Prorrata del IVA: qué es la regla de la prorrata y cómo calcularla

La prorrata del IVA en contabilidad es como uno de los jefes finales en un videojuego: complicado… pero que hay que pasárselo para poder seguir.

Si tu empresa ejerce a la vez tanto actividades que generan IVA como actividades que no, lo de la prorrata del IVA lo tienes que conocer para poder avanzar trimestre a trimestre, año tras año.

Dando los pasos que tocan. 

Sin meterte en líos con Hacienda y ahorrando dinero, que con el IVA en España es posible si aplicas bien la regla de la prorrata.

Y para eso estamos aquí: para contarte qué es la prorrata del IVA, cuándo se utiliza, cómo se calcula y cómo se contabiliza.

La parte bonita, la de ahorrar dinero, es lo que viene después de tener todo esto claro… y de presentarte a nuestro amigo Fetch 🙃

¿Qué es la regla de la prorrata del IVA?

La regla de la prorrata de IVA afecta a la deducibilidad del IVA soportado por tu empresa.

El procedimiento normal, sin prorratas ni nada, implica que te deduces el IVA asociado a los gastos directamente relacionados con tu actividad empresarial.

Partimos de esa base, sí, pero con la prorrata tenemos una particularidad: que tu empresa entrega bienes o servicios con IVA y bienes o servicios sin IVA.

En tal caso no te puedes deducir todo el IVA soportado, sino que hay que aplicar una reglita sencilla para saber el porcentaje.

Ese porcentaje es la prorrata del IVA, protagonista principal y absoluto de este contenido. 

¿Cuándo se aplica la prorrata de IVA?

Cuando tu empresa realiza simultáneamente operaciones que generan derecho a deducción de IVA con otras que no.

Veamos la regla de la prorrata de IVA con un ejemplo rapidito: supongamos que tu empresa realiza dos tipos de formaciones: las incluidas en un plan de estudios oficial como puedan ser idiomas o contabilidad, y otras no incluidas, como malabares o crochet.

La línea de facturación de las formaciones incluidas en los planes de estudios no genera IVA porque es educación oficial reglada. En cambio, las formaciones no incluidas sí que generan IVA.

Dos líneas de ingresos: una con IVA y otra sin IVA.

Ahora nos vamos a los gastos: que si el alquiler, que si los suministros, que si las herramientas para trabajar online, que si las nóminas de tu equipo, que si las dietas al viajar… Y muchos de estos gastos, claro, llevan un IVA asociado.

Si en vez de formación contenida en planes de estudios oficiales vendieras servicios de marketing, ese IVA soportado en los gastos sería IVA deducible. Es decir, te lo podrías desgravar entero porque ambas actividades —servicios de marketing y formación no oficial— generan IVA, y ahí nos olvidaríamos de la regla de la prorrata.

Pero no es así, porque vendes servicios sin IVA asociado y con IVA asociado a la vez, así que tendrías que aplicar uno de los dos tipos de prorrata existentes necesariamente.

¿Cuáles son los tipos de la prorrata IVA?

Hay dos: la general y la especial.

¿Cuál es la diferencia entre la prorrata general y especial?

Simple y llanamente, la forma de aplicarla.

Lo habitual es aplicar la prorrata general, salvo en estas dos excepciones:

1. Que por tu propia voluntad quieras aplicar la prorrata especial de IVA
2. Si al aplicar la prorrata general te deduces más de un 10 % que aplicando la especial, entonces debes aplicar la prorrata especial

Vamos a ver cada tipo.

Prorrata general de IVA

La prorrata general del IVA es la estándar, la que se da en la mayoría de los casos, y es la que se aplica a los bienes y servicios adquiridos por tu empresa sin tener en cuenta su destino final.

Es decir, no se distingue si un gasto está asociado a una actividad de tu empresa o a otra.

Si con la actividad que generas IVA vendes 150.000 € y con la actividad sin IVA vendes otros 100.000 €, si aplicas la prorrata general cogerás la totalidad del IVA soportado de toooodos los gastos con IVA que tenga tu empresa.

A ese total de IVA soportado le aplicarás el porcentaje que obtengas al calcular la prorrata y el resultado de esta operación será el IVA deducible, es decir, el que restarás de tu IVA repercutido para calcular la cantidad a ingresar en hacienda —o a devolver— 👌

Cómo calcular la prorrata general de IVA

El cálculo de la prorrata general es sencillo.

Solo tienes que hacer un cociente:

• Por un lado, la suma de todos los ingresos por los que tu empresa repercute IVA
• Y por otro, la suma total de todos los ingresos de tu empresa

Es decir, ventas con IVA y ventas sin IVA.

La prorrata general se calcula haciendo ese cociente y multiplicado por 100.

