Empresa que no vende, empresa que se hunde. Eso está claro.
Pero además de vender, las empresas tienen que saber gestionar sus recursos para gastar menos, ahorrar tiempo y dedicar más esfuerzo a aumentar la rentabilidad.
En eso de gestionar recursos, los activos digitales juegan un papel importante.
Parecen poca cosa porque no se ven, se pueden cancelar en cualquier momento y bueno, son gastos que no tienen por qué ser tan notorios como las nóminas de tu equipo.
Pero ojo… porque si te pones a sumar licencias y hardware y añades a la ecuación el ciclo de vida de cada activo, seguro que te sorprendes.
Sí, los activos informáticos o de TI también hay que saber gestionarlos.
Te vamos a contar por qué, qué tipos de gestión de activos informáticos hay, el ciclo de vida de los mismos, cómo es el proceso de gestión y qué herramientas te ayudan con el seguimiento.
¿El objetivo?
Que te vayas de aquí dominando como nadie la gestión de activos software.
Vaaamos allá.
¿Qué es la ITAM o gestión de activos de TI?
Empecemos por el principio.
ITAM.
IT asset management o, dicho en nuestro idioma, gestión de activos informáticos.
Consiste en gestionar de forma estratégica tanto el software como el hardware de la empresa durante todo su ciclo de vida, con el fin de optimizar los costes asociados y aumentar la productividad de los equipos con la tecnología.
Qué licencia renovar y cuándo hacerlo, qué ordenador cambiar, cuánto costará mantener este programa… son todo cuestiones que resuelve una eficaz gestión de activos de software y hardware.
Nosotros, por comodidad, desde aquí hablaremos solo de software, aunque en realidad nos estemos refiriendo también al hardware, como veremos enseguida.
Ventajas de la gestión de activos de software
¿Qué te aporta poner el foco en la gestión empresarial del software?
¿Visibilidad, quizá?
Pues claro: sabrás qué licencias se están utilizando más, cuáles menos, de qué programas de todo el inventario de software se podría prescindir, cuánto presupuesto habrá que dedicar a renovar hardware en el siguiente ejercicio…
Y con eso, claro, tomarás decisiones informadas que deriven, como siempre, en aumentar la rentabilidad de la empresa.
La gestión de activos de software también te ayuda a mitigar el riesgo financiero de sufrir robos de información o pérdida de datos de clientes, lo que podría acabar en sanciones y una pérdida total de la credibilidad del negocio.
Y para acabar, lo ya mencionado: la optimización de costes y recursos.
¿Cuántas veces has sentido que tu empresa estaba pagando de más por algo que no estaba realmente utilizando?
Tipos de gestión de activos de TI
Cuando hablamos de gestión de activos informáticos de una empresa, ¿qué opciones hay?
Lo estándar o genérico es la gestión de activos informáticos, sin más, que engloba tanto al software como el hardware.
Hace referencia al conjunto de prácticas de gestión financiera, de licencias y de inventario para optimizar el uso tanto de herramientas físicas como digitales en el entorno tecnológico.
Costes, renovaciones, fechas, planes, equipos… todo en general, sí.
Y luego tenemos la gestión de software y licencias, de activos digitales y de hardware.
La gestión de software y licencias busca optimizar los programas desarrollados por la propia empresa, así como las soluciones contratadas a terceros.
¿Y la de activos digitales? Se refiere a gestionar la propiedad intelectual de fotos, vídeos y contenidos digitales.
La de hardware… pues es lo que te imaginas. Consiste en tener bajo control los activos físicos informáticos de la empresa: modelos, prestaciones, usos, etc.
Ejemplos de tipos de activos informáticos
Siguiendo la misma línea, es interesante que conozcas los distintos tipos de activos informáticos.
Por ejemplo, el hardware incluye dispositivos de red, servidores y centros de datos, así como los equipos que emplea tu equipo en su día a día: ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets, teléfonos móviles, impresoras, etc.
Todo el software de desarrollo propio —elaborado por tus programadores— también se considera activo informático, así como las licencias de los programas de terceros.
Ojo, las licencias, no los software en sí.
¿Qué más?
Los contratos de alquiler de las instalaciones para que emplees equipos alquilados —como los servidores alojados en una nave que estás alquilando— también son activos informáticos, así como los datos digitales de las operaciones: fechas, cantidades, facturas, etc.
Sí que hay activos de TI para gestionar, ¿eh?
El ciclo de vida de los activos software
Antes de ver el proceso de gestión de activos software, conviene saber su ciclo de vida en la empresa.
¿Por qué fases pasa cada uno de ellos?
La primera es la de la planificación, en la que la empresa investiga en función de sus necesidades, compara alternativas con sus ventajas competitivas y decide qué activos informáticos adquirir.
¿Y luego?
Pues llega la adquisición o aprovisionamiento, fase en la que la empresa compra el hardware o las licencias de software elegidos en la etapa anterior.
Con la compra hecha, lo que procede es la implementación.
Toca instalar los programas, las licencias y los equipos, e integrarlos con el resto de soluciones y equipamiento adquirido o previamente instalado.
Habrá que dar acceso a los usuarios correspondientes y dejar lista la vía de soporte técnico, para que todo el mundo sepa dónde acudir si se encuentra con problemas al utilizar los equipos y programas.
Con el software y el hardware instalados, habrá que pensar en el mantenimiento. Considerando la duración de las licencias o la obsolescencia de las máquinas, ¿cuándo habrá que renovar un software?
¿Y revisar una máquina para exprimir su vida útil?
