Saltar al contenido

Solo hasta el 31 de enero: date de alta en un plan anual y consigue cashback durante todo el 2023. Saber más.

¿Buscabas pleo.io?

Reserva una demo

Consejos y Herramientas

Por qué las categorías marcan (de verdad) la diferencia a la hora de hacer previsiones

Seamos sinceros: en el blog de Pleo no encontrarás gran cosa sobre el propio Pleo.

Parece raro, pero no lo es, porque la herramienta funciona prácticamente sola. Vamos, que no necesita explicaciones.

Pero con las categorías y subcategorías haremos una excepción, ya que son útiles para todo el mundo y sería una pena no sacarles el máximo partido.

¿Quieres saber por qué son tan importantes?

Basta con que echemos un ojo a las últimas transacciones de nuestra tarjeta.

Las categorías y subcategorías son útiles cuando las empleas correctamente.

Entre todos los gastos habituales que no necesitan explicación —billetes de tren, suscripciones a herramientas, etc.— puede que haya un par que nos descoloquen de repente.

Hablamos de algo como 9,60 € gastados en «asistencia».

Mmmmm 🧐

No nos suena, ¿no? Seguro que después de hacerle un repaso a las categorías lo resolvemos.

Por qué son tan importantes las categorías en Pleo

Las categorías, subcategorías, etiquetas y notas aportan mucha luz a cada compra.

Para el trabajador que utiliza la tarjeta Pleo es una oportunidad perfecta para aportar, de una sola vez, toda la información que necesita su empresa.

Para un responsable o jefe de equipo, las subcategorías y etiquetas añaden el contexto necesario para describir por qué se ha realizado una compra. Vamos, que con ellas no haría falta explicar qué es eso de «asistencia».

Pero la palma se la llevan los contables de la empresa, sean internos o externos.

La categorización les ayuda a aplicar automáticamente códigos nominales y tipos impositivos a los gastos cuando son exportados.

Esto no implica solo que a finales de mes hacer contabilidad sea mucho menos tedioso y aburrido, sino que la previsión de los gastos futuros se vuelve mucho más certera.

Cómo funciona

Primer paso: Categorías

Tu tarjeta Pleo es una Mastercard, lo que tiene sus ventajas. Empezando porque Mastercard tiene establecidas nueve categorías para cubrir todos los tipos de gastos empresariales habidos y por haber. 

Y cuando utilizas una tarjeta Pleo para una compra, nuestro sistema la asigna automáticamente a una categoría en función del comercio en el que se haya ejecutado.

Las categorías son las mismas para todas las cuentas de Pleo:

• Entretenimiento

• Equipamiento y hardware

• Marketing y publicidad

• Comidas y bebidas

• Gastos de oficina

• Teléfono e Internet

Software

• Viajes

• Otros

El usuario siempre podrá modificar la categoría asignada en la app de Pleo si quiere, aunque en la gran mayoría de los casos no hace falta, porque la asignación automática se ajusta muy bien a la realidad.

Segundo paso: Subcategorías

Con el fin de clasificar correctamente sus gastos, los administradores pueden establecer tantas subcategorías como deseen.

Si el usuario ya ha introducido antes una subcategoría para un comercio determinado, lo habitual es que nuestro sistema lo reconozca y lo aplique de nuevo cuando se produzca otro gasto.

Pero si esa es la primera vez que la empresa utiliza una tarjeta Pleo con ese comercio, el usuario tendrá que subcategorizar la compra manualmente.

Si los administradores eligen bien las subcategorías, no las complican demasiado y son lógicas, los trabajadores aprenderán a utilizarlas correctamente enseguida.

Somos conscientes de que muchos administradores preferirían que la elección de la subcategoría fuera obligatoria, pero en Pleo intentamos que el gasto de trabajo sea lo más sencillo posible para la persona que realiza la compra.

Si los administradores eligen subcategorías lógicas y sencillas, no costará nada de trabajo que los empleados las utilicen correctamente.

Vamos con unos consejos para hacerle la vida más fácil a todo el mundo.

Piensa en el usuario y no en tu contabilidad

La terminología propia del personal de contabilidad puede ser un auténtico caos para un trabajador que lo único que quiere es poner gasolina y seguir con su viaje.

Por ello, los administradores deberían dejar de lado cualquier tecnicismo, jerga o código contable al darle nombre a la subcategoría.

Hazlo simple y recuerda que antes de exportar las compras siempre podrás revisarlas y hacer los cambios que estimes necesarios.

