Los 4 mitos sobre finanzas que rompimos en Beyond Madrid y que deberías eliminar de tu gestión de gastos

Si nos sigues en redes sociales (esperamos que sí) o has estado al tanto de nuestros e-mails en los últimos días, seguro que ya has visto que nuestro evento itinerante de Beyond pasó por Madrid. Y aunque está feo que lo digamos nosotros, la verdad es que fue todo un éxito. 

No faltó de nada. Además de presentar las últimas novedades de Pleo, contar con la mejor compañía y debatir sobre las finanzas del futuro, también tuvimos tiempo para acabar con algún que otro mito. Ya sabes, esas ideas preestablecidas que todo financiero tiene y que parecen intocables.

Como en Pleo nos gusta llegar y revolucionar las cosas, no pudimos dejar pasar la oportunidad de demostrar que hay “verdades” que no lo son tanto. Demostrar que todo director financiero o contable asume cosas que, lejos de ayudar a su empresa, le están pasando factura.

Si no pudiste pasarte por Beyond en Madrid o simplemente quieres ver este teaser de cómo son las finanzas del futuro, sigue leyendo. Aquí hay mucho contenido que puede transformar tu forma de entender las finanzas. Para siempre.

Finanzas ya no es la “policía del gasto”

Muchos creen que dar libertad a sus empleados para que compren lo que necesiten en el trabajo sin tener que pasar por filtros, filtros y más filtros es una mala idea. El miedo a que todo se salga de control (y de presupuesto) es demasiado grande.

¿A quién podemos echarle la culpa? Bueno, probablemente a la desconfianza en el resto de equipos. Es curioso porque el objetivo del equipo de finanzas debería ser siempre facilitar el trabajo del resto de empleados. Pero claro, darles carta blanca da mucho vértigo.

La cuestión, tal y como vimos en Beyond, es convertir esa carta blanca en un punto de partida transparente. Una serie de reglas claras y una mentalidad de gasto común a toda la empresa. Independientemente del tipo de trabajador. Porque si todos entienden las finanzas, el riesgo se reduce.

Y no. La idea no es dejar la pelota en el tejado del trabajador. Es justo la contraria. La idea es ayudarles. Construir un puente entre el equipo financiero y el resto de la empresa. Dejar claros los límites desde un principio y poner a su disposición herramientas útiles para gastar de forma responsable.

Por eso en Pleo siempre trabajamos en desarrollar una única solución que sea útil para todos. Que permita a Finanzas diseñar su propia política de gasto y definir presupuestos claros, pero que también permita a los trabajadores pagar fácilmente con, por ejemplo, tarjetas para proveedores.

Tener el control sin perder tiempo en controlar

Ya que hemos mencionado la desconfianza, también toca hablar de la respuesta natural a la misma: el control. La palabra mágica en la que muchos equipos de finanzas se quedan atrapados e invierten casi el 100 % de sus horas de trabajo. 

Ojo. En Pleo estamos muy a favor del control. Una de nuestras mayores preocupaciones es precisamente esa: diseñar una solución que te permita tener todo el gasto y finanzas de tu empresa bajo control. Pero sin hacerte perder el tiempo.

El mito del control es uno de los más complicados de romper. Y es que tener el control no es sinónimo de pasar horas y horas controlando cada gasto. Tal y como demostramos en Beyond, una herramienta clara y directa como Pleo te permite saber que el dinero se está gastando correctamente, sin tener que mirar con lupa cada compra.

¿Cómo? Simplificando la propia tarea del control. Si los límites de gasto y los presupuestos se definen sencillamente, los gastos se realizan cómodamente con tarjetas inteligentes y la información se integra automáticamente con tu contabilidad, ¿qué hay que controlar? 

El mejor proceso es el que no se ve

Mito n.º 3: cuanto más complejo sea, más pasos tenga y por más manos tenga que pasar, mejor será un proceso. Si algo ha caracterizado a las finanzas de una empresa hasta hace bien poco, siempre han sido los procesos interminables.

En Beyond hablamos largo y tendido sobre este tema. Sobre cómo simplificar las cosas ayuda a que todo funcione mejor. A que todos los departamentos y equipos estén en armonía y se entiendan entre ellos. Incluido el equipo de finanzas.

Si al hacer una compra, un empleado ya no tiene que adelantar dinero, rellenar la información de gasto manualmente, esperar a que alguien lo apruebe en finanzas a final de mes ni esperar a que el dinero aparezca en su cuenta, todo irá mejor. Especialmente su humor.

Pero lo mismo pasa dentro de finanzas. Si a la hora de conciliar como contable, la información de tus gastos se extrae automáticamente, Pleo se integra con tu programa de contabilidad (pongamos por ejemplo, NetSuite) y todo se reduce a un par de clics, no habrá quejas. Ni fallos tampoco.

En definitiva, los procesos deberían ser invisibles. Ser tan sumamente sencillos que pasen desapercibidos. Igual que Pleo. 

Ir un paso por delante para ir más allá

La lógica natural (hasta el momento) en una empresa era muy sencilla: todo iba bien, de pronto surgía un problema con el dinero y aparecía finanzas para solucionarlo. El director financiero y su equipo iban poniendo parches. Todo consistía en curar, nada de prevenir.

Y esa lógica es el último de los mitos que quisimos romper en Beyond. El mito de que el equipo de finanzas debe tener una actitud reactiva y dejar la proactividad para otros departamentos. Para esos departamentos que realmente se ocupan de hacer crecer el negocio.

El rol del equipo de finanzas tiene que cambiar. Un equipo que maneja tantos datos de la empresa debería formar parte de las decisiones clave de la empresa. Sobre todo si cuenta con herramientas que le permiten adelantarse a las circunstancias.

Contar con soluciones como Pleo, permite tener visibilidad total en tiempo real sobre lo que está pasando con el dinero de una empresa. Y en la mayoría de casos, el uso del dinero es un reflejo de la situación de la empresa. 

Si un evento se sale de presupuesto, algo pasa con ese evento. Si el volumen de gasto de un departamento no para de crecer, quizás hay que echarle un ojo (y una mano) a ese equipo. O si la tendencia es gastar más a principios de año y poco a finales, quizás no es necesario recortar gastos antes de agosto.

A raíz de este cambio de paradigma en el que las finanzas se adelantan a los acontecimientos, aprovechamos para presentar la nueva visión de Pleo. Una visión que va en línea con todo lo que hemos mencionado hasta ahora. La visión de ayudar a nuestros clientes a ir más allá. O en inglés: go beyond the books.

En Pleo queremos ser la solución definitiva para la gestión de gastos de cualquier empresa. Y queremos que esa solución aporte valor. Que tenga un impacto real sobre el negocio. 

Queremos ser la solución que revoluciona las finanzas y rompe muchos más mitos.