Si tienes ventas con IVA por un valor de 100.000 € y ventas sin IVA por valor de 80.000 €, la regla quedaría así:

Prorrata general = (100.000 / (100.000 + 80.000)) * 100 = 55,55 %.

Y la regla marca que hay que redondear al entero inmediatamente superior, por lo que el porcentaje de prorrata general sería del 56 %.

Si tu empresa tuviera un total de IVA soportado de 40.000 €, podrías deducirte 40.000 * 0,56 = 22.400 € en total.

Piénsalo y mira cómo tiene sentido: en este caso hay una cantidad parecida de ventas con IVA y sin IVA, por lo que la prorrata se sitúa cerca del 50 %.

Si tu empresa apenas tuviera ventas con IVA, la prorrata sería mucho más baja. Pon que las ventas con IVA ascienden solo a 10.000 €, frente a los 80.000 € de ventas sin IVA.

La prorrata general en este caso se quedaría en un 12 %.

Y el caso contrario: si casi todos los productos y servicios que vende tu empresa son con IVA, el porcentaje será altísimo.

Supón que vendes 900.000 € con IVA y 80.000 € sin IVA. En este caso, la prorrata general de IVA se quedaría en un 92 % tras aplicar la fórmula.

Prorrata especial de IVA

Se pone interesante la cosa 😂

Recordamos que la especial se hace o porque quieres, o porque si haces la general te acabarías deduciendo más de un 10 % del IVA soportado que al aplicar la prorrata especial.

Dicho esto, aquí sí que hay que diferenciar a qué se destina cada gasto. Salen tres grupos:

1. Gastos relacionados con la actividad de tu empresa que genera IVA
2. Gastos relacionados con la actividad de tu empresa que no genera IVA
3. Gastos comunes relacionados con ambas actividades

¿Y qué se hace con la prorrata en cada caso? ¿Cómo se hace el cálculo de la prorrata especial? Vamos 👇

Cómo calcular la prorrata especial del IVA

Para los gastos del primer grupo —gasto relacionado con la actividad de tu empresa que genera IVA— vas a poder deducirte el 100 % del IVA soportado.

Para los del segundo grupo —gasto relacionado con la actividad de tu empresa exenta de IVA—, como tú no generas IVA pero sí que lo pagas, ese IVA soportado incrementará el gasto en la cuenta que toque porque no es IVA deducible. Si es un gasto de 100 € más 21 € de IVA, contabilizarás 121 € de gasto.

Y para los del tercer grupo —gastos comunes— habrá que aplicar la prorrata general, cuyo cálculo te hemos contado antes.

Ejemplo de la prorrata especial de IVA

Venga, vamos a poner un pequeño ejemplo para entender mejor la prorrata especial.

Volvamos a esa empresa que hacía formaciones oficiales sin IVA y no regladas con IVA.

Los gastos relacionados con la actividad que genera el IVA pueden ser gasolina, coche de alquiler, dietas, pernoctaciones… en fin, todo lo relacionado con el viaje para que tu equipo imparta fuera de tu sede estas formaciones no incluidas en planes de estudios oficiales.

Tu empresa podría deducirse la totalidad del IVA soportado generado por todos esos gastos, ya que están directamente relacionados solo con la actividad que genera IVA.

En cambio el IVA de los materiales de las aulas como puedan ser mesas, sillas, pizarras, ordenadores y monitores no podrás deducírtelo como tal, porque forma parte del gasto relacionado con la actividad exenta de IVA, la de dar formaciones en tu localización incluidas en un plan de estudios oficial.

Y al IVA soportado de los gastos comunes a ambas actividades que generen IVA como puedan ser los suministros, el alquiler de la sede, el servicio de seguridad, el seguro del edificio o la gestoría habría que aplicarle la prorrata general.

Para eso calcularías a cuánto ascienden todos los gastos sujetos a IVA y lo dividirías por el total de los gastos. El resultado lo multiplicarías por 100 y listo, ya tendrías el porcentaje para aplicar la prorrata general.

Pero espera, que a este monstruo final todavía le queda un poco de tela que cortar. ¿Sabías que también están la prorrata definitiva y provisional? 😅

Calculando la prorrata definitiva y provisional

Pero cómo, ¿además de general y especial también hay prorrata definitiva y provisional?

Así es, pero en este caso el concepto es más sencillo.

El cálculo de la prorrata del IVA se hace a final de año, el 31 de diciembre.

Es en ese momento cuando tu empresa cuenta con todos los datos necesarios para hacer el cálculo: las ventas generadas con IVA, las ventas sin IVA, los gastos relacionados con una actividad y con otra, etc.

Esa prorrata que calcules a fecha de 31 de diciembre del año X será la prorrata provisional de los tres primeros trimestres del año X+1.