La política de gastos, aquí no

Además de tecnicismos y códigos contables, hay más cosas que deberías evitar.

Como por ejemplo, que las subcategorías se conviertan en un listado de reglas sobre los gastos de empresa.

¿Es realmente necesario incluir el límite por persona en la subcategoría asignada para las cenas de equipo, o existe un lugar mejor para comunicarlo? 🤔

No pongas nombres demasiado largos

Si echamos un ojo a las subcategorías más utilizadas en Pleo, salen las más obvias: «Parking», «Gasolina», «Peajes», etc.

Hay que simplificar y hacer breves hasta las más complejas, porque luego se pueden añadir etiquetas y notas para completar los detalles de la compra y garantizar que luego en contabilidad la procesen correctamente.

Además, desde hace poco es posible elegir la subcategoría de una lista, porque hemos creado sugerencias predeterminadas en cada categoría.

Se vería así:

Desplázate por las categorías sugeridas y cuando veas la que encaje con la compra, solo tienes que tocar la pantalla y seleccionarla 📲

Tercer paso: Etiquetas

Las subcategorías bien organizadas son una cosa, pero para sacarle el máximo partido a Pleo los administradores también pueden hacer uso de las etiquetas.

Se pueden implementar desde tu sistema contable o configurarse desde cero desde el mismo Pleo.

Las etiquetas permiten hacer seguimiento y aportar información relacionada con cualquier gasto de empresa, sea el que sea: pueden indicar con qué proyecto está relacionada una compra, qué equipo ha comprado algo, con qué cliente está relacionada la compra, etc.

Cuarto paso: Notas

Las notas son aquello en lo que debería pensar cada trabajador a la hora de introducir un gasto en Pleo.

Con tanta categorización automática, ¿dónde queda el espacio para que el usuario explique lo que necesite con sus propias palabras? ¡En las notas!

Puede indicar, por ejemplo, qué miembros del equipo asistieron a esa cena de empresa.

Esto servirá para que el jefe de equipo se haga una imagen más completa de la compra, claro, pero no solo eso.

También será útil a la hora de que el equipo de finanzas revise el gasto, ya que con la explicación del usuario podrán asegurarse de que tanto categoría como subcategoría están bien asignadas.

De vuelta a esa compra que no recuerdas

Volvamos a esos 9,60 € que nos gastamos en algo llamado «asistencia».

El ticket no está desglosado, así que sin la categorización de Pleo nunca sabríamos de qué fue esa compra. Y lo que es más importante: tampoco lo sabrán ni el jefe ni el equipo de finanzas.

Todo empieza a encajar cuando vemos la categoría, elegida automáticamente por Mastercard: «Comidas y bebidas».

Sigue sin estar del todo claro, así que vamos a las subcategorías.

¡Aaaaha! 😃

Cuando la persona que hizo el gasto registró el ticket, eligió la subcategoría «Con clientes».

Y parece que no añadió ninguna etiqueta porque ninguna de las que salían en la lista acababan de encajar. Pero si en finanzas quisieran añadirlas, siempre estarían a tiempo de hacerlo.

¿Y cuál es la pieza final del rompecabezas?

Añadir una Nota para decir que era un café y un pastel comprado para una de nuestras clientas favoritas, Clara Lago, de Zeta Studios, cuando la entrevistamos para el blog.

Ahí lo tienes: hemos pasado de un gasto totalmente desconocido a una imagen clara como el agua, y todo gracias a unos segunditos dedicados a ordenar las categorías en la app de Pleo.

Por qué las categorías podrían ser la característica más importante de Pleo

Vale vale, entre tanta funcionalidad chula es difícil quedarse solo con una, pero no digas que las categorías no son una buena candidata.

Las categorías, subcategorías, etiquetas y notas quitan un montón de trabajo administrativo, haciendo que todos los gastos estén listos automáticamente para integrarlos en tu software de contabilidad y conciliación.

Esto hace que las declaraciones de impuestos se conviertan en un proceso mucho más sencillo y, si tienes suerte, igual identificas algunas exenciones fiscales por aquí o por allá 🙃

Toda esta claridad en todos y cada uno de los gastos también ayuda a planificar el futuro con más certeza, ¿no? 

Desde el panel de control de Análisis verás un desglose de todas las etiquetas utilizadas y, con ellas, información de qué equipos necesitan recortar el gasto o qué presupuestos habría que revisar para el año siguiente.

Puede que te interese...

No te pierdas ni un artículo

Inscríbete ahora para recibir artículos, guías e información sobre las últimas actualizaciones de Pleo.