Réduisez l’aspect chronophage de la gestion des dépenses professionnelles par note de frais et bénéficiez de nombreux avantages ! Que ce soit pour le salarié qui effectue des voyages et déplacements ou le service comptabilité, la gestion optimisée est un réel avantage.
Rappel: Les justificatifs sont des documents qui servent à prouver qu'une dépense a bien été réalisée et à justifier son paiement. Ils sont indispensables pour une gestion financière rigoureuse, le respect des obligations fiscales et la transparence des transactions. Parmi les justificatifs, voici une liste des plus courants : Factures, (ce sont les documents les plus courants. Elles doivent comporter des informations telles que le nom du fournisseur, la date, le montant, la description des biens ou services fournis, et les conditions de paiement, reçus (documents délivrés par le vendeur ou le prestataire lors du paiement), notes de frais (permettent d’obtenir un remboursement de leurs dépenses professionnelles comme les frais de déplacement, de repas ou d'hébergement), contrats et devis (i une dépense est liée à un contrat ou à un devis, ces documents peuvent servir de justificatifs pour prouver l'accord et les montants convenus entre les parties). Il est important de conserver ces justificatifs de manière organisée, car ils peuvent être demandés lors de contrôles fiscaux ou d'audits internes.
Mettre en place de bonnes pratiques pour mieux contrôler les notes de frais
Eviter les risques
L’employeur qui rembourse des voyages et déplacements ou toute autre dépense professionnelle sur la base d’une note de frais fait face à deux types de risque.
- la fraude au remboursement excessif ou indu (un remboursement demandé pour une dépense qui n’a pas été effectuée ou qui n'est pas liée à des activités professionnelles.), la fraude de dépenses ou d’indemnités kilométriques (cela arrive souvent lorsque le salarié essaye de faire passer en note de frais un trajet personnel).
- la requalification en avantages en nature par l’Urssaf et le risque de redressement de l’impôt sur le revenu pour le salarié. Cela arrive lorsque l'administration considère qu'un bien ou service fourni par l'employeur à un salarié (par exemple, une voiture de fonction, un logement, ou des frais de repas) doit être considéré comme un avantage en nature, et non comme un simple remboursement de frais professionnels. L'employeur doit alors payer des cotisations sociales supplémentaires et il est soumis à l'impôt sur le revenu donc risque un redressement fiscal s’il ne les a pas déclarés correctement.
Réalisez des contrôles ponctuels pour identifier les fraudes ou erreurs récurrentes. Pensez, par exemple, à utiliser la technique de l'échantillonnage. L'idée est de vérifier une portion de notes de frais faisant partie d’un ensemble plus large. C’est une technique un peu moins précise mais qui permet de gagner du temps et de dépenser moins d'argent.
Faciliter le processus de gestion des notes de frais
Passer à une gestion zéro papier contribue évidemment à simplifier le suivi des notes de frais. Les documents se transmettent en joignant la photo des justificatifs à la NF. Vous évitez de perdre la documentation comptable indispensable pour justifier vos dépenses. Les workflows de validation aident aussi à fluidifier l’approbation et le paiement.
Mettre en place un processus clair
Une bonne communication de ces éléments aux collaborateurs, notamment dès l’embauche, améliore la motivation et aide le management. Le salarié dispose d’un cadre clair pour savoir ce qui est remboursable de ce qui ne l’est pas.
Simplifier le suivi administratif et le contrôle de gestion
Analyser et contrôler les dépenses professionnelles peut s’avérer compliqué avec des NF au format papier. Pour ce type de processus chronophages, il est essentiel, aujourd’hui, d’opter pour l’automatisation grâce à des logiciels. Ces outils permettent de centraliser les demandes de remboursement, de vérifier les conformités des dépenses et de générer des rapports détaillés en temps réel. Ce type d’outil permet aussi d'éviter les erreurs.
On distingue différents types d’outils qui peuvent aider :
Logiciels de gestion des notes de frais : Ils servent à centraliser la soumission, la validation et le remboursement des notes de frais. Souvent, ils peuvent télécharger des factures, scanner des reçus via des applications mobiles et valider automatiquement les dépenses selon des critères définis. Exemples : Expensya, Zoho Expense, Rydoo, Spendesk.
Outils de comptabilité intégrés : Ces logiciels sont utilisés pour faciliter l’intégration des notes de frais dans la comptabilité. Ils peuvent également faciliter la récupération de la TVA. Exemples : QuickBooks, Xero, Sage, FreeAgent.
Applications mobiles pour scanner les reçus : Grâce à l’appareil photo du smartphone, les justificatifs peuvent être directement photographiés et téléchargés via l’application mobile. Exemples : Receipt Bank, Shoeboxed, Expensify.
Outils de gestion des flux de travail et des approbations : Ces solutions automatisent le processus de validation des notes de frais en permettant de créer des workflows d'approbation, de suivre les remboursements et d’assurer la conformité des dépenses.
Outils de gestion de la TVA : Certains outils permettent de gérer spécifiquement la récupération de la TVA sur les dépenses. Pour cela, il faut télécharger les factures afin d’obtenir des rapports pour les déclarations fiscales. Exemples : Taxback International, Avalara.
Améliorer la récupération de TVA sur les notes de frais
Tout d’abord, il est important d'établir des procédures claires et rigoureuses lors de la soumission des dépenses. Les employés doivent connaître les critères pour que les frais soient éligibles à la récupération de TVA, comme la nécessité d'avoir des factures détaillées avec la TVA clairement indiquée. Pour centraliser les justificatifs il est nécessaire d’utiliser des outils numériques et de sensibiliser les collaborateurs à mieux utiliser ce type d’outil. L’automatisation du processus via des solutions comme Pleo ou Expensya facilite la gestion des dépenses et le suivi de la TVA récupérable. Enfin, un contrôle régulier des dépenses et une collaboration avec des fournisseurs respectant les règles fiscales contribuent à maximiser la récupération de la TVA.