Elabora un plan que no deje ningún cabo suelto… y a esperar que llegue el momento de la retirada.
Sí, habrá que dar de baja el activo cuando esté amortizado y los costes de mantenimiento sean demasiado altos. Esto suele suceder cuando el mantenimiento y las reparaciones se vuelven cada vez más frecuentes.
Como si fuera un coche, vamos.
El proceso de gestión de activos software
La gestión de los activos de software irá en sintonía con su ciclo de vida, obviamente.
Para empezar, tendrás que hacer un inventario de los activos disponibles. Bien detallado, con todos los datos: dónde se compró, a qué precio, a quién, duración de la licencia —si la hay—, condiciones de renovación, garantías, etc.
Luego viene uno de los puntos clave: tendrás que calcular todos los costes a lo largo del ciclo de vida de cada uno de los activos.
Además de la adquisición inicial, ¿qué más costes va a generar?
En el caso del software, ¿cuántas veces vas a renovar la licencia? Si esperas escalar el plan, ¿en qué momento pasarás a pagar una cuota superior? Ahí la gestión de suscripciones podría decirte mucho.
Y en el del hardware, ¿cuánto cuesta cada acción de mantenimiento? ¿Cuál es el coste de enviar un equipo para que lo reparen? ¿Cuántas veces esperas hacerlo antes de «jubilarlo»?
Luego llega el seguimiento. El día a día de la gestión de licencias de software y de los equipos de hardware.
Para hacer el seguimiento puedes emplear herramientas de gestión de activos de TI especializadas, de las que en breve verás alguna pincelada.
Tendrás que supervisar continuamente cuándo vence una licencia, un contrato o una garantía, para tomar las decisiones adecuadas llegado el momento.
Control, control y más control, sin sorpresas que alteren la caja de la empresa.
Eso sí, el mantenimiento es inevitable. En algún momento tendrás que reparar los equipos o, en el mejor de los casos, emplearlos hasta que estén completamente amortizados y puedas renovarlos.
Ya tienes claro los activos de TI de la empresa.
Conociendo sus ciclos de vida y los costes que esperas que generen, te harás una idea precisa de todos ellos… y podrás planificar el futuro.
¿Cuánto presupuesto tendrás que dedicar para mantener el stack tecnológico en marcha en todo momento?
¿Cuánto dinero habrá que dedicar a las reparaciones dentro de dos años?
Como en cualquier otro aspecto de la empresa, la planificación financiera relacionada ayudará a que no haya sorpresas, poder afrontar todos los gastos sin despeinarte y centrar tu atención en otros aspectos más estratégicos.
5 herramientas de gestión de activos de TI
Para hacer el seguimiento de los activos, nada como una herramienta que centralice toda la información que debes conocer.
Las herramientas de ITAM ofrecen una visibilidad total y absoluta de los activos de TI. Te ayudan a reducir los costes, a optimizar la vida útil de los activos y a aumentar la eficiencia operativa de la empresa.
Son todo un acierto, vamos.
¿Por dónde empezar a buscar?
Cada empresa cuenta con sus propias necesidades y equipamiento, por lo que no hay una solución que pueda satisfacerlas a todas.
Aun así, sí que hay herramientas con un uso algo más extendido.
Aquí van cinco:
- ServiceNow IT Asset Management es un todo en uno que te permite automatizar la gestión durante todo el ciclo de vida de los activos que registres
- Invati Neurons for ITAM es otro todoterreno que, gracias a la integración con herramientas de seguridad, cuida mucho los riesgos y mitiga las amenazas de robo de información
- ManageEngine AssetExplorer te ayuda a gestionar tus activos y se especializa en encontrar todos los disponibles en tu red, manteniendo así una base actualizada
- Algo similar hace Lansweeper, que también incluye un módulo de análisis de activos para tomar decisiones informadas y cuenta con versión en español
- Asset Panda te permite personalizar el panel de seguimiento, los informes de uso, trabaja en la nube y tiene versión móvil
¿No son suficientes?
Cherwell Asset Management, BMC Helix IT Asset Management y Flexera One también son opciones que podrían venirte bien.
¿Aunque sabes qué te vendría bien sí o sí?
Pleo, ideal para gestionar los gastos de los activos de TI
Gestionar los activos de software implica meterse en los gastos asociados.
Las licencias, renovaciones, mantenimiento, compra… todo cuesta dinerito.
Pleo no te ayuda a evitar ese gasto —¡ojalá!—, pero sí a hacer que juegue de tu lado.
¿Cómo?
Pues haciendo que lo gestiones de fábula.
Cuando hagas un pago, el software de control de gastos Pleo te permitirá tener ese gasto bajo control, para que te lo deduzcas correctamente llegado el momento.
También te ayudará a tener bien controladas las facturas, para que no se pierda ninguna en alguna bandeja de correo electrónico… y puedas justificarle ese gasto a Hacienda si llega a preguntarte.
Sí, los gastos en la gestión de activos digitales son inevitables, pero si confías en Pleo podrás emplearlos para acabar pagando menos impuesto de sociedades.
Y sin estrés, ¿eh?
Que es una herramienta que lleva la automatización de procesos a la máxima expresión.
¿Sabes que ofrece un módulo para rastrear correos electrónicos en busca de facturas? Para que no se te pierda la forma de justificar ninguna.
¿Y que se conecta con tu herramienta de contabilidad para contabilizar todos los gastos de la empresa a golpe de clic?
Entonces qué, ¿incluyes la gestión de gastos de Pleo en tu inventario para que te ayude con la gestión de activos software?