6 formas infalibles de introducir la IA en tus procesos de finanzas

Ya sea por o porque no le ves la utilidad, si eres de los que todavía no están aprovechando todo el potencial de la inteligencia artificial (IA), hemos venido a hacerte cambiar de opinión.

No te preocupes. La IA no va a quitarte el trabajo. De hecho, ya deberías estar utilizándola para mejorar lo que haces cada día. Si empiezas a ver la IA como un trampolín para tus capacidades humanas, en vez de como una sustituta, empezarás a ver todo el potencial que tiene (y cuánto tiempo le puede ahorrar a tu equipo).

El potencial de la IA para los equipos de finanzas es inmenso. A día de hoy, ya ayuda a los líderes de finanzas a crear informes, identificar patrones y automatizar las tareas más básicas. Poco a poco estamos comprobando su capacidad para ayudar a los equipos a planificar y analizar diferentes escenarios, explicar las desviaciones e identificar oportunidades para asegurar el futuro de la empresa.

¿Te gustaría saber cómo introducir todo lo bueno de la IA en tus procesos de finanzas? Estás en el sitio indicado.

¿Cómo puede la IA ayudar en el día a día de los equipos de finanzas?

Planificación y Análisis financieros (FP&A)

Cualquiera que trabaje en FP&A se ocupa de planificar, pronosticar y presupuestar para ayudar a la salud financiera de la empresa. Lo bueno de la IA es que puede ayudar a los equipos de finanzas a gestionar y analizar la información, así como automatizar las tareas manuales y repetitivas. Y eso implica más tiempo libre para descubrir oportunidades estratégicas.

La IA también puede ayudar a crear informes, recopilando la información clave de tu sistema ERP y creando los informes más útiles. Además, los equipos de finanzas tienen que gestionar una cantidad ingente de datos en busca de oportunidades de oro que, en la mayoría de casos, acaban convirtiéndose en preguntas. La IA también puede ayudar a responder esas preguntas.

La mejor herramienta para esto: FP&A Genius de Datarails es una plataforma con IA que accede a los datos financieros de toda tu empresa, de forma privada y segura. Esta plataforma analiza tu presupuesto y tus previsiones y responde cualquier duda que tengas sin tener que revisar hojas de cálculo infinitas. Y además, también te ayuda a crear modelos y presupuestos que te ayuden a optimizar tu negocio.

Toma de decisiones

Si cuentan con la información indicada, los equipos de finanzas se encuentran en una situación privilegiada para ayudar a los CEO a lograr el éxito de la empresa. Tal y como hemos hablado en infinidad de ocasiones, hoy en día los directores financieros son responsables de la gestión de crisis, la tecnología y la estrategia de la empresa y los equipos de finanzas cada vez son más importantes en la toma de decisiones a nivel general.

La IA puede ayudar a los profesionales de finanzas a conectar los diferentes datos y les permite identificar patrones y tendencias que, de lo contrario, pasarían desapercibidos. La IA puede dar con estadísticas y hechos que los analistas pueden ignorar, ya sea porque no tienen tiempo o no prestan atención a algún detalle. Toda esta información ayuda a los equipos de finanzas a tomar más decisiones basadas en datos que pueden suponer un mejor resultado económico.

La mejor herramienta para esto:Planful Predict utiliza la IA para ayudar a los equipos de finanzas a tomar decisiones más estratégicas. Esta herramienta complementa el criterio humano con una IA diseñada para identificar oportunidades ocultas. De esta manera, los CEOs y los directores financieros pueden dejar las tareas manuales y los informes a la IA, enfocándose en ser más ágiles en la toma de decisiones.

Relaciones con los inversores

La IA es una mina de oro para los equipos de finanzas que se ocupan de las relaciones con inversores (IR). De hecho, el 85 % de los profesionales que se ocupan de estas relaciones ya utilizan la IA de alguna manera.

Uno de sus beneficios es que puede dar respuesta en un par de minutos a dudas complicadas que puede tener un inversor, así como resumir los principales datos, las claves del mercado y los resultados de la empresa. Gracias a unos procesos más sencillos y rápidos, los equipos de finanzas se pueden ocupar de construir relaciones más fuertes con sus inversores.

Si todavía no te sientes del todo cómodo dejándole a la IA las respuestas de esas dudas, Christoph Greitemann, Head of Investor Relations en Deutsche Telekom, tiene un consejo para ti. Este experto recomienda ver la IA como un compañero de trabajo muy junior. La clave es darle tareas importantes pero asegurarte de revisar la precisión de sus respuestas antes de finalizarlas y compartirlas.

La mejor herramienta para esto: En este caso, puedes utilizar ChatGPT para recopilar y analizar el mercado y tus competidores cuando se trate de la toma de decisiones o planificación estratégica. También es de lo más útil para resumir las conclusiones de una reunión y ofrecerte consejos sobre qué compartir con tus inversores y compañeros. Además, ChatGPT acaba de lanzar su función Memoria para que sea todavía más humano. Así que, ¿qué mejor momento que este para empezar a utilizarlo?

