572 y 573 Bancos

¿Y qué asientos se añaden durante el proceso?

Anticipo a proveedores: ¿DEBE o HABER?

Cuando haces un adelanto, la base imponible de ese adelanto la añades en el DEBE de la cuenta 407 Anticipo a proveedores. 

Y el IVA asociado, a la 472 IVA soportado.

El importe total, en caso de que hagas el anticipo en euros, irá en el HABER de la cuenta 572 Bancos, que será la 573 en caso de hacerlo en otra divisa.

¿Y cuándo se cancela el anticipo a proveedores?

Pues cuando el proceso llega a su fin, tanto de una forma como de otra:

• Si el pedido se finaliza ya se puede contabilizar como compra
• O si el proveedor no lo hace y devuelve el importe anticipado

Cuando el proveedor termina con su compromiso y entrega todos los productos o servicios, lo que debes hacer es cancelar el anticipo a proveedores y cargar el importe, junto la base imponible que te faltaba por pagar, en la cuenta 600 Compras.

Por tanto, añadirás un asiento contable en el DEBE de la 600 Compras que coincidirá con el HABER de la 407 Anticipo a proveedores.

Y ahí sí. Desde ese momento sí que te puedes deducir el gasto en el Impuesto de Sociedades ✊

El IVA que apuntaste inicialmente se mantendrá igual porque ya estará contabilizado en el sitio correcto, aunque añadirás otro asiento con el IVA soportado de esa parte que no hayas adelantado antes.

¡Ah! Y una pregunta clásica: el anticipo a proveedores... ¿activo o pasivo? 😐

Para tu empresa, un anticipo a proveedores supone un derecho adquirido por haber hecho un pago.

Ese derecho se considerará un activo hasta que se efectúe la entrega.

El anticipo a proveedores y Pleo

Pues está bien lo del anticipo a proveedores, ¿no?

Sobre todo para ellos 🤣

Aunque para tu empresa ya has visto que también tiene su aquel como recurso en la gestión de pagos a proveedores, así que es una opción interesante que siempre deberías tener en cuenta antes de sentarte a negociar.

Ahora bien: si haces un anticipo, aunque no puedas deducirte el gasto hasta que no recibas la factura y lo contabilices debidamente, será dinero saliendo de tu cuenta 💸

Y ese dinero... pues no lo tendrás disponible para otros asuntos, así que es importante que lo controles.

¿Y cómo lo logras?

Pues con una solución de gastos como Pleo, con la que además podrás programar transferencias a tus proveedores para hacerle el anticipo o pagarle la factura final.

Si te decantas por esta solución integrada por tarjetas inteligentes y una app de control de gastos de lo más cañera, ojo:

• Tu empresa tendrá el calendario fiscal optimizado y pagará menos impuestos
• Tu equipo se sentirá valorado al contar con tarjetas de empresa y no tener que adelantar dinero propio
• Tus proveedores estarán la mar de felices con anticipos o sin ellos, pero siempre con los pagos a tiempo
• Y tú llevarás un control exhaustivo de los gastos, independientemente de si son deducibles o no

Y todo eso, al final, tiene el premio de la rentabilidad.

¿Quién dijo que los anticipos a los proveedores no eran una buena idea? Combínalos con una gestión de gastos a lo Pleo... y a triunfar ✨