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5 bonnes raisons d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles

A l’heure du tout numérique, seules 4% des entreprises ont jusqu’à présent apporté des solutions numériques dans la gestion des notes de frais. Cela signifie qu’aujourd’hui, 96% sont restées fidèles aux méthodes chronophages qu’impose une gestion manuelle.

L’automatisation des dépenses professionnelles a fait ses preuves et représente aujourd’hui la solution idéale pour gérer au mieux la comptabilité des entreprises. Elle est en effet rapide, fluide et facile d’accès. 

Un meilleur contrôle

Si les dépenses ne sont pas gérées correctement, l’impact sur le bon fonctionnement de l'entreprise peut vite se faire sentir. 

Une gestion des dépenses numérique permet au département financier de suivre, de contrôler et d’accéder aux dépenses des collaborateurs, et permet un remboursement rapide qui est possible grâce à l’actualisation des dépenses en temps réel et à l’enregistrement de ses dernières.

Une conformité légale assurée

Chaque entreprise doit se conformer à certaines normes fiscales et comptables, et se tenir prête à de potentiels audits.

Sans solution numérique, il est beaucoup plus difficile de vérifier les informations pour les auditeurs. Un obstacle qui tend alors à prolonger le processus fiscal, et à mettre une pression supplémentaire sur les épaules de l’équipe financière de l’entreprise.

Pour mieux se conformer à la réglementation, les solutions de gestion numériques offrent une intégration facile aux logiciels comptables officiellement reconnus tels que Xero ou Quickbooks. Cela a pour but de simplifier le processus et de mieux se concentrer sur des tâches moins chronophages.

Une visibilité sur les dépenses accrue

La visibilité des dépenses en temps réel est un enjeu majeur au sein des entreprises. Elle permet en effet de bénéficier d’une vision globale du budget.

Une mise à jour automatisée des comptes a pour effet d’éviter les erreurs, de limiter les dépassements budgétaires, et de responsabiliser au mieux les collaborateurs.

Ainsi, une bonne compréhension et un contrôle des limites budgétaires favorisent une meilleure compréhension des comptes. Un véritable cercle vertueux !

Une meilleure expérience collaborateurs 

Une solution numérique permet de scanner les tickets de caisse, directement depuis les smartphones, de mettre en place des alertes ou encore d’automatiser des remboursements kilométriques. 

Ces nouveaux outils permettent d’alléger le processus et la charge mentale des collaborateurs et de l’équipe financière. Ils participent ainsi à améliorer l’expérience utilisateur et la satisfaction générale. Cela peut avoir pour effet de  renforcer la marque employeur de l’entreprise.

Un traitement des délais plus rapide

Aujourd’hui, l’étude YouGov nous apprend que 92 % des interrogés avouent avancer des fonds personnels pour régler des dépenses professionnelles. Cette pratique se présente comme contraignante, notamment au vu de l’inflation croissante et des délais de remboursement (parfois longs) de l’entreprise. En automatisant cette tâche, les remboursements sont plus rapides.

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