Se supone que la IA se iba a ocupar de que el trabajo manual como copiar y pegar datos entre sistemas, conciliar los gastos que no cuadraban o perseguir recibos, no volviera a molestar a los responsables de finanzas. Y si bien es cierto que la IA ha reducido parte de ese trabajo manual, no ha sido capaz de eliminarlo (a pesar del entusiasmo inicial). De hecho, según una nueva encuesta de Pleo, el 50 % de los equipos de finanzas* afirman que sus herramientas tecnológicas de finanzas todavía son manuales y todo se debe a la desconexión entre ellas. Los equipos han sumado nuevas herramientas de IA sin conectarlas con el resto. Y eso ha supuesto que el trabajo manual se mueva de un lado a otro en vez de desaparecer.
A pesar de las mejoras graduales en productividad, los equipos de finanzas no deberían perder la fe en la capacidad de la IA para reducir tareas manuales. La IA trabaja mejor si el equipo se hace cargo de los siguientes factores.
Alguien del equipo sigue a pies juntillas a Claude y otro utiliza ChatGPT. Y mientras, todo el equipo va saltando entre e-mails, Slack, plataformas de contabilidad y otros sistemas para completar sus tareas diarias. Este es un problema muy común entre los equipos de finanzas. De hecho, según la investigación de Pleo* el 47 % afirma que han invertido de más en distintas herramientas de IA y ahora están enfrentando un "descontrol" con la IA.
A pesar de ese caos con la IA, es poco realista usar una única herramienta. Cada una tiene sus ventajas y precios. En vez de buscar una única y pedir al equipo que la use, es mejor configurar tus herramientas para tender puentes entre la IA que ya están utilizando.
Unas herramientas tecnológicas conectadas permiten a los equipos actuar y activar sus procesos de trabajo directamente desde herramientas de IA como Claude o ChatGPT, u otras herramientas como NetSuite y Microsoft 365. De esta manera se usan los sistemas que ya están instalados en el ordenador de cada miembro del equipo, en vez de tener que saltar de uno a otro. Esa conectividad elimina una capa de tareas manuales en vez de sumarla, convirtiendo el uso de la IA en tiempo ahorrado y no en simplemente otra suscripción que gestionar.
La IA ofrece respuesta sobre el gasto, los presupuestos y las aprobaciones en cuestión de segundos. Pero incluso en áreas en las que la IA es verdaderamente útil, existe una brecha entre la información y la acción. El equipo de finanzas puede preguntar a la IA sobre datos de gasto o anomalías, recibir una respuesta clara y, aun así, tener que hacer la corrección manualmente. La solución no llega sola.
Ahí es exactamente donde el trabajo manual vuelve a hacer acto de presencia.
El cambio hacia realmente reducir el trabajo manual ocurre cuando las tareas de gasto repetitivas y de muchos pasos como perseguir un recibo perdido, codificar transacciones o identificar gastos fuera de política, se simplifican en una única tarea. Después, puedes ir un paso más allá creando procesos automatizados entre las herramientas que usa el equipo, como Slack, NetSuite o Microsoft 365.
Acabar con esa brecha no debería significar esperar a que otro equipo encuentre la solución. Debes dar la autonomía necesaria a los miembros del equipo de finanzas para crear procesos de trabajo que encajen en su forma de trabajar, sin necesidad de que el equipo de informática tenga que construir algo desde cero.
Muchas veces, los responsables de finanzas no pueden ver al 100 % cómo las herramientas de IA han obtenido una respuesta. Y si no pueden entender el proceso, es difícil que puedan confiar en el resultado. Así que muchos equipos pasan mucho tiempo innecesario comprobando la información manualmente y recopilando papeles para asegurarse de que los datos son totalmente precisos.
Para poder confiar y reducir el tiempo malgastado en comprobaciones de los datos, tus herramientas financieras deberían mostrar un registro completo de auditoría de cada acción, solicitar supervisión humana en determinados escenarios y prevenir que ciertos usuarios hagan cambios o actualizaciones sin permiso.
La IA se vuelve más fiable cuando sabe exactamente de qué debería hacerse cargo y en qué momento debe hacerse a un lado (a través de permisos reales y guías claras), para que no pase nada sin que tú sepas por qué ha pasado.
Nada de lo anterior significa que el equipo de finanzas deba replantearse por completo su estrategia de IA. Lo que quiere decir es que el foco debe estar en conectar las herramientas que ya se utilizan para que las respuestas, acciones y procesos se gestionen en un único lugar, en vez de en informes y paneles de control desconectados.
Si consigues eso, conseguirás que el equipo deje de pasar manualmente de un sistema a otro y empiece a invertir su tiempo en previsiones, estrategia e inversiones para el futuro del negocio.
*Esta investigación forma parte del próximo informe de Pleo, cuyo lanzamiento está programado para septiembre de 2026. La encuesta fue llevada a cabo por Sapio Research en abril y julio de 2026 entre responsables de la toma de decisiones financieras y profesionales de finanzas en empresas de entre 51 y 1.000 empleados en Alemania, Dinamarca, España, Países Bajos y Reino Unido.