Plafonner les dépenses
Pour contrôler les coûts dans l’entreprise, il est important de plafonner les dépenses (repas, transport, hébergement, etc.) afin de maîtriser les remboursements et d'éviter les abus. Ces plafonds peuvent être ajustés en fonction du type d'employé, de la destination ou de la nature de la dépense. Il est important d’établir une politique claire et transparente, de recourir à des outils numériques pour automatiser la validation des dépenses et de revoir régulièrement les plafonds en fonction des besoins de l’entreprise.
Définir les règles pour les notes de frais
Le processus de note de frais nécessite des règles précises inscrites dans un document facile à consulter. Veillez aussi penser à actualiser le document et à diffuser sa mise à jour à chaque changement.
Rédiger la politique de dépenses professionnelles
Quels types de dépenses sont acceptés pour les NF ? Dans quelles conditions et sous quel délai l’entreprise effectue-t-elle le remboursement ? Quels sont les plafonds autorisés ? Comment fonctionnent les dépenses remboursées au forfait sur fiche de paie et sans justificatifs à produire ? Qui valide la NF du salarié ? Qu’est-ce qu’un justificatif valable de NF y compris sur le plan de la TVA ? Voilà une liste de questions pratiques à laquelle la politique de dépenses doit répondre par écrit.
Communiquer les règles de gestion des notes de frais
Intégrez le processus de la note de frais dans l’onboarding de vos salariés, avec l’ensemble de la documentation et des accès informatiques nécessaires. Veillez ensuite à maintenir une version à jour sur le portail de l’entreprise.
Définir les modalités de validation des notes de frais des salariés
La bonne gestion des notes de frais signifie aussi construire un workflow clair, de l’élaboration de la NF jusqu’à son paiement. Ne complexifiez pas trop les choses et limitez le processus de validation a deux personnes. Le processus doit rester fluide, afin que le salarié reçoive le remboursement rapidement.
Digitaliser la gestion des notes de frais dans l’entreprise
La suppression du papier constitue aujourd’hui un réel enjeu organisationnel dans les entreprises. Les notes de frais n’y échappent pas. Opter pour une application qui dématérialise la NF, voilà un projet de bonne gestion pour votre entreprise !
Choisir une application de gestion des dépenses professionnelles
De nombreux outils permettent aujourd’hui d’établir les notes de frais sous une forme dématérialisée. Ce type de logiciel disponible sur le Cloud gère les remboursements de dépenses de repas, d’hébergement ou de transport tout comme les indemnités kilométriques . D’autres solutions comme Pleo, outil de pilotage des dépenses professionnelles, apportent des fonctionnalités plus larges. Elles gèrent les factures fournisseurs ou les paiements par cartes bancaires d’entreprise.
Fluidifier l’envoi des pièces justificatives des frais engagés
Avec ce type de processus, le traitement des justificatifs de dépenses est simplifié. Grâce à la prise de photos, factures, tickets et reçus ne risquent plus d'être perdus. Ils sont facilement accessibles en quelques clics, de n’importe où, par les personnes autorisées. Le collaborateur peut générer sa note de frais immédiatement après avoir effectué une dépense, sans avoir à attendre la fin du mois pour rassembler tous les justificatifs papier.
Accélérer le remboursement des notes de frais pour les collaborateurs
La digitalisation des notes de frais permet de rembourser plus rapidement les salariés qui avancent de l’argent à l'entreprise. Grâce à un logiciel configuré pour envoyer des notifications, vous pouvez rappeler aux responsables que certaines notes de frais sont en attente de validation.
Réduire les notes de frais émises par les salariés de l’entreprise
L’optimisation de la gestion des notes de frais consiste aussi à limiter le processus aux cas pour lesquels il n’existe pas d’autre solution dans l’organisation. Voici des pistes pour piloter autrement les dépenses professionnelles des collaborateurs sans avoir à réaliser des remboursements.
Les cartes de paiement d’entreprise pour les collaborateurs
Selon le montant régulier des frais de déplacement des collaborateurs, l’entreprise peut décider d’opter pour un autre processus, le paiement par carte bancaire. En accordant des cartes de frais commerciaux , vous supprimez l’avance d’argent par les salariés. Avec l’application en ligne Pleo, le collaborateur joint la photo du justificatif dès qu’il réalise une dépense payée par carte. Avec ce traitement, vous évitez le processus de la note de frais et son remboursement.
Dépenses avec envoi de factures fournisseurs à payer
À la place de la NF, l’entreprise peut gérer certaines dépenses directement par la transmission de factures fournisseurs à la comptabilité. Par exemple, la société peut imposer une agence de voyages pour la réservation de billets d’avion. Dans un tel cas, le salarié organise son déplacement avec ce fournisseur. Ce dernier envoie sa facture récapitulative de fin de mois afin de se faire régler.
Cette solution peut aussi s’appliquer à des restaurants régulièrement fréquentés par les collaborateurs et donc référencés en tant que fournisseurs. Vous réduisez par la même occasion les risques de fraude sur les repas.
Recourir à des fournisseurs référencés
Au lieu de laisser les employés payer leurs frais de manière individuelle, l’entreprise peut collaborer avec des fournisseurs référencés (agences de voyages, restaurants, etc.). Ces fournisseurs peuvent, alors, envoyer directement leurs factures à l’entreprise.
Favoriser le paiement direct des frais par l'entreprise
Lorsque cela est possible, l'idéal est d’avoir l’entreprise prendre en charge directement certains types de dépenses, comme les abonnements logiciels, les frais de déplacement récurrents, ou encore les repas d’affaires.