Contratos y acuerdos

Redactar contratos rápidamente y con precisión es, sin duda alguna, el pilar fundamental del éxito en tus relaciones comerciales. La rapidez y la precisión son esenciales para contar con un buen marco legal en el caso de que haya desacuerdos (sí, puede haberlos). Pero redactar una y otra vez Contratos Marco de Servicio (MSA) y otros acuerdos puede ser agotador (por no decir aburrido) para cualquier equipo de finanzas. Y un proceso de contratos sin sentido puede ralentizar (y mucho) a tu empresa.

Aquí es dónde la IA entra en juego. Puedes utilizar herramientas inteligentes para ahorrarte tiempo modificando plantillas de contratos y, en su lugar, introducir la información clave para que se redacten automáticamente. La IA está entrenada para encontrar, extraer y plantear automáticamente los datos y errores clave en un contrato para que tú no tengas que hacerlo. Con contratos generados gracias a la IA, puede que incluso te ahorres los nada baratos honorarios de tus abogados. Todo porque el tiempo necesario para revisar contratos se reduce significativamente cuando la IA participa en el proceso de redacción.

La mejor herramienta para esto:El asistente de IA de Juro te ayuda a redactar, resumir y revisar contratos hasta diez veces más rápido que de manera manual. Puedes definir guías para la redacción, revisar y perfeccionar cláusulas y compartirlas automáticamente con otros equipos en una única plataforma. Este tipo de IA para los contratos permite a los equipos de finanzas finalizar sus acuerdos mucho más rápido para enfocarse en cosas realmente importantes.

Facturas

No es ninguna sorpresa que los equipos de finanzas pasan horas y horas gestionando facturas. Eso se debe a que hay un gran número de pasos a seguir, desde el registro de facturas y su validación, hasta la aprobación y el pago. Si procesas tus facturas manualmente te puede llevar hasta 20 minutos por cada una. O sea: una auténtica pérdida de tiempo para los profesionales de finanzas.

Con un proceso de facturas que incluya a la IA, puedes obtener una visión en tiempo real de tu situación financiera y automatizar el proceso para asegurarte de que tus proveedores reciben el dinero a tiempo. La IA te ayuda a registrar facturas a la velocidad de la luz y a extraer fácilmente la información importante como la fecha, el número de la orden de compra, el número de factura o la cantidad a pagar. Y además, la IA también puede activar las aprobaciones automáticamente para que te olvides de tener que poner recordatorios en tu calendario.

La mejor herramienta para esto: Pleo Facturas aprovecha la IA para ayudarte a ahorrar tiempo y evitar errores nada baratos, automatizando tus facturas. Gracias a una bandeja de entrada exclusiva para las facturas y el registro desde el móvil, las facturas llegan directamente a Pleo y nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se ocupa de extraer los datos por ti. Y eso sí que supone un ahorro de tiempo.

Gestionar y reducir riesgos

La gestión de riesgos es una tarea clave para cualquier equipo de finanzas actual. Identificar las potenciales amenazas y construir planes de respuesta ayudan a que tu empresa esté preparada para situaciones imprevistas.

Está claro que algunos riesgos (véase desastres naturales) no siempre se pueden predecir. Pero hay algunos riesgos más concretos (como ciberataques o falta de fondos) que son más fáciles de prever. En esos casos, la IA puede hacer que los equipos de finanzas sean más eficaces a la hora de identificar posibles obstáculos y mantener la empresa preparada.

La IA se puede utilizar para predecir la probabilidad de que algo ocurra según el contexto con el que cuenta, así cómo identificar los efectos que esa situación pueda suponer. Muchas empresas utilizan la IA para mejorar su previsión de riesgos, analizando grandes cantidades de datos e identificando patrones poco comunes. Esto permite contar con procesos clave mucho más rápidos como conceder préstamos o invertir. El “Horizon scanning” permite a la IA identificar futuros riesgos basándose en normativas pendientes de aprobación, nuevas reglas en tramitación o incluso discursos o afirmaciones realizadas por legisladores. De esta manera, los equipos de finanzas pueden ayudar a reducir la incertidumbre del resto de la empresa.

La mejor herramienta para esto: AuditBoard ayuda a los equipos de finanzas a mejorar sus auditorías, gestión de riesgos, seguridad informática y programas de ESG. Esta empresa cree que cuanto más riesgos seas capaz de identificar, más preparado estarás para gestionarlos y mejorar tus resultados. Si quieres reducir en un 50 % el tiempo que dedicas a crear informes, mejorar tu cumplimiento de la normativa y tu toma de decisiones, AuditBoard puede ser una inversión que valga la pena.

En definitiva, contar con la IA en tus procesos financieros no solo te ahorrará tiempo, sino que permitirá a los equipo de finanzas y los directores financieros convertirse en socios estratégicos para los líderes de la empresa. Y es que solo ganando más tiempo podrás tomar parte en la dirección de la empresa y en su éxito. Así que si todavía no te estás aprovechando del potencial de la IA, es hora de empezar a hacerlo.