Gestion des notes de frais ➤ Les meilleures pratiques

Les notes de frais (NF) traditionnelles en entreprise conservent dans l’esprit de beaucoup une connotation de paperasse fastidieuse à remplir pour se faire rembourser. Leur traitement administratif dans les services financiers n’est d’ailleurs pas plus fun. Pourtant, avec de bonnes pratiques, la gestion des notes de frais sécurisée, rapide et fluide, ça marche !

Découvrez d’abord dans cet article les objectifs d’un pilotage optimisé des NF. Poursuivez l’analyse avec nos meilleurs conseils en matière de règles, de digitalisation et de limitation des dépenses par note de frais.

1 - Gestion des notes de frais : objectifs des bonnes pratiques

Réduisez les aspects fastidieux de la gestion des dépenses professionnelles par note de frais et bénéficiez de nombreux avantages pratiques. Tant pour le salarié qui effectue des voyages et déplacements que pour le service comptabilité, la gestion optimisée constitue un plus.

1.1 - Réduire les risques de l’entreprise en matière de notes de frais

L’employeur qui rembourse des voyages et déplacements ou toute autre dépense professionnelle sur la base d’une note de frais court deux types de risque. Une organisation bien pensée doit donc viser à limiter :

• la fraude au remboursement excessif ou indu, de dépenses ou d’indemnités kilométriques ;
• la requalification en avantages en nature par l’Urssaf et le risque de redressement de l’impôt sur le revenu pour le salarié.
  

1.2 - Contraindre et surveiller les dépenses professionnelles

Avec la fin de la pandémie de la Covid-19, les déplacements professionnels reprennent dans toutes les entreprises. Après une forte réduction des budgets de dépenses, les charges flambent logiquement. L’heure est venue de gérer au plus juste ces postes du compte de résultat. Avec une gestion des notes de frais structurée et organisée, vous contribuez à surveiller et à limiter les coûts. Vous obligez les collaborateurs à respecter le cadre défini, plafonds de dépenses remboursées, recours aux fournisseurs référencés, etc.

1.3 - Fluidifier le processus de gestion des notes de frais

Passer à une gestion zéro papier contribue évidemment à simplifier le suivi des notes de frais. Les documents se transmettent au fil de l’eau, en joignant la photo des justificatifs à la NF. Vous évitez de perdre la documentation comptable indispensable pour justifier vos dépenses. Les workflows de validation aident aussi à fluidifier l’approbation et le paiement.

1.4 - Contribuer à un bon management des équipes

Avec une gestion optimisée des notes de frais, les processus se clarifient ainsi que les règles. Une bonne communication de ces éléments aux collaborateurs, notamment dès l’embauche, améliore la motivation et aide le management. Le responsable ne doit plus arbitrer seul devant des demandes de dépenses. Il dispose d’un cadre clair et écrit de ce qui se rembourse ou pas. Le collaborateur qui doit organiser un voyage est guidé dans le processus. Il ne s’inquiète pas de savoir quel niveau de remboursement il obtiendra ni quand.

1.5 - Simplifier le suivi administratif et le contrôle de gestion

Analyser et contrôler les dépenses professionnelles peut s’avérer complexe avec des NF au format papier. Comment rapprocher aisément ces montants des budgets alloués aux différentes équipes  ? En optant pour une gestion optimisée des notes de frais, le service finance dispose d’outils de reporting et d’analyse bien plus agiles. Le manager peut surveiller le niveau de dépenses engagées par ses collaborateurs en quelques clics. 

1.6 - Améliorer la récupération de TVA sur les notes de frais

La déduction de la TVA reste souvent le parent pauvre de la note de frais. Pourtant, de belles économies à la clé devraient pousser les DAF (CFO) à déployer une gestion des notes de frais digitalisée et organisée.

Le salarié de l’entreprise qui émet une NF n’est pas un comptable. Cependant, avec des astuces simples et écrites dans la procédure interne ainsi que des contrôles de base par le valideur, vous améliorez la récupération de TVA. Les justificatifs doivent comporter la mention du montant de TVA systématiquement. Quant aux règles de déduction, elles se paramètrent dans les applications informatiques.

2 - Définir les règles applicables aux notes de frais dans l’entreprise

La note de frais exige la fixation de règles de fonctionnement écrites précises. Veillez aussi à actualiser le document et à diffuser sa mise à jour à chaque changement. Le collaborateur ne doit pas rencontrer de difficulté dans l’application de cette procédure.

2.1 - Rédiger la politique de dépenses professionnelles

Quels types de dépenses sont acceptés sur NF  ? Dans quelles conditions et sous quel délai l’entreprise effectue-t-elle le remboursement  ? Quels sont les plafonds autorisés  ? Comment fonctionnent les dépenses remboursées au forfait sur fiche de paie et sans justificatifs à produire  ? Qui valide la NF du salarié  ? Qu’est-ce qu’un justificatif valable de NF y compris sur le plan de la TVA  ? Voilà une liste de questions pratiques à laquelle la politique de dépenses doit répondre par écrit.

2.2 - Communiquer les règles de gestion des notes de frais

Écrire la procédure de note de frais c’est bien. La diffuser, c’est encore mieux ! Intégrez cet élément dans l’onboarding de vos salariés, avec l’ensemble de la documentation et des accès informatiques qui lui sont procurés. Veillez ensuite à maintenir une version à jour sur l’intranet de l’entreprise le cas échéant. Sinon, communiquez la version actualisée par mail au moins aux collaborateurs qui se déplacent.