Como se calcula a finales de año, para ir cumpliendo trimestre a trimestre hace falta un porcentaje… y para facilidad de todos, se coge la prorrata definitiva del año anterior y todos contentos 🎉

¿Y si es tu primer año?

El cálculo de la prorrata definitiva de IVA  lo seguirás haciendo el 31 de diciembre de ese año, pero ¿qué coges como prorrata provisional?

En este caso tendrás que hacer una estimación y a final de año, corregir.

Regularización contable de la prorrata del IVA

¿Y cómo se hace la regularización de la prorrata de IVA en tu contabilidad?

Pues bueno, lo más importante ya lo sabes: el 31 de diciembre es el día en el que, con todos los datos sobre la mesa, calculas la prorrata a aplicar.

Esa prorrata de IVA, la definitiva de ese mismo año, será la provisional para los tres primeros trimestres del año siguiente, que a su vez tendrás que corregir el 31 de diciembre, con los datos definitivos del año transcurrido.

Y claro, te tocará ajustar.

Si tras prorratear el IVA con el porcentaje provisional del año anterior te sale que te puedes deducir 3.000 € de IVA soportado aplicando un 10 %, si luego resulta que el porcentaje real definitivo es un 15 % la cantidad aumentará hasta los 4.500 €.

Ajuste contable en las cuentas 634 Ajustes negativos en la imposición directa —si la diferencia es positiva, como en este caso— y 639 Ajustes positivos en la imposición directa —si es negativa— y ya lo tendrías.

Y 1.500 € con los que no contabas, mira qué bien 🙌

Sectores diferenciados de la actividad

Vamos con otro concepto que conviene que tengas en cuenta: los sectores diferenciados.

Hasta ahora hemos visto actividades que constituían un solo sector. Con y sin IVA, sí, pero actividades dentro de un mismo sector, como el ejemplo que hemos visto de las formaciones oficiales y las no oficiales.

Pero hay un segundo escenario, y es cuando las actividades pertenecen a dos sectores claramente diferenciados en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas, la CNAE.

Otro requisito es que el porcentaje de deducción tras aplicar el régimen de prorrata general en cada sector debe diferir en más de 50 puntos porcentuales. 

Y también hay otros casos particulares establecidos por la ley, como las actividades en recargo de equivalencia o el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.

Si se cumple alguno de  los requisitos y en efecto, nos encontramos ante dos sectores diferenciados, ¿el IVA qué?

Pues habría que analizar la prorrata del IVA de forma separada en cada actividad.

Actividades diferenciadas

El IVA de las actividades diferentes en los sectores diferenciados se calcula de forma independiente, ya que son actividades con regímenes de deducción diferenciados.

Y lo dicho, aplicaríamos la prorrata del IVA de forma totalmente independiente. En una actividad podrías aplicar la prorrata general y en la otra la especial, o viceversa, o en ambos casos la general, la especial… en fin, todas las combinaciones posibles.

Es tratar las dos actividades de forma independiente.

Pero claro, lo más probable es que aquí también haya gastos comunes que generen su IVA.

En ese caso, ¿qué se hace?

Pues aquí debes volver a tirar de la prorrata general 😊

Cómo Pleo puede ayudar con la prorrata del IVA y las deducciones

¡Monstruo final de la contabilidad superado!

¿Actividades con IVA y sin IVA? Prorrata.

¿Sectores diferenciados? Prorrata.

Calculas la prorrata a final de año con los datos y ya tienes la prorrata del IVA provisional para los tres primeros trimestres del siguiente, y así una y otra vez.

¿Qué papel juega Pleo en todo esto?

Bueno, ya sabes que lo nuestro es ayudarte a simplificar los procesos y a ahorrar.

Si aplicas bien la prorrata —y esperamos que tras el artículo haya quedado clarinete y sepas por dónde empezar—, te deducirás la máxima cantidad de IVA posible y ese dinerito podrás destinarlo a otras labores.

Y para aplicarla bien, nada como una solución para controlar el gasto.

Que te permita no solo tenerlo controlado en tiempo real, que también, sino categorizar, procesar justificantes de pago y hacer números e informes sin el mayor esfuerzo.

¡Eh! ¿Te acuerdas de Fetch?

¿Qué te parecería tener una función que busque y encuentre automáticamente todos los tickets y facturas de las cuentas de correo de tu empresa?

Tendrías todos los gastos reunidos en el mismo lugar en cuestión de segundos, por si a alguien de tu equipo se le pasa justificar alguna cosa.

Y con todos los gastos bien dispuestos, la prorrata de IVA la tienes en un periquete y con ella, la maravillosa seguridad de saber que estás maximizando el ahorro.

Simplemente Fetch✨