En cas d’allocations forfaitaires sans justificatifs, pensez à diffuser les nouveaux plafonds Urssaf à chaque mise à jour. Joignez-les par exemple au bulletin de salaire sur lequel apparaît la modification.

2.3 - Définir les modalités de validation des notes de frais des salariés

La bonne gestion des notes de frais comprend aussi la construction d’un workflow clair, de l’élaboration de la NF jusqu’à son paiement. Ne complexifiez pas trop les choses et limitez à deux personnes le nombre de valideurs. Le processus doit demeurer fluide, afin que le salarié perçoive vite le remboursement. Le responsable de service pour le contrôle et l’approbation de la note ainsi que la direction financière pour les virements, voilà une organisation efficace qui fonctionne.

3 - Digitaliser la gestion des notes de frais dans l’entreprise

La suppression du papier constitue aujourd’hui un réel enjeu organisationnel dans les entreprises. Les notes de frais n’y échappent pas. Opter pour une application qui dématérialise la NF, voilà un projet de bonne gestion pour votre entreprise !

3.1 - Choisir une application de gestion des dépenses professionnelles

De nombreux outils permettent aujourd’hui d’établir les notes de frais sous une forme dématérialisée. Ce type de logiciel disponible sur le Cloud gère les remboursements de dépenses de repas, d’hébergement ou de transport tout comme les indemnités kilométriques. D’autres solutions du marché comme Pleo, outil de pilotage des dépenses professionnelles, apportent des fonctionnalités plus larges. Elles gèrent les factures fournisseurs ou les paiements par cartes bancaires d’entreprise. 

3.2 - Fluidifier l’envoi des pièces justificatives des frais engagés

Avec ce type de processus, vous simplifiez le traitement des justificatifs de dépenses. Envoyés par la prise d’une photo, la facture, le ticket et le reçu ne se perdent plus. Ils se retrouvent même en quelques clics, de partout et par les personnes habilitées. Le collaborateur peut générer sa note de frais rapidement juste après la dépense, au lieu d’attendre la fin du mois pour compiler tous les justificatifs papier.

3.3 - Accélérer le remboursement des notes de frais pour les collaborateurs

La digitalisation des notes de frais contribue à rembourser plus vite le salarié qui avance de l’argent pour l’entreprise. Vous pouvez paramétrer des notifications dans le logiciel retenu. Vous rappelez ainsi aux responsables que des notes de frais sont en attente de validation. Avec un outil en ligne accessible sur smartphone, vous n’avez plus d'excuses pour repousser l’approbation.

3.4 - Sécuriser l’archivage des justificatifs à la valeur probante

La documentation comptable se digitalise pour le plus grand bonheur de l’équipe finance. Avec une solution de dématérialisation des notes de frais, l’archivage des justificatifs des écritures comptables s’opère en respectant la valeur probante. Aspect crucial sur le plan fiscal, cet élément doit finir de vous convaincre pour dématérialiser vos processus. 

3.5 - Améliorer le suivi de gestion des dépenses des collaborateurs

La bonne gestion des notes de frais c’est aussi un pilotage serré et facile pour les responsables ainsi que pour le contrôle de gestion. Les logiciels de dématérialisation apportent ces fonctionnalités avec la possibilité d’éditer des reportings de données sous plusieurs angles selon le paramétrage effectué.

Suivi par centre de coût, par nature de dépenses, par service, entité, magasin, équipe voire par commercial, tout devient simple ! Le manager d’équipe dispose aussi de visualisations synthétiques des dépenses engagées à comparer avec le budget annuel défini. En outre, il accède aisément aux justificatifs stockés en ligne par le logiciel.

4 - Réduire les notes de frais émises par les salariés de l’entreprise

L’optimisation de la gestion des notes de frais consiste aussi à limiter le processus aux cas pour lesquels il n’existe pas d’autre solution dans l’organisation. Voici des pistes pour piloter autrement les dépenses professionnelles des collaborateurs sans avoir à réaliser des remboursements.

4.1 - Les cartes de paiement d’entreprise octroyées aux collaborateurs

Selon le montant régulier des frais de déplacement des collaborateurs, l’entreprise peut décider d’opter pour un autre processus, le paiement par carte bancaire. En accordant des cartes de frais commerciaux, vous supprimez l’avance d’argent par les salariés. Avec l’application en ligne Pleo, le collaborateur joint la photo du justificatif dès qu’il réalise une dépense payée par carte. Avec ce traitement, vous évitez le processus de la note de frais et son remboursement.

4.2 - Dépenses avec envoi de factures fournisseurs à payer

Limitez la gestion des notes de frais aux cas indispensables. À la place de la NF, l’entreprise peut gérer certaines dépenses directement par la transmission de factures fournisseurs à la comptabilité. Par exemple, la société peut imposer une agence de voyages pour la réservation de billets d’avion. Dans un tel cas, le salarié organise son déplacement avec ce fournisseur. Ce dernier envoie sa facture récapitulative de fin de mois afin de se faire régler.

Cette solution peut aussi s’appliquer à des restaurants régulièrement fréquentés par les collaborateurs et donc référencés en tant que fournisseurs. Vous réduisez par la même occasion les risques de fraude sur les repas.

La gestion des notes de frais ne s’improvise pas. 

Réduction des risques, fluidité des paiements, appui aux salariés qui voyagent, un traitement précis et digitalisé présente de nombreux atouts au quotidien. Contactez-nous pour découvrir toutes les fonctionnalités de notre logiciel en ligne. Vos équipes, collaborateurs qui voyagent, managers et service comptabilité devraient adorer !